المستند التنظيمي والإداري: الوصف ، الأنواع ، المتطلبات والميزات

الوثائق التنظيمية والإدارية هي مجموعة من الأفعال المستخدمة في مجال الإدارة. وهي مقسمة إلى ثلاث مجموعات. لننظر فيها بمزيد من التفصيل.

الوثائق التنظيمية والإدارية: التصنيف

تستخدم الشركة في أنشطتها مختلف الأعمال المحلية. يشمل نظام الوثائق التنظيمية والإدارية:

1. المعلومات والمواد المرجعية. وتشمل هذه المراسلات (برقية ، رسائل ، وما إلى ذلك) ، توضيحية و مذكرات، الأفعال والعقود والتعليقات والاستنتاجات والمراجع وهلم جرا.
2. الوثائق التنظيمية. وهي تحدد الوضع القانوني ومجالات النشاط الرئيسية للمؤسسة ، والمؤسسة ، و الوحدات الهيكلية. وتشمل هذه القواعد ، والمواثيق ، والموظفين ، والتعليمات ، واللوائح ، إلخ.
3. وثائق المنظمة. يضعون مهام مختلفة من الهيئات والمسؤولين. إلى جانب هذا ، تعمل هذه الأفعال كوسيلة لنقل أوامر مكتوبة إلى أفراد ومرؤوسين محددين. وتشمل هذه القرارات والقرارات والأوامر والمراسيم وهلم جرا.

القائمة أعلاه لا تعتبر شاملة. وثائق الموظفين هي أيضا التنظيمية والإدارية. وتشمل هذه البطاقات والشهادات والبيانات والمواصفات. افصل البروتوكول. فهو يجمع بين ميزات المعلومات المرجعية والمستند الإداري.

السمة العامة

كل من الأفعال المذكورة أعلاه بمثابة الناقل لمعلومات محددة. وفقًا لهذا ، يحتوي على مجموعة من المكونات ، لا يمكن أن يكون الغرض منها غامضًا. تتضمن بعض العناصر معلومات تعكس الظواهر التي يتم فيها تجميع المستندات. تحمل المكونات الأخرى معلومات حول الفعل نفسه ، بصفته سماته الإلزامية. في كل مؤسسة معينة ، يتم تحديد الإجراء الذي يتم بموجبه تنفيذ المستندات التنظيمية والإدارية في تعليمات الأوراق. تم تطويره من قبل الشركة بشكل مستقل ، مع مراعاة متطلبات القانون.

نظام الوثائق الإدارية

هذه الأفعال تعالج القضايا الإدارية الرئيسية. توفر الوثيقة الإدارية تنظيم وتنسيق المؤسسة ، وتساهم في تنفيذ المهام المسندة إلى الهيئات الإدارية. لرؤساء أي شركة الحق في إصدار مثل هذه الأفعال ، بغض النظر عن وضعها القانوني ومحتواها وطبيعة النشاط والكفاءة والهيكل وما إلى ذلك. تحتوي الوثيقة الإدارية على قرار ينتقل من الأعلى: من مجلس الإدارة إلى المرؤوس ، ومن مدير المؤسسة إلى الإدارات وموظفيها. من خلال مثل هذه الأعمال ، يتم تنفيذ وظيفة الإدارة الرأسية.

أنواع الأفعال

وفقًا للتشريع الحالي ، يتم تمييز الأنواع التالية من الوثائق الإدارية:

1. الاتجاهات والأوامر والتعليمات. يمكن نشرها من قبل الموظفين الإداريين في المؤسسات.
2. الحلول. يتم تبني هذه الأفعال في الشركات التعاونية.
3. أوامر والمراسيم. يتم نشر هذه الوثائق في المنظمات العامة.

خصوصية

يتم اتخاذ القرارات والقرارات والأوامر في جميع الحالات المتعلقة بالحاجة إلى إصدار قانون فردي أو قانوني بشأن القضايا الرئيسية التي تدخل في اختصاص المؤسسة.التوجيهات ، وتصدر أوامر للمهام التشغيلية. كما أنها ضرورية لتنفيذ القرارات والأوامر والتوجيهات. بالمعنى القانوني ، تعتبر جميع أنواع الوثائق الإدارية أعمالًا قانونية. أنها تعكس متطلبات الطاقة المحددة القادمة من الموضوعات الحكومية. يقينهم يكمن في حقيقة أنه من خلال الوثائق الإدارية يتم حل المشاكل والمشاكل التي نشأت في مجال الإدارة. المرسل إليهم هم مؤسسات محددة ومسؤولون ووحدات هيكلية وموظفون عاديون. وثيقة العنوان هي حقيقة قانونية مما تسبب في ظهور علاقات إدارية قانونية محددة.

أساس

يتم اعتماد وثيقة إدارية إذا لزم الأمر:

1. لتنفيذ الأعمال المنشورة التنظيمية أو التشريعية أو غيرها من الهياكل العليا أو قرارات المؤسسة نفسها ، المعتمدة في وقت سابق.
2. لتنفيذ وظيفة الإدارة الخاصة بهم ، وذلك بسبب أهداف وغايات الشركة.

تحضير الأفعال

هناك بعض المتطلبات التنظيمية للوثائق التنظيمية. هناك ثلاث مراحل من تحضيرها:

1. دراسة حالة وتطوير المشروع.
2. مطابقة.
3. التوقيع.

