في أي مؤسسة ، تتم محاسبة رواتب وعمالة الموظفين وفقًا للوثائق الأولية ، والتي يتم تنفيذها والحفاظ عليها بواسطة خدمة الموظفين. إذا لم يتم تقديم أنشطة هذه الوحدة بشكل جيد بما فيه الكفاية ، فستحدث أعطال خطيرة في عمل الشركة بأكملها. دعنا نأخذ في الاعتبار ما هي وثائق إدارة سجلات الموظفين. 
معلومات عامة
كما ذكر أعلاه ، مع تنظيم غير المختصة المختصة لإدارة شؤون الموظفين ، تنشأ مشاكل مختلفة في المؤسسة. على وجه الخصوص ، قد يكون هناك تأخير في دفع الرواتب وتعويض الإجازات المرضية ، وإعداد الأوراق في وقت غير مناسب لتقديمها إلى السلطات التنظيمية. كل هذا يؤدي إلى تدهور كبير في الأداء المالي للشركة. يتم ملء وثائق خدمة الموظفين وفقًا للمتطلبات الواردة في قانون العمل. يتم التحكم في صحة الأعمال الورقية بواسطة مفتشي العمل والضرائب. يمكن للمشرف زيارة أي مكتب من مكاتب الشركة ، بغض النظر عن نوع نشاطها ونوع ملكيتها ، ويطلب مستندات الموظفين في المنظمة للتحقق منها. يخول المفتشون هذه الصلاحيات وفقًا للقانون الاتحادي رقم 134.
المهام الورقية
تغطي أنشطة خدمة الموظفين جميع العمليات المتعلقة بتجميع ومعالجة الوثائق وفقًا للقواعد المعمول بها. يتم تنفيذها لحل عدد من المهام الإدارية. وتشمل هذه ، على وجه الخصوص:
- نقل الموظفين إلى وظيفة أخرى.
- إبرام عقود العمل والقبول في الدولة.
- المنظمة الأنشطة المهنية عمال.
- تشجيع الموظفين.
- تزويد الموظفين بالإجازات.
- شهادة الموظفين.
- المحاسبة لاستخدام الوقت للعمل.
- جعل التوظيف.
- جذب الموظفين للعمل في أيام العطلات وعطلات نهاية الأسبوع.
- ترتيبات السفر.
- الفصل من العمل وإنهاء العقد.
- فرض عقوبات تأديبية.
ما هي وثائق الموظفين ل؟
الغرض الرئيسي من هذه الأوراق المالية هو ضمان أقصى قدر من الشفافية في إطار علاقات العمل. يعتمد النظام الكتابي على قواعد ومتطلبات معينة. تضمن مراعاتهم استقرار الموظفين ، وللموظفين الإداريين للشركة - إدارة مبسطة. بفضل التنظيم الدقيق لمجموعة الواجبات والحقوق المنصوص عليها في وثائق الموظفين ، يتم احترام مصالح جميع المشاركين في علاقات العمل.
أنواع الأوراق
وفقًا لقواعد قانون العمل ، فإن الأشكال الرئيسية لوثائق الموظفين هي كما يلي:
- جدول التوظيف.
- جدول العطلات.
- القواعد الداخلية في المؤسسة.
- المستندات التي بموجبها يتم وضع إجراءات معالجة البيانات الشخصية للموظفين ، وكذلك واجباتهم وحقوقهم.
- تعليمات وقواعد OT. يجب على أي صاحب عمل توفير بيئة آمنة للموظفين للقيام بأنشطتهم المهنية. يجب أن يكون الموظفون على دراية بالتعليمات والقواعد المكتوبة بالتوقيع.
- جداول التحول. يحدد قانون العمل الحد الأقصى لمدة العمل المسموح بها يوميًا. أثناء العمل بنظام الإزاحة ، يتم أخذ الوقت في الاعتبار من خلال إعداد الجداول الزمنية المناسبة.
غالبًا ما تكون مستندات الموظفين المدرجة أسماؤهم قيد التحقق من قبل السلطات التنظيمية. 
