واجبات مساعد المدير: عينة

مدير المساعد هو أكثر قليلاً من اليد اليمنى ، وهذا هو رأس إضافي آخر يساعد على إعادة توزيع المهام ، وترك المهام الأكثر أهمية فقط للرئيس لاتخاذ قرار.

المسؤوليات الرئيسية لفترة وجيزة

تعني واجبات المدير المساعد أنه سيكون اختصاصيًا يتمتع بملف تعريف واسع حيث يتعين عليه التعامل مع مهام مثل التخطيط التدريجي ليوم عمل رئيسه (مع مراعاة حالات القوة القاهرة غير المخطط لها المحتملة) ، والإدارة الصحيحة لمراسلات الأعمال وحتى الاجتماعات و مفاوضات أولية مع الزوار وشركاء الأعمال.

يجب أن يكون المساعد الجيد قادرًا على تقديم الإجابات اللازمة بسرعة وعلى أعلى المستويات للأشخاص الذين لديهم علاقات تجارية مع الرؤساء ، وكذلك ينقل إليهم في شكل صحيح ويمكن الوصول إليه جميع المعلومات التي يرغبون فيها. إعداد العروض التقديمية ، وكذلك البحث عن المواد اللازمة للمدير لاتخاذ القرارات ، تقع على عاتق المساعد. كذلك ، فإن المساعدة في السفر لأغراض العمل وتنفيذ أي مهام أخرى تعد واجبات وظيفية لمساعد شخصي في الرأس.

متطلبات ليكون مطلوبا

يجب أن لا يكون لدى المتقدم المحتمل لهذا المنصب في منظمة جيدة وذات مستوى مرموق قاعدة معرفة محددة والتعليم العالي ، بل يجب أن يتمتع أيضًا بخبرة في العمل كسكرتير لمدة سنة واحدة على الأقل (أو ثلاث إلى خمس سنوات ، حسب متطلبات صاحب عمل معين). يجب أن يكون هذا الشخص مسؤولًا اجتماعيًا فعليًا ، ويجب أن يكون مؤهلاً في التواصل التجاري والمراسلات ، وليس فقط فهم ما هو آداب العمل ولكن دائما الامتثال لجميع قواعده.

لا يتم إيلاء الاهتمام لظهور مدير مساعد محتمل. تنطوي مسؤوليات الوظيفة على الالتزام المستمر بقواعد اللباس التجاري ، وبالتالي ، يجب أن يكون لمقدم الطلب مظهر أنيق وممتع ومرتب.

معرفة الكمبيوتر والأوراق هي أول ما سيُطلب من الموظف المحتمل خلال المقابلة ، حيث يتم تضمين هذه المتطلبات بالضرورة في القائمة ، والتي تسرد جميع واجبات المدير المساعد.

المهن التي قد تكون مرتبطة بموقف مماثل

واجبات مساعد المدير تشبه إلى حد كبير مهام السكرتير. لهذا السبب ، عند الحديث عن المهن ذات الصلة ، من المهم أولاً تذكر هذا.

تتضمن قائمة المهن ذات الصلة أيضًا ما يلي: مستشار ، كاتب ، مدير مكتب.

حسنًا ، عندما يكون لديك بالفعل خبرة في وضع مماثل

مسؤولون واجبات المدير المساعد معقدة للغاية وضخمة ، وبالتالي فإنها عادة ما ترغب في اتخاذ شخص لديه بالفعل خبرة في العمل في مثل هذا المنصب ويفضل في شركة تعمل في نفس القطاع من الاقتصاد مثل المنظمة التي فتحت المنصب الشاغر.

على إيجابيات المهنة ، والتي لم تتم كتابتها في نموذج الوصف الوظيفي

مثل أي مهنة أخرى ، فإن منصب المدير المساعد له مزايا وعيوب. إذا تحدثنا عن الايجابيات ، يجدر تذكر ما يلي:

- فرصة لاكتساب الخبرة في منصب إداري. دع المدير المساعد مباشرة (المسؤوليات الوظيفية المحددة في الوثيقة ذات الصلة ، وهذا يعني) ليس له الحق في اتخاذ القرارات التجارية الأساسية ، لكنه يتمتع بتجربة فريدة لا تقدر بثمن في التواصل المباشر مع شخص لا يشغل مناصب عالية فحسب ، بل تمكن أيضًا من تحقيق ارتفاعات كبيرة ولديه معرفة لا تقدر بثمن سيتم تقاسمها معه بالضرورة.

