En réponse à la question: "Qu'est-ce que l'EDI?" une brève excursion dans l'histoire du flux de travail est donnée, les types et le but de la circulation interne et externe des documents de l'organisation sont déterminés. Les facteurs de succès de la mise en œuvre de systèmes EDI au sein de l'entreprise et le rôle de la gestion électronique de documents en tant que moyen d'optimiser les achats sont divulgués. Les signatures électroniques, les centres de certification et les opérateurs sont considérés comme des composants clés de l’EDI. L’organisation du flux de travail avec les agences gouvernementales est présentée comme un moyen de réduire les délais et les coûts. Le système de GED du gouvernement de Moscou est donné à titre d'exemple de la mise en œuvre d'un flux de travail sans papier à l'échelle des mégapoles.
Qu'est-ce que l'EDO?
Flux de documents - mouvement des documents d'une organisation depuis leur création ou leur réception jusqu'à la fin de leur exécution ou de leur envoi; un ensemble de travail avec des documents: réception, enregistrement, mailing, contrôle de l'exécution, constitution des dossiers, stockage et réutilisation de la documentation, travail de référence. Le concept de gestion électronique des documents est défini dans la norme de l'État. Cela donne une définition stricte mais étroite:
La gestion électronique de documents (EDF) est un mécanisme unique permettant de travailler avec des documents soumis sous forme électronique, avec la mise en œuvre du concept de "paperless paperwork".
(GOST R 7.0.8-2013).
Flux de travail: des tablettes d'argile à l'industrie 4.0
Les premiers systèmes de gestion de documents sont apparus avec l'invention de l'écriture, ou plutôt de l'écriture symbolique. Le chef de famille nota en coupant sur une étiquette en bois le nombre de sacs de grains collectés et la naissance des agneaux. Cela peut être considéré comme le début du flux de travail interne de l'entreprise.
Les prêtres assyriens et les responsables des anciens royaumes chinois, après avoir reçu les écrits des inventeurs, l'adaptèrent immédiatement à la tâche de l'administration publique: perception des impôts, codification des lois, envoi des ordres aux gouverneurs et diplomatie. Ce workflow était plus ou moins formalisé.
C'était déjà un flux de documents entre États et même entre États.
Avec le développement de la civilisation, les règles d'échange d'informations enregistrées sur un support sont devenues plus compliquées. La première révolution dans le flux de travail est venue avec l'invention du papier abordable. Les scribes notant les plus importants sur des rouleaux de parchemin étaient multipliés par le nombre et formaient la masse de fonctionnaires subalternes - pas des décideurs, mais des copies de documents d'autrui, des copies, des certificats, des demandes, en tenant compte des documents transférés dans les magazines et des documents importants à un autre département.
Et à ce moment précis, courriers, courriers, courriers ... vous pouvez imaginer trente-cinq mille courriers seuls!
A. Griboedov
La bureaucratie, en tant que technologie de gestion, a reçu un instrument d'un pouvoir énorme. Parfois, il a écrasé l’État, l’économie et la société.
La deuxième révolution est venue avec l'invention de la machine à écrire. La technologie de gestion n’a pas changé, la productivité des bureaucrates et leur pouvoir ont augmenté.
Le troisième - avec l'avènement des ordinateurs et du courrier électronique. À la première étape, qui s’achève aujourd’hui, les technologies de production et de livraison des documents ont changé. Les technologies de gestion sont restées pratiquement inchangées. La bureaucratie a digéré cette révolution. C'est à ce stade que le concept d'EDI est apparu. Au début, la gestion électronique des documents reproduisait méticuleusement tous les processus, procédures et itinéraires de gestion de la circulation traditionnelle des documents.
Quatrième - venir et frapper à la porte. Son essence est que les programmes et les appareils commencent à échanger des données et à prendre des décisions sans intervention humaine. Le réfrigérateur commande la livraison des produits, le système de classe RTE (entreprise en temps réel) reçoit les commandes, achète les matières premières, reconfigure la chaîne de production et expédie les produits au client. À ce stade, l’humanité a la possibilité de se débarrasser des armées d’employés qui ne prennent pas de décisions et ne produisent pas de valeur ajoutée. Les entreprises avancées et les États le font déjà.
La place des systèmes EDI parmi les systèmes d'information
Selon le degré de maturité du système d'information de l'entreprise ou de l'institution, le système EDI peut être:
- Un produit logiciel mis en œuvre séparément échange parfois des données avec d'autres sous-systèmes via des interfaces ou manuellement.
- Logiciel séparé, profondément intégré au système de gestion de l'entreprise, l'échange de données est organisé en ligne ou lors de la survenue d'un événement donné.
- Le module d'un système de gestion d'entreprise de grande taille (classe ERP ou PLM).