الموظفين
يتم إنشاء مستندات الموظفين ، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بالموظفين ، أثناء عمل الوحدة مع الموظفين.ترتبط هذه الأوراق دائمًا ارتباطًا وثيقًا بموظف محدد في المؤسسة. وهي تعكس معلومات عن النشاط المهني للموظف ومؤهلاته ونتائج العمل وشروط القبول في الموظفين وطول مدة الخدمة وما إلى ذلك. تتضمن هذه المستندات ، على وجه الخصوص ، ما يلي:
- أوراق إدارية تؤكد النشاط العمالي للمواطن.
- وثائق المعلومات والتسوية.
- المراسلات الداخلية الرسمية.
- كتب / مجلات التسجيل والمحاسبة.
وثائق كل مجموعة لها تفاصيلها الخاصة. وهي مصممة لأغراض مختلفة ، وضعت ، وضعت موضع التنفيذ ، وافق في الترتيب المناسب.
أوراق إدارية
هذه الفئة تتضمن أوامر وأوامر من الرؤساء. بمساعدة قائدهم تنفذ سلطة إدارة المؤسسة ، المنصوص عليها في ميثاق الشركة. وتنقسم الطلبات إلى مجموعتين. الأول يشمل الأعمال المتعلقة بالأنشطة الرئيسية للشركة. هم ، على وجه الخصوص ، أوامر بشأن قضايا الإنتاج ، وإجراءات إصدار الشهادات ، والتعليمات ، وما إلى ذلك. في المجموعة الثانية هي أوامر على الموظفين. وتشمل هذه الإجراءات الفصل ، التعيين ، النقل ، منح الإجازة ، العقوبات التأديبية ، الحوافز. تغطي وثائق المجموعة الأولى أنشطة المؤسسة ككل وتتعلق بعمل إدارة شؤون الموظفين بشكل غير مباشر. ترتبط فئة أخرى من الأوراق المالية مباشرة بأنشطة الموظفين. بالنسبة للجزء الأكبر ، هذه هي وثائق الموظفين موحدة. تمت الموافقة على أشكالها من قبل لجنة الدولة للاحصاءات. تشمل الوثائق التي تعكس أنشطة الموظفين ما يلي:
- كتاب العمل
- شهادة توظيف
- عقد العمل ؛
- نسخة أوامر الفصل والتسجيل في الدولة.
تهدف هذه المستندات إلى توفير أقصى توضيح للتجربة العملية للموظف. بدوره ، سيكون مهماً لغرض منحه معاش تقاعدي في المستقبل ، ولحساب استحقاقات العجز خلال أنشطته في المؤسسة. نسخ من أوامر من أرباب العمل الآخرين بمثابة الأساس لصنع في كتاب سجل العمل حول بدوام جزئي ، وتسجيل مكررة لها.
فئة حساب المعلومات
يتم الاحتفاظ بهذه الوثائق من أجل تسجيل البيانات الشخصية للموظفين ، لتوحيد المعلومات المتعلقة بأنشطة عملهم. من بينها موجودة:
- بطاقة شخصية
- ورقة زمنية
- جدول التوظيف
- علاقة خاصة.
معظمهم يستخدمون النماذج القياسية. تعمل النماذج الموحدة لوثائق الموظفين على تبسيط عملية ملء هذه المستندات. 
المراسلات الداخلية
يتم استخدامه في المؤسسة لتسجيل قرارات الموظفين المقبولة. على سبيل المثال ، لجذب ل المسؤولية التأديبية أي موظف يجب أن يأخذ تفسيرا منه. إذا كان من المفترض أن يتم تشجيع الموظف ، يرسل رئيسه المباشر رسالة مقابلة إلى مدير المؤسسة. تعمل المراسلات الداخلية كأحد خيارات التبادل الرسمي لوجهات النظر بين الموظفين.
