ما هي تفاصيل الوثائق؟ متطلبات تفاصيل الوثيقة

الشركات الروسية والوكالات الحكومية ورجال الأعمال والكيانات القانونية الأخرى في عملية التواصل مع بعضهم البعض بانتظام استخدام الوثائق الرسمية. الجانب الأكثر أهمية للتفاعل الصحيح بين المنظمات والأفراد هو استخدام التفاصيل. يتم تحديد قائمتهم بموجب القانون الروسي. متطلبات المستندات - هذه هي السمة الأكثر أهمية للمصادر الرسمية التي تنشرها المؤسسات أو السلطات أو يتم تجميعها من قبل الأفراد عند الاتصال بأي هيكل. ما هي ميزات العمل معهم؟

تعريف

متطلبات المستندات هي عناصر إلزامية للتصميم المرئي لمختلف مصادر المعلومات ، تمت الموافقة عليها ، كقاعدة ، في نسخة ورقية ، على الورق ، معتمدة على مستوى الدولة أو الصناعة أو معايير الشركة.

يتم وضع هذه الأنواع من الوثائق التي تنتمي إلى فئة التنظيمية والإدارية وفقا GOST R 6.30-2003. يتضمن مصدر المعايير هذا معايير موحدة إلزامية للاستخدام أثناء تبادل المستندات بمشاركة المؤسسات والسلطات والمؤسسات الروسية الأخرى ذات الوضع الرسمي.

النظر في أهم تفاصيل الوثائق المحددة من قبل معيار الدولة المحدد.

التفاصيل الأساسية وفقًا لـ GOST: شعار النبالة للاتحاد الروسي

يجب أن تتضمن العديد من الوثائق الرسمية شعار روسيا. يمكن تمثيل رمز الحالة هذا في ثلاثة أصناف: متعدد الألوان على الدرع الشجاع ، بلون واحد - مع أو بدون عنصر مماثل. يجب وضع شعار الأسلحة متعدد الألوان في الاتحاد الروسي على الوثائق التي تحتوي على أحكام القوانين الدستورية الاتحادية والقوانين الاتحادية واللوائح الصادرة عن الرئيس والحكومة والجمعية الاتحادية.

يجب وضع معطف الأسلحة الأحادي اللون الخاص بالاتحاد الروسي بدون درع شعاري على الوثائق المنشورة:

• اللجنة المشتركة بين الإدارات المعنية بسرية الدولة ؛
• المحاكم الفيدرالية
• مكتب المدعي العام ؛
• لجنة التحقيق والهيئات الأخرى ذات الشخصية المماثلة.

يتم استخدام شعار الاتحاد الروسي كعنصر في الرسائل وغيرها من الوثائق.

شعار النبالة لموضوع الاتحاد الروسي والبلديات

تفاصيل الوثائق المعتمدة في الكيانات المكونة للاتحاد الروسي تشمل شعارها الخاص في المنطقة. يتم تنظيم قواعد وضعه من خلال الأفعال المعيارية المعتمدة في موضوع معين. أيضًا ، على المستوى الإقليمي ، قد تتم الموافقة على قواعد وضع شعار النبالة للاتحاد الروسي على أوراق معينة. قد تحتوي تفاصيل الوثائق الصادرة على مستوى المناطق البلدية ، بدورها ، على شعار المدينة والمستوطنة أو البلدية الأخرى. يتم وضع قواعد وضع هذه السمة من خلال القوانين التنظيمية المعتمدة من قبل السلطات المحلية.

علامة تجارية

قد يتضمن تسجيل تفاصيل المستندات في المنظمات استخدام شعار أو علامة تجارية. يتم وضع هذه العناصر وفقًا لأحكام ميثاق الشركات. علاوة على ذلك ، لا يتم وضع الشعار على المستندات في نفس الوقت الذي يحمل فيه شعار الاتحاد الروسي أو الكيان التأسيسي للاتحاد الروسي أو البلدية. قد تتضمن العلامات التجارية كلمات وصور. لون الدعائم المقابلة يمكن أن يكون أي.

