أثناء أنشطتها ، غالبًا ما تتخذ الكيانات القانونية قرارات بشأن القضايا المقدمة إلى اجتماع عام ، يشارك فيها المؤسسون والمساهمون ورؤساء الوحدات ، فضلاً عن ممثلي الأطراف التي هي شركاء أعمال. في مثل هذه الحالة ، يتم إعداد المهام التي يتعين حلها في الاجتماع باستخدام نموذج مثل محاضر الاجتماع العام. هذه وثيقة محددة إلى حد ما ، والتي تعكس بشكل موجز مسار الحدث بأكمله ، وقد تحتوي أيضًا على ملخص موجز للمعلومات المقدمة.
القضايا التي تم حلها على أساس محاضر الاجتماع العام
تعد محاضر الاجتماع العام ضرورية لحل المشكلات المختلفة التي تعد جزءًا لا يتجزأ من المنظمة أو المؤسسة. بمساعدة هذا المستند ، يمكن إجراء تغييرات في تكوين المؤسسين أو المساهمين أو إصدار الأسهم أو إعادة التنظيم أو تصفية المؤسسة.
في المسائل التي يكون فيها القرار الجماعي ضروريًا ، يجب استخدام بروتوكول الاجتماع العام. نموذج التجميع هو نفسه بالنسبة لجميع هذه الأحداث داخل نفس المنظمة. وبالتالي ، كونه انعكاسًا للنشاط الاقتصادي للمؤسسة ، فإن هذه الوثيقة لها أهمية قانونية مهمة.
يتم وضع محاضر الاجتماع العام ، وعينة من تجميعه والقواعد المطبقة على محتواه من خلال القوانين التشريعية المختلفة للاتحاد الروسي. لذلك ، من الضروري التقيد الصارم بالمتطلبات المحددة لتنفيذه ، لأن السلطات التنظيمية أثناء عمليات التفتيش لها الحق في إبطال قرارات أي كيان قانوني على أساس الانتهاكات الحالية وعدم الامتثال للمتطلبات الأساسية للبروتوكول.
المتطلبات القانونية للتسجيل
يجب إعداد محضر الاجتماع العام للأعضاء المشاركين في الأنشطة الاقتصادية للمنظمة في موعد لا يتجاوز 15 يومًا من تاريخ عقدها. تم إعداد المستند في نسختين ويجب أن يحتوي على مجموعة بيانات محددة:
- تاريخ ومكان الاجتماع.
- عدد الأصوات التي يملكها المشاركون.
- اجمالي عدد الاصوات الممنوحة المشاركين الغائبين.
- اللقب واسم رئيس الاجتماع.
- تكوين رئاسة.
- جدول الأعمال.
وكقاعدة عامة ، تشير المحاضر في شكل ملخصات إلى القضايا الرئيسية المقدمة للمناقشة والتصويت ، والنتائج التي تمت الموافقة عليها.
الغرض من البروتوكول
محضر الاجتماع العام - هذه وثيقة تحديد مسار اتخاذ أي قرارات تحدد اتجاه الكيان القانوني بشكل جماعي. تهدف جميع أشكال وأنواع البروتوكولات إلى توثيق القرارات التي تتخذها الهيئات الجماعية. يتم وضع البروتوكول أيضًا أثناء اجتماعات العمل واجتماعات اللجان والمفاوضات والاجتماعات التداولية. الغرض من البروتوكول هو توثيق القرارات والاتفاقيات الجماعية التي تم التوصل إليها.
يجب أن تستخدم أي مؤسسة أو مؤسسة أساليب اتخاذ القرارات الجماعية وأن تكون قادرة على إعداد محاضر اجتماعاتهم بشكل صحيح. إن أهمية تسجيل القرارات المعتمدة جماعياً هي مساعدة جيدة على حسن سير أنشطتها من قبل كيان قانوني.
إذا اتخذ مؤسس أو مدير الشركة قرارًا وحيدًا بشأن تسيير أنشطة الأعمال ، فسيتم بالضرورة تجميع اجتماع تداولي لاتخاذ قرارات مهمة بشأن الشركة.وبالتالي ، يتم تسجيل النظر في مثل هذه القرارات والقضايا الناشئة في محاضر الاجتماع العام.
الإجراء المهم
تتكون عملية تجميع البروتوكول من عدة مراحل:
- تحديد وإعداد جدول الأعمال.
