ما هي الوثائق الختامية؟ إغلاق المستندات بموجب اتفاقية التوريد أو الخدمة

عند إجراء أي معاملة ، ينبغي إيلاء اهتمام كبير لما إذا كانت المستندات الختامية متوفرة وتنفيذها بشكل صحيح. وهذا لا يتعلق بالمدفوعات والإيصالات والبيانات البنكية ، وهي إلزامية وهامة للغاية.

المستندات الختامية هي أوراق مالية يؤكد فيها الطرفان حقيقة إتمام الصفقة فيما يتعلق بإتمام الشركاء لموضوع الاتفاقية.

لكي لا يكون لدى الأطراف المقابلة أي سوء فهم أو سوء فهم حول أي تفاصيل عن العمليات ، فمن المستحسن أن تقوم دائمًا بتدوين جميع الفروق الدقيقة في العقد. لن يكون من الضروري تحديد المستندات الضرورية في نفس المكان حتى يتم اعتبار الاتفاقية منفذة.

ما هي الوثائق الختامية ل؟

من أجل اعتبار المعاملة مكتملة من الناحية القانونية ، وليس مدفوعة فقط ، يجب أن يكون هناك تأكيد خطي لهذه الحقيقة. لهذا ، هناك العديد من الوثائق الختامية.

تتطلب محاسبة كل مؤسسة محاسبة صارمة للعمليات وتوافر جميع الأوراق عليها. إذا تم تحويل الأموال لمنتج أو خدمة ، فيجب أن يكون لدى محاسب وثيقة تفيد بأن الشركة قد استلمتها. وبالعكس ، تغلق الشركة المقابلة العملية بنفس المستندات عند استلام الأموال وتؤكد ما تم دفعه مقابله.

بالنسبة لأنواع المعاملات المختلفة ، هناك اتفاقيات متعددة ، بالإضافة إلى أوراق مالية تؤكد تنفيذها. ما هي الوثائق الختامية ، لكل منهم سوف ننظر في مزيد من.

تأكيد تنفيذ عقد التوريد

الوثيقة الرئيسية التي تغطي عقد لتوريد البضائع ، المواد والمواد الخام أو أي ممتلكات أخرى هي فاتورة.

المستندات الأصلية فقط هي ملزمة قانونًا. لذلك ، حتى إذا تم قبول نسخة من الفاتورة في بعض الحالات المؤقتة ، فيجب أن تظل النسخة الأصلية مرفقة بسجلات المحاسبة. حتى التحفظ في العقد غير قادر على تغيير هذا.

التفاصيل الإلزامية للفاتورة

عند بيع البضائع ، يلتزم المورد بإصدار فاتورة في نسختين: لنفسه والمشتري. يجب أن يحتوي على تفاصيل مثل:

• اسم وتاريخ الوثيقة ؛
• اسم المورد
• وصف القيم المنقولة ؛
• كمية ووحدة القياس (بالمكافئات المادية والنقدية) ؛
• توقيع الشخص المسؤول ، مع الإشارة إلى موقفه والأحرف الأولى.

لا يحدد القانون نموذج الفاتورة الإلزامية. يمكن لأي شركة تطوير شكلها الخاص. ومع ذلك ، يجب أن تحتوي التفاصيل المذكورة أعلاه ، وفقًا للقانون الاتحادي للمحاسبة ، على جميع المستندات الختامية بموجب عقد التوريد دون إخفاق.

إذا كانت هناك شكوك حول صحة التجميع الذاتي للنموذج ، فيمكنك استخدام رقم النموذج TORG-12 بنجاح ، والذي كان إلزاميًا حتى عام 2013.

مثال

بالنسبة للعينة ، يمكنك مراعاة الفاتورة التالية:

الفاتورة رقم 12 المؤرخة 19 مارس 2015

المُرسِل: Chip LLC.

المستلم: LLC Astra.

أساس الإفراج عن البضائع: العقد رقم 7 المؤرخ 13 يناير 2015

توكيل رقم 25 مؤرخ في 28 فبراير 2015 ، من خلال مدير المشتريات E. G. Viktorov.

صدر للتو اسم واحد

في مبلغ: ثلاثة آلاف روبل. 00 كوبيل

شحنت المخرج _____________________ أ. سيرجيف

تم استلام العنصر _______________________

MP

تأكيد تنفيذ اتفاقية الخدمة

إذا كان موضوع العقد هو خدمات أو عمل ، فإن المستند الرئيسي الذي يغلق العقد سيكون فعلًا. كما هو الحال مع الفاتورة ، يجب تأكيد المعاملة مع الأصل.

