المورد الرئيسي لأي منظمة هو موظفيها. أنها تسهم في نمو وازدهار الإنتاج. الرؤساء الأكفاء يقدرون موظفيهم. من بين الوظائف الهامة الأخرى ، يعد مدير مساعد ملحوظًا بشكل خاص. الواجبات وأهميتها يصعب المبالغة في تقديرها. هذا هو اليد اليمنى والمستشار الرئيسي ، منظم الحدث ومنسق الاجتماعات. بدون مساعد جيد ، سيكون من الصعب جدًا على مدير كبير إدارة مؤسسة.
ميزات مميزة وخصائص المساعد
لا يوجد مثل هذا الموقف الذي سيكون متناقضًا وغامضًا من حيث المتطلبات كمدير مساعد. تتضمن مسؤوليات الموظفين المشاركين في هذا النوع من النشاط بضع نقاط. بالإضافة إلى ذلك ، غالباً ما يتم خلط المساعدين الشخصيين مع الأمناء أو مديري المكاتب. على الرغم من أنها متشابهة ، إلا أنها أنواع مختلفة من الأنشطة.
الواجبات الوظيفية للمدير المساعد:
- ضمان يوم عمل رئيسه - الجدول الزمني والاجتماعات ووثائق التوقيع ورحلات العمل ؛
- توفير مكان عمل مريح لكبير المديرين - العناية بالمناخ والنظافة والراحة في الغرفة ؛
- العمل مع وثائق الرأس ، وخاصة مع الرسائل والمكالمات الواردة ؛
- ضمان الراحة النفسية للرؤساء ؛
- المفاوضات الأولية ؛
- الترجمة؛
- توفير قرطاسية القيادة ، إلخ.
هذه القائمة أوسع بكثير من واجبات السكرتارية والإدارية. ومع ذلك ، فإن التفاصيل التي يواجهها الموظف في منصب "المساعد الشخصي لرئيس" ، فإن المسؤوليات والفروق الدقيقة في النشاط ستكون مختلفة بالنسبة لأصحاب العمل المختلفين.
يحدث أن هذا هو عمل السكرتارية أساسا. أو يشارك المساعد حصرا في ضمان راحة والنظام من رئيسه. بعض المساعدين هم نواب كاملون ومرؤوسون من موظفيهم.
استفسارات صاحب العمل المهنية للمرشح لمنصب "مدير مساعد" ، واجبات ومتطلبات التعليم
سوف تختلف متطلبات التعليم الأساسي والخبرة العملية ، اعتمادًا على تصورات الإدارة. في معظم الأحيان ، يعتبر هذا الشغور بمثابة بداية المهنية. ومع ذلك ، سيبحث مدير كبير جاد عن نفسه كمساعد لشخص لديه خبرة مهنية وحياتية معينة.
الحد الأدنى المطلوب هو التعليم الثانوي المتعلق بالإدارة أو الفقه. بالإضافة إلى ذلك ، يتوقع أصحاب العمل الصفات المهنية التالية من المتقدمين:
- القدرة على العمل في جميع البرامج المكتبية ؛
- طباعة عالية السرعة
- محو الأمية؛
- معرفة لغة أجنبية واحدة على الأقل ، معظمها باللغة الإنجليزية ؛
- معرفة أساسيات البرمجة ، وبرامج الكمبيوتر غير القياسية ؛
- القدرة على إجراء الأوراق والمراسلات وفقًا للمتطلبات التنظيمية ؛
- معرفة أساسيات التشريعات الحالية ؛
- المختصة ، ألقى خطاب.
هذا هو الحد الأدنى لمتطلبات المتقدم لوظيفة "المساعد الشخصي في الرأس". يمكن أيضًا استكمال المسؤوليات ، اعتمادًا على نطاق المنظمة. في بعض المؤسسات ، يكون الشرط المسبق للالتحاق بمثل هذا العمل هو التعريف أو التعليم ذي الصلة. بالإضافة إلى ذلك ، تعتبر دورات تعليم إدارة الأعمال الإضافية أو التعليم المستمر إضافة كبيرة.
