إذا احتجت في أي وقت إلى كتابة ملاحظة توضيحية ، وكما تظهر الممارسة ، فهناك مثل هذه الحالات في كثير من الأحيان ، ثم قم بذلك بشكل صحيح وصحيح. لا نقلل من هذه الوثيقة. سيساعد اتباع نهج جاد في تجنب المزيد من سوء الفهم والتدابير التأديبية. هذه المادة سوف تساعدك مع هذا. نتعرف على كيفية كتابة ملاحظة توضيحية ، ما هي أنواعها ومتطلباتها. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون هذه المعلومات مفيدة للمديرين والأفراد الذين تشمل اختصاصهم هذه المشكلة.
ما هي المذكرة التفسيرية؟
بالمعنى العام للكلمة ، ينبغي فهم المذكرة التفسيرية على أنها ورقة عمل خاصة ، يتم تجميعها لتقديم تفسيرات بشأن بعض أحكام الوثيقة الرئيسية (الخطة أو التقرير أو المسودة) أو إعطاء تعليق حول أسباب أي حقيقة أو حدث أو فعل.
يمكن تقسيم عدد كبير من الصيغ والاختلافات في هذا المستند بشروط إلى مجموعتين.
أنواع الملاحظات التوضيحية
- مرافقة المستند الرئيسي أو تقديم توضيحات بشأن أحكامه الفردية.
- ملاحظات توضيحية عن أي حادثة ، أفعال ، مواقف حالية وسلوك الأفراد العاملين في المنظمة هذا هو أكثر أنواع المستندات شيوعًا التي يضعها موظفو المؤسسة بناءً على طلب مدير مباشر أو كبير. إنها تتعلق بالعلاقات الناشئة في عملية العمل وأنشطة الإنتاج. وكقاعدة عامة ، يتم كتابة مذكرة توضيحية للمدير فيما يتعلق بحالة الطوارئ ، وانتهاك العمل و / أو الانضباط الإنتاج ، والمخالفات التأديبية والانتهاكات ، وما إلى ذلك. في هذه الحالات ، يجب على صاحب العمل أن يطلبها من الموظف (وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، المادة 193) ، لأنه يعتبر من قبل المشرع كشكل من أشكال الدفاع عن نفسه. وبالتالي ، فإن الملاحظة التوضيحية (العينة أدناه) هي جزء لا يتجزأ من عملية تأديب الموظف.
اصدار مذكرة توضيحية
بالنسبة للنوع الأول من الوثائق ، يعد العمل الورقي مطلبًا إلزاميًا ، أما بالنسبة للنص المكتوب بخط اليد في ورقة قياسية بحجم A4 ، فهو مقبول. يجب أن يعرف الجميع كيفية كتابة ملاحظة توضيحية وما يجب الإشارة إليه فيه ، لأن هذا أمر شائع جدًا في الممارسة. بغض النظر عن مدى كونك موظفًا مثاليًا ، فإن المواقف مختلفة ، ولا يوجد أحد في مأمن منهم. يتضمن هيكل المذكرة التوضيحية العناصر الإلزامية التالية:
- تفاصيل المرسل إليه ؛
- اسم المستند ، اكتب الإشارة ؛
- عنوان النص (يبدأ بحرف الجر "O (O) ...") ؛
- النص الأساسي
- تاريخ كتابة الوثيقة ؛
- توقيع شخصي.
يجب أن تعكس الملاحظة التوضيحية (ترد أدناه عينة) في جزء المحتوى بيانات موضوعية عن الأحداث والحقائق المحددة ، وأن تقدم توضيحات واضحة. يعكس النص الرئيسي الموقف الشخصي للموظف في الوضع الحالي ، وموقفه من سوء السلوك والنتائج المثالية. إذا أقر الموظف بالذنب لسوء السلوك ، فيمكنه أن يعبر عن ذلك في الجزء الموضوعي ، مبينًا توبته على الفعل ، ووعد بعدم تكرار ذلك في المستقبل. إذا اعتبر نفسه بريئًا ، فهناك فرصة للتعبير عن وجهة نظره وتقديم حججه والأدلة الضرورية.
خلاصة القول ، يمكننا القول أن الملاحظة التوضيحية هي مثال على كيفية قيام الموظف بحماية نفسه في وجود موقف مثير للجدل. تسهم توضيحاتها بشكل أساسي في إجراء تقييم موضوعي من قبل صاحب العمل لحقيقة معينة وتمكّن من تحديد جميع ظروف الجريمة ، وإذا لزم الأمر ، قم باختيار إجراء عادل من العقوبات التأديبية.