Parmi les systèmes présentés sur le marché mondial, les systèmes EDI occupent une place entre les systèmes de flux de travail et les systèmes de gestion des enregistrements.
La mise en œuvre directe de la gestion électronique de documents basée sur les systèmes occidentaux dans une entreprise (organisation) russe a rarement du succès. La vision du monde et les différences éthiques entre les modèles commerciaux et les modèles de service sont trop grandes. Un émouvant obstacle réside également dans l’amour émouvant de la Russie pour la bureaucratie, non pas comme une technologie et un moyen, mais comme un objectif autonome d’un greffier ou d’un fonctionnaire.
Gestion électronique de documents: types et objectifs
La circulation des documents d'une entreprise ou d'une organisation est divisée en deux types principaux: externe et interne. Historiquement, l'automatisation du flux de travail interne s'est d'abord développée.
Dans un environnement d’information bien construit d’une entreprise ou d’une organisation, tous les sous-systèmes de gestion de documents sont interconnectés, échangent des données entre eux et sont équipés d’un système de références croisées. Ainsi, par exemple, le texte final convenu du contrat est à la disposition de la logistique pour la formation des demandes de paiement, des financiers pour le contrôle, des technologues et des concepteurs - en termes de termes de référence, etc.
Le système EDI interne a pour objectif principal de fournir aux participants au système les informations nécessaires à leur travail et à l’adoption de décisions de gestion, techniques, financières et en matière de personnel. Organiser le contrôle de la mise en œuvre des décisions prises est également l’une des fonctions les plus importantes de l’EDI. La gestion électronique de documents est également un moyen d’organiser des archives électroniques.
L'EDI externe a des fonctions supplémentaires: il permet aux organisations d'échanger des documents importants sur le plan juridique et financier par le biais de canaux de communication. La signature électronique joue ici un rôle important, car elle permet d’identifier l’expéditeur de manière encore plus fiable que les signatures et les cachets habituels des documents traditionnels.
Automatisation du workflow au sein de l'entreprise
Au moment de la décision sur l'automatisation, l'entreprise disposait d'un système de flux de travail papier. Les employés créent des documents dans divers programmes et s’envoient par courrier électronique. Il a un certain niveau de maturité et est reflété dans les documents réglementaires: règlements, instructions et règlements.
L'équipe qui sera impliquée dans l'automatisation doit absolument étudier l'ensemble de ces documents et comprendre à quel point ils reflètent les processus opérationnels qui se sont réellement développés dans l'organisation. Dans le système de gestion électronique des documents, chaque flux d’informations doit refléter le flux réel:
- matériel;
- financière;
- travail
Et servir un processus métier spécifique.
Le modèle d'entreprise créé sur la base d'une telle analyse devrait non seulement être mis en œuvre dans le système d'information, mais devrait également être reflété dans la documentation réglementaire mise à jour.
Les employés de l’organisation créent la plupart des documents sous forme électronique dans divers programmes et s’envoient par courrier électronique. La forme des documents est réglementée. Cependant, les règles applicables à ces envois, le calendrier et le contenu de la réaction ne sont pas très formalisés. On peut déjà appeler cela un système EDI au stade de développement embryonnaire. Nous pouvons maintenant parler de l’automatisation de la gestion électronique des documents: créer un système de création, de remplissage, de traitement et d’acheminement des documents électroniques. Un sous-système permettant de surveiller les performances et de générer des rapports sera un ajout important au système.
Si la maturité des processus au sein de l'entreprise est suffisante, il est tout à fait possible que la transition vers la gestion électronique de documents aboutisse. Les employés de l’entreprise sont le principal facteur de succès de la mise en œuvre. Ils constituent également le principal risque.
Lors de l’organisation des systèmes de gestion électronique de documents, l’équipe de mise en œuvre doit adapter non seulement les formes des documents et les procédures d’approbation standard, mais aussi souvent la logique fondamentale du système. Dans le cas contraire, il est impossible de satisfaire les exigences d’un client convaincu que les processus métiers qui se sont développés au cours de son histoire au sein de son entreprise ne peuvent être améliorés et ne peuvent en aucun cas être modifiés.
Un tel compromis conduit à une augmentation du prix de l'implémentation elle-même et du support du système - chaque installation de mises à jour du fournisseur se transforme en une implémentation miniature. La qualité du système est réduite.
Comme le montre le groupe Gartner, les processus commerciaux véritablement uniques, tels que ceux qui confèrent à la société un avantage concurrentiel, représentent même moins de 1 à 5% dans les grandes entreprises. Les processus restants, sans préjudice pour l'organisation, peuvent (et devraient) être remplacés par des processus standard de la configuration système de base.
