نظرًا لحقيقة أننا في الحياة اليومية نواجه باستمرار مستندات في العمل وفي المنزل ، نريد تكريس مزيد من المحادثات معهم. دعنا نتعرف على ماهية المستند وما هي الأنواع الموجودة.
ما هي الوثيقة؟
المستند هو المعلومات المسجلة على وسيط ملموس يحتوي على تفاصيل تسمح بتحديده. هناك تعاريف أخرى لهذا المفهوم. لذلك ، يمكننا أن نقول أن الوثيقة هي المعلومات التي يخزنها الأفراد والمنظمات كدليل على الأنشطة أو الالتزامات.
وثيقة جوهر
في الأساس ، تؤكد جميع التعاريف المتاحة للوثيقة على طابعها المعلوماتي (الجوهر).
ينص قانون "المعلومات ، تكنولوجيا المعلومات" على أن المعلومات هي المعلومات المقدمة ، بغض النظر عن أشكال وطرق تقديمها. وهذا يعني أنه بعد عرضه في المستند ، يمكننا حفظ ونقل المعلومات المتاحة إلى أشخاص آخرين ، وكذلك استخدامها مرارًا وتكرارًا.
حامل المعلومات الموثقة هو كائن يستخدم لتخزينها وتأمينها في الصوت والكلام والشكل المرئي.
مما سبق ، يمكننا أن نستنتج أن الوثيقة هي أيضًا عنصر لا غنى عنه في العمل الداخلي لأي مؤسسة أو مؤسسة أو شركة ، مما يضمن تفاعل الوحدات الفردية. في الواقع ، هي المعلومات التي هي السبب في اتخاذ جميع القرارات الإدارية ، وكذلك دليل على تنفيذها والمواد اللازمة لمزيد من الأنشطة.
في مجال الإدارة ، تعد الوثيقة عنصر عمل ، حيث يتم تسجيل أي قرار يتم اتخاذه كتابيًا.
العلامات الخارجية للمستندات هي ميزات مميزة تعكس حجمها وشكلها وطرق التسجيل وعناصر التصميم. يمكن أن يكون مؤلفها فردًا وكيانًا قانونيًا. أي وثيقة عمل ، إذا نفذت بشكل صحيح ، لديها قوة قانونية.
تفاصيل الوثائق
يرتبط العمل الورقي مع مراعاة جميع العناصر الإلزامية ، والتي تسمى المتطلبات. وتشمل هذه:
- الاسم؛
- المرسل إليه.
- المؤلف
- التاريخ؛
- النص؛
- توقيع.
- قرار.
- الموافقة والموافقة.
تجدر الإشارة إلى أن المستندات المختلفة لها تفاصيل مختلفة تمامًا. عددهم يعتمد على أهدافه والغرض منه. كثير ، على سبيل المثال ، لديها عدد محدود من التفاصيل. بالمناسبة ، إذا تمت الإشارة إلى واحد على الأقل بشكل غير صحيح ، فسيتم اعتبار المستند غير صالح.
محاسبة المستندات
ما هي المستندات المطلوبة في العمل؟ في مجال إدارة المنظمة ، يتم استخدام مجموعة متنوعة من الأشكال. كل هذا يتوقف على المكان ولأي غرض تحتاج إلى تقديم المستندات.
جميعها لا وجود لها في حد ذاتها ، ولكنها تخضع لتنظيم صارم. بمعنى آخر ، أي شركة تحتفظ بسجلات الوثائق. يعد هذا ضروريًا ، أولاً وقبل كل شيء ، بحيث يمكن دائمًا العثور على أي معلومات بسهولة وفي الوقت المناسب للعثور عليها.
الوثائق الشخصية والرسمية
الوثائق لها تصنيف خاص بها لأسباب مختلفة. لذلك ، من حيث الأصل هم الشخصية والرسمية.
- يتم إنشاء الشخصية خارج مكان العمل. يمكن أن يكون المراسلات ، مذكرات ، الملاحظات.
- لكن الوثائق الرسمية هي وثائق المنظمة ، وضعت بطريقة معينة وبالشكل المحدد.
لكن في مجموعة الوثائق الرسمية ، يتم تمييز الوثائق الشخصية ، على سبيل المثال: جواز السفر ، الدبلومة ، الشهادة ، تصريح الإقامة ، كتاب العمل.
من الواضح أن الأوراق الرسمية تشارك بشكل رئيسي في الأعمال الكتابية ، ومعظمها وثائق إدارية.بفضل مساعدتهم ، تتحقق وظائف الإدارة في المنظمة: التخطيط والتمويل والتحكم والإمداد والمحاسبة. 