إخطار الموظف بالتفسير
كما ذكرنا سابقًا ، يجب على صاحب العمل أن يطلب توضيحًا كتابيًا من موظفه قبل اتخاذ الإجراء التأديبي (المادة 193 من قانون العمل الاتحاد الروسي). بالإضافة إلى ذلك ، المواعيد النهائية التي يجب تقديم شرح خلالها - يومين عمل. بناءً على حقيقة أن المشرع يخصص وقتًا معينًا ، يجب على صاحب العمل توثيق التاريخ الذي طلب فيه من موظفه تقديم مذكرة. لا يوجد أي شرط إلزامي لهذا ، ولكن من وجهة نظر عملية ، ستكون هذه الوثيقة مفيدة. أولاً ، هذا هو تاريخ البدء ، وثانياً ، أدلة مستندية على عدم انتهاك حقوق الموظف. نقدم مثالاً أدناه لتوضيح ما يجب الإشارة إليه فيه وكيفية الكتابة. مطلوب مذكرة توضيحية على الورق ذي الرأسية مع توقيع ممثل صاحب العمل ، الذي يختص بإصدار عقوبات تأديبية. عادة ، هذا هو القائد أو الشخص الذي يتم تفويض هذه السلطة إليه.
مثال الإخطار
نائب رئيس الأطباء
كوكوشينا آر.
على تقديم تفسير مكتوب
فيما يتعلق بأدائك غير الصحيح لواجبات العمل ، والتي تم التعبير عنها في الغياب في مكان العمل من 12/21/14 إلى 12/23/14 ، أطلب منك تقديم توضيح كتابي حول هذه الحقيقة إلى إدارة شؤون الموظفين قبل الساعة 6:00 مساءً في 26 يناير 2014.
الطبيب الرئيسي (توقيع) P.P. سوروكين
تم استلام الإشعار في 24 يناير 2014
نائب رئيس الأطباء (توقيع) كوكوشكين آر.
قد يرفض الموظف استلام وتوقيع مثل هذه الوثيقة ، والمذكرة التوضيحية للعمل مكتوبة في وقت متأخر ، عندما لم يعد من الممكن تطبيق التدبير التأديبي ومرت جميع المواعيد النهائية. في هذه الحالة ، قد يكون هناك الطريق التالي - تسليم الإشعار إلى اللجنة ، أي بحضور المشرف المباشر ، ممثل من النقابة والمستشار القانوني للمنظمة والأطراف المعنية الأخرى. إذا كان هناك رفض ، فعندئذٍ يجدر وضع فعل بتوقيع كل شخص كان حاضراً. بهذه الطريقة تؤكد الالتزام بأحكام الفن. 193 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.
ملاحظة توضيحية (نموذج) للعمل: مثال رقم 1
الحالات الأكثر شيوعًا المرتبطة بالتغيب أو التأخر عن العمل.
قائد الوحدة العسكرية 65487
العقيد سيدوروف إس.
من موظف في وزارة الدفاع في الاتحاد الروسي ، كاتب
فولكوفا آر.
مذكرة توضيحية
حول التأخر في العمل في 16 مايو 2014
أنا ، فولكوف رومان لفوفيتش ، تأخرت عن العمل لمدة 4 ساعات في 16 مايو 2014. في جوهرها ، يمكنني شرح ما يلي. هذا الصباح ، أثناء رحلتي للعمل في سيارتي ، شاهدت حادثًا. وفي هذا الصدد ، أُجبر على الشهادة لشرطة المرور. استغرق الكثير من الوقت. أرفق نسخة من البروتوكول كدليل ومذكرة داعمة من مفتش شرطة المرور Orlova P.P.
16 مايو 2014 (توقيع) Volkov R.L.
مثال رقم 2
إلى مدير متجر باروس
مالينينا إم. إم.
من مدير المستودع
Smorodintseva S.S.
مذكرة توضيحية
حول التأخر في العمل في 30 ديسمبر 2014
أنا ، Smorodintseva صوفيا سيمينوفنا ، في 30 ديسمبر 2014 ، تأخرت عن العمل لمدة ساعتين. الحقيقة هي أنه في اليوم السابق اشتريت ساعة جديدة مع منبه. بعد أن لم أفهم الآلية بالكامل ، قمت بتعيين المؤقت بشكل غير صحيح وتنامت لمدة ساعة واحدة. أقر بخطأي. أعدك أن هذا لن يحدث مرة أخرى من الآن فصاعدًا.
30 ديسمبر 2014 (توقيع) Smorodintseva S.S.
خطأ ملاحظة توضيحية: مثال
تم العثور على هذا النوع من المستندات أيضًا في كثير من الأحيان.يمكن أن تكون الأخطاء من مختلف الأنواع المتعلقة الأنشطة العملية الأوراق ، إلخ. في هذه الحالة ، يتم النظر في الوضع مع عدم الوفاء بخطة العمل.
