ما نوع المستند هو الوصف الوظيفي؟ المتاحة في كل مؤسسة ، فإنه يحدد وظائف وحقوق وقياس مسؤولية الموظف الذي يشغل منصبًا محددًا. التعليمات ضرورية للتوزيع الصحيح للواجبات ، والانتهاء في الوقت المناسب من مهمة العمل ، وتعريف الاتصالات العاملة للموظفين وعلاقاتهم ، وتنظيم عبء موحد.
من أين تأتي التعليمات؟
عند تطوير هذا المستند ، يعتمدون على الهيكل الحالي للمؤسسة ودليل التصنيف ومعايير الإدارة.
النظر في مثال لمهنة مدير المكتب ، وكيف يتم الوصف الوظيفي للسكرتير. تحتوي عينة منه (كقاعدة ، نموذجي) على عدة أقسام.
الأول هو الأحكام العامة. يقدم القسم الأول معلومات حول الشخص الذي يتم تعيينه: من الذي يمكنه التقديم بالضبط لهذا المنصب ، الذي يقدمه الوزير وما سيسترشد به في العمل ، ويصف معرفته ومهاراته ، ومن سيحل محله أثناء غيابه. القسم الثاني يدور حول المسؤوليات الوظيفية. ماذا يتطلب الوصف الوظيفي للسكرتير؟
إنه يتحكم في تنفيذ الموظفين الآخرين لأوامر وأوامر الرئيس ، وينظم الاجتماعات والاجتماعات ، والمكالمات الهاتفية لرئيسه المباشر ، ويستقبل الزوار ، ويسجل المراسلات.
هذه وظائف شائعة - يتم تنفيذها بواسطة أي سكرتير. يمكنهم التوسع حسب تفاصيل المؤسسة ، والتي سنناقشها أدناه.
العناصر والأقسام الأخرى
يصف قسم "المسؤوليات" بالتفصيل كل تفاصيل النشاط. محتواه يتبع من السابق.
في الفقرة "الحقوق" ، يوضح الوصف الوظيفي للسكرتير ما يمكن أن يتقدم له. هذه هي: تحسين عملية العمل ، والقدرة على استخدام الوثائق أو المعلومات اللازمة للعمل ، ورفع المستوى المهني.
تصف الفقرة الأخيرة "المسؤولية" ما هو السكرتير المسؤول عن صاحب العمل. عادةً ما يكون هذا القسم ، مثل القسم السابق ، معيارًا لمعظم هذه التعليمات.
وبمزيد من التفصيل؟
ما الذي يفعله هذا الموظف بالضبط؟ النظر في وظيفة ما يحتوي على وصف وظيفي نموذجي من وزير الرأس.
انه ينظم ويوفر من الناحية الفنية الأنشطة الإدارية للرئيس. يقبل المراسلات الواردة ، التحويلات إلى موظفين محددين أو إلى الوحدات الهيكلية.
ينفذ الأعمال الورقية ، ويقوم بالعديد من العمليات على الكمبيوتر لجمع ومعالجة المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
يفترض التوصيف الوظيفي للسكرتير المرجعي العديد من المسؤوليات المتنوعة. يقبل الطلبات ويعد المستندات للتوقيع على الرأس ، ويختار المواد المطلوبة لهذا العمل. إنه يتحكم في صحة التنفيذ ويجعل تحرير مسودات المستندات ، وينظم المكالمات الهاتفية للرئيس ، ويصلح المعلومات في حال غيابه ، ويقوم بنقلها واستلامها بالفاكس ، ونسخ المستندات على آلة نسخ ، واستقبال وإرسال الرسائل الهاتفية.
يتضمن الوصف الوظيفي لمرجع السكرتير وضع مساعد مختص ومختص يقوم بإعداد الطلبات والرسائل نيابة عن الرئيس ، ويضع الإجابات عليها.
وهذا ليس كل شيء ...
يخطط السكرتير أيضًا وينظم الاجتماعات والاجتماعات التي تعقدها السلطات ، والتي يجمع المواد اللازمة لها ، ويخطر المشاركين بأجندة الحدث وتاريخه ويضع محاضرته.
يشرف على وفاء الموظفين بالأوامر والأوامر بدقة وفي الوقت المحدد ، ويحتفظ بملف بطاقة التسجيل. إن الوصف الوظيفي للأمين ، من بين أشياء أخرى ، يجعله ملزمًا بتزويد رئيس مكان العمل بالمعدات المكتبية والقرطاسية.
انه يطبع المواد المكتبية ، ويحافظ على بنك معلومات من المعلومات الحالية. يدير استقبال الزوار ، ويساعد في النظر التشغيلي للطلبات وغيرها من القضايا. ينفذ الحالات ، يقدم إلى الأرشيف ، يتحكم في سلامتهم.