مساعد السمات الشخصية
بالإضافة إلى المهنية ، يتم تقديم عدد من المتطلبات الشخصية إلى المديرين المساعدين.تتطلب تفاصيل الوظيفة والوظائف وميزات "مساعد المدير" مستودع خاص للشخصيات.
بادئ ذي بدء ، هو:
- مقاومة الإجهاد - بعد كل شيء ، كثيراً ما يضطر المساعد إلى غضب رؤسائه أولاً والاستماع إلى استياء مرؤوسيه ؛
- تعدد المهام - القدرة على أداء العديد من المهام في وقت واحد هي القيمة الأكثر قيمة لمساعد جيد ؛
- التفكير الإيجابي - بدون هذه الميزة الشخصية ، لن يتحمل المدير المساعد مسؤوليات إضافية ، لأن أنشطته غالباً ما تتجاوز نطاق التعاون التجاري القياسي ؛
- قدرة تعلم عالية - يجب أن تكون الرغبة في تعلم أشياء جديدة وفهم جيد لسير العمل حاضرة في كل مساعد جيد.
هذه مجرد سمات شخصية أساسية ضرورية لكل مدير مساعد لمهنة مهنية ناجحة. لكن أهم متطلبات الشخصية - يجب ألا تتعارض مزاج وسلوك الرئيس والمساعد ، ولكن من الناحية المثالية يكمل كل منهما الآخر.
المسؤوليات العامة
المساعد يعمل مباشرة مع إدارة المنظمة ، أداء كل من المهام الشخصية والواجبات المهنية. وعادة ما تشمل:
- إجراء أعمال المكتب من الرأس ، وفي بعض الحالات المنظمة بأكملها. في المؤسسات الفردية ، يدير المساعدون أمانة المنظمة ؛
- التنسيق الإداري. جدولة اجتماعات العمل ، وتذكير الرؤساء حول الأحداث والأنشطة من مختلف الأنواع ؛
- إجراء المراسلات نيابة عن المنظمة ؛
- استقبال وإعادة توزيع المكالمات الهاتفية الواردة ؛
- تزويد الرأس بجميع المعلومات اللازمة عند الطلب.
مسؤوليات إضافية للمساعد لرئيس المنظمة
مساعد شخصي للرأس مع مسؤوليات ووظائف إضافية هو الشغور الأكثر شيوعا لهذا المجال من النشاط. في أغلب الأحيان ، تبحث الإدارة عن موظف متنوع إلى حد ما ، قادر على توسيع المسؤوليات.
المسؤوليات الإضافية الأكثر شيوعًا هي:
- ترجمة من لغة أجنبية ، بما في ذلك أثناء المفاوضات. لا يمكن دائمًا أن تثق الإدارة تمامًا بالعمال الخارجيين ، وستكون معرفة اللغة الإنجليزية على الأقل مفيدة جدًا هنا ؛
- تنظيم رحلات الرأس والمرافقة في الرحلات. يفترض مثل هذا النشاط أن المساعد سوف يهتم بجميع اللحظات المنزلية: الحركة ، طلب سيارة أجرة والفندق ، تقديم الطعام والأوراق ؛
- مرافقة الرؤساء إلى أحداث البروتوكول ؛
- الخدمات المنزلية.
هذه القائمة بعيدة عن الاكتمال. غالبًا ما يكون من الصعب للغاية الإجابة بشكل لا لبس فيه على سؤال ما هي مسؤولية المدير المساعد؟ هذا النشاط متنوع جدا. يقوم كل مدرب بعمل مطالبه الخاصة ، والشيء الرئيسي هو التأكد من أن جميعهم يخضعون للقانون.