- إعداد وإعداد الوثائق اللازمة.
- إخطار جميع المشاركين بمكان الاجتماع العام.
- توزيع المعلومات اللازمة للمشاركين للتحضير لجدول أعمال الاجتماع ، مع تغطية بعض قضاياه.
قبل البدء في المفاوضات ، من الضروري تسجيل بيانات تسجيل المشاركين في الاجتماع في البروتوكول. لهذا الغرض ، يتم تجميع قائمة بجميع المشاركين ، وعددهم مطلوب لمطابقة عدد الأصوات المطلوبة لاتخاذ قرار قانوني قانوني.
لمزيد من توثيق المعلومات حول القرارات المتخذة ومسار الاجتماع العام ، يتم استخدام الوسائل التقنية الحديثة لتسجيل الصوت أو الفيديو ، والتي تستخدم في تصوير وتجهيز جميع الخطب والقرارات المتخذة. وأيضًا ، في نفس الوقت الذي يتم فيه التسجيل ، من الضروري صياغة مسودة محاضر كتابة خلال الاجتماع. تأكد من الإشارة إلى قائمة الوثائق التي شاركت في تقديم الأسئلة للتصويت أو المناقشة. هذه هي التقارير والمشاريع والمراجع المستخدمة في الاجتماع العام.
قواعد التسجيل
يجب إعداد محاضر الاجتماع العام لأصحابها أو المشاركين بكفاءة والامتثال التام للمتطلبات التنظيمية لتشريعات الاتحاد الروسي.
وفقًا لمحتواه ، يمكن أن تكون الوثيقة مفصلة وملخصة للاجتماع. يتم عرض جميع الخطب التي وقعت في الاجتماع العام للهيئة التداولية بشكل كامل. يحتوي النموذج القصير فقط على معلومات حول المتحدثين ، وموضوع الخطاب الذي ألقاه. يسمى النموذج القصير مخطط بروتوكول. يتم تحديد نموذج صياغة البروتوكول من قبل رئيس الاجتماع أو خلال قرار جماعي. ويرد أدناه عينة من محاضر الاجتماع العام للمشاركين.
وضعت هذه الوثيقة في الامتثال لجميع القواعد ومتطلبات العمل المكتبي لجعل التفاصيل وفقا GOST.
محتوى البروتوكول. بيانات المنظمة
يجب أن تحتوي محاضر الاجتماع العام ، التي يتم تطوير عينة منها ، بالضرورة على بيانات حول الاسم الكامل للمنظمة ، بالإضافة إلى الاختصارات المقبولة فيما يتعلق بالشكل القانوني (LLC ، JSC ، إلخ). في هذه الحالة ، يجب أن يتطابق الاسم مع الاسم المحدد في ميثاق المؤسسة وإدخاله في سجل الدولة الموحد ، وكذلك فك تشفير كامل دون استخدام الاختصارات.
إذا كان هذا هو بروتوكول الاجتماع العام لشركة ذات مسؤولية محدودة ، يتم إعداد العينة وفقًا لنفس القواعد والمعايير المطبقة على المؤسسات التي لها شكل قانوني مختلف للملكية. إنه يحدد موقع الكيان القانوني ، الذي ينعكس في شكل سجل العنوان القانوني للمنظمة ، ويجب أن يتوافق مع ذلك الذي تم إدخاله في الوثائق التأسيسية ، وكذلك التسجيل في سجل الدولة الموحد.
بيانات الاجتماع
في القسم التالي ، بعد تحديد البيانات القانونية التي تعرض الاسم الفعلي لموقع الشركة ، من الضروري الإشارة إلى المعلومات المتعلقة بوقت الاجتماع وشكله. بادئ ذي بدء ، يشار إلى نوع الاجتماع العام ، والذي يمكن أن يكون سنويًا وغير عادي ومخططًا له ، إلخ. يتم تحديد بروتوكول الاجتماع العام للمشاركين LLC وفقا للتشريعات الحالية مع تواتر مرة واحدة على الأقل في السنة.
نماذج الاجتماع
يمكن تعريف شكل الاجتماع على النحو التالي:
- الحضور الشخصي للممثلين المعتمدين أو أعضاء المساهمين
- نموذج المراسلات من خلال جمع الوثائق المرسلة في وقت سابق لتوضيح الآراء حول قضايا التصويت.