إلى مدير Much Money LLC
مونتكينا
من المتخصص الرئيسي R. Bozhkina
مذكرة توضيحية
حول الفشل في الوفاء بخطة سبتمبر 2014
أنا ، Monetkina Lyudmila Denisovna ، بعد تحليل الوضع الحالي المتعلق بالفشل في الوفاء بخطة إبرام اتفاقات القروض ، أشرح ما يلي. المشكلة تتعلق بنقص الموظفين ، حيث تم الاستغناء عن اثنين من المتخصصين في شهر واحد ، ولم يتم تعيين أي شخص ليحل محلهم. لا يستطيع الموظفان المتبقيان التعامل مع حجم العمل ، على الرغم من أنهما يعملان خارج نطاق القاعدة.
15 أكتوبر 2014 (توقيع) Monetkina L.D.
وضع فعل عدم تقديم الموظف لمذكرة توضيحية
في حالة عدم تقديم الموظف ، في نهاية الفترة المحددة ، مذكرة توضيحية (مثال أعلاه) ، ثم وفقًا للمادة المحددة في قانون العمل في الاتحاد الروسي ، يجب على صاحب العمل وضع قانون خاص. صحيح أن المشرع لا يشير إلى الموظف الذي يجب عليه القيام بذلك ، في الإطار الزمني وما إذا كان مطلوبًا تعريف الموظف به. يتم تحديد ذلك على مستوى المؤسسة مع مراعاة قواعد العمل المكتبي. تم إعداد الفعل بمشاركة مجموعة من الأشخاص ويؤكد الأحداث أو الحقائق التي توصلوا إليها. لذلك ، من الضروري تجميعها بشكل جماعي ، سيكون من المستحسن جذب هؤلاء الموظفين الذين كانوا حاضرين في الوقت الذي تلقى فيه الموظف إشعارًا بمتطلبات تقديم مذكرة توضيحية. إنه مكتوب في نموذج شائع وقد يحتوي على النموذج الموضح أدناه.
قانون العينة
ACT
10.07.2014
عن فشل الموظف في تقديم تفسير كتابي فيما يتعلق بجريمة تأديبية
أنا ، رئيس قسم شؤون الموظفين ، كوروليفا إ. إي ، بحضور كبير المحاسبين إيفانوفا ن. والخبير الاقتصادي Pevtsova R.I. صيغ هذا القانون على النحو التالي:
07/06/2014 محاسب بتروفا الأول اقترح بموجب المادة 193 من قانون العمل في الاتحاد الروسي في 9 يوليو 2014 تقديم تفسير كتابي للجريمة التأديبية التي ارتكبتها ، والتي تجلى في غيابها في مكان العمل لمدة 6 ساعات متتالية. بتروفا آي. آي. لم تفعل ذلك في غضون الوقت المحدد ، قائلة إنها قدمت بالفعل تفسيراً شفهياً ولن تكتب أي شيء آخر.
يرصد هذا الفعل في نسختين.
/ التوقيع / كوروليفا إ.
/ توقيع / إيفانوفا ن.
/ التوقيع / Pevtsov R.I.
نسخة من الفعل المستلم:
/ توقيع / بتروفا
لا تعتبر رفض كتابة مذكرة توضيحية بمثابة جريمة تأديبية جديدة ، لأن هذا هو الحق الحصري للموظف ، وليس التزاما. وبموجب هذا القانون ، يؤكد صاحب العمل فقط أن جميع قواعد القانون قد تم الامتثال لها.
الفرق بين المذكرة التفسيرية من المحاضرة والرسمية
لا تخلط بين هذه المفاهيم الثلاثة. لقد قمنا بالفعل بفرز أول واحد. معرفة كيفية كتابة ملاحظة توضيحية ، يمكنك بسهولة التعامل مع البقية. دعونا نتحدث عنها لفترة وجيزة. مذكرة هو عكس ذلك. الغرض من كتابتها هو إعلام الإدارة بالوضع الحالي والوضع والحقائق التي حدثت ، أي تحفيزك على اتخاذ أي إجراء.
مذكرة ينطوي على نقل بعض المعلومات على فرع الإدارة "الأفقي" ، أي من مدير إلى آخر ، موظف في إدارة إلى موظف في إدارة أخرى ، إلخ. في الواقع ، هذا هو المراسلات التجارية.
كيفية كتابة ملاحظة توضيحية (نموذج أو مثال) يمكن العثور عليها بسهولة على الشبكة. لا يوجد نموذج واحد ، ومع ذلك ، هناك بعض المتطلبات التي أشرنا إليها. يمكنك بسهولة استخدام وإعادة صياغة الأمثلة المذكورة أعلاه "لنفسك".