وضع المساعد الشخصي
واحدة من السمات الرئيسية لهذا النشاط هو اعتماد ساعات العمل للموظف على الإدارة. بالطبع ، يوم عمل من ثماني ساعات يشرع عادة. في الواقع ، يقارن المساعدون نظامهم مع الرؤساء.
هذا "عدم وضوح" وقت العمل ، والحاجة إلى البقاء على اتصال دائم بالإدارة ، يخيف الخريجين من هذه الوظائف الشاغرة. في الواقع ، يجب أن لا تعمل أكثر من أي مكان آخر. إن وقت الراحة والعمل يصبح غير مستقر.
مساعد مدير الوصف الوظيفي
يجب توضيح هيكل الوظيفة "المدير المساعد" ، والواجبات ، ومتطلبات التعليم والخبرة العملية في الوصف الوظيفي. هذا المستند يوفر شفافية لمتطلبات الإدارة والتحكم السهل في أداء واجبات الموظف.
الوصف الوظيفي معياري وملزم.يوضح هذا المستند كل التفاصيل الدقيقة لعمل مدير مساعد. هذا هو عمليا دليل للعمل. لا تتضمن الوثيقة واجبات فحسب ، بل تتضمن أيضًا حقوقًا ومسؤوليات وميزات حل النزاعات العمالية.
فيما يتعلق بتفاصيل أنشطة المدير المساعد ، ينبغي التعامل مع إعداد وصف وظيفته باهتمام خاص. تأكد من وصف ميزات العمل ، والفروق الدقيقة في تنظيم وقت العمل والراحة ، وتعويض المعالجة.
من الضروري التمييز بين الوصف الوظيفي للمساعد وبين المستند نفسه لوظيفة "المساعد" مدير المشروع ". واجبات الأخير غالبا ما تكون مؤقتة ، وكذلك العمل نفسه.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يذكر التوصيف الوظيفي بوضوح اسم الوظيفة. غالبًا ما تشير إلى "سكرتير" و "أمين سر" و "مدير توجيه". تأكد بعناية من أن هذا الإدخال يتسق مع اللوائح الحالية ومحدث.
ما للإشارة في استئناف المساعد التنفيذي
موقف المساعد الشخصي هو بداية رائعة لمهنة الدراسات العليا. وبالتالي ، يمكنك الحصول على وظيفتك الأولى والحصول على خبرة مهنية لا تضاهى. ومع ذلك ، قد يبدو هذا الشغور مثيرًا للباحثين عن عمل ممن لديهم خبرة. خاصة إذا كنت تخطط لتغيير نطاق النشاط.
معرفة المسؤوليات الرئيسية للمدير المساعد ، فإنه ليس من الصعب كتابة السيرة الذاتية. يفترض هذا المستند أنك قد قرأت الجزء النظري من السؤال وأنك مستعد لبدء العمل. ادرس بعناية متطلبات المتقدم وابدأ في كتابة النص.
البيانات التي يجب الإشارة إليها في السيرة الذاتية لـ "المساعد" الشاغر أو "المساعد الشخصي للرأس":
- الاسم الكامل لللقب وأسرته ، في السيرة الذاتية لشركة أجنبية ، لا يُسمح به إلا للأول والثاني.
- الحالة الاجتماعية. هذه نقطة إلزامية - موقف المساعد يفترض في كثير من الأحيان ساعات العمل غير النظامية. يجب أن يتأكد المرء من أن مثل هذا الجدول لن يؤثر سلبًا على مسؤوليات الأسرة.
- التعليم. مبين في الترتيب الزمني. إذا كنت لا تزال تدرس ، فاحرص على التحقق من الوقت اللازم لإكماله. في كثير من الأحيان ، يأخذ أصحاب العمل طلابًا مساعدين أخيرًا في الدورات الأخيرة ، يليهم التقدم الوظيفي. هنا تشير أيضًا إلى معرفة اللغة الأجنبية ومستوى الكفاءة فيها.
