في المراسلات التجارية ، يكون لكل مستند معنى خاص به وقد يؤثر بطريقة أو بأخرى على العلاقة بين الشركاء. من بين العدد الهائل من الأنواع المختلفة من هذه الوثائق ، يحتل خطاب الاستجابة مكانًا خاصًا.
تصنيف أوراق العمل
في العلاقات بين الطرفين ، يتم حل معظم القضايا كتابةً. وفقًا للقانون ، كما تعلمون ، فإن الاتفاقيات الشفهية غير صالحة. لذلك ، في كل مؤسسة ، المراسلات التجارية. إنها وسيلة مقبولة بشكل عام لتبادل المعلومات نتيجة الاتصالات الرسمية بين مختلف المنظمات والمؤسسات.
تنقسم جميع خطابات العمل إلى فئتين:
- تلك التي تتطلب استجابة إلزامية.
- تلك التي لا تحتاج إلى رد فعل من هذا القبيل.
ينتمي خطاب الاستجابة إلى الفئة الثانية. إنه أحد أنواع المستندات التجارية جنبًا إلى جنب مع خطاب طلب أو معلومات أو تحذير أو عرض أو تذكير أو عرض تقديمي. وعادة ما تستخدم هذه الأوراق المالية في وقت إبرامها وتقديم مزيد من الدعم لمختلف الاتفاقات وغيرها من الاتفاقات بين الطرفين. خطاب الاستجابة ، على عكس الآخرين ، لا يطلب أي شيء ولا يقدم أي شيء. أنه يحتوي فقط على المعلومات التي سبق طلبها من قبل الطرف الآخر.
تأكيد التطبيق
يتم إعداد خطاب استجابة في حالات مختلفة. قد يكون هذا رد فعل على شكوى أو مطالبة أو طلب محدد. علاوة على ذلك ، يمكن أن تكون إيجابية وسلبية. في الحالة الثانية ، ستقدم الوثيقة بالفعل نوعًا من خطاب الرفض. ولكن من الضروري تقديم شرح مفصل للأسباب التي أدت إلى مثل هذا القرار. على سبيل المثال ، يمكننا النظر في الحالة عندما تتلقى الشركة طلبًا كتابيًا رسميًا لتصنيع نوع معين من المنتجات لفترة محددة. إذا كان هذا التعاون مرغوبًا فيه للمؤسسة ، فمن الضروري الاستجابة على الفور. الجواب تعسفي. يمكن أن تبدأ بالكلمات: "سنكمل" أو "سننتج". من الأفضل الإشارة إلى تاريخ الشحن ، مع مراعاة الوقت اللازم لإنتاج البضائع ونقلها إلى المستودع. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري النص على شروط الدفع ، لأنه يمكن للعميل الاعتماد على عدة مراحل. علاوة على ذلك ، يبقى فقط لحساب المبلغ الإجمالي وتقديم التفاصيل الخاصة بك والتي سيقوم العميل بإجراء تحويلات مالية لها. عادة ما يتم توقيع هذه الوثيقة من قبل المدير وكبير المحاسبين ، وفي النهاية يتم الإبلاغ عن إحداثيات المدير التنفيذي المباشر.
المراسلات مع الأفراد
بعض الشركات ، بحكم طبيعتها ، لها اتصال مباشر مع الأفراد. يمكن أن تكون هذه مؤسسة تعمل في قطاع الخدمات ، أو شركة تنتج السلع الاستهلاكية. يمكن أن تأتي المعلومات ذات الطبيعة المختلفة ، الإيجابية والسلبية على حد سواء ، على عنوان هذه المؤسسة من المواطنين. ومع ذلك ، فإنه يتطلب استجابة مناسبة واستجابة إلزامية. في مثل هذه الحالات ، لا يمكنك قصر نفسك على محادثة شخصية أو مكالمة هاتفية. يجب إعطاء المواطن توضيحا كاملا حول جميع القضايا التي تهمه. يجب أن يكون هذا استجابة مفصلة لهذه الرسالة.
يجب أن تفي عينة من هذا المستند بمتطلبات معينة:
- لأية مراسلات تجارية ، من الأفضل استخدام النموذج الرسمي.
- من الضروري مراعاة خصوصيات تجميع هذه المستندات.الشيء الرئيسي هو أنه ينبغي كتابتها وفقًا لقاعدة التوازي المعروفة ، وهي تحتوي على نفس المفردات واللغات اللغوية التي استخدمها المؤلف البادئ. هذا سوف يزيد من التفاهم المتبادل.
- تأكد من عمل رابط إلى خطاب الطلب ، مع الإشارة إلى رقمه وتاريخه.
- من الأفضل أن تبدأ النص بالعبارة: "إلى رقم رسالتك ..." أو "استجابة لطلبك ..." أو "نعلمك ...".
فيما يلي بيان للحقائق واتخاذ قرار نهائي.
رسمي بدقة
إذا كنت تريد الإجابة على الخطاب الرسمي ، فأنت بحاجة إلى القيام بذلك بشكل صحيح. يجب أن نتذكر أن مثل هذا النداء يجب أن يكون مؤدبًا وصحيحًا بالتأكيد. لا تنسى محو الأمية كذلك. من السخف أن نرى أخطاء واضحة في المعلومات المقدمة من قبل منظمة حسنة السمعة.
من البداية ، تتم طباعة العنوان في الزاوية اليمنى العليا. إنها نسخة طبق الأصل من ما هو موضح على الظرف. يتم تقديم الإجابة دائمًا لنوع من الطلبات ، لذلك ، في ختم التسجيل في أعلى اليسار ، يجب ملاحظة تفاصيلها الأصلية (رقم وتاريخ المغادرة). ثم يأتي نداء قصير إلى المرسل إليه (يمكنك ببساطة الإشارة إلى اسم العائلة بدون الأحرف الأولى). يجب أن يحتوي النص على تفسيرات مفصلة بشأن مشكلة الاهتمام. كحجج ، يجب استخدام البيانات التي تم التحقق منها فقط. في أي حال من الأحوال لا يمكن الاعتماد على الشائعات والمضاربة. إذا لزم الأمر ، يمكنك استخدام مقتطفات من اللوائح مع المواد ذات الصلة. يقوم مدير المؤسسة بالتوقيع على هذا المستند ، ويتم تقديم ملاحظة أقل قليلاً مع بيانات اسم ورقم هاتف المسؤول التنفيذي.
