التقرير المسبق - النموذج AO-1 - المستند الأساسي لتأكيد الأموال التي تم إنفاقها والتي دفعها في وقت سابق الأشخاص الخاضعون للمساءلة. يتم إصدار المبلغ الوارد في التقرير للأغراض التالية:
- مصاريف السفر
- مصاريف احتياجات العمل والتشغيل ؛
- سداد مصاريف السفر التي تكبدها الموظف.
الدفعة المقدمة
يتم إصدار الدفعة المقدمة بناءً على توجيهات مدير المؤسسة ، مع بيان قائمة الموظفين الذين تم تخصيص الأموال لهم ، والتوقيت ، والأهداف والمبلغ. يتم منح الأموال للمسافرين بغرض العمل بناءً على طلب لإرسالهم في رحلة.
يملأ النموذج شخص مسؤول. يتم تقديم المستندات التي تثبت النفقات. يتحقق المحقق من إكمال تقرير المصاريف ، ويقوم بإصلاح مستندات المصاريف في شكل AO-1 ويرسل النموذج للتوقيع إلى الرأس.
يتم إرجاع باقي المبلغ إلى أمين الصندوق للمؤسسة. في حالة عدم العودة ، يتم خصم الأموال من راتب الموظف ، المادة 137 قانون العمل في الاتحاد الروسي (خصم من الأجور لسداد ديون لصاحب العمل).
قواعد لملء وثيقة مسبقة
تقرير حساب هو وثيقة ثنائية. يشار على جانب الغطاء اسم المنظمة ، ورقم النموذج ، وتاريخ الانتهاء. يتم إدخال الأحرف الأولى من الموظف ، الإدارة ، الإدارة (إن وجدت) ، حيث يعمل الموظف ، رقم الموظفين ، الوظيفة.
يجب أن يتوافق الغرض من المبلغ مع الغرض في ترتيب معالجة الأموال.
الجزء الأيسر من النموذج هو معلومات حول رصيد الدفعة المقدمة والمبلغ الذي تم إنفاقه بالفعل. خط 1A للعملة الأجنبية. انعكاس الأموال في شكل AO-1 وسداد الديون بالعملة الأجنبية يحدث في سعر صرف البنك المركزي للاتحاد الروسي في تاريخ توقيع تقرير المصاريف.
يسرد الجانب الخلفي من النموذج المواد الاستهلاكية: ملاحظات الشحنة ، وثائق السفر و إيرادات التجارة الأفعال وغيرها من الأوراق. حدد الرقم والتاريخ والاسم والمبلغ بالروبل والعملة الأجنبية (إن وجدت).
خلاصة القول هي توقيع الشخص المسؤول.
نمط الكتابة
يتم ملء نموذج AO-1 من قبل كل من موظف المنظمة الذي تلقى الأموال والمحاسب.
كيف يبدو تقرير المصاريف؟ يتم عرض مثال لملء موظف في المؤسسة في الصورة أعلاه. يشير الموظف الموجود في الجانب الأمامي من المستند إلى اسم الشركة والأحرف الأولى والمركز ورقم الموظفين والغرض من الدفعة المقدمة (مصاريف الضيافة أو الأعمال) وتاريخ التقرير.
على الجانب الآخر ، يملأ الموظف الأسطر التالية:
- الفقرة 1 - الرقم التسلسلي للوثيقة التي تؤكد التكاليف ؛
- العمود 2 - تاريخ إعداد وثيقة الإنفاق: عند حدوث الشراء ، الرحلة ؛
- العمود 3 - عدد الشيك أو بوليصة الشحن أو التصرف الذي يؤكد التكاليف ؛
- الفقرة 4 - نوع هدر الأموال: النفقات الكتابية ، الأجرة ؛
- السطر 5 و 6 - المبلغ بالروبل والعملات الأجنبية وفقا للتقرير.
يشار إلى المبلغ الإجمالي في السطر "الإجمالي" ، الفقرة 5 أو 6.
يتم إرسال النموذج المكتمل مع المواد الاستهلاكية إلى قسم المحاسبة.
ماذا يتم تضمينه في تقرير المصاريف؟ يتم عرض عينة من المحاسب الذي يملأ الشركة في الصورة أعلاه. المحاسب يوقع استلام نموذج AO-1 من الموظف. يجب أن تحمل الورقة تاريخ تقديم الاستمارة. يتم تسليم الإيصال إلى الشخص المسؤول.
بعد التحقق من صحة المستند وإنفاق المبالغ ، يملأ المحاسب السطور:
- العمودين 7 و 8 - الأموال في روبل والعملات الأجنبية المقبولة للمحاسبة.
- البند 9 - أرقام حسابات الحسابات التي يتم خصمها من المبالغ المنفقة.
يتم ملء عنوان النموذج. يحتوي تقرير المصروفات على معلومات حول مسألة الأموال: رقم وتاريخ الوثيقة التي صدرت بها المبالغ.يتم وضع معلومات حول الرصيد أو الإنفاق الزائد عن التقدم السابق.
في العمود "المحاسبة" على عنوان النموذج يشير إلى معلومات حول الخصم والائتمان. المعلومات مأخوذة من السطر 9 في الجزء الخلفي من النموذج.
يتحقق من صحة الحسابات الحسابية ، والأوراق. يتم تقديم النموذج للتوقيع إلى مدير الشركة.
بعد الموافقة على النموذج ، يتم شطب المبلغ الصادر والتسوية النهائية مع الموظف.
يتم إرجاع باقي المبلغ المدفوع إلى مكتب النقد الخاص بالشركة بناءً على أمر الاستلام. يتم دفع مبالغ زائدة من قبل الشركة ل مذكرة حساب نفقة.
إذا لم يقم الموظف بإرجاع باقي المبلغ وفقًا للوثيقة السابقة ، فلا يمكن إصدار سلفة جديدة له.
تقرير الموعد النهائي
عند العودة من رحلة عمل ، يقدم الموظف تقرير حساب. الموعد النهائي لتقديم وثيقة في غضون ثلاثة أيام. 10 أيام - إذا كانت هناك رحلة خارجية. في حالة عدم تقديم النموذج ، يتم تسجيل انتهاك ل الانضباط النقدي.
إذا وجدت دائرة الضرائب أن الأمر لم يتم اتباعه ، فقد يحاول المفتشون تغريم المنظمة بموجب المادة 15.1 من قانون المخالفات الإدارية المتعلقة بالانتهاكات الإدارية. على الرغم من أن القانون لا ينص على المسؤولية.
السيطرة على الأموال المخصصة هي مهمة المؤسسة.
الوثائق بلغة أجنبية
إذا قام الموظف ، عند وصوله من رحلة عمل في الخارج ، بتقديم مستندات تثبت إنفاق الأموال بلغة أجنبية ، فمن الضروري إجراء الترجمة بين الخطين.
يحكم البند 9 من نظام الامتثال للمحاسبة أنه يجب ترجمة الأوراق المالية بلغة أجنبية. يمكن إجراء ترجمة المستندات الأساسية بواسطة أي موظف يعرف لغة أجنبية. يشار فقط الأرقام بالضبط. لا يمكن كتابة المعلومات المتبقية حرفيًا.
يتم اعتماد تقرير مسبق مع ترجمة من قبل كبير المحاسبين في المنظمة أو أي شخص آخر مفوض.
تعبئة نموذج التقرير بنسخة واحدة. يشارك ثلاثة أشخاص على الأقل في إعداد النموذج: شخص مسؤول ، ومحاسب ، ومدير.