تصنيف الوثائق
وفقًا لطريقة توثيق المعلومات ، يمكن أن تكون ذات طبيعة مختلفة:
- الكتابة.
- النص؛
- بخط اليد.
- مطبوع على الآلة الكاتبة.
- الإلكترونية.
- مصورة.
يمكن أن يكون هذا مقطع فيديو وصوتًا وصورة فوتوغرافية بالإضافة إلى صورة بيضاء ومسودة. كما ترون ، هناك مجموعة متنوعة ضخمة.
ما هي المستندات المطلوبة في المحاسبة الإدارية؟ كل شيء على الاطلاق. كثير منهم موجودون في أي منظمة. من المستحيل الحصول على استخدام نوع واحد فقط. هناك حاجة إلى كل منهم تبعا للحالة.
الوثائق الواردة والصادرة والداخلية
الوثائق الواردة والصادرة والداخلية - سمعنا جميعًا عن هذا التصنيف. لذا ، فإن مجمل هذه الأوراق يشكل تدفق المستندات للمنظمة بأكملها. تخضع الأوراق المالية الواردة والصادرة إلى محاسبة صارمة. يتم تسجيلها في المجلات ذات الصلة من المراسلات الواردة والصادرة.
بعدد القضايا التي أثيرت ، يتم تقسيم الوثائق إلى بسيطة ومعقدة. في السؤال الأول ، تم طرح سؤال واحد فقط ، وفي الأسئلة الأخرى ، بضعة.
أنواع القيود المفروضة على الوصول إلى الأوراق المالية
حسب توفرها ، يتم تعريف الورق على أنه سري وغير مصنف وللاستخدام الرسمي العام. يتم وضع علامة سرية مع ختم توقيع خاص. استخدامها يتطلب إذن خاص. وللعمل مع مستندات أخرى لا توجد حاجة للتسامح. وهي مخصصة لموظفي المنظمة.
طريقة عرض نص المستند
حسب طريقة التقديم ، يتم تقسيم الوثائق على النحو التالي:
- عينة.
- طباعة الشاشة.
- فرد.
في الأوراق الفردية ، يسير العرض التقديمي بأسلوبه الخاص ، كما لو كان من تلقاء نفسه. يتم إصدار مستندات الشاشة وفقًا لنظام معين باستخدام مجموعة من العبارات القياسية. النوع الأكثر شيوعًا من هذه الورقة هو استبيان أو شهادة. وكقاعدة عامة ، يتم طباعتها على نماذج جاهزة ، والتي تقوم بعد ذلك بإدخال بعض البيانات.
ما هي المستندات المطلوبة في العمل اليومي؟ بالطبع ، نموذجي. يتم وضعها على أساس عينة محددة ، وتستخدم في حالات مماثلة. يتم إنشاء القوالب التي ، إذا لزم الأمر ، تؤخذ كأساس ، مع إدخال معلومات إضافية فقط. غالبًا ما يكون من الضروري إعداد بعض المستندات للحصول على المستندات الأخرى ، على سبيل المثال ، في خدمة الضرائب أو في حالات أخرى.
أنواع وثائق الأصالة
حسب الأصالة ، يتم تقسيم المستندات إلى نسخ أصلية ونسخ مكررة. من الواضح أن الأصل هو المثيل الأول. وهي معتمدة من قبل الختم الرطب والتوقيع.
التكرار هو نسخة مكررة من النسخة الأصلية ، وغالبًا ما يتم إصداره عند فقد المستند الأصلي وله أيضًا قوة قانونية. لكن بالنسبة للنسخ ، على الرغم من أنها تتوافق تمامًا مع النسخة الأصلية ، إلا أنها لا تتمتع بأي قوة قانونية.
تقسيم المستندات حسب فترة التخزين وطريقة النقل
حسب العمر الافتراضي ، يتم تقسيم المستندات إلى دائمة ، مؤقتة (مدة الصلاحية تصل إلى عشر سنوات) وتخزين طويل الأجل (أكثر من عشر سنوات).
وعن طريق الإرسال ، إلى البرقيات والرسائل والفاكسات والرسائل (الإلكترونية).
كل ما تقوله ، لقد دخلت الوثائق حياتنا بإحكام. كل يوم نتعامل مع جميع أنواع الأوراق. وبغض النظر عن المجال الذي نعمل فيه ، نستخدم دائمًا المستندات لتلقي ونقل هذه المعلومات أو تلك المعلومات.
