Quelles sont les règles de base du workflow?

La gestion des documents est l'un des domaines de travail importants avec les papiers pour le travail de gestion. Pour qu'ils puissent parcourir le chemin le plus court et atteindre la destination finale le plus rapidement possible, le flux de travail doit être organisé de manière appropriée, conformément aux règles de flux de travail établies.

Concept

Par gestion documentaire, on entend le processus, à la suite duquel il existe une compilation, une coordination, une réception et un transfert, leur envoi.

D'autre part, il représente le mouvement et le mouvement des titres à partir du moment où ils se produisent jusqu'à ce qu'ils soient envoyés aux archives (ou reçus).

Toute la documentation peut être représentée dans trois catégories:

• le courrier entrant provient de l'environnement externe;
• sortant entre dans l'environnement externe;
• internal est créé dans l'entreprise elle-même et reste dans ses limites.

Les catégories présentées déterminent les flux de documents dans des entreprises ayant des orientations différentes (horizontale et verticale).

Parmi les principales formes de flux de travail, les suivantes sont possibles.

Principes de base

Il existe 4 principes de base du flux de travail.

La violation d'au moins un des principes entraîne la destruction de l'ensemble du système de circulation des documents.

Règle principale

Considérons la règle de base du flux de travail.

La gérer est un processus technologique difficile, caractérisé par divers paramètres liés à l'ensemble du travail de l'organisation. La principale caractéristique du flux de production est la trajectoire du mouvement, qui couvre toutes les situations sur la trajectoire du document, du moment de sa création (ou de sa réception) au moment de son application. Il est très important de consacrer beaucoup de temps à la communication. D’où la principale règle du maintien du flux de travail de l’organisation: leur transfert effectif le long du chemin le plus court et le plus direct avec le moins de temps perdu.

Autres règles

Lors de l'organisation du travail, vous devez suivre les règles de base suivantes pour l'organisation du flux de travail:

• la plus grande réduction de cas de transfert de documents inutiles et irrationnels (en raison de l'exclusion des opérations technologiques de traitement du papier et des unités de gestion qui ne sont pas une conséquence des besoins de l'entreprise elle-même);
• exclusion ou limitation du retour le plus important des documents (pendant le traitement - exécution et émission, pendant leur préparation - vérification et approbation, etc.);
• la plus grande cohérence des priorités et du traitement des principales catégories de documents, à condition que chaque mouvement de ceux-ci soit déterminé.

La mise en œuvre de ces principes vous permet d'incarner le principal mécanisme organisationnel de l'entreprise: la spécialisation, la capacité d'effectuer de manière centralisée des opérations technologiques homogènes.

Le respect des règles générales du workflow vous permet de mieux traiter les documents de l'appareil de gestion en:

• flux de travail ordinaire, l’élimination des opérations cycliques associées à la préparation et au traitement des papiers;
• la circulation des documents, en veillant à ce qu’ils se déplacent uniformément et en favorisant une charge de travail proportionnelle.

Règle n ° 1 - Réception et envoi centralisés

Parmi les règles en matière de paperasserie et de flux de travail, la plus importante est la nécessité de la centralisation. En d'autres termes, tout document de l'organisation, à la fois entrant (quel que soit le mode de livraison) et sortant (à l'exception de ceux reçus ou envoyés par fax et par courrier électronique et liés à des artistes interprètes spécifiques), doit être traité dans un service responsable - le secrétariat ou le service administratif. unité (bureau). En conséquence, vous pouvez résoudre plusieurs problèmes à la fois:

• libérer les services et départements restants de l'organisation des tâches techniques (vérification des documents entrants, ouverture ou fermeture des enveloppes, marquage du courrier ou des télécopies)
• augmenter la productivité de l’utilisation du matériel de bureau au bureau (photocopieuse, télécopieur, marquage et autres machines utilisées pour le traitement de documents).

Dans une forme centralisée de travail de bureau, le traitement du papier est concentré dans les services de bureau et les départements de la structure sont exemptés des tâches de bureau (enregistrement et comptabilité, stockage de fichiers, etc.).

Une forme décentralisée de flux de travail implique que les unités structurelles de l'organisation effectuent un travail de bureau avec elles. Habituellement, cette forme est justifiée en cas de fragmentation territoriale de l'organisation.