رمز المنظمة

وفقًا لتصنيف الشركات في عموم روسيا ، يمكن أن يكون رمز المستند أيضًا رمزًا للمنظمة. هذه المعلومات عادة ما تكون بمثابة وظيفة مرجعية. المستند الرئيسي ، الذي يوجد به هيكل المنظمة ، هو خطاب.

BIN

في معظم الحالات ، تتطلب تفاصيل الوثائق الأساسية للمنظمة تضمينها في هيكلها OGRN. في الحروف ، تتم الإشارة إلى هذا العنصر كجزء من معلومات الخلفية حول المؤسسة. يستخدم PSRN أيضًا عند إصدار ترويسة الشركة. لأصحاب المشاريع ، هناك سمة مماثلة - OGRN IP. يتم استخدامه بشكل أساسي لنفس الأغراض مثل العنصر المقابل في تدفق المستندات بمشاركة الكيانات القانونية.

القصدير و PPC

غالبًا ما يتم استخدام هذه التفاصيل ، جنبًا إلى جنب مع PSRN ، في الوثائق الأولية ، وكذلك في الترويسة التي وضعها موظفو المؤسسة. قدرة شرائية - عنصر ملازم للكيانات القانونية. رجال الأعمال الفردية لا تستخدم مثل هذه الدعائم.

رمز نموذج المستند

وفقًا لتصنيف All-Russian لوثائق الإدارة ، يجب أن يكون رمز النموذج موجودًا في هيكل التفاصيل بمصادر مختلفة. يستخدم هذا العنصر بشكل أساسي لتحسين معدل نقل الملفات عبر القنوات الإلكترونية.

اسم الشركة

تتضمن التفاصيل الإلزامية للوثيقة عنصرًا مثل اسم المنظمة. من المهم أن تتوافق مع ما هو مذكور في الوثائق التأسيسية للشركة. يجب أن تتضمن النماذج الاسم الكامل للشركة. يمكن وضع الاختصار جنبًا إلى جنب (تحته أو خلفه).

معلومات مرجعية

العنصر التالي من تفاصيل الوثائق - معلومات مرجعية عن الشركة. يتضمن هيكلها تضمين عنوان بريدي وأرقام هواتف ومعلومات أخرى تراها الشركة ضرورية لوضعها. أيضًا ، كقاعدة عامة ، يتم تثبيت رمز المؤسسة و PSRN و TIN و KPP.

اسم نوع المستند

يجب تصنيف المستند بشكل صحيح حسب النوع. يتم تسجيل الاسم المقابل للأنواع في ميثاق الشركة. يجب أن تفي أيضًا بالمعايير المدرجة في OKUD. عادة ما يتم إصلاح العنصر المعني على النماذج. بالنسبة للحروف ، هذه السمة (اسم المستند) ليست نموذجية. هو مكتوب بحروف كبيرة.

تاريخ المستند

السمة الهامة التالية هي تاريخ المستند. يجب أن يعكس وقت إنشاء المصدر المطابق أو ، على سبيل المثال ، التوقيع عليه. يتم ختم التاريخ من قبل الشخص الذي لديه سلطة توقيع المستند ، أو الخدمة الداخلية للمنظمة المسؤولة عن تبادل المصادر ذات الصلة. في بعض الحالات ، قد يتم ختم التاريخ من قِبل مُنشئ المستند.

رقم التسجيل

رقم التسجيل (الفهرس) - السمة التي تم إصلاحها لتسهيل تصنيف المصدر في السجلات والمحفوظات الداخلية للمؤسسة ، بالإضافة إلى معرف في عملية تدفق المستندات مع الشركات الأخرى. تنعكس قواعد تثبيت المتطلبات في المصادر الإدارية المعتمدة من قبل الشركة.

أيضًا ، في بعض الحالات ، يمكن استكمال العنصر المعني برابط يتضمن ، في الواقع ، رقم التسجيل ، بالإضافة إلى تاريخ المستند الذي يتطلب استجابة. بمعنى ، يتم استخدام هذه السمة غالبًا في الأحرف التي يتم وضعها استجابةً لنداءات الشركة.

