الفعالية الشخصية هي السر الرئيسي للنجاح في جميع الأمور ، وهي تعتمد ، في جملة أمور ، على القدرة على تخصيص موارد الوقت بشكل صحيح. إدارة الوقت يفسح المجال للدراسة والتخطيط العلمي. هناك تقنيات خاصة تسمح لك بتوزيع الوقت بشكل صحيح بحيث يكون كافياً لكل شيء.
مفهوم إدارة الوقت
يتلقى الشخص عند الولادة وقتًا فريدًا لا يمكن الاستغناء عنه. في كثير من الأحيان كيف يتخلص منه ، وغالبا ما يعتمد على نجاح شخص في الأعمال التجارية ، وفعاليته. إدارة الوقت ، أو إدارة الوقت ، هي عملية متعددة المراحل تتضمن مهارات في التخطيط للعمليات وتحليلها وتنظيمها.
ليست فكرة إدارة الوقت جديدة على الإطلاق ، حتى في السنوات الأولى من عصرنا ، كتب الفيلسوف الروماني سينيكا أن الوقت يتطلب موقفا خاصا ، وصاغ القواعد الأولى لإدارة الوقت: تحتاج إلى الحفاظ على يوميات الوقت ، تحتاج إلى تقييم مقدار الوقت الذي يقضيه وكيف كانت الفترة الزمنية مشبعة بالأحداث. لاحقًا ، فكر الفلاسفة أكثر من مرة في كيفية الحفاظ على الوقت المتدفق ، وطرحوا النظريات وطرقوا لاختراع الاقتصاد والإنفاق العقلاني.
لكن العلمية نهج الإدارة يظهر هذا المورد فقط في مطلع القرنين التاسع عشر والعشرين. اقترح فريدريك تايلور ، مهندس أمريكي ، مفهوم إدارة وقت الموظف وربط هذه العملية بالحافز وتحديد الأهداف. في بداية القرن العشرين ، أنشأ العلماء الروس مجالًا كاملًا يسمى "التنظيم العلمي للعمل" ووضعوا أساسًا جديًا للنظرية الحديثة لإدارة الوقت. يظهر مصطلح "إدارة الوقت" فقط في السبعينيات من القرن العشرين ، وبحلول بداية القرن الحادي والعشرين ، أصبحت هذه الصناعة واحدة من أهم أجزاء الإدارة وأكثرها تطوراً.
أنواع الوقت
من أجل إدارة شيء ما ، تحتاج إلى فهم جوهر الكائن. يعد الوقت كائنًا محددًا للإدارة ، ومن أجل إنفاقه بشكل صحيح ، فإنه يستحق تقسيمه إلى أنواع. يعتمد التصنيف الأول على مفاهيم العمل وأوقات الفراغ ، وفي هذه الحالة يتم تقسيم وقت العمل إلى وقت فراغ أو عمل مجاني. تتيح لك إدارة الفصول تمييز أنواع مثل الوقت الموسمي: وقت قضاء موسم مرتفع ومنخفض.
يمكنك أيضًا تصنيف مورد مؤقت اعتمادًا على النشاط الذي تم تخصيصه له ، ثم تخصيص وقت العمل والشخصية والاجتماعية. يتم إنفاق العامل على أداء الواجبات الرسمية ، والتخطيط ، والشخصية تشمل أوقات الفراغ ، والتعليم ، والترفيه ، وينفق الجمهور على الأسرة والأصدقاء وإنشاء الاتصالات المختلفة. عندما يتعلق الأمر بالتخطيط ، عادة ما يؤخذ وقت العمل في الاعتبار ، على الرغم من أنه من الضروري بالطبع تطبيق المهارات المكتسبة للإنفاق الاقتصادي للوقت على جميع أنواعه.
ميزات إدارة الوقت
أي إدارة تؤدي الوظيفة الرئيسية - وهذا هو الاستخدام الرشيد للموارد. وظائف إدارة الوقت هي تخطيط وتوزيع وإنفاق هذا المورد غير المتجدد. تعد إدارة الوقت ضرورية من أجل الاستخدام الأكثر كفاءة لاحتياطي الوقت المتاح ، مما يؤثر بشكل مباشر على إنتاجية الشخص أو الموظف. المهام الرئيسية لإدارة الوقت هي تخطيط استخدام الوقت ، وتنظيم العمليات لاستخدام الوقت ، ومراقبة الامتثال للمبادئ وتحديد الوقت الذي يقضيه.
