ما الذي يجب القيام به من قبل أي منظمة ، بغض النظر عن تفاصيل وخطوط النشاط؟ بالطبع - الاحتفاظ بالسجلات. تدفق المستندات هو ما يوجد في أي مؤسسة ، لذلك فمن الواضح من أين أتت ولماذا هذه المهنة ككاتبة مهمة.
موقف مهم
يقول الكثيرون أنه لا معنى لتوظيف كاتب إذا كان لدى الموظفين بالفعل سكرتير أو حتى عدة سكرتيرات. هذا النهج خاطئ تمامًا ، لأن واجبات هاتين الوظيفتين المختلفتين تمامًا تشمل أداء مهام مختلفة: يجب على الوزير مساعدة المدير في متابعة الجدول الزمني ، والرد على المكالمات ، وجلب القهوة ، وتنفيذ المهام الصغيرة ، وتشمل واجبات الكاتب السيطرة على جميع وثائق المنظمة.
التحكم الوثائقي المعقد
لا يجب أن يتحكم الموظف المسؤول في تداول المستندات في المؤسسة فحسب ، بل إنه أيضًا المشرف الرئيسي على الأرشيف. تشمل واجبات الكاتب الوظائف التالية:
- إدارة المراسلات التجارية رابط الإدارة ؛
- تشكيل قاعدة وثائق منظمة ؛
- مراقبة تنفيذ الأحكام المحددة في وثيقة معينة.
محاسبة المراسلات (سواء الواردة والصادرة) تؤدي أيضًا إلى واجبات الكاتب.
اختلاف المسؤوليات في الشركات الصغيرة والكبيرة
كما تبين الممارسة ، كلما زاد عدد أعضاء المنظمة ، زاد عدد الموظفين. في المؤسسات الصغيرة ، حيث ببساطة لا توجد طريقة لتوظيف كاتب ، ولكن لا يمكنك الاستغناء عن خدماته ، فإنها تجذب شخصًا يشغل منصب كاتب السكرتير. مسؤوليات الأمين كما هو واضح بالفعل ، وهذا هو مزيج من واجبات هاتين الوظيفتين. يستطيع شخص واحد التعامل مع كل شيء ، لأن سير العمل في المؤسسات الصغيرة ليس غنيًا ومتنوعًا مثل الشركات الضخمة.
المتطلبات المحددة التي يمكن تقديمها إلى موظف محتمل
تعتمد مسؤوليات الكاتب على تفاصيل المنظمة. على سبيل المثال ، قد تطلب المنظمات أو الشركات الدولية التي لديها شركاء أجانب من موظفيها ترجمة المراسلات ، على سبيل المثال ، من الإنجليزية والعكس.
غالبًا ما يتم نقل شخص لديه خبرة في العمل إلى هذا المنصب ، لأنك تحتاج هنا إلى الحصول على مستوى عالٍ من المثابرة وأن تكون شخصًا شديد الدقة ، يعمل منذ عدة سنوات. يجب على الشباب الذين تخرجوا للتو من المؤسسات التعليمية في هذا المجال والذين ليس لديهم خبرة محاولة إقناع صاحب العمل المحتمل في المستقبل برغبتهم في العمل ، ثم ، ربما ، هناك فرصة للحصول على هذا المنصب حتى في مؤسسة كبيرة واعدة.
يجب أن تفهم تفاصيل الشركة ، مع الوثائق التي يجب أن تعمل بها. معرفة عميقة بما فيه الكفاية للإطار القانوني الذي يوجه المؤسسة هو أيضا إضافة كبيرة للموظف المحتملين.
يجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أنه سيتعين عليك دراسة ليس فقط هيكل الشركة ، ولكن أيضًا أن تصبح متخصصًا حقيقيًا في مجال قواعد ومعايير حماية العمال ، وأيضًا لا تنسى آداب العمل الاتصالات.
ما المنظمات لا يمكن الاستغناء عن كتبة
موقف كاتب موجود دائما في المدارس ورياض الأطفال في المدن الكبيرة.هذا يرجع إلى حقيقة أنه بدون وجود شخص قادر على تتبع جميع الوثائق ، وإذا لزم الأمر ، على الفور تقديم أي من الوثائق المخزنة ، لا يمكنك القيام به.
تختلف واجبات الكاتب في المدرسة اختلافًا طفيفًا عن واجبات الكاتب ، على سبيل المثال ، في مؤسسة تجارية. هنا ، سيتم إجراء العمل مع وثائق كل طالب. في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير ، سيكون من الضروري تقديم معلومات عن العمل المنجز. من الأفضل أن يجد الشخص الذي يعمل في مثل هذه المنظمات بسهولة لغة مشتركة مع كل من الأطفال وأولياء أمورهم ، لأن المشاكل في إدارة المستندات ، ووجود حالات عدم تناسق تحتاج إلى توضيح ، هي ظاهرة شائعة إلى حد ما.
أي روضة كبيرة لديها أيضا كاتبها الخاص. المسؤوليات الوظيفية هنا مماثلة لتلك التي لديها موظفين في هذا الملف الشخصي في المدارس. ويرجع ذلك إلى التركيز الوحيد لأنشطة هذه المنظمات العامة أو الخاصة. ترغب هذه المؤسسات أيضًا في أن يعمل معها موظف مسؤول ومؤهل. المسؤوليات في رياض الأطفال لهذا الاختصاص تبقى كما هي: العمل مع قاعدة الوثائق والمحفوظات.
بعض الصفات الشخصية يجب أن يكون كاتب جيد
- يجب أن يكون لدى الشخص الذي يريد أن يصبح كاتبًا راقيًا ذاكرة جيدة جدًا. العاطفية هي عدو يجب محاربته وعدم السماح به بحيث يمكن أن تؤثر تقلبات المزاج بشكل ما على إنتاجية العمل.
- التسامح هو الكنز الحقيقي الذي يجب أن يكون كاتب. تستكمل مسؤوليات وظيفته بوظيفة تشرح لكثير من الناس "على الأصابع" معنى العديد من الوثائق وأهمية كل "ورقة" فردية ، والتي بدونها سيكون من غير الواقعي تحقيق أي رغبة.
- ضبط النفس لا يقل أهمية عن التسامح. في هذا المجال ، غالبًا ما توجد مواقف يمكن أن تؤدي إلى خروج شخص غير مستعد. تحتاج إلى السيطرة على نفسك باستمرار.
- ستساعدك مهارات الاتصال في العمل على حل المشكلات المتدفقة بسرعة مع الأشخاص الذين يعملون في نفس المؤسسة أو الذين ترتبط بهم جهات اتصال تجارية مع الشركة.
- تنظيم على مستوى الهوس. في الواقع ، لا يؤدّي الموظف الجيد الأمور والمستندات إلى وقتٍ لاحق ، لأنه يدرك أن هذا قد يؤدي إلى أخطاء أو فوضى كاملة ، ويجب ألا يُسمح لها بالعمل مع المستندات في أي حال.
