Chaque fonctionnaire a certains droits et obligations liés à ses activités officielles. Ils sont directement énoncés dans sa description de tâches, sont indiqués dans le contrat de travail. Dans cet article, nous analyserons les droits et obligations du gestionnaire de documents dans cette optique. Réfléchissez aux exigences qui sont présentées à cet employé pour qu’il sache quelle responsabilité lui incombe.
Catégories
Que signifie «responsabilités de travail d'un gestionnaire de documents de catégorie 1»? Ce poste est représenté par plusieurs catégories - en termes de formation, d’expérience professionnelle du travailleur:
- Le premier La présence de l'enseignement supérieur professionnel dans le domaine de la gestion documentaire, expérience dans le poste de gestionnaire de documents de la 2ème catégorie - au moins 3 ans.
- Le second. La présence d'un enseignement professionnel supérieur dans le domaine concerné, une expérience professionnelle en tant que spécialiste de la documentation - au moins 3 ans.
- Document Clerk. Cet employé doit avoir une formation professionnelle supérieure dans le domaine de la gestion de documents. L'employeur n'a pas d'exigences pour son expérience de travail.
En ce qui concerne les fonctions de gestionnaire de documents, leur ensemble maximum est prévu pour les spécialistes de la première catégorie. Minimum - pour les travailleurs qui n'ont pas encore de catégorie.
Connaissances professionnelles
Les responsabilités d'un gestionnaire de documents commencent par le fait qu'un spécialiste doit disposer d'un certain corpus de connaissances nécessaires pour participer à des activités officielles.
L'ensemble de normes suivant est prescrit dans les descriptions de travail:
- Normatives, législatives, actes juridiques, ordonnances, ordonnances, autres décisions d’organes supérieurs relatives à la documentation des activités de l’employeur.
- Principales dispositions du système de gestion des dossiers d’État unifié.
- Normes pour une structure unifiée de documents organisationnels et administratifs.
- Méthodes de planification, de conception et de développement ultérieur des systèmes de documentation.
- Techniques de conception, de planification et d’assistance documentaire utilisant du matériel informatique et informatique.
- Les procédures d'enregistrement, les classifications, le stockage, l'examen des documents de travail.
- La procédure pour exercer un contrôle sur l'exécution de la documentation.
- Conditions requises pour le traitement de divers documents - entrants, internes, sortants.
- Exigences relatives à la planification et à la documentation de la documentation sur les vecteurs d'activité des unités structurelles d'une organisation.
- Organisation de l'archivage.
- Documents réglementaires et développements méthodologiques sur la conception et l'utilisation de systèmes automatisés d'information de gestion.
- Bases de la documentation.
- Les bases de la programmation.
- Expérience nationale et étrangère dans le domaine du soutien de la documentation pour les activités de l'employeur.
Connaissances générales
La responsabilité du gestionnaire de documents sera également la possession des connaissances nécessaires à tout membre de l'équipe, employé du secteur des services, travaillant dans le bureau:
- La procédure à suivre pour utiliser un ordinateur, un autre bureau ou du matériel informatique.
- Fondements de la sociologie, de l'ergonomie, de la psychologie sociale.
- Fondamentaux de l'économie, ainsi que de la gestion du personnel, de la gestion et de l'organisation du travail.
- Législation du travail russe.
- Les règles du programme de travail interne de la société employant.
- Charte, convention collective de l'organisme employeur.
- Les dispositions de la constitution russe.
- Normes et règles existantes en matière de protection du travail.
- Éthique de bureau.
- La culture de la communication
- Bases du droit administratif.
- Règlement de sécurité incendie.
Leadership dans les activités
Les fonctions de gestionnaire de documents à l’école, dans une entreprise, dans une entreprise commerciale sont également la gestion des actes suivants dans leurs activités:
- Constitution de la Fédération de Russie.
- Législation russe actuelle.
- Charte de l'organisme employeur.
- La convention collective de l'employeur.
- La réglementation interne du travail dans l'organisation de l'employeur.
- Ordres, décrets, ordres directs de l'employé.
- Description du poste.
Responsabilités fonctionnelles d'un gestionnaire de documents
C'est un élément essentiel de toutes les descriptions de travail. Les responsabilités d'un gestionnaire de documents dans une organisation dépendent bien entendu du vecteur de son activité, du nombre de gestionnaires de documents et d'autres facteurs.
L'ensemble standard est le suivant:
- Développement et mise en œuvre de processus technologiques de travail avec la documentation (données documentaires) basés sur l'utilisation d'équipements informatiques et de bureau. Cela inclut la comptabilité, le contrôle, l'exécution, l'émission de certificats, le stockage opérationnel.
