La documentation de l'audit vous permet de créer une base sur laquelle tirer des conclusions sur la justesse de la procédure et le caractère suffisant, professionnel, de la précision des actions des auditeurs qui ont mis en œuvre l'événement. À partir des documents rédigés lors de l’audit, vous pouvez obtenir la quantité de données nécessaire à l’analyse des activités d’audit et à leur évaluation.
La documentation de l'audit vous permet d'établir un contrôle sur le contrôle, qu'un audit interne ait été organisé ou qu'une organisation tierce ait été impliquée. Si la situation de conflit a atteint le tribunal, ce sont les documents établis lors de l'audit qui aideront à défendre leur position dans l'instance de l'État, même si le client est convaincu que le service a été rendu de manière insuffisante.
Documentation: audit et papier
Négliger la paperasse officielle est inacceptable. L’une des tâches principales du spécialiste de la vérification est de rassembler avec soin, selon la méthode établie, les informations qui ont au moins une importance pour la conclusion, ainsi que celles qui peuvent être utilisées pour prouver sa position. En outre, il convient de rappeler que des normes fédérales ont été introduites pour la conduite de la vérification et doivent être respectées sans faute. La documentation correcte et correcte de l'audit, les documents de travail de l'auditeur serviront de preuve du respect des règles établies au niveau de l'état, ce qui aidera à protéger vos intérêts en cas de conflit avec le client.
Par documentation, il est habituel de comprendre de tels matériaux, documents formés au cours de l'audit, sur lesquels l'auditeur a travaillé. Cela inclut également les données fournies par le client à l'auditeur, stockées par un spécialiste, selon les conditions de vérification. Dans cet aspect, documenter l'audit d'une petite entreprise a les mêmes exigences que travailler avec une moyenne et une grande entreprise.
Négliger est inacceptable!
Pourquoi l'organisation de l'audit inclut-elle toujours une planification du travail avec une énorme quantité de documents officiels? Plusieurs raisons justifiant ce type de flux de travail et de procédures ont été adoptées par les spécialistes et les entreprises organisant des inspections.
Si l'auditeur peut fournir un plan d'audit et une documentation de travail sur la base desquels une conclusion finale a été formulée, cela signifie que l'audit a été réalisé de manière complète et de qualité. Mais dans le cas où aucune documentation de travail n'a été formée lors de l'audit, ils disent que le chèque était "faux". Nous pouvons sans risque supposer que le rapport d'audit a été rédigé à partir de rien. Si une telle position peut être prouvée devant un tribunal, la société perdra sa licence pour les activités d'audit.
Aspects importants
La raison spécifiée n'est pas la seule qui oblige à traiter avec soin la question de la documentation de l'audit. C'est donc la présence de documents officiels qui permet de contrôler l'efficacité avec laquelle le responsable de l'audit s'est acquitté de sa tâche. Les superviseurs peuvent suivre l’avancement des travaux et prendre des mesures en fonction des indicateurs.
Si une entité économique n’est pas satisfaite du rapport d’audit, la documentation générée dans le flux de travail peut être un facteur clé pour aider à défendre sa position. Dans certains cas, il suffit de présenter ces documents pour étayer les conclusions, dans d'autres, il sera nécessaire de prouver leur cas devant un tribunal.Il convient de rappeler que la cour est une instance plutôt bureaucratique, qui accorde beaucoup d’attention à la question de savoir si tous les documents ont été rédigés à temps. En d'autres termes, le plan d'audit et d'autres documents peuvent constituer un aspect décisif, prouvant la validité de la société d'audit.
Quoi d'autre à rechercher?
Normes d'audit, la documentation d'audit n'a pas été inventée par hasard. Il s’agit d’une approche minutieuse, attentive et méticuleuse de la paperasserie qui permet d’optimiser au maximum le flux de travail, c’est-à-dire de minimiser les efforts et le temps consacrés par le personnel aux activités prévues. Si les documents sont standardisés, exécutés systématiquement, sans omettre de points importants, l'auditeur peut traiter rapidement toutes les informations qu'ils contiennent, les analyser et donner un résultat précis et fiable.
En même temps, l'auditeur a le droit, dans chaque cas, de décider quel volume de documentation du processus de travail est nécessaire et ce qui deviendra une perte de temps inutile. Dans le même temps, les normes de documentation d'audit sont prises en compte, mais la clé sera l'opinion professionnelle, «l'instinct». L'examinateur examine un grand nombre de questions pendant le processus de travail et, conformément aux règles, il n'est pas nécessaire de refléter chacune d'entre elles dans la documentation. La documentation n'est faite que d'aspects importants et significatifs.
Position officielle
Les critères d’audit ont été formulés pour la première fois en 2006, lorsque les normes internationales d’audit sont entrées en vigueur. Même à ce moment-là, il avait été indiqué que la documentation de l'audit avait été réalisée de manière à ce que l'opinion de l'auditeur soit correctement exprimée, ainsi que pour obtenir la preuve de l'audit conformément aux normes internationales, aux lois et aux exigences applicables. Les exigences elles-mêmes dans la norme mise à jour ont été révisées dans le sens du resserrement. Comme les auteurs des innovations l'ont expliqué, cela a été fait pour améliorer la qualité des contrôles effectués.