مكان التجميع

في بعض الحالات ، يمكن الإشارة إلى مكان تجميع المستند. على سبيل المثال ، إذا حددت ذلك على أساس تفاصيل أخرى ، فهذا أمر صعب. ولكن إذا كان مكان التجميع موضحًا بالفعل في عناصر أخرى من المستند ، فليس من الضروري تضمين الدعائم المقابلة في بنية المصدر.

المرسل اليه

السمة الهامة التالية هي المرسل إليه. يشار إلى ما إذا كانت هناك حاجة لإرسال مستند إلى محدد الوحدة الهيكلية شركة المقابلة. أيضا ، يمكن أن يكون المرسل إليه مسؤول أو مواطن في حالة الفرد.

موافقة Grif

قد تكون هناك حاجة لختم موافقة المصدر. هذه السمة قد تعطي الوثيقة ذات طابع معياري.على سبيل المثال ، يجوز لمدير الشركة استخدام طابع الكتابة "أؤكد" ، وبعد ذلك تصبح الأحكام الواردة في المصدر ملزمة لموظفي الشركة.

قرار

سمة أخرى مثيرة للاهتمام هو القرار. يتم تنشيطه إذا كان مسؤول ، مثل مدير الشركة ، يريد اتخاذ قرار ، يتم اتخاذه بشأن مزايا المعلومات الموجودة في المستند. يحتوي هذا الشرط أيضًا على اسم كامل ، ومحتويات الطلب ، والموعد النهائي الذي يجب أن يكتمل فيه ، وتوقيع ، وتاريخ. يمكن الإشارة إلى منفذي المهمة.

رأس

بعض الوثائق تستخدم العنوان. والغرض منه هو تقديم ملخص موجز للمعلومات الموجودة في المصدر. بمعنى ، يجب أن يرتبط اسم المستند. مثال على العنوان: "أمر بشأن تشكيل لجنة إصدار الشهادات".

علامة التحكم

في بعض الحالات ، يتطلب المستند هذه الدعائم كعلامة تحكم. يشير هذا العنصر إلى أن المصدر مقبول من قبل الهيكل المختص في الشركة والعمل جار عليه. عادةً ما تبدو هذه السمة كأنها عبارة عن كلمة "تحكم".

نص المستند

ربما المفتاح الأساسي للوثيقة. إنه يعكس جوهر المعلومات المنقولة عبر الوسائط الورقية. بشكل عام ، يتم تجميعها باللغة الروسية أو التي لها وضع رسمي في موضوع الاتحاد الروسي. قد يتضمن النص جداول وعناصر تنسيق مختلفة.

عادة ما يتم تقديم بنية النص في جزأين: الأول يعكس أسباب وأهداف إرسال المستند ، والثاني يعكس الفكرة الرئيسية للطعن ، الطلب ، التوصية ، إلخ. في بعض الحالات ، يجوز استخدام الجزء الثاني فقط من بنية السمة المقابلة.

علامة التطبيق

يحدث ذلك أنه في نص المستند ، من الصعب عرض جميع البيانات اللازمة. في هذه الحالة ، يمكن استكمال المصدر بالتطبيقات. يجب عرض هذه الحقيقة على المستند من خلال الدعائم المناسبة. كيف يمكن إدراج العلامة المعنية في هيكل المصدر؟ وكقاعدة عامة ، يكتبون: "التطبيق على مثل هذا العدد من الأوراق في مثل هذا وحجم النسخ". في بعض الحالات ، قد يكون من الضروري الإشارة إلى اسم المستند الذي يحتوي على التطبيق.

توقيع

تتضمن أهم أنواع تفاصيل المستند عنصرًا مثل التوقيع. يتم وضعها من قبل مسؤول ، وبالتالي تسجيل دقة المعلومات الواردة في المصدر. وهذه ليست مجرد توقيع تلقائي - يجب أن يحتوي التوقيع كسمة مستقلة على اسم موقع الشخص الذي يوقع المستند ، بالإضافة إلى نص.

