مسؤولون واجبات السكرتير تشكل الجزء الرئيسي من التعليمات لأداء أنشطة العمل لشغل الوظيفة المعينة. بالإضافة إلى قائمة ببعض التوصيات الملزمة ، تحتوي وثيقة مماثلة على معلومات حول متطلبات الأمين وحقوقه ومجال مسؤوليته ، فضلاً عن لوائح العمل العامة. لا ينبغي اعتبار أن هذا الموقف المهني بسيط ولا يتطلب مراعاة بعض الفروق الدقيقة.
المسؤوليات العامة
تحتاج أولاً إلى فهم ماهية الواجبات الكلاسيكية الموحدة للأمين. باختصار ، يمكن اختزالها إلى التوصيات الإلزامية التالية:
- ضمان الأنشطة الإدارية للإدارة.
- تلقي وإعادة توزيع المراسلات ومعالجة وإعداد وإرسال الردود على الرسائل المستلمة حسب الضرورة.
- توفير العمل المكتبي ، وجمع ومعالجة المعلومات اللازمة للإدارة العليا.
- قبول الوثائق من الموظفين لإرسالها إلى الرؤساء للتوقيع والتعريف.
- تحضير الاجتماعات ومحاضرها.
- شراء مكتب وغيرها من المنتجات اللازمة لضمان أنشطة العمل العادية.
- تنظيم استقبال الموظفين والزوار الآخرين.
- وفاء عدد من التعليمات.
متطلبات المعرفة
قد تختلف مسؤوليات الموظف قليلاً حسب تخصصهم الأساسي. ومع ذلك ، بغض النظر عن ذلك ، فإن المعرفة في المجالات التالية لهذا المنصب ستكون زائدة ومفيدة للغاية:
- أساسيات العمل والقانون الإداري.
- الأخلاق العامة و آداب العمل.
- أساسيات الأوراق.
- احتياطات السلامة.
- قواعد للعمل مع الحوسبة والاستقبال والتفاوض ، وكذلك المعدات المكتبية.
- حماية العمال.
- متطلبات إجراء المراسلات التجارية.
من بين أمور أخرى ، من المستحيل أداء واجبات السكرتير بشكل صحيح دون معرفة الأسس الداخلية للمؤسسة ، وروتين الأنشطة ، والوثائق التنظيمية ، وأكثر من ذلك بكثير.
مساعد المسؤوليات
لا تختلف واجبات سكرتير المدير عن المتطلبات العامة المذكورة أعلاه. كما يستقبل المراسلات وينقلها ، ويشارك في نسخ المستندات وحفظها ، ويتحكم في تسليم أوامر الرأس للأشخاص المسؤولين ، ويقوم بالأوراق اللازمة ، ويضمن شراء البضائع ذات الأولوية. من بين أمور أخرى ، يجب أن يكون هذا الاختصاصي قادرًا على التعامل مع:
- توفير الأنشطة الإدارية والإدارية ؛
- جمع ومعالجة ، ومن ثم توفير المعلومات بناء على طلب من مستوى أعلى ؛
- تنظيم المحادثات الهاتفية والشخصية ؛
- كتابة الرسائل التجارية ؛
- تهيئة الظروف لزيادة فعالية القائد والكثير غيرها.
وكقاعدة عامة ، يمكن القيام بهذه الواجبات الرسمية لوزير الرأس من قبل أشخاص حاصلين على تعليم مهني عالٍ وثانوي. في الحالة الأخيرة ، هناك ميزة مهمة تتمثل في وجود خبرة عملية في مهنة السنتين.
أمين حقوق
يجب أن نتذكر أنه ليس فقط واجبات الوظيفة للأمين هي التي تحدد عمله ، فإن الموظف ، بالطبع ، لديه حقوق معينة. لذلك ، فهي تشمل الفرصة للتعرف على مشاريع العمل والحق في تقديم مقترحات عقلانية كجزء من الوصف الوظيفي.بالإضافة إلى ذلك ، عند تحديد أوجه القصور في إطار اختصاصه ، يحق للأمين لفت انتباه رئيس إلى هذه الجوانب.
متطلبات أنشطة الكاتب
تختلف واجبات كاتب السكرتارية ، كقاعدة عامة ، قليلاً عن تلك الموضحة أعلاه. في هذه الحالة ، ينبغي أن يقدم المدير المساعد في المقام الأول أنشطة الإدارة المباشرة ، بينما يركز كاتب الجزء الأكبر على العمل الورقي. يجب أن تتضمن تعليمات عمله جوانب مثل:
- معالجة البريد الوارد ، تجميع وإرسال الردود.
- مراقبة تنفيذ الأوامر والتعليمات.
- التحقق من صحة تصميم الوثائق الداخلية.
- التسجيل والمحاسبة وتخزين الوثائق.
متطلبات أنشطة كاتب المحكمة
وتشمل التغييرات الأكثر أهمية الواجبات الرسمية لكاتب المحكمة. وكقاعدة عامة ، يشارك هؤلاء المتخصصون بشكل مباشر في الحفاظ على جلسات المحكمة وتحديدها. بالإضافة إلى ذلك ، يقومون بإعداد الرسائل والاستفسارات وغيرها من الوثائق ، ويمكن استدعاء الأشخاص المشاركين في النقاش القضائي. يمكن القيام بمثل هذا العمل النشط من قبل شخص حاصل على تعليم عالٍ وغير مكتمل ، دون خبرة عمل ذات صلة. كقاعدة عامة ، يتم اختيار هذا المنصب من قبل الشباب والفتيات الذين يرغبون في اكتساب الخبرة في المجال القضائي ومواصلة حياتهم المهنية في مجال الفقه القانوني.
قد يبدو للبعض أن مثل هذا المنصب الشاغر لا يتطلب معرفة ومهارات خاصة ، لذلك سوف يلائم الكثير ، لكن هذا ليس صحيحًا تمامًا. ماذا يفعل كاتب المحكمة؟ تشمل واجباته:
- الامتثال للدستور والقوانين الاتحادية وأي قوانين وأوامر قانونية تنظيمية أخرى.
- تنفيذ أوامر قاض أو غيره من الأشخاص المفوضين.
- التفاعل مع الأعضاء الآخرين في الهيكل القضائي لحل القضايا التي تدخل في اختصاص الكاتب.
معلومات عامة
مسؤولون واجبات الكاتب ، يتم تنظيم مساعد رئيس وموظفي المحكمة من خلال وثيقة خاصة تسمى الوصف الوظيفي. إن وجودها في أي شركة أمر إلزامي ، لأنه وفقًا لقائمة القواعد المحددة ، يفهم الموظف الإجراءات التي يجب عليه تنفيذها وأيها لا. تم تطوير وصياغة هذه الوثيقة بمشاركة فريق الإدارة ، وبدون فشل ، تحتوي على أقسام فرعية مثل الأحكام العامة والحقوق والالتزامات ، ومجال المسؤولية ، وعلاقات الموظفين داخل الشركة ، فضلاً عن التطبيقات اللازمة.