يتم أيضًا تحديد تاريخ ومكان اجتماع المجلس الاستشاري ، مع الإشارة إلى العنوان الفعلي الذي اجتمع فيه المشاركون.
الجزء الرئيسي من البروتوكول
يشار إلى الموضوع ، القضايا التي عقدت الاجتماع. في حالة الاجتماعات السنوية ، يحدد القانون عددًا من القضايا التي يجب مراعاتها. في بقية الاجتماع ، يكون للمشاركين حرية اختيار الموضوعات اللازمة للحل.
يجب الإشارة إلى وقت بدء ونهاية تسجيل الأشخاص الذين لهم الحق في الحضور والمشاركة في المناقشة. في هذه الحالة ، يقوم المنظم أو السكرتير بإجراء التسجيل لجميع الوافدين من خلال تحديد هوية الحاضرين وإدخال هذه البيانات في قسم "الحاضر" من البروتوكول. تأكد من الإشارة المشارك ، وكذلك المنصب الذي يشغله وعدد الأصوات التي حصل عليها. في حالة الشركات المساهمة ، يمكن أيضًا إدخال البيانات الموجودة على بطاقة الهوية أو التوكيل الصادر.
في هذا الجزء أيضًا ، وقت افتتاح واختتام الاجتماع الجماعي ، يتم الإشارة إلى نتائج التصويت ، والتي يتم تحديدها بحلول وقت فرز الأصوات.
عند النظر في كل بند من بنود جدول الأعمال ، يجب الإشارة إلى ما يلي:
- عدد الأصوات المؤهلة للمشاركة في الاجتماع.
- عدد الأصوات المدلى بها.
- عدد الأصوات المدلى بها لخيارات التصويت المختلفة.
- صياغة القرارات المتخذة.
ويتبع ذلك قسم يتم فيه تسجيل جميع الأحكام الرئيسية للخطابات المسموعة ، وكذلك أسماء الأشخاص الذين تحدثوا في كل قضية. يتم تقديم المعلومات في شكل ملخصات تشكل ملخصًا للكلمات.
الجزء الأخير
بعد إعداد محضر الاجتماع العام للمؤسسين أو المساهمين أو غيرهم من المشاركين ، تُختم توقيعات الرئيس وأمين الاجتماع. يتم أيضًا تحديد تاريخ الإعداد ، والذي قد لا يتزامن مع تاريخ الاجتماع.
البروتوكولات الخاصة والاجتماعات
مثال آخر مثير للاهتمام لهذه الوثائق هو محضر الاجتماع العام لأصحاب المنزل أو شراكة البستانية. تتميز هذه الاجتماعات وتسجيلها بحقيقة أن المشاركين يتمتعون بحقوق متساوية ، وفي حالة عدم وجود عدد كبير من الأشخاص ، لا يزال من الممكن اتخاذ القرارات على أساس آراء أولئك الذين وصلوا وشاركوا في حل القضايا المقدمة للمناقشة. على أساس هذا البروتوكول ، فإن الأعضاء الباقين في شراكة الإسكان أو البستنة ملزمون بالالتزام بالقرارات المتخذة ، بصرف النظر عما إذا كانوا قد شاركوا في هذا الاجتماع أم لا.
عند صياغة مثل هذا المستند ، فإنه عادة ما يشير إلى تكوين لجنة إعادة فرز الأصوات. يجوز لكل من الأشخاص المفوضين والذين تم اختيارهم بالتصويت من المشاركين الحاضرين أن يكونوا رئيسًا وسكرتيرًا للاجتماع. طريقة ل إدارة مبنى سكني أو يتم اختيار شراكة البستنة من خلال الاجتماع العام لأصحاب المباني السكنية أو الأرض. القرارات المتخذة بشأن هذه القضايا ملزمة لجميع أصحابها.
يتطلب تنفيذ محاضر الاجتماع العام عناية خاصة وبعض المهارات الوثائقية. يجب عدم السماح بإهمال القواعد الموضوعة لتنفيذ هذه الوثيقة ، لأنها تمثل التوثيق الوثائقي الوحيد لشرعية قرارات الاجتماع الجماعي ، وهي مهمة ، ولها أيضًا قوة قانونية كبيرة ويتم توفيرها خلال التدقيق السلطات التنظيمية.