Grif المواءمة

تتطلب متطلبات تفاصيل المستندات المنشأة في بعض المنظمات وجود طابع توقيع. يتم استخدامه في الحالات التي يكون فيها من الضروري إصلاح حقيقة أن المعلومات الواردة في المصدر معتمدة من قبل شخص أو بنية مختصة في الشركة.

يجب أن يشمل الختم كلمة "متفق عليها" ، بالإضافة إلى معلومات حول وضع الشخص الذي يوافق على المعلومات ذات الصلة وتوقيعها وفك تشفيرها. الميزة الرئيسية لختم الموافقة هي الاستخدام في إدارة المستندات التي تشمل العديد من المنظمات.

الموافقة على التأشيرة

يمكن تسمية عنصر قريب بدرجة كافية من لوحة الأصابع بتأشيرة الموافقة. يتم استخدام الميزة الرئيسية الخاصة به فقط داخل المؤسسة. في الوقت نفسه ، يمكن تثبيت التأشيرة عدة مرات حيث يتم فحص الوثيقة بالتسلسل من قبل مختلف الإدارات.

طباعة

دائمًا تقريبًا ، تتطلب تفاصيل مستندات الدفع ، وكذلك أنواع المصادر الأولية الأخرى ، من المؤسسات أن تضع ختمًا. في روسيا ، وعادة ما يكون الحبر. تحتوي بنية الصحافة عادةً على معلومات حول الشركة - الاسم ، PSRN ، TIN وغيرها من التفاصيل.

الأوراق: الفروق الدقيقة

لقد قررنا أن تفاصيل المستندات هي المعيار الأكثر أهمية لتنظيم الإجراءات الصحيحة لتفاعل الشركة مع الشركاء ، والجهات الحكومية ، وكذلك للاتصالات الداخلية. ما الفروق الدقيقة المميزة للتنفيذ العملي لسير العمل في الشركات الروسية يمكن الإشارة إليها؟

تجدر الإشارة إلى أن إسقاط جميع التفاصيل المطلوبة من قبل GOST هو أمر نادر الحدوث. يتطلب كل مستند استخدام مجموعة مناسبة من العناصر. على سبيل المثال ، فيما يتعلق بالرسائل الرسمية ، فإنهم يستخدمون غالبًا تفاصيل مثل شعار الأسلحة في الاتحاد الروسي ، وموضوع الاتحاد أو شعار المدينة أو الشركة أو رمز الشركة أو PSRN أو TIN أو KPP ، وكذلك اسم المنظمة.

عادة لا يتم وضع اسم نوع المستند بالأحرف. بينما ، على سبيل المثال ، أنواع المصادر مثل أمر ، فعل ، مذكرة أو يجب أن يتضمن القرار في هيكلها العنصر المقابل. في الرسائل ، من الضروري الإشارة إلى الاسم الكامل للشركة التي يتم إرسال المستند إليها ، وإذا كان هناك اسم مختصر تم توفيره من قبل المصادر الرسمية ، فيجب الإشارة إليه أيضًا (الكتابة بين قوسين بعد الاسم الكامل).

هناك العديد من الطرق الصحيحة لتقليل أسماء المؤسسات: من خلال الأحرف الأولى (أي ، يتم الحصول على اختصار مثل معهد البحوث) ، أو المقاطع الأولية (على سبيل المثال ، يمكن الحصول على Uralmash) ، أو عن طريق طريقة أخرى معتمدة في الوثائق الرسمية للشركة المرسل إليها.

تفاصيل مهمة أخرى من الوثائق هي العنوان البريدي ، وكذلك أرقام الهاتف والفاكس. أيضا في الرسائل الرسمية وعادة ما يشار تفاصيل البنك المنظمة. هناك عنصر مهم آخر في المستند ذي الصلة وهو التاريخ الذي يعكس لحظة توقيعه. ثم يتم توقيع الورقة الرسمية ، ويوضع عليها ختم الشركة.