- القدرة على التواصل مع أصحاب النفوذ.بصفتك مديرًا مساعدًا ، سيتعين عليك أيضًا إجراء مفاوضات تمهيدية بمفردك مع شركائك والأشخاص المؤثرين فقط الذين تتداخل مصالحهم التجارية مع مصالح رئيسك في العمل. من المحتمل جدًا أن يتم ملاحظة مساعد جيد وعرض موقف أكثر وعدًا وأجر جيد.

- تدريب التفكير المنطقي والاقتصادي. يتحمل المدير المساعد نصف واجبات الرئيس. تتضمن مسؤوليات الوظيفة غير الرسمية أيضًا تحسين معرفتك باستمرار في مجالات مختلفة من الاقتصاد والتدريب المنتظم على التفكير والمنطق. نتيجة لذلك ، ستقوم بتحسين المهارات التي ستكون مطلوبة في وقت ستشغل فيه بالفعل منصب قيادي.

أذكر السلبيات

معظم المتقدمين المحتملين يخشون الصعوبات التالية التي من المؤكد أن تنتظر الجميع في هذه المهنة:

- سوف تضطر إلى العمل ما يقرب من 24 ساعة 7 أيام في الأسبوع. نعم ، الجدول الزمني لمثل هذا المتخصص معقد للغاية وغير منتظم في كثير من الأحيان. يجب أن تكون مستعدًا لمنح نفسك تمامًا العمل ، وهذا يعني ضمناً المسؤوليات الوظيفية لمدير مساعد. لاستئناف وظيفة شاغرة مماثلة ، يمكنك استخدام معلومات حول الصفات الشخصية مثل القدرة على التحمل ، ومقاومة الإجهاد ، والقدرة على اتخاذ قرارات صعبة بسرعة والبحث عن المعلومات في مصادر بديلة.

- هناك بعض القيود للمرشحين. في الأساس ، في مثل هذا المنصب ، يريد المدير رؤية أخصائي شاب يبلغ من العمر 25 عامًا ، وفي معظم الحالات امرأة.

بالطبع ، هذه العيوب لا تخيف الباحثين عن عمل المحتملين أكثر من اللازم ، وهذا هو السبب في أنه من الممكن العثور على مساعد جيد وموثوق به واعد بين المتخصصين الشباب الذين تمكنوا من العمل في وظائف ذات صلة في سوق العمل اليوم.

ما الراتب يمكن أن أتوقع؟

يمكن للمحترفين الحقيقيين الذين يحصلون على منصب مماثل في مؤسسة مرموقة الاعتماد على راتب يتجاوز 100 ألف روبل في الشهر. المهنيين المبتدئين الذين بدأوا للتو مسار حياتهم المهنية يجب أن يكونوا مستعدين للعمل لمدة 20-25 ألف روبل في الشهر. تذكر أن هذا هو الموقف بدوام كامل ، وأنه من غير المرجح أنه سيكون من الممكن الجمع بينه وبين خيار آخر لكسب.

صورة عامة لمدير مساعد مثالي من خلال عيون الرؤساء

نظرًا لأن هذا الموقف شائع جدًا ، فمن دون مشاكل ، يمكنك وضع صورة معممة لمثل هذا الاختصاصي ، وهو أمر يستحق البحث عنه إذا كنت تريد أن تصبح مديرًا مساعدًا:

• لتكون قادرة على الجمع بين وظائف مساعد ، مدير ، لديهم معرفة في مجال الفقه. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون قادرًا على التواصل ليس فقط مع الأشخاص ، ولكن أيضًا تنظيم أعمالهم.
• من البداية إلى النهاية المنتصرة ، يكون المدير المساعد هو الذي ينظم عمليات التفاوض على مستوى عالٍ.
• يجب أن تتزامن المسؤوليات والصفات الشخصية مع حقيقة أن اختصاصيًا جيدًا يجب أن يكون قادرًا على التفكير بسرعة حتى في المواقف الأكثر صعوبة وتعقيدًا. من الضروري أن تتفاعل في الوقت الذي يكون فيه المدير المباشر مثقلاً بالعمل ، وأن يشارك في قلقه على كتفيه.
• يجب أن يكون المساعد الذي يحلم به كل قائد متطورًا بشكل شامل ، ويكون قادرًا على الحفاظ على محادثة ممتعة لا علاقة لها بالأعمال التجارية ، ويكون مجرد شخص يمكن التخلص منه.
• يريد الرئيس أن يشعر فيما يتعلق بهذا المرؤوس ، ليس فقط الولاء ، ولكن أيضًا الاهتمام بنتيجة ناجحة.