خطاب الغلاف هو مستند عالمي يُستخدم في أكثر المناطق تنوعًا في نشاط الشركة. مرافقة المترجمة بشكل صحيح سيوفر جميع الأطراف من العديد من أوجه القصور والغموض. كيف تكتب خطاب تغطية للمستندات؟
متى هذا ضروري؟
يصاحب عمل المؤسسة ، خاصة الكبيرة منها ، مجموعة واسعة من القضايا التي غالباً ما يتعين استكمالها كتابيًا. يقوم الأطراف المقابلة بتبادل الرسائل والإشعارات مع بعضهم البعض ، والمستندات مطلوبة من قبل البنك والضرائب وصندوق المعاشات التقاعدية ومدققي الحسابات. العملاء أيضا كتابة طلبات لمجموعة متنوعة من المعلومات والوثائق.
في جميع هذه الحالات ، سيصبح المنقذ وفي نفس الوقت خطاب تغطية وجهاً جديراً للشركة. مكتوب على شكل صلب ، مؤلف بشكل صحيح وتنفيذها بشكل صحيح ، فإنه لن يكون فقط انطباعا مناسبا على المرسل إليه ، ولكن سوف يؤدي أيضا عددا من الوظائف العملية للمرسل:
- سوف يشرح للمتلقي الذي يكتب له ولماذا ؛
- سيتولى الدور المعلوماتي ، مما يحرر الوثائق المرفقة من الحمل الزائد الدلالي ؛
- تفاصيل قائمة الوثائق المرفقة ؛
- توفير المال عن طريق القضاء على البريد غير الضروري مع جرد ؛
- الوفاء بدور الأدلة المدمجة لتسليم كومة كاملة من الوثائق.
"الحراسة" المعتادة مع النهج الصحيح يمكن أن تكون مفيدة للغاية!
كيف تكتب خطاب تغطية للمستندات؟
لا يعلم الجميع كيفية كتابة خطاب تغطية على المستندات ، رغم أنه مهم.
يجب أن تبدأ مجموعة "المرافقة" بعبارة تمهيدية: تشير إلى رقم الطلب الوارد أو حدد جوهر المشكلة التي تستمر المراسلات بشأنها. في الفقرات التالية من الرسالة ، من المنطقي الإشارة إلى أسباب الوثيقة: الأفعال القانونية التنظيمية ، وشروط العقد ، وأعمال التفتيش ، وتعليمات السلطات التنظيمية وأكثر من ذلك.
ينتهي البيان بطلب أو عرض أو طلب. بعد تجميع النص ، تتم الإشارة إلى قائمة المستندات المرفقة مع الترقيم والاسم والتفاصيل ، وكذلك عدد الأوراق المرفقة.
التفاصيل المطلوبة لخطاب التغطية إلى المستندات
كيفية كتابة خطاب تغطية إلى الوثائق ، ناقشنا أعلاه. الآن قليلا عن تصميمه.
- "الحد الأقصى" للمستند. هنا يشار إلى منصب رئيس أو ممثل آخر للمرسل إليه ، واسم الشركة أو الاسم الكامل ، والاسم الأول وأسر الشخص الخاص. العنوان الكامل والرمز البريدي.
- تاريخ تجميع خطاب الغلاف ، وإذا كان المرسل كيانًا قانونيًا ، فسيكون رقم التسجيل الصادر.
- معالجة المرسل إليه وفقًا لقواعد خطاب العمل. سواء أكان ذلك شخصًا خاصًا أو رئيسًا للمشروع ، فإنهم يلجأون إليه بالاسم والأب ، مضيفين أن النداء "محترم".
- قائمة مفصلة بالوثائق المرفقة، لأن الاسم نفسه يعني أن الرسالة "ترافق" خروج أساسي معين.
- يتم توقيع الرسالة من قبل أول شخص أو مفوض في المنظمة يمنح الرئيس هذا الحق. إذا كانت الرسالة من شخص عادي ، فإن المرسل أو ممثله بالوكالة يوقع "المرافقة". قبل التوقيع ، من المعتاد إضافة ضمان "باحترام" باليد.
- اللقب ، والأحرف الأولى من وسائل الاتصال من أداء الرسالة.
هذه هي المتطلبات الأساسية لشكل الرسالة.
نموذج رسالة غلاف المستند
ستكون نقطة مرجعية ممتازة في الإعداد عينة مجربة من خطاب تغطية للمستندات. بطبيعة الحال ، سوف يختلف محتواها اعتمادًا على احتياجات المترجم ، ولكن يظل القماش الكلي بدون تغيير.
رئيس مفتشية الضرائب Goloseevsk
خيترون
شارع. فاسيلييفسكايا ، 3 ،
كوكينو - 31005
رقم 562 بتاريخ 04/05/2015
عزيزي إيفان فاسيليفيتش!
لطلبك رقم 12/389 بتاريخ 04/01/2015 بشأن إصدار فحص موقع غير مجدول في الموقع ، نعلمك بما يلي.
تمت مصادرة جزء من المستندات المتعلقة بالعلاقات القانونية التعاقدية مع شركة الطوارئ "Gedeon" بناءً على بروتوكول المصادرة بتاريخ 03/02/2015 (مرفق نسخة). يتم إرسال المستندات الموجودة تحت تصرف الشركة إليك في صورة نسخ مصدقة بشكل صحيح وفقًا للملحق.