تم تحديد وضع التشغيل الخاص بها وفقًا لقواعد جدول عمل المنظمة. التوصيف الوظيفي لوزير الرأس يتهمه بالواجبات الرسمية والرحلات التجارية في حالة الحاجة الصناعية.
تحدث عن الحقوق والمسؤوليات
تتضمن حقوق السكرتير في المنظمة إمكانية طلب ظروف عمل عادية من الإدارة ، والمساعدة في أداء الواجبات الرسمية ، ودعم المعلومات - يمكنه طلب أي مستندات يحتاجها في عمله.
لديه الحق في تحسين مؤهلاته الخاصة ، لمعرفة قرارات الإدارة القادمة فيما يتعلق بأنشطته ، لتقديم المقترحات وطرح الأسئلة.
يمنح السكرتير الحق في التوقيع على الوثائق المرجعية والمعلومات ضمن اختصاصه.
مثل أي موظف ، فهو مسؤول عن عدم وفائه بواجبات العمل وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، عن الجرائم المرتكبة خلال فترة النشاط ، عن التسبب في أضرار مادية.
إذا كانت الحقوق وتدابير المسؤولية المتخذة لهذا المنصب في مؤسسات مختلفة متشابهة تمامًا ، فإن وظيفة الأمناء ، كما ذكرنا سابقًا ، يمكن أن تختلف اختلافًا كبيرًا. النظر في هذه الاختلافات كمثال على مسؤوليات الممثلين الآخرين لهذا المنصب.
الوصف الوظيفي لأمين وحدة التدريب
يعتبر هذا المتخصص مقاولًا تقنيًا. ليتم تعيينه في هذا المنصب ، يحتاج إلى تعليم متخصص أو ثانوي متخصص. ما الذي يجب أن يفعله أمين قسم التدريب بالضبط؟
مثله مثل أي سكرتير ، فهو ملزم بإدارة الأعمال الورقية بكفاءة ، ويكون على دراية بقيادة جميع إدارات المؤسسة ، ويكون قادرًا على استخدام أجهزة التسجيل الصوتي وأجهزة الاستقبال والاتصالات ، ومسجلات الأشرطة. الامتثال لمعايير نظام وثائق العمل ولوائح العمل ، وكذلك حماية العمال وسلامتهم.
مسؤوليات الوزير جزء التدريب
التوصيف الوظيفي للأمين في مؤسسة تعليمية له تفاصيله الخاصة. يحتفظ بمحاضر اجتماعات لجنة الاختيار ، ويضع الملفات الشخصية للتلاميذ (الطلاب). إصدار وإدخال المعلومات اللازمة في بطاقات هوية الطلاب والسجلات الأكاديمية ، وتملأ الكتب المتعلقة بإصدار الشهادات والدرجات المكررة ، والشهادات ، وسجلات الطلاب بالترتيب الأبجدي.
يأخذ في الاعتبار ساعات التدريس وحضور الطلاب ، وإعداد المجلات التدريبية ، وأوامر لحركة الوحدة. يتلقى وثائق المحاسبة وإعداد التقارير حول التطبيقات ، ومعالجة الملفات الشخصية للطلاب ويرسل إلى الأرشيف.
تتم أنشطته على اتصال وثيق مع رؤساء الإدارات والمعلمين وإدارات المحاسبة في مؤسسة تعليمية.
وماذا يفعل سكرتير المدرسة؟
ينص الوصف الوظيفي لسكرتير المدرسة على قبول هذا الموظف وفصله مباشرة من قبل المدير ، ويجب أن يكون التعليم حاصلاً على تعليم مهني ثانوي أو تعليم عام مع تدريب خاص على البرنامج المطلوب.
يسترشد في نشاطه بالوثائق المعيارية المتعلقة بالأوراق والتشريعات العمالية وتعليمات الحفاظ على دفاتر العمل ومعايير حماية العمال وميثاق المدرسة وتعليماته الخاصة.
يتكلم خطابًا مكتوبًا مختصًا ، ويعرف كيفية العمل على المعدات المكتبية.
الاتجاهات الرئيسية للعمل
يسردهم الوصف الوظيفي لسكرتير المدرسة للمدرسة بتفاصيل كافية. يخدم أنشطة مدير المدرسة والنواب ، ويقوم بالأعمال الورقية ، ويجمع المعلومات حول العاملين بالمدارس والطلاب. ينظم المكالمات الهاتفية للمدير ويستقبل وينقل الفاكسات والرسائل الهاتفية ويسجل الرسائل في غياب المدير.
ينظم السكرتير اجتماعات مجلس المدرسة ، والاجتماعات العامة للموظفين ، والوصاية والمجالس التربوية ، التي يجريها مدير الاجتماعات. للقيام بذلك ، يقوم بجمع وإعداد المواد اللازمة ، ويخطر المدعوين بالحدث ، ويسجل المشاركين. يرسم البروتوكولات النهائية.
