يمكن لأي مواطن يحتاج إلى تلقي معلومات معينة أن يصبح مستخدمًا لمعلومات الأرشيف. للحصول على شهادة أرشيف ، يجب أن تأتي شخصياً أو ترسل شخصًا معتمدًا يعمل على أساس مستندات التصديق.
ما هي المعلومات المخزنة في الأرشيف
وفقًا لقانون شؤون المحفوظات في المنظمة والهيئات الحكومية والأفراد المشاركين في الأنشطة التجارية ، يجب عليهم تزويد مقدم الطلب بالمعلومات الواردة في الوثائق الأرشيفية. يجب أن تكون هذه الخدمة مجانية.
شهادة الأرشيف هي وثيقة رسمية يتم وضعها على نموذج خاص وتحتوي على معلومات شاملة يطلبها مقدم الطلب. بالإضافة إلى الشهادة ، يحق للمواطنين الحصول على نسخ من الوثائق الأرشيفية المتعلقة بمقدم الطلب. قد تكون هناك حاجة إلى الحصول على مثل هذه المستندات للتقدم إلى سلطات الضمان الاجتماعي ، ووضع مستحقات التقاعد ، والحصول على بعض المزايا.
خصوصية البيانات
وفقًا للقانون ، يجب أن يتم توفير المعلومات الأرشيفية من خلال وصول المستخدم إلى النسخ الأصلية ومحركات البحث. تجدر الإشارة إلى أن جميع المعلومات المخزنة سرية ، وبالتالي يجب أن يقتصر الوصول إليها على دائرة معينة من الناس.
يرتبط هذا الحذر بحقيقة أن بنك المعلومات يحتوي على بيانات شخصية للمواطنين ، ومعلومات حول مكان إقامتهم ، والحالة الزواجية ، والراتب ، والسجل الجنائي وغير ذلك من خصائص السير الذاتية. في هذا الصدد ، لا يُسمح بالحصول على شهادة أرشيفية دون موافقة الفرد. يتعين على العمال الذين لديهم حق الوصول إلى الأرشيف الامتثال لقواعد توفير المعلومات.
أرشيف معلومات المستخدمين
نظرًا لحقيقة أن مجموعة كبيرة من المعلومات مخزنة في الأرشيفات ، يحدث إصدار شهادات الأرشفة لعدد كبير من المستخدمين. وتشمل هذه الكيانات والأفراد القانونيين والموظفين السابقين في المؤسسات وسلطات إنفاذ القانون والضرائب وصناديق المعاشات التقاعدية ووكالات التأمين والمواطنين العاديين.
لكل مستخدم فردي ، هناك قواعد لتوفير المعلومات.
قواعد إصدار شهادات الأرشفة والنسخ والمقتطفات
يتم إصدار جميع المعلومات المطلوبة في الأرشيف على أساس طلب مكتوب. يحدد هذا المستند جوهر الطلب وجميع التفاصيل اللازمة للبحث. يقوم التطبيق أيضًا بإبلاغ البيانات الشخصية لمقدم الطلب والأحرف الأولى والعنوان ورقم الهاتف. يجب أن يوقع الطلب بالتوقيع الشخصي لمقدم الطلب.
يتم إصدار شهادة العمل (المؤرشفة) التي تحتوي على معلومات حول الأقدمية تخضع لأكثر المعلومات دقة حول مكان عمل مقدم الطلب. أيضا في هذه الحالة ، تحتاج إلى تحديد الموقف وفترة العمل. عند تغيير اللقب ، من الضروري كتابة الأحرف الأولى السابقة في الطلب.
يجب تقديم المعلومات المطلوبة من الأرشيف في غضون 30 يومًا من تاريخ تسجيل الطلب. إذا كان هناك حاجة إلى وقت إضافي للحصول على معلومات خاصة ، فإن الأرشيف يخطر مقدم الطلب بتمديد المدة.
ماذا تبدو مساعدة الأرشيف ، نموذج عينة
يجب أن يتم تجميع الشهادة التي تم الحصول عليها من أرشيف الدولة أو من وثائق الموظفين الخاصة بشركة تجارية على الورق ذي الرأسية للمنظمة وأن يكون لها اسم واضح. يمكن مشاهدة نموذج تقريبي لمثل هذا الطلب عند التقديم.