ومع ذلك ، هناك بعض الاستثناءات. إذا لم يكن إغلاق المستندات للخدمات شرطًا أساسيًا من شروط العقد ، وكان الغياب مسموحًا به بموجب القانون ، فيمكن إرفاق نسخ من الأعمال بموجب سجلات المحاسبة (إذا لزم الأمر). ومع ذلك ، يمكن استخدام هذه الأوراق فقط لسهولة المحاسبة. تحدث مثل هذه الحالات في عقد الإيجار واتفاقات العرض.

فعل العمل المنجز (الخدمات المقدمة) - وثيقة تثبت ليس فقط إكمال المعاملة ، ولكن أيضًا عدم وجود شكاوى العملاء. إنه بمثابة التأكيد الرئيسي ، والذي يسمح لك أن تأخذ في الاعتبار تكاليف العملية وإدراجها في الإقرارات الضريبية. تتم طباعة الفعل في نسختين ، يتم تخزينها من قبل كل من المشاركين في الصفقة.

تفاصيل إلزامية

لا يقدم القانون شكلاً موحداً لفعل العمل المكتمل. في كل مؤسسة ، يتم تطوير المستندات الختامية بموجب اتفاقية الخدمة بشكل مستقل ، ولكن يجب أن يتوافق تصميمها بشكل واضح مع المعايير المعمول بها.

التفاصيل الرئيسية المطلوبة هي:

• اسم وترقيم الوثيقة ؛
• ما تاريخ صنعه؟
• اسم المقاول والعميل ؛
• وصف العملية ؛
• وحدة القياس والكمية (المؤشرات الطبيعية والقيمة) ؛
• توقيع الأشخاص المسؤولين عن العملية ، مع الإشارة إلى مواقعهم وأحرفهم الأولى.

عينة

القانون رقم 98 المؤرخ 12 ديسمبر 2014 ، وقبول العمل المنجز (الخدمات المقدمة).

قام المقاول Chip LLC ، الذي يمثله المخرج A. A. Sergeyev ، من ناحية ، والعميل Astra LLC ، ممثلاً بمدير المشتريات I. V. Kulebyakin ، من ناحية أخرى ، بوضع قانون ينص على أن العميل قبل العمل المنجز ولم تكن هناك شكاوى أ.

المبلغ الإجمالي: خمسمائة روبل 00 كوبيل.

الفنان:

مدير Chip LLC _______________________ A.A. سيرغييف

العملاء:

مدير التموين لشركة Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin

نقص الوثائق الختامية

يجب أن الفواتير والأفعال بالضرورة إكمال المعاملة. فقط بعد ذلك تعتبر كاملة ومغلقة بكل القواعد.

ومع ذلك ، في بعض الأحيان تكون هناك حالات عندما تضيع الوثائق الختامية بسبب ظروف مختلفة. أو ، يتعين على رئيس الشركة التعامل مع إهمال المرؤوسين ، ونتيجة لعمليات الفحص ، يتم الكشف عن عدم وجود مثل هذه الأوراق.

واحدة من العواقب السلبية لمثل هذه الحوادث غير السارة هي رسوم إضافية من الضرائب. بعد كل شيء ، لم يكن لمحاسب المشروع الحق في أن يدرج في مصاريف الإعلان غير الموثقة. في هذه الحالة ، يتم التقليل من قيمة ضريبة الدخل ، وعليك ألا تدفعها فحسب ، بل عليك أيضًا إدراج جميع الغرامات والعقوبات. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم معاقبتهم أيضًا بسبب نقص الوثائق بأنفسهم.

من أجل تجنب مثل هذه العواقب وعدم إفساد سمعة الشركة والعلاقات مع السلطات الضريبية ، من الضروري مراقبة حالة إدارة المستندات والمحاسبة في المؤسسة بعناية. من المهم إكمال جميع الأوراق في الوقت المحدد وفي شكل مناسب.

إذا كان المدير يشك في كفاءة أو مسؤولية محاسبه ، فمن الأفضل أن تدفع لشركة التدقيق وإجراء تدقيق أكثر من عشرات ، أو حتى مئات المرات ، لدفع ثمن عدم وجود مستندات.