مهام إضافية
مثل أي سكرتير ، فهو يوفر للمدير اللوازم المكتبية والمعدات المكتبية ، ويخلق الظروف لكي يعمل رئيسه بفعالية. ينقل ويتلقى المعلومات ، ويطبع الوثائق والمواد.
يشكل الحالات وفقًا للتسمية المعتمدة ، ويرسل إلى الأرشيف في الوقت المناسب. يقبل المراسلات ، وينظم بالطريقة المعتمدة في المدرسة ، وينقل من المدير إلى فناني الأداء المعينين ، ويرصد التنفيذ ، ويرسل المراسلات.
يقبل طلبات ووثائق الموظفين والطلاب وأولياء الأمور. ينظم الاستقبال ، التسلسل الأمثل للطلبات والاقتراحات.
يفترض التوصيف الوظيفي للموظف السكرتير في المدرسة ، كقاعدة عامة ، وجود جدول عمل غير منتظم ، مرتبط بجدول العمل ، ولكنه مستمر من أسبوع عمل مدته 40 ساعة. في هذه العملية ، يتفاعل مع أعضاء هيئة التدريس والإدارة والخدمة.
الوصف الوظيفي لكاتب المحكمة
كما أن لديها ميزاتها الخاصة. يتأتى كاتب المحكمة في عمله من مهمة ضمان حسن سير الجهاز القضائي. يجب عليه تنفيذ قدر كبير من العمل الروتيني اللازم المتعلق باستقبال المواطنين وإعداد الرسائل والاستفسارات والمقتطفات والاستدعاء واستدعاء الشهود والمشاركين في العملية.
إنه يضع ويضع قوائم مراجعة الحالات التي سيتم النظر فيها في الاجتماع ، ويتحقق من إشعار الإشعار ، ويقدم نسخًا من الاستنتاجات ، ويتحقق من حضور الأشخاص الذين استدعوا إلى الاجتماع ، ويلاحظ وقت تواجدهم في المحكمة في مذكرات الاستدعاء.
بالإضافة إلى ذلك ، يضع الوزير الوثائق للضحايا والشهود الذين تم استدعاؤهم لدفع تكاليف السفر ، بناء على طلب المشاركين ، يجلب محتوى السجل القضائي ، ويضع القضايا في نهاية المراجعة (الإدارية والجنائية والمدنية) ، ويحتفظ بسجل سجل.
مهنة صعبة
واجبه هو أيضا إعداد نسخ من وثائق المحكمة ، وتنفيذ ونقل أمر التنفيذ ، وغيرها من المواد المتعلقة بتنفيذ الحكم ، وكذلك في أمر قضائي منفصل.
يتطلب الوصف الوظيفي لكاتب المحكمة مستوى كاف من التأهيل لأداء الواجبات. يجب عليه الامتثال لبعض القيود والقيود الخاصة بالخدمة المدنية ، وقواعد السلوك الرسمي للموظفين.
ما هي المعرفة والمهارات المطلوبة من قبل كاتب المحكمة؟
بادئ ذي بدء ، القانونية. يطرح الوصف الوظيفي الرسمي لكاتب المحكمة شرط معرفة الكثير من القوانين ، بدءًا من الدستور وقانون العمل والتعليمات الكتابية المعتمدة في الكيان التأسيسي للاتحاد الروسي.
معظمهم يتعلق بالإجراءات القضائية وأنشطة السلطات.بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى معرفة أساسيات التفاعل مع الهياكل الإدارية والمؤسسات المختلفة ، والأوراق ، ومعايير قواعد اللغة الروسية ، والخواص الدقيقة لنمط العمل في اللغة المكتوبة والمنطوقة ، وقواعد التدقيق اللغوي والتحرير.
ويشمل ذلك أيضًا المستوى الأساسي لمتطلبات التأهيل في مجال تكنولوجيا المعلومات ، ومعرفة سير العمل وقضايا أمن المعلومات.
وأكثر من ذلك بكثير ...
يحتاج السكرتير إلى مهارات في التخطيط ليوم عمل ، وتحليل وتنظيم المعلومات الواردة ، وإعداد المواد التحليلية وإجراء حوار بناء.
في نشاطه ، يجب أن يكون قادرًا على العمل مع أجهزة الكمبيوتر الطرفية والإنترنت واستخدام البريد الإلكتروني وجداول البيانات ومحرري النصوص وإعداد العروض التقديمية وما إلى ذلك.
كما نرى ، فقد خضع توصيف وظيفة السكرتير على مدار العقود الماضية لتغييرات جذرية ويشمل اليوم العديد من المتطلبات الفنية والإعلامية الجديدة. يجب أن يكون السكرتير الحديث ليس فقط موظفًا يقظًا ومديرًا للتنفيذ ، ولكن أيضًا مواكبة العصر ، باستخدام أحدث التطورات في مجاله المهني.