التطبيق (المجموع 6 لترات):
- نسخة طلب الدفع مع علامة من البنك رقم 3 بتاريخ 01/15/15 - 1 لتر.
- نسخة من أمر الدفع مع علامة البنك رقم 6 بتاريخ 02/14/15 - 1 لتر.
- نسخة تقرير المصالحة بموجب عقد التوريد رقم 56 / P بتاريخ 12.15.14 - بمقدار 1 لتر.
- نسخة من بروتوكول الحجز بتاريخ 03/02/15 - 3 لترات.
مع خالص التقدير،
مدير المؤسسة العامة "مصنع Goloseevsky لتجهيز اللحوم"
جولوخفاستوف
الفنان: Pupko A.V.
(067)4658291
هذه "المرافقة" مناسبة للعديد من المواد الصادرة بناءً على طلب هيئات الدولة والهيئات التنظيمية وأجهزة إنفاذ القانون ، ما عليك سوى تعديله قليلاً حسب احتياجاتك.
خطاب تغطية لمستندات العقد
عند إبرام عقود العمل ، غالبًا ما ينشأ موقف ما عندما تكون الأطراف المقابلة بعيدة جغرافيا عن بعضها البعض ولا يمكنها تحمل تكاليف السفر إلى مدينة أخرى لتوقيع العقد.
في هذه الحالة ، يصبح تنفيذ خطاب الغلاف نوعًا منارة ، مما يسمح لك بإبرام عقد صالح قانونًا على مسافة ، دون اجتماع شخصي للممثلين. بمساعدة خطاب تغطية ، لا يستطيع أحد الأطراف إرسال نماذج العقد الموقعة للنظر فيها فحسب ، بل يمكنه أيضًا التعبير عن موقفه كتابيًا بشأن القضايا الأساسية للاتفاقية.
بالإضافة إلى ذلك ، تسمح لك رسالة الغلاف بتسجيل ما وكم تم إرفاقه وإرساله إلى المرسل إليه. على سبيل المثال ، يمكن ذكر المحتوى على النحو التالي.
"نحن نرسل لك نسختين من العقد لتوفير خدمات المعلومات ، موقّعة ومختومة من قبلنا. نقترح عليك أن تنظر في المسودة المحددة ، وإذا تم الاتفاق ، فقم بتوقيع العقد من خلال إعادة إحدى النسخ الموقعة إلينا. الملحق: مسودة العقد في نسختين على 6 أوراق لكل منهما ".
خطاب مطالبات - هل هو ضروري؟
في بعض الأحيان ينشأ موقف عندما يكون من الضروري إرسال مطالبة إلى طرف بموجب اتفاق لا يفي بالتزاماته. عادة ، تتم الإشارة إلى جميع المطالبات والمبررات والتطبيقات مباشرة في المطالبة. يبدو ، لماذا قد تحتاج إلى رسالة تغطية؟
والحقيقة هي أن المطالبة يمكن أن تصبح ليس فقط أدلة رسمية في المحكمة ، ولكن في بعض الحالات وثيقة تنفيذية. يجب أن تشير إلى أشياء صحيحة قانونًا وهامة ، لكنها لا تقوم بوظيفة اتصال.
إذا احتاج الطرف المقابل ليس فقط لتقديم شكوى ، ولكن أيضًا أرسل بعض كلمات الترحيب أو التوضيح غير الرسمية ، أفضل من خطاب تغطية ، ولن تؤدي وثيقة واحدة هذا الدور.
خطاب الغلاف هو وسيلة جيدة للتعرف على بعضنا البعض.
غالبًا ما تحمل الشركة عرضًا مثيرًا للاهتمام أو ترغب فقط في القيام به عرض تجاري دائرة غير محدودة من الأشخاص. رسائل الغلاف النموذجية التي هي ممتعة وموجزة هي مناسبة تماما لهذا الغرض.
بالنسبة إلى "بطاقة العمل" هذه ، يمكنك إرفاق المنتجات الترويجية والكتالوجات وقوائم الأسعار وقوائم الأسعار وأي مواد يمكن أن تهم عميلًا أو شريكًا محتملين.
حتى إذا كانت هناك مجموعة كاملة من الرسائل ، فلا يحتاج الرئيس أو المدير الرئيسي إلى قضاء الكثير من الوقت عليها: فقط قم بالتوقيع على الكليشيهات الجاهزة ويمكنك إرسالها كما هو مقصود!
من يوقع الحراسة؟
وأخيرا ، سنقوم بتوضيح سؤال مهم. من يوقع الوثيقة المرفقة؟ لذلك ، يتم استخدام قاعدة التسلسل الهرمي: من الأفضل الاتصال برئيس الشركة بمدير المؤسسة ؛ يمكن تحويل الوثائق إلى البنك من قبل كبير المحاسبين ؛ قد يتم توقيع "المرافق" للمعلومات في مركز التوظيف من قبل نائب مدير الموارد البشرية.
يمكن أن تصبح رسالة الغلاف بطاقة عمل لا غنى عنها ، إذا تم إصدارها بشكل صحيح!
