خطاب الخدمة: قواعد التصميم والتوصيات المتعلقة بالتجميع

في مقالتنا نريد أن نتحدث عن الرسائل. بعد كل شيء ، فهي الطريقة الأكثر شيوعًا لتبادل المعلومات. في الحياة اليومية وفي العمل ، لا يمكنك الاستغناء عنها.

ما هو خطاب الخدمة

الخطاب هو الاسم الشائع للوثائق التي تختلف اختلافًا كبيرًا في المحتوى ، والتي تعمل كوسيلة للتواصل بين الهياكل والمنظمات المختلفة تمامًا في عملية أنشطتها.

الرسائل عبارة عن أوراق متحدة في مجموعة كبيرة واحدة عن طريق طريقة النقل - عن طريق البريد. يتراكم عدد كبير منهم في أي منظمة. وهي مقسمة إلى المنتهية ولايته واردة.

يمكن ذكر كمية كبيرة جدًا من المعلومات في خطابات: رغبة ، تحية ، أي شيء. يتم إصدارها على نماذج A4 المتخصصة. في الحالات التي يكون فيها الحرف صغيرًا ولا يحتوي على أكثر من سبعة أسطر ، يجوز استخدام التنسيق A5.

يجب أن تكون مؤرخة أي وثيقة ، وبالتالي رسالة ، أيضا. تاريخه هو يوم التوقيع.

جعل خطاب الخدمة

تم بناء خطاب وفقًا لنظام معين:

1. مقدمة. إنه يشير إلى دوافع وأسباب كتابة المستند والحقائق وارتباطات الأحداث السابقة وقرارات المنظمات العليا.
2. الأدلة. إنه يحدد الأساس المنطقي لكل ما هو مدرج في المستند.
3. الاستنتاج. يستخلص النتائج ، ويطرح المقترحات والطلبات والمتطلبات.

يكون هذا الخيار ممكنًا أيضًا عندما يحتوي خطاب الخدمة على الجزء الأخير فقط دون أي تفسير.

كقاعدة عامة ، لا تحتوي الرسائل على مجلدات كبيرة ، وعادة ما تكون حوالي صفحة واحدة.

الغرض من التجميع

الغرض من أي خطاب هو الدافع. لذا ، يجب أن يكون المحتوى واضحًا ومفهومًا وموجزًا ​​، دون معلومات غير ضرورية وغير ضرورية. هناك العديد من القواعد التي يجب اتباعها عند معالجة المستند.

تكرس رسالة الأعمال الرسمية لقضية واحدة. يعمل ذلك على تبسيط المعالجة الإضافية ، مما يتيح لك تسريع التنفيذ داخل المؤسسة.

يتم تقديم النص في الشخص الثالث والمفرد. على سبيل المثال: "في المستقبل القريب ، تخطط المدرسة ...".

لرئيس المنظمة الحق في التوقيع على أي وثيقة رسمية ، وبالتالي يتم نقل الصلاحيات ، وخلال غيابه ، إلى المدير المؤقت.

حاليًا ، يمكن إرسال خطاب الخدمة ليس فقط عن طريق البريد ، بل يوجد أيضًا التلغراف والفاكس وبالطبع بريد الإنترنت ، وهو الخيار الأكثر ملاءمة وشعبية.

متطلبات إعداد وتنفيذ الوثيقة

بغض النظر عن الطريقة التي يتم بها إرسال المستند ، يخضع إعداد خطاب الخدمة لمتطلبات التصميم الموحدة. فهي غير معقدة وقد تكون المعرفة ببعض الفروق الدقيقة مفيدة في وقت ما.

دعونا نلقي نظرة على كيفية كتابة خطاب الخدمة. ويرد مثال أدناه.

هذه هي الطريقة التي يتم بها وضع خطاب مماثل.

تفاصيل البنك

الخطاب الرسمي هو الاسم العام لمجموعة كبيرة من مستندات العمل الضرورية للتواصل بين المؤسسات فيما بينها وبين المواطنين العاديين. أنها تحتوي على العناصر المطلوبة في التصميم.