Outre l'objectif principal, à savoir l'amélioration de la qualité et la mise à jour des exigences, il en existait également un certain nombre, dont la réalisation semblait possible grâce à l'amélioration du système de gestion de la documentation au cours des inspections. En particulier, les auditeurs ont pu assumer pleinement la responsabilité des tâches effectuées, en être conscients et également prouver leur position en cas de désaccord du représentant du client. Étant donné que la documentation est réalisée à toutes les étapes de l’exécution des travaux, les rapports générés au cours du processus sont assez complets et donnent une idée du degré d’achèvement des tâches, ce qui est important à la fois pour l’audit en cours et pour accumuler une expérience utile à l’avenir. Si l’équipe des auditeurs a la possibilité de collaborer avec un spécialiste plus expérimenté dans ce domaine, c’est alors à travers les documents générés au cours du processus de travail qu’elle reçoit une évaluation qualitative par une tierce partie de la tâche accomplie.
Aspects de travail
Si vous vous reportez aux recommandations officielles concernant le format et le format de la documentation d'audit reflétant le processus de travail, vous pourrez trouver des conseils persistants pour exclure les documents inutiles des archives. En particulier, il n'est pas nécessaire de stocker les projets qui ont été remplacés par des projets plus avancés au cours des travaux, ni de stocker des copies des rapports qui ont été ultérieurement refaits, reformulés. Conclusions, les enregistrements qui ne contiennent pas d'informations utiles, y compris les résultats préliminaires, sont également exclus des archives. Pas besoin de stocker des documents qui ont été corrigés à l'avenir, ainsi que des copies supplémentaires.
La préparation des documents liés à l’audit n’est pas une tâche facile. Il est donc recommandé de confier cette tâche à des auditeurs expérimentés, connaissant bien les règles de gestion des documents et du travail de bureau.Dans le même temps, les documents sont formés de manière à ce que même le spécialiste qui n’a pas participé directement à l’audit puisse tirer des conclusions sur les caractéristiques de l’événement à partir de la documentation. Le volume de travail effectué, leur nature et le temps consacré à ce travail devraient être évidents. Assurez-vous de refléter les résultats, les preuves et les conclusions tirées pour obtenir la procédure. Il est jugé important de noter les aspects significatifs apparus au cours de l’audit, ainsi que les résultats obtenus au cours de leur étude.
Une attention maximale à tout ce qui est important
Correctement, la documentation professionnellement compilée inclut nécessairement un tel volume d'informations à partir duquel il est possible de former un plan de vérification clair, de surveiller l'exécution des tâches et de formuler une conclusion reflétant la situation réelle du sujet économique étudié. La documentation doit inclure des informations qui confirment clairement que l’audit a été mis en œuvre en tenant compte des lois, exigences, lois et actes juridiques qui régissent cette sphère de prestation de services dans notre pays.
Audit: une affaire délicate
L’une des tâches importantes de l’auditeur responsable de la documentation du flux de travail n’est pas seulement d’assurer pleinement l’audit avec des documents officiels, mais également de l’organiser à temps, sans retard. Dès qu'une étape de travail spécifique commence, un document lui est préparé, reflétant toutes les données de cette étape. Dans le même temps, la documentation décrivant l'étape peut être divisée en trois groupes: constitués au début du travail, en cours de processus, à la fin de l'étape de vérification. Au moment de la réception du rapport d'audit par le client, tous les documents, à toutes les étapes, doivent être prêts et établis conformément aux règles de gestion des documents en vigueur dans l'État.
Est-ce important ou pas?
D'après les normes, seules les données documentées de la manière prescrite sont significatives. Les informations communiquées verbalement par l'auditeur au client ne constituent pas une confirmation de l'exécution de la commande. Les constatations orales ne peuvent pas être une opinion d'audit. Dans le même temps, il est permis de donner des explications verbales, des précisions sur les données spécifiées dans l'opinion écrite.
La documentation de travail contient des données classées comme éléments de preuve. Ils sont considérés comme les principales sources d’information sur lesquelles se fonde une conclusion. Ces certificats peuvent être utilisés lors de la génération des déclarations de revenus, ainsi que lors du traitement d'autres titres dans divers cas.
Nous réparons tout!
Lorsque l’auditeur prépare la documentation décrivant le flux de travail, sa tâche est de décrire en détail tous les aspects importants. Lors de la caractérisation des procédures, le spécialiste en précise la nature, les délais impartis pour l’exécution, l’ampleur des tâches effectuées, ainsi que des informations sur les auteurs des tâches. Dans le même temps, on suppose que les postes les plus élevés contrôlent le processus de travail à chaque étape et qu’il n’est pas nécessaire de saisir la preuve de ce fait où que ce soit.
La bonne approche du personnel est la clé du succès
La gestion de la documentation décrivant le processus de vérification d'une entité économique commence au moment où le représentant du client envoie une lettre de candidature à l'adresse de la société d'audit. Le contractant désignera un auditeur responsable qui sera le principal spécialiste de cette tâche. C'est son domaine de responsabilité - documenter l'audit dans le cadre d'une coopération avec un client donné. Les assistants sont généralement affectés directement à l'auditeur principal, qui n'est responsable que du contrôle du personnel. Mais un tel arrangement est préalablement convenu avec l’équipe de gestion et l’autorisation est obtenue. Une approche spéciale est appliquée si la société d’audit dispose d’un grand nombre de commandes, ce qui entraîne une charge de travail accrue pour les meilleurs spécialistes.Dans une telle situation, il est possible de confier le travail à des assistants uniquement s’il dispose d’informations fiables sur leur haut niveau de professionnalisme.