كتب الرقابة والمحاسبة
تم تصميم مجلات التسجيل لحساب وثائق الموظفين المتاحة (الطلبات والشهادات والملفات الشخصية وكتب العمل). يتم تعيين كل ورقة رقم محدد. تتضمن المجلة أيضًا تاريخ تسجيل المستند. المحاسبة الصحيحة يعطي الأوراق المالية قوة قانونية. هذا ، بدوره ، يسمح لك لإثبات موقف معين في النزاع العمالي. يتم تسجيل وتخزين وثائق الموظفين في هذه المجموعة من قبل أشخاص مفوضين. تستخدم الشركة السجلات:
- أوامر للنقل ، الفصل ، التوظيف.
- عقود العمل.
- أوامر عطلة.
- شهادات السفر.
- أوامر التأديبية والمكافآت.
- مهام العمل.
- أوامر على رحلات العمل.
- الأفعال المحلية.
- كتب العمل وإدراج إضافية لهم.
- المرجعية.
- أوراق المستشفى.
- حوادث في المؤسسة.
تمت الموافقة على بعض أمثلة مستندات الموظفين على المستوى الفيدرالي ، بينما يتم تطوير البعض الآخر من قبل الشركة نفسها.
هل كل الأوراق ضرورية؟
تنقسم وثائق الموظفين المشروطة أعلاه إلى ثلاث فئات:
- اعتمادا على تفاصيل الشركة.
- الموصى بها.
- المطلوبة.
يجب الحفاظ على هذا الأخير من قبل جميع الشركات ، دون استثناء ، بغض النظر عن عدد الموظفين ، ونوع النشاط ، والوضع القانوني. تتم الإشارة إلى هذه المستندات بشكل مباشر أو غير مباشر في قانون العمل. على سبيل المثال ، تأتي الحاجة إلى وضع قواعد الشركة من المواد 189-190 ، التوظيف - من الفن. 57 - تم تصميم الأوراق الموصى بها لتحسين التوظيف. وجودهم أو غيابهم يعتمد على قرار الرأس. المستندات التي تعتمد على تفاصيل المنظمة ستكون إلزامية لشركة معينة. إذا كانت الشركة توفر ظروف عمل ضارة أو خطرة ، فمن الضروري تطوير قواعد وتعليمات إضافية. على سبيل المثال ، قد تكون اللائحة التنظيمية بشأن الفحوص الطبية المنتظمة وإحاطات السلامة وغير ذلك. 
استعادة الورق
في كثير من الأحيان ، عندما يظهر عامل شؤون الموظفين الجديد في المؤسسة ، فإنه يواجه بعض الصعوبات. على سبيل المثال ، قد لا تملك الشركة واحدة أو غيرها من الأوراق المالية المطلوبة. من المستحيل إعداد وتنفيذ المستندات اللازمة في يوم واحد. في هذه الحالة ، من الضروري تسليط الضوء على الأكثر أهمية وبدء تصميمها. يوصي الخبراء أولاً وقبل كل شيء ببدء تجميع جداول العطلات والموظفين. ثم يجب عليك التحقق من توافر وصحة تنفيذ العقود ، وأوامر النقل والتوظيف والعلامات في دفاتر العمل.
إذا لم يكن لدى الشركة دفاتر محاسبة ، فيجب أيضًا الاحتفاظ بها. بعد ذلك ، تحتاج إلى ترتيب جميع البطاقات الشخصية الخاصة بك بالترتيب. جميع الوثائق مؤرخة في وقت التنفيذ. ومع ذلك ، في نص النموذج ، على سبيل المثال ، و. T-2 ، يتم وضع التاريخ الحقيقي ، أي الرقم عند تعيين الموظف أو نقله. في هذه الحالة ، يمكنك الاتصال بقسم المحاسبة للحصول على المساعدة وطلب الحسابات الشخصية للموظفين لتوضيح المعلومات والتحقق منها. في عملية استرداد الأوراق المالية المفقودة أو المفقودة للمشروع ، لا ينبغي لأحد أن ينسى العمل الحالي. بعد ذلك ، من الضروري البدء في تجميع وصياغة وتنفيذ الأفعال المحلية الإلزامية. تتم الموافقة على فترات التخزين لوثائق الموظفين من قبل القائمة المقابلة. يجب تقديم جميع الأوراق الواردة فيه لاحقًا إلى الأرشيف.