تفاصيل خطاب البنك:

1. التاريخ.
2. رقم الرسالة.
3. روابط إلى أرقام التسجيل وتواريخ تلك الوثائق التي تتم كتابة الإجابة عليها.
4. عنوان النص في عبارة واحدة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب الإشارة إلى المكونات الفردية للتفاصيل بشكل صحيح:

1. اسم الشركة.
2. الوحدة الهيكلية.
3. موقف المقاول.
4. اللقب والأحرف الأولى.
5. عنوان المستلم

في حالة توجيه الخطاب إلى عدة أشخاص أو منظمات ، يرجى الإشارة أولاً إلى المستلم الرئيسي (عنوانه) ، ثم الباقي.

خدمة رسالة التصنيفات

يمكن تصنيف خطابات الخدمة وفقًا لأسباب مختلفة تمامًا ، والتي قد تكون مرتبطة بالغرض والمحتوى والأهمية والإلحاح وحالة المرسل إليه.

بشكل عام ، يمكن تقسيم جميع خطابات العمل إلى الأنواع التالية:

1. دعم.
2. رسالة طلب.
3. المعلومات.
4. الإعلان.
5. الضمان.
6. لطموحا.
7. التحكيم.
8. رسائل تذكير.
9. رسائل تأكيد.
10. خطابات الطلب.
11. خطابات الإخطار.

هذا التصنيف هو الأكثر عالمية. دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعض أصناف الكتابة التجارية.

رسالة الغلاف

خطاب غلاف - مستند يُبلغ المتلقي به بأنه قد تم إرسال أي أوراق إليه ، وربما يتم شرح أو توضيح شيء ما. مثل هذه الرسالة لا تحتوي على جزء العنوان.

كقاعدة عامة ، يبدأ هذا المستند بالكلمات: "نحن نرسل لك ..." ، "نعلمك ..."

في الوقت نفسه ، قد يتم أيضًا احتواء أي معلومات إضافية تتعلق بحالة الإنتاج أو الإدارة. على سبيل المثال: "وفقًا للاتفاقيات ..."

قد يحتوي نص هذا المستند على توضيحات أو طلبات بخصوص تلك المواد المرفقة برسالة الغلاف. وضعت على شكل. بالإضافة إلى جميع التفاصيل المذكورة أعلاه ، ينبغي أن تحتوي على ملاحظة حول وجود التطبيقات.

خطاب دعوة

في مثل هذا المستند ، تتم دعوة المرسل إليه للمشاركة في هذا الحدث. يمكن إرسال هذه الرسالة إلى شخص معين أو منظمة معينة. وهي تبدأ بالعبارات: "نطلب منك زيارة ..." ، "نحن ندعوك إلى ...". تكشف الوثيقة عن جوهر الحدث المرتقب مع الإشارة الإلزامية لتاريخ الحدث ووقته ، وكذلك شروط المشاركة فيه.

خطاب معلومات

هذا النوع من الكتابة شائع جدا. أنه يبلغ مرسل المعلومات الرسمية. وكقاعدة عامة ، هذه الرسائل نموذجية تمامًا وترسلها هياكل الإدارة إلى المنظمات التابعة. قد تشير إلى أحكام تشريعية محددة ومقترحات وتوصيات.

بالمناسبة ، قد تحتوي النشرات الإخبارية على مرفقات. حجم المستند ، كقاعدة عامة ، لا يتجاوز عدة صفحات. يتم التوقيع عليها من قبل رئيس المؤسسة.

خطاب ترويجي

يعد هذا أيضًا نوعًا من خطاب المعلومات ، ولكنه موجه إلى شخص أو مؤسسة معينة ، ويحتوي على وصف تفصيلي للسلع والخدمات. يحتوي نص الرسالة على معلومات مفصلة. هدفها النهائي هو تشجيع اقتناء المرسل إليه.