En fait, la configuration de base est l’expérience généralisée des entreprises les plus performantes du secteur. La transition vers des processus métier standard entraîne une réduction des coûts de transaction et une augmentation de l'efficacité globale de l'entreprise. La gestion électronique des documents sera facile et pratique. Cela financera entièrement les efforts ponctuels liés au changement organisationnel, aux ajustements réglementaires et à la formation des employés. Pendant la formation, il est nécessaire d'expliquer patiemment et de manière cohérente aux utilisateurs ce qu'est l'EDI, en quoi cela va changer leur vie et celle de toute l'entreprise pour le mieux.
EDI entre entreprises. Écosystèmes de flux de travail
Les systèmes EDI (Electronic Data Interchange) sont apparus à l'Ouest dans les années 70 du XX siècle.
Ils ont procédé à la circulation électronique des documents entre les organisations, ont permis aux entreprises de passer et de recevoir des commandes sur le marché, d'organiser l'expédition des produits manufacturés au client et de générer des documents logistiques et financiers appropriés sous forme électronique.
Si nécessaire, des documents papier ont été établis à la fin du mois ou du trimestre, leur constitution, livraison, acceptation, livraison ne ralentissant pas le processus commercial et de production. Dans le même temps, la norme d'échange de données EDI a été créée, qui a survécu à la mise en œuvre de XML.
Connexion au système de gestion électronique de documents L'EDI a considérablement accéléré les activités commerciales et de production des entreprises.
EDI avec le gouvernement
Également originaire de l'Ouest. Les sujets d’activité financière et économique ont pu déposer une déclaration de revenus sous forme électronique à la fin du siècle dernier. Au vingtième siècle, les acteurs russes ont également eu cette opportunité. Ces dernières années, la communication d'informations à l'inspection des impôts, à un fonds de pension (inspection), est devenue obligatoire, sous forme électronique, d'abord pour les grandes entreprises, puis pour les entreprises de taille moyenne et les dernières étapes - pour les petites entreprises et organisations.
Les entreprises sont tenues de conclure un accord avec la CRF sur la gestion électronique des documents. Les citoyens ont également eu la possibilité de traduire leur communication avec le bureau des impôts sous forme électronique. Chaque année, la popularité de ces services augmente parmi la population.
Eléments de systèmes EDI externes
Client - organisation ou individu participant à une EDI et possédant une signature électronique. L'opérateur EDI fournit à ses clients une plateforme pour l'échange de documents.
Signature électronique (ES) - ensemble de données spécialement formé qui vous permet d’identifier de manière unique l’EDI du participant. Ce kit est joint à un document électronique et confirme son authenticité.
Signature électronique - informations sous forme électronique qui sont attachées à d'autres informations sous forme électronique (informations signées) ou qui sont autrement associées à ces informations et qui sont utilisées pour déterminer le signataire de ces informations (Loi fédérale du 06 avril 2011 n ° 63-FZ "sur la signature électronique ")
Trois classes de signature électronique sont acceptées dans la Fédération de Russie. Ils diffèrent par le niveau de protection et le but.
- Signature simple - certifie que le document a été envoyé par une personne spécifique - le propriétaire de cette signature. Il est utilisé pour confirmer l'identité de l'expéditeur du courrier électronique à l'adresse d'institutions officielles à différents niveaux ou de responsables spécifiques.
- Signature sans réserve améliorée - certifie à la fois l'envoi d'un document électronique par une personne spécifique et le fait qu'aucune modification n'a été apportée au document à partir du moment de la signature. Il est utilisé lors de la certification de documents pour lesquels l'impression est facultative. Cette signature est générée à l'aide d'outils de cryptage. Les certificats émis par une autorité de certification non accréditée sont autorisés.
- Signature électronique qualifiée améliorée (PEC) - est générée à l'aide d'un logiciel de cryptage certifié par le FSB. Le CEP utilise un certificat émanant d'une autorité de certification accréditée, qui garantit l'authenticité de la signature. L’ED signé par le CEP a les mêmes droits qu’un document sur papier certifié par signature personnelle. La protestation contre le PEC n'est possible que sur ordonnance du tribunal. Le PEC est utilisé pour les interactions entre les agences gouvernementales utilisant les systèmes d’information de l’État
Autorité de certification (CA) - État ou organisation publique émettant des signatures électroniques (certificats).
La réputation de l'autorité de certification est acceptée par toutes les parties impliquées dans la circulation des documents électroniques. Le CA émet des certificats pour les organisations et les individus - participants au chiffre d’affaires. Au cours des transactions, l’AC confirme l’authenticité d’une signature électronique donnée.
Le centre de certification accrédité entretient une relation contractuelle avec l'autorité de certification racine et est tenu de respecter toutes les exigences de la législation du pays d'implantation.