- Participation à la planification, à l’organisation et à l’amélioration du service de gestion des documents de l’organisation employeuse. Surveiller l'état général du travail de bureau.
- Préparation de propositions pour assurer un ensemble de mesures pour des conditions de travail ergonomiques, rationalisation des postes de travail des travailleurs sur le support de documentation de l'organisation.
- Développement de systèmes de documentation unifiés, feuilles de papier de travail à des fins diverses, niveau de gestion, classificateurs de données de document.
- Organisation et mise en place d'un système de gestion de documents.
- Mesures visant à rationaliser la composition de la documentation, divers indicateurs d’information, réduire leur nombre, organiser la recherche de documents professionnels.
- Participation à la sélection des documents soumis au stockage public, à l'examen de la valeur des papiers d'affaires.
- Participer à la définition des objectifs, à la planification, à la conception, à l'exploitation et à l'amélioration des systèmes automatisés d'information, des systèmes de gestion de l'information.
- Participer au développement de technologies de l’information innovantes, reposant sur l’utilisation de microprocesseurs et de la technologie informatique, la conception et la mise à jour ultérieure de bases de données.
- L’étude et la synthèse de l’expérience russe et étrangère acquise dans le domaine des activités d’appui à la documentation.
- Développement de la documentation normative et méthodologique dans le domaine de leur compétence.
- Participer à la sélection, au placement, à la formation et au perfectionnement du personnel du service de documentation.
Bien entendu, les responsabilités d’un gestionnaire de documents à la maternelle peuvent être quelque peu différentes. La direction des activités de l'organisation affecte directement le remplissage de cette section de la description de travail.
Deuxième variante
Si nous parlons des responsabilités d’un gestionnaire de documents à l’école, l’ensemble suivant peut être présenté ici:
- Tenue des registres conformément à la documentation administrative.
- Assurer l'exécution complète, de haute qualité et moderne des tâches officielles.
- Utilisation rationnelle des ressources matérielles et techniques dans le cadre de l'exécution de tâches.
- Préservation de la documentation confiée contre la divulgation de secrets commerciaux et officiels.
- Enregistrement de la correspondance entrante.
- Surveiller l'exécution en temps opportun de la documentation.
- Préparation et remise aux archives des documents exécutés.
- Surveillance de la sécurité des documents commerciaux de confiance.
- Préparation des rapports, documentation de planification.
- Impression et duplication de documents bureautiques.
- Préparation de projets de commandes pour des activités éducatives.
- Délivrance de certificats aux employés et aux étudiants.
- Maintenir et fournir des feuilles de temps de comptabilité (mensuelles).
- Exécution d'autres instructions de leur direction directe.
Droits de spécialiste
Nous avons déterminé les responsabilités d’un responsable de la documentation à l’institution. Maintenant nous mentionnons les droits de ce travailleur:
- Faire des suggestions pour améliorer l'organisation du support documentaire, sa rationalisation dans le cadre des normes existantes.
- L’obligation faite aux services, aux départements et aux employés individuels qui préparent la documentation dans l’organisation de respecter certaines règles et normes.
- Développement et mise en œuvre de systèmes de documentation unifiés et unifiés, de feuilles de temps de documents commerciaux, de la conformité aux exigences et aux directives en matière de gestion de documents.
Droits étendus
Un employeur peut compléter la liste des droits d'un gestionnaire de documents par les dispositions suivantes:
- Le droit de demander aux responsables et aux employés de l'entreprise la documentation nécessaire pour assurer la performance.
- Le droit d'utiliser une bibliothèque commune, des fonds d'information, des services sociaux, médicaux, des unités domestiques de la société employant.
- Le droit, de la manière prescrite, de faire appel des ordres du chef du département et de la direction de la société.
La responsabilité
Bien entendu, les responsabilités d’un gestionnaire de documents de premier plan seront plus vastes que les responsabilités fonctionnelles d’un spécialiste ordinaire. Mais ils sont tous deux responsables de leurs activités. Par défaut, il se présente comme suit:
- En cas d’inexécution de tâches fonctionnelles (indiquées dans les descriptions de travail).
- Pour des données de réalité incohérentes sur l'état d'avancement de l'exécution des instructions et des tâches.
- Pour violation des règles du programme de travail interne dans l'organisation de l'employeur.
- En cas de violation des règles de sécurité en vigueur dans l'entreprise, normes de sécurité incendie.
Nous avons examiné les droits et obligations fondamentaux d'un gestionnaire de documents. Comme on peut le voir dans l'article, l'employé doit également posséder certaines connaissances lorsqu'il postule à cet emploi. En cas de mauvaise exécution des tâches, il est responsable.