خطاب ضمان

هذه وثيقة تحتوي على التزامات أو تأكيد لها. وهي موجهة إلى أفراد معينين ومنظمات. ما هي الضمانات التي نتحدث عنها؟ على سبيل المثال ، ضمانات لدفع البضائع والإيجار والخدمات وشروط العمل. يتم توقيع مثل هذه الرسالة ، كقاعدة عامة ، من قبل شخصين - المدير وكبير المحاسبين ، ومصدقة أيضًا بختم.

خطاب مطالبة (شكوى)

هذا خطاب عمل يحتوي على معلومات حول اكتشاف عدم الامتثال ، على سبيل المثال ، للمنتج مع تلك المعايير المذكورة في العقد. الغرض من هذا المستند هو التعويض عن الخسائر المتكبدة في انتهاك للأحكام التعاقدية. يجب تقديم مطالبة كتابية. لا يوجد شكل واحد من هذه الرسائل في الممارسة العملية ، ولكن هناك عناصر إلزامية يجب مراعاتها.

يجب أن تحتوي المطالبة على المعلومات التالية:

1. العنوان الكامل للمنظمة حيث يتم إرسال المستند.
2. يشار إلى الأسباب (إشارة إلى الضمان ، العقد).
3. متطلبات محددة (إعادة البضائع ، المال ، تخفيض السعر).

يتم إرسال المطالبة عن طريق البريد المسجل أو عن طريق خطاب استلام التسليم.ويشمل نسخا من جميع الوثائق التي تؤكد أن المرسل هو الصحيح. من الأفضل الاحتفاظ باستلام البريد.

تبدأ الرسالة دائمًا بعبارة: "نحن نرسل لك شكوى ..."

تحقيق

خطاب طلب - مستند عمل تم إرساله للحصول على معلومات رسمية. يحتوي النص على تبرير واضح للحاجة إلى المعلومات. قد تكون هذه روابط للقوانين واللوائح. يتم توقيع الرسائل من قبل مسؤول رسمي معتمد.

خطاب الطلب يتضمن رسالة استجابة. يتم إعطاء وضع خاص للطلبات المرسلة من قبل السلطات.

رسالة تذكير

هذه وثيقة تُستخدم في الحالات التي لا تفي فيها المنظمة بواجباتها الوظيفية ، ولكنها تعمل ببساطة كدور وسيط. كقاعدة عامة ، تتكون الرسالة من عدة أجزاء. يشير أولها إلى مستند يتم فيه تثبيت الالتزامات. وفي الثانية - طلب لتنفيذ أي إجراء.

رسالة الإخطار

مثل هذه الوثيقة تبلغ عن الأحداث (العامة). يتم إرسال الرسائل إلى عدد كبير من المنظمات أو الأشخاص لمشاركتهم ومشاركتهم. يمكن أن يعلموا ليس فقط حول الأحداث والمكان والزمان ، ولكن أيضا في نفس الوقت دعوة للمشاركة. قد تحتوي الرسالة على مرفقات ، على سبيل المثال ، استبيان المشارك ، وبرنامج الحدث. كقاعدة عامة ، يتم إرسالها إلى قائمة كاملة من المستلمين ، مما يعني أن المرسل إليه غير موضح. يتم توقيع خطاب من قبل الشخص المسؤول عن الحدث.

بدلا من الكلمة الأخيرة

في مقالتنا ، درسنا أنواع الرسائل التجارية الأكثر استخدامًا ، وكذلك الفروق الدقيقة في كتابتها. بعد دراستك للموضوع قليلاً ، يمكنك الآن التنقل فيه بحرية وعدم الشعور بالارتباك إذا تم الاتصال بك مع اقتراح: "إنشاء خطاب خدمة". كما ترى ، هذا ليس بالأمر الصعب ، خاصة إذا كنت تتذكر كل المتطلبات والتفاصيل الأساسية لكتابة مستند. مثال على كيفية إعداد خطاب خدمة (نموذج) ، قدمنا ​​في المقالة. حظا سعيدا