يعتمد ملء مستند الأرشفة على النسخ الأصلية أو النسخ المعتمدة.يجب أن تحتوي شهادة الأرشفة على معلومات دقيقة حول المستندات المستخدمة ، ويجب تقديم المعلومات بترتيب زمني. يتم تسجيل جميع الأسماء المذكورة في الشهادة في شكل موسع ، ويتم إرفاق مقتطفات من الأصل في علامات اقتباس. إذا تم العثور على تباينات في عملية ملء المستند ، فسيتم نقلها إلى الشهادة بالشكل الذي تظهر به في الأصل. تتمتع الشهادة المكتملة بشكل صحيح بالقوة القانونية الكاملة ويمكن تقديمها في شكل أدلة في المحكمة.
ما الانتهاكات التي يمكن أن تجعل وثيقة باطلة؟
قد لا يحتوي مستند الأرشيف الرسمي على تصحيحات أو علامات أو عبارات غير مقروءة. أيضًا ، لا يُسمح بالتعليقات والاستنتاجات الشخصية المختلفة لعمال الأرشيف في النص.
بعد الجزء النصي من المستند يتم أرشفة أرقام السجلات المستخدمة. يتم توقيع شهادة المحفوظات من قبل رئيس المحفوظات أو رئيس قسم شؤون الموظفين ومصدقة بختم. إذا كانت الوثيقة تتكون من عدة صفحات ، فيجب أن تكون كل ورقة معتمدة. يتم إصدار طلب الأرشيف في نسختين ، يتم إصدار إحداها بناءً على الطلب ، ويتم تخزين الثاني في سجل الأرشيف.
إصدار نسخة مؤرشفة من المستند
تقوم المؤسسات الأرشيفية بناءً على طلب المواطنين بإصدار نسخ من الوثائق الأصلية ومقتطفات الأرشيف. مصنوعة كتل المعلومات هذه على ترويسة المنظمة. إذا تم عمل نسخة من مستند تاريخي ، فلا داعي لاستخدام مثل هذا النموذج.
يعد بيان الأرشيف ذا صلة إذا كانت معلومات المصدر في سجل معلومات ضخم. لذلك ، من أجل تحسين العمل ، يشير المقتطف فقط إلى ذلك الجزء من المعلومات التي تهم مقدم الطلب.
يتم إصدار نسخ من المستندات لمقدم الطلب مع خطاب تغطية. في حالة عدم توفر المعلومات المطلوبة في الأرشيف ، يتم الإبلاغ عن سبب عدم تلبية الطلب.
أرشفة شهادة 9 أشكال
نموذج رقم 9 هو وثيقة شعبية إلى حد ما بين السكان. تحتوي هذه الشهادة على معلومات عن الأشخاص المسجلين في شقة معينة ، وعن حجم العقار ، وحقوق المالك وعلاقته الأسرية بأصحاب الأسهم الآخرين.
يمكن المطالبة بمثل هذا المستند في وقت تقديم المستندات للخصخصة أو إثبات حقوق الميراث. في حالة بيع شهادة المحفوظات العقارية رقم 9 غير مطلوب حاليا. للحصول على النموذج رقم 9 ، يجب عليك الذهاب إلى مكتب الجوازات في مكان التسجيل وتقديم جواز سفر وشهادة ملكية المبنى.
في كثير من الأحيان ، يواجه مقدمو الطلبات مشكلة مثل رفض إصدار الشهادة رقم 9 فيما يتعلق بالنتيجة متأخرات الإيجار. في الواقع ، لا يمكن اعتبار مثل هذه الحجة شرعية ، حيث يتعين على موظفي مكتب الجوازات بموجب القانون إصدار مستند بغض النظر عن المتأخرات.
في حالة الرفض غير القانوني ، من الضروري طلب تأكيد خطي لسبب الرفض ، يمكنك أيضًا كتابة شكوى إلى رئيس مكتب الجوازات أو الذهاب إلى المحكمة.
