ظهرت كلمة إنجليزية جديدة "المكتب الخلفي" في الحياة اليومية الروسية. ما هذا ما هي الوظائف التي تؤديها؟ في أي الشركات توجد؟ دعونا نحاول أن نفهم بمزيد من التفصيل.
المكتب الخلفي. ما هذا
هذه الوحدات موجودة في العديد من المنظمات. المكتب الخلفي هو قسم أو إدارة شركة لها وظائف معينة. فهو يقع في حوالي الروتينية والإدارية والخدمات. تقليديا ، وتشمل وظائف أيضا تكنولوجيا المعلومات (الإدارة وخدمات الدعم) ، والموارد البشرية والمحاسبة.
في بعض المؤسسات ، يتم تحديد توجيهات العمل الإضافية التي يجب أن يقوم بها المكتب الخلفي بشكل منفصل. ما هذا غالبًا ما يعمل موظفو هذا القسم في المحاسبة الإحصائية والتحليلية للمبيعات والمشتريات وأرصدة المخزون والحفاظ على الأرشيف.
إذا كان هذا المكتب الخلفي هو أحد أقسام البنك ، فإن الوظائف تشمل عمليات المقاصة ، وخدمات التسوية النقدية الحالية ، وما إلى ذلك.
تاريخ المكتب الخلفي
في المراحل الأولية لتطوير الأعمال ، كان تصميم أي شركة خاصًا. احتلت المقدمة من قبل ما يسمى المكتب الأمامي. تم ذلك بحيث أتيحت للعملاء الفرصة للعثور على الموظف المناسب بسرعة وسهولة. وبطبيعة الحال ، استثمرت الإدارة بكثافة في هذه الغرفة ، مما أدى إلى إصلاحات باهظة الثمن والتنظيف والمفروشات. كان ينبغي أن يكون للمكتب الأمامي أفضل انطباع ، لأنه "الوجه" لأي شركة.
يجب أن يكون موظفوه متسقين في أسلوب الملابس والسلوك. هذا هو الجانب العام من أي شركة.
في الخلفية ، يقع المكتب الخلفي تقليديا. هذا هو المكان الذي تم فيه إنتاج نفسه ، وكان هناك نظام من المباني الإدارية ، والإدارات المختلفة والمستودعات ، وما إلى ذلك.
لذلك ، كانت هذه المناطق تقليديا قذرة ، قاتمة وليست جيدة الإعداد. لم تكن مراقبة قابلية هذه المباني موضع مراقبة كبيرة ، حيث لم يظهر العملاء فيها. بطبيعة الحال ، لا يتم فرض أي متطلبات خاصة على ظهور الموظفين. تم إيلاء المزيد من الاهتمام للمهارات المهنية.
أثبت هذا التقسيم للمكتب إلى قسمين كبيرين يؤديان وظائف مختلفة نفسه جيدًا وموجودًا حتى يومنا هذا.
يقوم موظفو المكتب الأمامي بإنشاء "صورة" جميلة للشركة. في الوقت نفسه ، بفضل موظفي المكتب الخلفي تقوم الشركة بتطوير وازدهار. لماذا؟ دعنا نلقي نظرة.
أهمية وأهمية المكتب الخلفي لتطوير الشركة
تدل الممارسة على مدى أهمية دور هذه الوحدة بالنسبة للمنظمة.
أولاً ، يساعد المكتب الخلفي في الحفاظ على سمعة الشركة في بيئة تنافسية عالية. بطبيعة الحال ، إذا كان الموظفون يؤدون واجباتهم بشكل جيد وواضح. في الواقع ، بالنسبة لأي عميل ، فإن المعيار الرئيسي لشركة جيدة هو خدمة جيدة. بفضل موظفي المكتب الخلفي ، يتم تنفيذ دورة كاملة من عملية معينة.
ثانياً ، يتم إدارة المخاطر أيضًا بواسطة المكتب الخلفي. ماذا يجلب هذا للشركة؟ إن موظفي هذا القسم هم الذين يقومون بإعداد التقارير وتحديد البيانات والعوامل وإجراء العمليات الحسابية بناءً على القرارات الإدارية التي يتم اتخاذها. لذلك ، فإن صحتها ودقتها مهمان جدًا لمستقبل الشركة. الموظفين يقومون بعمل مسؤول للغاية ، والحد بشكل كبير من المخاطر.
ثالثًا ، تعمل خدمة المكتب الخلفي أيضًا على تطوير طرق جديدة للادخار و مقترحات الترشيد. بطبيعة الحال ، لا يربح الموظفون الموارد المالية للشركة بشكل مباشر. لكن يمكنهم التأثير بشكل غير مباشر على هذه العملية.
المكتب الخلفي في البنك
إنها وحدة محاسبة تشغيلية. بفضل عمله ، يتم ضمان أنشطة الإدارات الرئيسية.