فوائد إدارة الوقت
إدارة الوقت يعطي عددا من النتائج الإيجابية.لتحقيق النجاح في أي نشاط ، تحتاج إلى معرفة كيفية قضاء وقتك بشكل صحيح. الشخص الذي أتقن تقنية إدارة الوقت يتلقى المزايا التالية:
- بشكل أسرع وغالبًا ما يحقق أهدافه ؛
- يخلق ظروف حياته ويمكنه التحكم فيها ؛
- قادرة على تحقيق أي هدف والنجاح في أي نشاط ؛
- تجارب أقل عصبية ، لأنه في حياته لا يوجد مكان للغرور والعجلة ؛
- لديه ما يكفي من الوقت للتعليم الذاتي والتنمية الروحية ؛
- لديه خطة عمل لكل يوم ، يصبح أكثر انضباطا وجمع.
- يستريح أكثر وبالتالي يشعر بالبهجة والصحة ، ولديه المزيد من الفرص للتواصل مع الأصدقاء والأقارب ، لدروس هواية ؛
- أكثر إنتاجية في العمل ؛
- في النهاية ، يكون الشخص أكثر ثقة وسعادة.
هيكل عملية إدارة الوقت
يتضمن نظام إدارة الوقت العديد من العمليات الأساسية:
- تحليل - من أجل الانتقال إلى مكان ما ، تحتاج إلى معرفة ما تريد وما هي الموارد التي لديك ؛
- التخطيط الاستراتيجي
- بيان الأهداف ؛
- التخطيط التكتيكي والتشغيلي ؛
- تحقيق الهدف ؛
- السيطرة على إنفاق الموارد وتحقيق الهدف.
هناك طرق أخرى لتحديد هيكل إدارة الوقت ، فهي تميز 4 مجالات لتشكيل المعرفة والمهارات والعادات ، وتشمل هذه:
- تحديد الأهداف ، إتقان تقنيات تحديد الأهداف ؛
- القدرة على تحديد الأولويات ؛
- القدرة على استخدام أدوات التخطيط وتطبيقاتها المختصة ؛
- تطوير وتوحيد وتطبيق مهارات الاستخدام الرشيد للوقت.
أنواع إدارة الوقت
مثل أي إدارة ، يمكن تقسيم إدارة الوقت الرئيسي إلى التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي. كما يمكن تقسيمها إلى أنواع من إدارة هذا المورد حسب الوقت: طويل الأجل وقصير الأجل ، وهو في الواقع يكرر التصنيف الأول.
يرتبط التخطيط الاستراتيجي بتحقيق أهداف عالمية طويلة الأجل ، بينما يتم تخصيص الوقت لمدة عام أو أكثر. يرتبط بالتنبؤ ، بناءً على تحليل عميق للوضع.
ترتبط إدارة الوقت الحالي بتحقيق الأهداف على المدى القصير: من شهر إلى ستة أشهر. إنها مضمنة في الخطة الاستراتيجية ، ولكنها لا تغطي سوى الجزء المباشر منها.
يرتبط تخصيص الوقت التشغيلي بإعداد خطط للأسبوع واليوم. يرتبط تخصيص الموارد التكتيكي بموقف حقيقي حالي يمكن فيه للظروف إجراء تصحيح.
المبادئ العامة لإدارة الوقت
تستند عمليات إدارة الوقت إلى المبادئ الرئيسية ، وتشمل:
- تحديد الهدف الصحيح. قابليتها ودوافع لتحقيق ذلك تعتمد على هذا. هناك العديد من تقنيات تحديد الأهداف ، وأشهرها وأكثرها فعالية هو نموذج SMART.
- الدافع. يجب أن يكون توفير الوقت واعيًا ومتوافقًا مع تلبية بعض الاحتياجات الهامة ، وإلا فلا ينبغي توقع النجاح من إدارة الوقت.
- الادخار. إدارة الوقت ضرورية من أجل إزالة أو تقليل العجز في الوقت ، لزيادة الإنتاجية لنفس الفترات الزمنية.
طرق إدارة الوقت
اليوم ، أصبحت الاستراتيجيات والتقنيات المختلفة لتوزيع الوقت واستخدامه معروفة. طرق إدارة الوقت الأكثر شهرة هي كما يلي:
- مصفوفة أيزنهاور. تتكون هذه الطريقة من ملء مصفوفة وفقًا لـ 4 خصائص: مهمة وغير مهمة وعاجلة وغير عاجلة. يتم تقييم جميع الحالات لفترة التخطيط على هذا النطاق وترتيبها للتنفيذ. بادئ ذي بدء ، يتم تنفيذ الأمور العاجلة والهامة ، وتأجيل المسائل الأقل إلحاحًا والأهمية إلى المنعطف الثاني ، الشيء الرئيسي هو عدم تأخير تنفيذها حتى لا تدخل في الفئة الأولى.يجب تفويض الحالات العاجلة والأقل أهمية إلى المرؤوسين كلما كان ذلك ممكنًا ، ويجب ألا تتراكم الشؤون غير العاجلة وغير المهمة ، وبالتالي ينبغي تفويضها أو عدم تنفيذها على الإطلاق واستبعادها من الخطط.