Sous forme mixte, une partie de la paperasse est faite par le service de bureau et une partie par unité. Le plus souvent, sous une forme mixte, certains documents sont enregistrés, contrôlés, regroupés dans une entreprise et stockés par le service de bureau. Il s’agit principalement de titres acquis par la direction et en provenant. Les documents relatifs aux problèmes relevant de la compétence des départements sont enregistrés, contrôlés, exécutés et stockés dans les divisions structurelles de l'entreprise.

Règle n ° 2 - Exclure les déclarations abusives

Le flux de documents doit être organisé de manière à ce qu'ils ne retournent pas au service, qui est déjà passé. Les seules exceptions sont les situations justifiées par des impératifs commerciaux. Par exemple, un document à signer par un responsable passe inévitablement par son secrétaire à deux reprises, car il sert plus particulièrement d’intermédiaire entre le responsable et les responsables.

Règle de flux de travail n ° 3 - étude préliminaire des entrées

Dans la masse totale des documents entrants, vous devez choisir le plus fondamental et le plus important pour l'organisation et les étudier en premier. Si les informations qui y figurent peuvent être examinées par un adjoint ou un autre employé compétent, il est préférable de lui envoyer directement un document, en contournant le responsable. Pour que la méthode de transfert puisse être trouvée avec précision, elle doit être examinée par un employé de bureau compétent qui connaît la structure organisationnelle, les fonctions des unités et les compétences des responsables et des employés.

Règle numéro 4 - l'enregistrement des documents a lieu une fois

S'il est entré dans le département de la gestion des affaires (secrétariat), s'il a été enregistré et après avoir étudié le responsable (ou l'adjoint) dans l'un des départements, il n'a pas besoin d'être réenregistré. Si le papier, en contournant la gestion, est entré dans le département, il est également enregistré une fois spécifiquement dans le département. En d'autres termes, un document ne peut être attribué qu'à un seul numéro d'enregistrement, que ce soit dans le service de comptabilité ou directement dans l'unité.

Règle n ° 5 - la résolution du document indique avec précision les dates, les interprètes et les personnes responsables

Bien que les décisions soient prises par les chefs d’entreprise, le secrétaire doit garder le contrôle de ce processus et peut l’influencer dans une certaine mesure.En d'autres termes, il devrait s'assurer que le texte de la décision est présenté aussi correctement que possible, en excluant les questions probables de l'artiste interprète.

Règle n ° 6. Séparation des flux de documents

Un flux de documents est un ensemble d'un type ou d'une destination ayant le même itinéraire. Généralement, trois flux sont divisés: entrant, sortant et interne (non créé pour aller au-delà des limites de l'organisation). Chaque flux de document a généralement des sous-niveaux (flux de second niveau). Par exemple, le volet «Documents entrants» comprend trois types: les documents de la société mère, des divisions et des bureaux de représentation, ainsi que des sociétés partenaires, les appels de personnes, etc.

Dans le flux de travail des documents sortants et internes, les sous-niveaux sont répartis de la même manière. Les papiers restreints (Trade Secret, Secret, etc.) sont généralement situés séparément. Le service de sécurité de l’organisation contrôle leur travail.

Processus de comptabilité

Considérez les règles de base du flux de travail comptable.

Sa taille est exprimée par le nombre total de titres reçus par l’organisation et exécutés par celle-ci pendant une certaine période. La taille du flux de travail fait référence au nombre de copies valides de documents internes qui arrivent. Lors du calcul de la taille du flux de travail, les copies de papiers réalisés avec l'introduction de divers moyens techniques sont également prises en compte.

Les indicateurs de comptabilisation se présentent sous la forme d’un résumé, de données de référence sur la taille des documents. Leur forme est en cours de développement par l'organisation. Par exemple, une organisation peut définir n'importe quelle fréquence de comptage de documents: chaque mois, une fois par semaine, une fois par an, tous les trimestres. Des études qualitatives et quantitatives du processus de travail peuvent être adoptées.

Les indicateurs obtenus lors du calcul de la taille du flux de travail sont utilisés pour déterminer le nombre d'employés et la structure du service de gestion de documents. Et aussi pour étudier la charge de travail de certaines organisations contractantes et divisions structurelles.

Ainsi, dans le cadre de cet article, les règles de base pour l'organisation du workflow appliquées par les entreprises ont été examinées.