Opérateur EDO - organisation commerciale offrant aux participants une plate-forme technologique pour la mise en œuvre de l'EDI. La fourniture est réalisée sur une base commerciale avec la conclusion d'un contrat. L'opérateur EDI est soumis à la certification obligatoire dans les organismes d'État
La plate-forme de négociation électronique (ETP) est un complexe de canaux de communication, logiciels et matériels, conçue pour organiser les échanges entre les organisations commerciales et étatiques, ainsi que les particuliers.
La plate-forme de négociation électronique réunit les vendeurs et les acheteurs de divers produits et services dans un même environnement d’information et leur fournit un certain nombre de services connexes. De nombreuses ressources du réseau mondial proposent des services destinés à réunir fournisseurs et consommateurs, à les aider à conclure un accord et à se porter plus ou moins comme garants de cet accord.
Pour minimiser leurs coûts, les acheteurs peuvent organiser des enchères électroniques sous forme d'enchères directes et inversées, de passations de marchés concurrentielles, de demandes de devis et d'offres, en optimisant les coûts.Les vendeurs obtiennent un accès facile, rapide et pratique au marché et une plate-forme pratique pour la promotion de leurs produits.
- Une ETP pour passer une commande publique est une ETP sélectionnée par le ministère du Développement économique de RF et le FAS pour les enchères ouvertes sous forme électronique.
- ETP pour la vente de biens de débiteurs (en faillite). Ils sont devenus tous les sites électroniques menant des marchés publics.
- ETP pour les commandes inférieures à 223-З.
- ETP pour les clients commerciaux - les entreprises commerciales enchérissent ici selon des règles plus souples.
- ETP spécialisés commerciaux créés pour une société spécifique. Par exemple: un site Gazprom pour la vente de produits pétroliers.
- Plateformes de négociation électroniques commerciales multidisciplinaires avec un ensemble universel de produits et de services.
Les ETP tels que Aliexpress et E-bay sont largement connus.
Pour eux, les droits des consommateurs sont protégés à la fois par les règles des plateformes et par le système de notation - chaque acheteur évalue le vendeur.
Services gouvernementaux
Le site Web des services d’État intègre les portails Internet de nombreux organismes et services gouvernementaux dans un seul portail consolidé. Il a été créé lors de l'élaboration du concept d'État de «guichet unique» afin de simplifier la communication avec les autorités de l'État pour les citoyens. Après s'être connecté une fois à l'aide d'une signature électronique qualifiée, un citoyen de la Fédération de Russie peut recevoir des informations sur ses:
- La propriété
- Les taxes.
- Éducation.
- Prestations de retraite.
- Pour transporter.
- Aux documents.
Et beaucoup d'autres points importants.
Vous pouvez vérifier et payer les taxes, les amendes et les frais gouvernementaux. Un citoyen a également la possibilité de demander la délivrance de tout document officiel, certificat, passeport, visa, certificat, etc. Pour ce faire, il n'a pas besoin de se rendre à l'institution elle-même, ni même au centre multifonctionnel - la demande est soumise par voie électronique, sous la même forme des copies des documents nécessaires.
Après la préparation du document demandé, une seule visite au MFC suffit, où les documents seront vérifiés, un enregistrement des paramètres biométriques (si nécessaire) et la délivrance du document requis. Ce type de gestion électronique des documents permet aux citoyens et aux employés d’institutions de gagner beaucoup de temps - ils n’ont pas besoin de passer du temps à la réception initiale des citoyens et des documents; pour les ajouts et les corrections, une présence personnelle n’est pas nécessaire non plus.
Le système de gestion électronique des documents du gouvernement de Moscou
Le système MosEDO a été mis en place dans la capitale et fonctionne avec succès depuis 2011. La circulation des documents électroniques avec son aide est assurée entre eux par des organismes gouvernementaux, des services, des organisations commerciales et publiques. Le système est bien établi et jouit d’une reconnaissance bien méritée parmi les Moscovites.
Le système est mis en œuvre et géré par Electronic Moscow OJSC et regroupe plus de 78 000 utilisateurs de 3 000 organisations. Le travail de bureau, ainsi que le flux de travail d’organisation et d’administration et de gestion du gouvernement de Moscou sont intégralement transférés au système MosEDO. La circulation électronique de documents du gouvernement de la plus grande ville est une excellente preuve des perspectives et de la viabilité des systèmes EDI dans les organismes gouvernementaux.
Avec le développement de la technologie, la gestion électronique de documents remplacera celle traditionnelle dans les années à venir. Les principales raisons en faveur de l'EDI sont celles qu'il fournit:
- La vitesse.
- Faible coût.
- Commodité pour tous les participants.
- Haute sécurité.
- Contrôle efficace.
Déjà, la plupart des achats dans le pays sont effectués à l'aide de l'EDI. La documentation traditionnelle est publiée après l'accord parfait. Bientôt, les documents papier ne seront publiés que dans les cas les plus importants et les plus exceptionnels, et la question "Qu'est-ce que l'EDI?" enfin perdre sa pertinence.