- خبرة العمل. تشير من الماضي. إن لم يكن بالفعل ، فقم بإدراج مشاريع المتطوعين والمشاركة في الأنشطة المجتمعية أو المنظمات المهنية وممارسات التدريب وغيرها من الأنشطة المناسبة. إذا لم تتمكن من تقديم أي شيء ، خذ توصيفًا في قسم التخرج واكتب أنك على استعداد لتقديمه.
- الخصائص الشخصية. تعطي لنفسك التقييم الأكثر صدقا. وصف الشخصية من حيث علم النفس الكلاسيكي وتأكد من ملاحظة نقاط القوة والضعف لديك.
- معلومات اضافية هنا يجب أن تكتب لماذا يجب على صاحب العمل اختيارك من المتقدمين الآخرين. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من الإشارة إلى مهارات إضافية ، مثل الحصول على رخصة قيادة. حتى في هذه المرحلة ، سيكون من المفيد الكتابة عن مدى توفر التعليم الإضافي ودورات التعليم المستمر وتعليم إدارة الأعمال.
- اتصالات. اترك أكبر عدد ممكن من الطرق للاتصال بك: الهاتف الخلوي والمنزل ، عنوان البريد الإلكتروني ، سكايب ، رابط إلى صفحة على شبكة اجتماعية. اذكر البيانات الحالية فقط
السيرة الذاتية المترجمة بشكل صحيح لن تمر مرور الكرام من قبل صاحب العمل.
مسؤوليات مساعد رئيس الوحدة
عادة ، يبحث الباحثون عن عمل عن وظيفة كمدير مساعد شخصي. لكن من الأسهل البدء في الترقية في هذا المجال الوظيفي ، من خلال منصب "مساعد المدير" قسم المبيعات. " واجبات هذا الموظف ليست ضخمة ، ولكن الخبرة والتوقعات أكبر بكثير.
الفرق الرئيسي بين المديرين المساعدين للإدارات في أنشطتهم المحددة والمحددة بدقة. يؤدون العمل المتعلق بمنطقة معينة من الإنتاج أو الإدارة. هذه التجربة لا تقدر بثمن لمزيد من التقدم الوظيفي.
تشمل واجبات المساعد لرئيس الوحدة جميعها واجبات رئيس المؤسسة. ولكن هناك خصوصية خاصة:
- الحاجة إلى معرفة جوهر عملية الإنتاج أو الإدارة أو التداول للوحدة ؛
- التواصل مع مساعدي الإدارات الأخرى ومساعد المدير العام ؛
- الحفاظ على وثائق محددة للوحدة.
الآفاق الوظيفية لمساعد شخصي
ينظر الشباب إلى هذا المنشور كبداية مهنية. ومع ذلك ، يجب عليك التمييز بين أي نوع من العروض الترويجية التي تريدها. أفقي أم عمودي؟ في هذا المشروع ، أم أن هذا هو مجرد خط البداية في السيرة الذاتية في المستقبل؟ تعتمد إستراتيجية الإجراءات الإضافية على إجابات هذه الأسئلة.
تقدر الإدارة المساعدين الجيدين ، وهذا للأسف أمر سيء لنموهم الوظيفي. لا يريد الرئيس التخلي عن الموظف المثالي ، ويوافق على رفع راتبه ويعطي مزايا إضافية - وهذا خيار لمهنة أفقية. الأكثر شيوعا بين المساعدين الشخصيين.
أسهل طريقة هي رفع السلم الوظيفي في منظمة معينة من منصب رئيس الوحدة المساعد. غالبًا ما يتم اتخاذ مثل هذه المواقف باحتمالية معرفة الموظف بشكل أفضل والتدريب. إذا كنت تريد مهنة رأسية ، فهذا هو طريقك.
موقف المدير المساعد غير مرئي للعين الخارجية ، ولكنه مهم للغاية بالنسبة للمؤسسة. مساعد المختصة قادرة على تحسين كفاءة أرباب العمل وبالتالي توفير المزيد من الأرباح للمؤسسة.