يشارك المكتب الخلفي في المحاسبة وتسجيل المعاملات مع الأوراق المالية ، وإدارة الالتزامات والأصول ، وكذلك التسويات مع العملاء. ولكن هذه ليست سوى غيض من فيض.
يقوم المكتب الخلفي بعمليات تجهيز القروض. بالإضافة إلى ذلك ، يشارك الموظفون غالبًا في فتح الحسابات ومسك الدفاتر وإدارة المخاطر.
المكتب الخلفي. تنفيذ وثائقي ودعم المعاملات في سوق الأوراق المالية
في البنوك ، يتكون المكتب الخلفي غالبًا من عدة أقسام. خاصة إذا كانت المنظمة تقوم بعدد كبير من المعاملات في سوق الأوراق المالية. واجبات الموظفين تشمل المعالجة الإلكترونية والوثائقية ، ودعمهم. دعونا نتناول هذا بمزيد من التفصيل.
أولاً ، يحتفظ موظف المكتب الخلفي بسجل للمعاملات ، ويضع عقدًا لبيع الأوراق المالية لمصدر معين.
بعد ذلك ، عملية إعادة تسجيل الأوراق المالية. هذا هو نقل الملكية. لبدء هذه العملية ، يحتاج موظف المكتب الخلفي إلى إصدار أمر نقل وإضفاء الشرعية على المعاملة الحالية.
بعد إجراء إعادة التسجيل واستلام وثيقة داعمة ، يتحكم الموظف في عملية التسوية النهائية.
موظف المكتب الخلفي لديه مسؤولية كبيرة جدا. إذا كان هناك أدنى عدم دقة في عملية الأوراق ، يتم التعرف على المعاملة غير صالحة. نتيجة لذلك ، سيعاني العميل ، وستتكبد الشركة خسائر كبيرة.
بالإضافة إلى ذلك ، يشارك المكتب الخلفي في المعاملات التحليلية (الداخلية) بين الإدارات في المنظمة في نظام إعادة توزيع الموارد المالية.
بالنسبة إلى مجال التجارة في السنوات الأخيرة ، فإنهم يستخدمون غالبًا مجموعة متنوعة من برامج التشغيل الآلي في المكتب الخلفي.
مكتب البيع بالتجزئة
عند تنظيم الأعمال التجارية ، يواجه المدير العديد من المشكلات. من الضروري تزويد قاعة التداول بالسلع وأتمتة محاسبة المستودعات في المؤسسة وإدارة التسعير والتفاعل مع الموردين والفروع.
لحل هذه المشاكل وغيرها الكثير ، كما لوحظ ، هناك برامج خاصة للمكتب الخلفي.
في نظام البيع بالتجزئة ، سيساعد موظفو هذه الوحدة على التحكم في وصول وإطلاق البضائع ، وشطبها ونقلها ، وإعادة تقييمها ، وتحقيق عوائد ، ونقد العمليات المصرفية العمل مع المعدات التجارية.
يمكن أن يكون لحزمة البرنامج تكوينات مختلفة: البيع بالتجزئة غير الغذائي ، المتجر ، المتجر أو السوبر ماركت. هناك حاليا خيار.
شبكة المكتب الخلفي
مجالات العمل الرئيسية في تداول الشبكات هي:
- إجراء تغييرات وإضافات لمجموعة كبيرة من السلع ؛
- تبادل البيانات بين الإدارات ؛
- محاسبة مركزية
- الحصول على تقارير تشغيلية حول عمل الفروع ، إلخ.
لتسهيل العمل وضمان تفاعل المكتب مع شبكة من المنافذ ، يستخدمون غالبًا إصدارًا تلقائيًا من المكتب الخلفي. تسمح هذه البرامج للمنظمة بالعمل بشكل أكثر كفاءة وسرعة.
المكتب الخلفي في تقديم الطعام
عمل موظفي تقديم الطعام في المكتب الخلفي هو عمليات مستمرة بشكل رئيسي. وهي تشمل عادة ما يلي:
- ارتكاب عمليات إلزامية روتينية ؛
- إجراء محاسبة السلع والمستودعات ؛
- عملية التحكم في إنتاج الأطباق ؛
- جمع البيانات وتحليلها ؛
- إعداد التقارير.
بناءً على حجم المنظمة ودورانها ، يتراوح المكتب الخلفي في التجارة عادة من ثلاثة إلى ثلاثة عشر إلى خمسة عشر شخصًا.
حاليا ، كما لوحظ ، هناك أنظمة آلية لتسهيل تنفيذ العمليات التي يجب على الموظفين القيام بها. هذه ، بالطبع ، هي لحظة إيجابية لرئيس المنظمة. ولكن ليس دائما للعمال. تدل الممارسة على أن اقتناء الأنظمة الآلية التي تؤدي معظم أعمال المكتب الخلفي يؤدي إلى تخفيض عدد الموظفين.
