المذكرة عبارة عن مستند مشترك يتم من خلاله الاتصال الرسمي بين الموظفين. يتم تقليل محتواها إلى مهام ، وأداء أي مهام ، وما إلى ذلك ، أي مشاكل العمل. على الرغم من حقيقة أن كتابة المذكرة هي مسألة بسيطة وغير خاضعة لقواعد صارمة للغاية ، ومع ذلك ، تحتاج إلى معرفتها. في هذه المقالة ، سننظر في الإجراء الخاص بتجميع هذه الوثائق ، الأنواع ، إلخ.
ميزة
طبيعة مذكرة الخدمة إعلامية ، مما يعني أنه يحتوي على إشعارات ورسائل وتعليمات معينة وما إلى ذلك. تتعلق المشكلات التي تم تناولها فيه بالموظف الذي أرسل إليه. بمعنى آخر ، المذكرة عبارة عن صندوق أدوات للاتصال داخل المؤسسة.
ملاحظة: لم يتم إنشاء المذكرة الإلزامية. هذا مستند إضافي ، على الرغم من أنه يمكن إعداد الأوامر والتعليمات على أساسها.
ممارسة
تعتبر المذكرة وثائق تستخدم بشكل متكرر ، في الوقت نفسه ، غير مدرجة في قائمة أوراق الإدارة المصنفة رسميًا. يستخدم على نطاق واسع ، يصبح التواصل على المستوى الأفقي: أي أنه يتم تجميعه بواسطة موظف من وحدة واحدة لنقل طلب أو اقتراح إلى موظف من وحدة أخرى.
هام: يجب أن تكون حالات كائنات الإدارة ، التي يتم الاتصال بينها عبر مذكرة ، مكافئة. خلاف ذلك ، فإن الوثيقة لا تعتبر مذكرة ، ولكن مذكرة.
الغرض من الاستخدام
يمكن استخدام مذكرة للعمل في حالات مختلفة.
فيما يلي بعض الأمثلة:
- للحصول على مكافآت الموظفين ؛
- لإرسال موظف في رحلة عمل ؛
- تقديم التقارير إلى قسم الخدمات اللوجستية عن عطل المعدات ؛
- مذكرة شراء
- إخطار رئيس الأمن من رئيس أي وحدة أخرى بضرورة دخول أشخاص غير مصرح لهم (وليس موظفين) إلى مبنى الشركة لأسباب ؛
- تم إرسال طلب في شكل مذكرة إلى قسم المحاسبة لتخصيص الموارد المادية لاحتياجات معينة ، إلخ.
حالات مختارة لكتابة المذكرات
على الرغم من أن المذكرة تعتبر ورقة داخلية ، فإن أحد أنواعها هو مستند يتم إرساله إلى لجنة التصديق. ومع ذلك ، لا يزال استخدام الملاحظات اللاصقة فقط من أجل التواصل العملي أكثر شيوعًا.
كيف تكتب مذكرة؟
القواعد الأساسية لكتابة المذكرة تشبه أي قواعد أخرى. وهي تشمل الكتابة على ورقة من تنسيق A4 وتعليمات من ومن يتم إرسالها ، وإصدار الشهادات حسب التاريخ والتوقيع. ولكن كيف تكتب مذكرة في الامتثال لجميع المتطلبات؟
- في الوسط (المسموح به أيضًا على الجانب الأيسر من الورقة) اكتب اسم المستند المقابل ؛
- هناك خياران لكتابة التاريخ - بالأرقام العربية تمامًا وإشارة الشهر بالكلمات ؛
- في العنوان ، يمكن إضافة وصف موجز لمحتويات المستند إلى العنوان الرئيسي ؛
- يجب أن تكون المعلومات الخاصة بالمرسل والمستلم كاملة: الاسم واللقب وأسرته ، الاسم الكامل للمركز والقسم (الوحدة) المرفق به هذا الموقف.
خدمة ملاحظة المحتوى
لا تشمل إجابة سؤال كيفية كتابة المذكرة فقط تفاصيل وسمات هذا المستند ، بل تتضمن أيضًا محتواه.
لا تتطلب الورقة قيد النظر بيانًا بجوهر المشكلة بلغة جافة جدًا وذات طابع رسمي - ولكن السرد الحر مسموح به ، ومع ذلك يعكس على وجه التحديد سبب الكتابة.
عادة ما يتم تقسيم المحتوى إلى قسمين. أول هذه تسمى الديباجة. تتحدث باختصار حول ما دفع مسؤول الصياغة إلى كتابة مذكرة وإرسالها إلى موظف محدد.
الجزء الثاني يعتبر الرئيسي ، كما أنه أكبر من الديباجة. يتضمن هذا النص بيانًا بالطلب أو الاقتراح المباشر. لذلك يمكن أن يضاف تحليل الوضع والاستنتاجات والنتائج.
شكل
عندما تُسأل عن كيفية كتابة مذكرة ، تقوم بعض الشركات ببساطة بتزويد موظفيها بنموذج خاص. ولكن ، تجدر الإشارة إلى أن هذا ليس توحيدًا إلزاميًا - توفر GOST أحكامًا استشارية فقط (بخصوص الخطوط والأبعاد والمسافات) دون عينة معتمدة. ومع ذلك ، إذا كان هذا موجودًا في شركة معينة ، فمن الأفضل التمسك به.