هيكل

في نص المستند ، كقاعدة عامة ، يتم تمييز جزأين مترابطين: التحقق والإدارية. الأول يعمل كمقدمة لجوهر القضية قيد النظر. من الضروري تبرير أسباب إعداد المستند. على سبيل المثال ، الأحداث ، يمكن سرد الحقائق هنا ، ويمكن إعادة ترتيب ترتيب الهيكل الأعلى ، والذي تمت الموافقة على تنفيذه. في هذه الحالة ، قد تتم الإشارة إلى بيانات (البحث) المرجعية. لا يعتبر الجزء المؤكد إلزاميًا إذا لم تكن هناك حاجة لتوضيح أسباب تبني الفعل. الحمل الدلالي الرئيسي يكمن في الجزء الإداري. يتم تقديمه في شكل سرد.

ميزات التجميع

اعتمادا على نوع المستند قد يبدأ الجزء الإداري بطرق مختلفة. في حكم جماعي ، على سبيل المثال ، قد تكون البداية: "يقرر". تحت تصرف - "أنا أقدم" وبالترتيب ، على التوالي ، - "أنا أمر". تتم طباعة هذه الكلمات بحروف كبيرة أو صغيرة. حتى أنها تفصل بصريا الأجزاء الإدارية والإدارية. توضع هذه الكلمات على سطر منفصل من الحدود اليسرى. محتوى الجزء الإداري يبدأ بسطر جديد. إذا تضمن النص إشارة إلى العديد من فناني الأداء أو الإجراءات المختلفة في الطبيعة ، فسيتم استخدام القوائم المرقمة فيه. في كل فقرة ، يشرع الشخص المسؤول ، والمهمة والفترة الزمنية لتنفيذه. تشير الأوامر الواردة في القسم الأخير إلى الموظف المكلف بمراقبة تنفيذ المستند. يجب أن يتم توقيع الأوامر والطلبات من قبل الرئيس أو نائب المدير. يبدأ سريان الفعل من لحظة اعتماده أو لفت انتباه فناني الأداء. في بعض الحالات ، تتم الإشارة إلى المصطلح في المستند نفسه.

بالإضافة إلى ذلك

يتم إصدار الوثائق الإدارية المتجانسة المشتركة لعدة منظمات بالشكل المناسب. على سبيل المثال ، قد تكون هذه أوامر أو مراسيم. تتم الموافقة على الأعمال الإدارية المشتركة للهيئات التي تتمتع بسلطة اعتماد وثائق من أشكال مختلفة كقرار عام. له نفس التأثير القانوني مثل الوحيد. يحدد مؤلف الفعل نموذجًا يتم من خلاله إرسال المحتوى إلى الوحدات الهيكلية والمؤسسات التابعة وما إلى ذلك. إذا لم تكن هناك مؤشرات على ذلك ، فستقوم المؤسسة بحل هذه المشكلة بشكل مستقل.

نقطة مهمة

سند الملكية يمكن إلغاؤه أو تعديله. لهذا ، يجب اعتماد العمل من قبل المؤسسة نفسها أو بواسطة هيكل أعلى.هذا المستند هو أيضًا دليل إرشادي. قد يتم تعليق الفعل من قبل الهيئات المعتمدة. إذا كانت مسودة المستند تتعلق بمصالح الشركات الأخرى ، فينبغي الاتفاق عليها. إذا كان هناك أي خلاف ، يتم إرفاق تعليقات أو خطاب غلاف به ، مذكورًا فيه.

توحيد

واحدة من المهام الرئيسية لإدارة المكاتب هو تبسيط العمل مع الوثائق ، وتسريع تصميمها وإعدادها. يتم تسهيل حل هذه المشكلة إلى حد كبير من خلال تشكيل المعايير. تستند المتطلبات الأساسية لإعداد الوثائق في المقام الأول على متطلبات GOSTs. توفر المعايير قواعد عامة لهيكل الأفعال وتفاصيلها الإلزامية. يساهم التوحيد في إعداد الوثائق في الحد الأقصى من وضوح النصوص وكتابتها. كقاعدة عامة ، في الأفعال التفاصيل الإلزامية تقع عموديا على اليمين. يجوز للشركة استخدام نسخة طولية من تعليماتهم. يتميز النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية بطابع مشترك بين الإدارات.

استنتاج

الوثائق التنظيمية والإدارية ، وبالتالي ، هي مجموعة من الإجراءات التي تحدد قرارات القضايا الإدارية والإدارية ، وتنفيذ التفاعل والتنظيم ودعم عمل هياكل السلطة والمسؤولين والمؤسسات والمؤسسات. داخل المجمع ، هناك ثلاث فئات من الأوراق المالية. من بين المستندات التنظيمية والإدارية الأكثر شيوعًا ، تتميز قوائم التوظيف والقواعد والأوامر والمراسيم والأوامر والقرارات والقرارات والعقود. كما تشمل التفسيرات والمذكرات والاستنتاجات وغيرها. كل وثيقة تستخدم في النظام التنظيمي والإداري هي الناقل لبعض المعلومات. وهي تشمل عناصر مختلفة تميزها عن بعضها البعض. كقاعدة عامة ، عند إعداد الأعمال ، تسترشد المؤسسة بمعايير الدولة واللوائح الحكومية والتوصيات المنهجية وتعليمات الصناعة. في الوقت نفسه ، يمكن للمنظمة تطوير نظامها الخاص ، وفقًا للوثائق الإدارية التي سيتم وضعها مع مراعاة المتطلبات الحالية. تم تحديد تركيبة التفاصيل المستخدمة في التحضير والإعداد اللاحق للأفعال في GOST R 6.30-2003. هذا المعيار ينظم نظام موحد ، ويحدد إجراءات التوثيق. إلى جانب ذلك ، تحدد GOST المحددة قواعد لكتابة التفاصيل ، وأنظمة تحديد مواقعها ، وتشير بشكل منفصل إلى تلك العناصر التي ينبغي استخدامها في تصنيع النماذج الموحدة.