- هرم ب. فرانكلين. يتطلب هذا النموذج الصلب إعدادًا شاملاً لأول مرة ، ومن ثم يصبح سهل الاستخدام. يعتمد الهرم على الأهداف العالمية والحياة القيم الإنسانية. المستوى الثاني هو الأهداف طويلة الأجل لمدة 10-20 سنة. والثالث هو خطة استراتيجية وقرارات بشأن كيفية تحقيق الأهداف العالمية. التالي هو خطة العام المقبل ، ثم الخطة قصيرة الأجل. الطابق العلوي هو خطة لهذا اليوم. يجب مراجعة هذا الهرم وتحديثه بشكل دوري.
هناك أساليب أخرى لإدارة الوقت ، ولكن جميعها تعتمد على القدرة على فصل المهم عن غير المهم ، ومهارات تحديد الأهداف الصحيحة والقابلة للتحقيق ، والدافع لتوفير الوقت.
إدارة وقت العمل: التقنيات والقواعد الأساسية
يمثل التوزيع العقلاني لوقت العمل المهمة الأكثر أهمية للأشخاص الذين يسعون لزيادة كفاءتهم. أساليب إدارة الوقت ، تهدف الإدارة إلى القضاء على نقص وقت العمل. لذلك ، من المهم للغاية التخطيط ليوم عمل بناءً على المبادئ التالية:
- من الضروري توفير القدرة على تسجيل الوقت الذي يقضيه في العمليات المختلفة ؛
- أثناء إعداد الخطة ، يجب تخصيص 60٪ من الوقت للعمل المجدول ، و 20٪ للشؤون غير المتوقعة ، و 20٪ للمهام التلقائية ؛
- من الضروري تحديد "مصارف الوقت" والقضاء عليها قدر الإمكان ؛
- الحاجة إلى ترتيب مهام العمل حسب الضرورة والأهمية ؛
- يجب أن يكون تخطيط الوقت منظمًا ومتناسقًا ومبررًا.
لإدارة الوقت في المنظمة ، غالبًا ما يتم استخدام طريقة ABC ، فهي تتيح لك تصنيف موارد الشركة حسب درجة الأهمية. إنه مبني على ثلاثة مبادئ:
- أهم الأشياء التي يقوم بها القائد ؛ يقضي 15 ٪ من وقته عليها ؛
- يتم تفويض المهام ذات الأهمية المتوسطة إلى المديرين ، حيث يتم تخصيص 20٪ من وقت العمل ؛
- يتم تفويض المهام الأقل أهمية لفناني الأداء الذين يقضون 65٪ من وقتهم.
إدارة وقت التنظيم
إدارة الوقت في الشركة هي وسيلة لتوفير ما يصل إلى 30 ٪ من وقت عمل متخصص. لذلك ، يجب إيلاء الاهتمام الواجب لهذا. تقع إدارة الوقت في المؤسسة على عاتق المديرين الذين يضعون خطط عمل تشغيلية ومتوسطة الأجل لفناني الأداء. يوجد اليوم العديد من برامج الكمبيوتر التي تسمح لك بالتخطيط لساعات عمل الموظفين ، وكذلك مراقبة تنفيذ المهام والوقت الذي تقضيه. على سبيل المثال ، Toggl و Bitrix "Team" و "Project". هناك ثلاث استراتيجيات رئيسية لإدارة وقت التنظيم:
- التسارع. من الضروري تقليل الوقت الذي تقضيه في أداء العمليات المعتادة ، وخاصة المتكررة.
- تراكم. من الضروري تحديد الاحتياطيات والأولويات في كل مرحلة من مراحل الإنتاج ، لتشكيل احتياطي من الوقت لأداء المهام غير المتوقعة.
- ترتيب. من الضروري تطبيق أنظمة فعالة للتخطيط والتحكم في الإنفاق الزمني.
إدارة وقت الفراغ
يشعر أي شخص دائمًا بعدم وجود وقت فراغ ، ويحتاج إلى التخطيط بعناية مثل العامل. للقيام بذلك ، تحتاج إلى معرفة كيفية فصل العمل بدقة عن وقت الفراغ ، بحيث يكون هناك وقت لاستعادة القدرة على العمل. خلال الأعياد ، تحتاج إلى تقييد نفسك من المكالمات والرسائل في العمل من أجل الاسترخاء التام. يجب أن يتعلم العمل المنزلي للتنظيم مع توفير الوقت الأقصى. من الضروري تطوير المهارة لتحديد أهم المهام ، بحيث يكون هناك وقت كافٍ ليس فقط للاسترخاء ، ولكن أيضًا لتطوير الذات. يجب أن تتعلم أيضًا التخلي عن الأشياء الروتينية الصغيرة عديمة الجدوى ، مع ترك الحد الأقصى من الوقت لتحقيق الأهداف ذات الأولوية.