الخدمة والمذكرات
أعلى قليلاً في المذكرة ، لوحظ كيف تختلف الملاحظات الرسمية والإبلاغ. لكن لا يزال كثير من الناس يميلون إلى الخلط بينهم وبين بعضهم البعض.
الأخطاء الأكثر شيوعًا هي:
- مذكرة للموظف من الموظف إلى رئيسه (في الواقع ، تقرير) ؛
- عن زيادة الرواتب
- حول الترقية.
الأخيران لا يشتملان على العلاج على المستوى الأفقي ، ولكن عموديًا ، والذي ينكر تعريف المذكرة.
هام: تقسيم المذكرات إلى مذكرات وتوضيحية مسبقة غير صحيح.
تسجيل
يتم تسجيل جميع المذكرات في التسجيل. اعتمادًا على كيفية تنظيم الأعمال الورقية في كل شركة بعينها ، يمكن للشخص الذي قام بإعداد الورقة أو الشخص الذي حصل عليها التعامل معها. في أي حال ، هذا يتلخص في حقيقة أن مذكرة الخدمة تم تخصيصها برقم فريد ، والذي يجب الإشارة إليه في نصه.
مذكرة عينة
"قسم المبيعات ، مدير قسم تكنولوجيا المعلومات V. A. Kutsak
مذكرة
№ 19-43/102
13 أبريل 2015
على اختبار حالة الكمبيوتر لأدائه
بدءًا من 04/10/2015 في الكمبيوتر الشخصي لموظف مبيعات R. D. Maksimenko ، هناك عيوب منتظمة ، وهي: إعادة التشغيل دون إعطاء هذا الأمر إلى جهاز الكمبيوتر ، ومشاكل في تشغيل / إيقاف التشغيل ، وأيضًا وميض الشاشة. بسبب ما تم وصفه ، أطلب منك إجراء التشخيصات اللازمة من قبل المتخصصين في القسم الخاص بك من أجل اكتشاف أسباب الأعطال ، وكذلك لحلها بنجاح. أقترح أن تصدر نتائج الاختبار كتابيًا ، مع تلخيص الإجراءات الإضافية: إصلاح الجهاز أو استبداله.
رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "
لنفترض أنه تبين أن جهاز الكمبيوتر غير قابل للإصلاح. في هذه الحالة ، نضع مذكرة لشطب المعدات.
مثال مذكرة وقف التشغيل
قسم المبيعات مدير الخدمات اللوجستية القسم M. A. Oleinik
مذكرة
№ 21-45/104
16 أبريل 2015
حول إيقاف تشغيل جهاز كمبيوتر غير نشط
ابتداءً من 10 أبريل 2015 ، حدثت أعطال منتظمة في الكمبيوتر الشخصي لموظف مبيعات ، R. Maximenko. أظهرت التشخيصات التي تم إجراؤها نتيجة لذلك من قِبل المتخصصين في قسم تقنية المعلومات ما يلي: الكمبيوتر الشخصي غير مناسب لمزيد من التشغيل. في هذا الصدد ، أطلب شطب المعدات المذكورة أعلاه لعدم التشغيل.
رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "
بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى ملاحظة أخرى - لاستبدال المعدات التي تم إيقاف تشغيلها.
ملاحظة استبدال المعدات
"قسم المبيعات ، مدير قسم اللوجستيات M. A. Oleinik
مذكرة
№ 22-46/104
17 أبريل 2015
حول استبدال جهاز كمبيوتر مكسور
تم إيقاف تشغيل الكمبيوتر الشخصي لأحد المتخصصين في القسم ، Maksimenko R. D. ، ويحتاج إلى استبداله بسبب عدم تشغيله (وفقًا للوثيقة رقم 20-44 / 103 بتاريخ 04/15/2015).يرجى تقديم معدات جديدة تتوافق مع المعلمات المتوقفة يرجى إبلاغ عن التنفيذ في الكتابة. أرفق بالمذكرة تقرير قسم تكنولوجيا المعلومات عن التشخيصات ونتائجها.
رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "
في الختام
عادة ، لا تسبب كتابة المذكرة مشاكل. هذه الوثيقة بين الولايات هي وسيلة مألوفة للتواصل بين مستويات الحكومة المختلفة. يمكن أن يسبب "التشويش" بين المذكرات والمذكرات حواجز مشروطة فقط (تشير المقالة إلى كيفية اختلافها).
في بعض الشركات ، يتم تجميع المذكرات بشكل حصري وفقًا للنموذج الذي تم تقديمه والموافق عليه (في هذه الحالة ، من الأفضل تخزين النماذج الخاصة بهم) ، وفي حالات أخرى ، يكون الأمر أكثر من مجاني.
عند تجميع هذا المستند ، يجب أن يسترشد المرء بنفس القواعد المطبقة على الأوراق الأخرى - الخط والتباعد وفقًا لـ GOST ، وتاريخ وتوقيع صلاحية الملاحظة.
بشكل عام ، المذكرة عبارة عن مجموعة أدوات مريحة للغاية ، يسهل إتقانها ، وعند استخدامها بشكل صحيح ، هناك عمل واضح ومنسق جيدًا لفريق من المنظمات. إنها تساعد في الحفاظ على اتصال كلي بين الأقسام ، كما تقوي الهيكل الذي تتكون منه.
