أنواع الوثائق. وثيقة: مفهوم وأنواع

المستند هو كائن ملموس يحتوي على معلومات معينة. للكلمة جذور لاتينية وترجمتها "كدليل ، عينة ، دليل". دعنا نأخذ بعين الاعتبار أنواع المستندات.

مصطلحات

تشريع يحتوي على تعريف وثيقة. وفقًا لذلك ، فهي وسيلة مادية للمعلومات المسجلة فيها في صورة نص أو صورة أو تسجيل صوتي أو مزيج منها. تحتوي جميع أنواع المستندات تقريبًا على التفاصيل الخاصة بها. من خلال هذه العناصر ، يمكنك تحديد وسائل الإعلام. يتم استخدامه لنقل المعلومات في المكان والزمان للتخزين والاستخدام اللاحق. هذا التعريف يميز الوثيقة بالمعنى الضيق. بمعنى واسع ، يمكن للأشياء المختلفة أن تكون بمثابة وسيلة تخزين. على سبيل المثال ، يمكن اعتبار المستندات كتبًا ومنحوتات وما إلى ذلك.

الميزات الرئيسية

حاليا ، هناك أنواع مختلفة من الوثائق. كل منهم لديهم تفاصيل خاصة بهم ، وميزات مميزة. ومع ذلك ، يتم توحيدها جميعًا بواسطة غرض واحد - يتم استخدامها لنقل أي معلومات. تعتبر أهم شركات المعلومات وثائق المواطن. وهي بمثابة شهادات لتحديد شخص أو آخر ، مما يدل على انتمائهم إلى أي جمعية أو القدرة على القيام بنشاط واحد أو آخر. في أنظمة المعلومات ، من ناحية ، يتميز المستند ككائن مادي بمجموعة معقدة من قيم خصائصه (التفاصيل والسمات) ، أي بيانات التعريف الخاصة به. جنبا إلى جنب مع هذا ، يتم وصف محتوى المعلومات الموجودة والثابتة فيه. وعادة ما يتم ذلك من خلال فهارس أو رموز. على سبيل المثال ، عند استخدام بعض المستندات الطبية للأطباء ، استخدم الرموز بدلاً من الكلمات.

العمل الكتابي

أنواع مختلفة من الوثائق قد تهم قضية واحدة. في بعض الحالات ، لتبسيط العمل معهم ، يتم دمجهم. تسمى مجموعة الوسائط المخصصة لموضوع معين بالوثائق. في عملية إنشائها وتصميمها ، يتم تسجيل المعلومات. ويتم تنفيذها وفقا لقواعد معينة. هذا ينطبق بشكل خاص على الحالات التي يتم فيها إنشاء مستندات المشروع. يجب أن يكون لدى المنظمة شخص يقوم بتسجيل المعلومات على الوسائط. أي ، بما في ذلك الوثائق العامة للشركة ، بمثابة مصدر لهذه المعلومات أو تلك.

إذا لم يتم اتباع القواعد المعمول بها ، فقد يتم فقدان معلومات مهمة. أثناء التوثيق ، من الضروري مراعاة المعايير التشريعية القائمة ، والامتثال للمتطلبات الوطنية لتجميع ومعالجة المعلومات. من أجل التنفيذ الكامل للمتطلبات ، يتم إصدار تعليمات وقواعد خاصة ، ويتم وضع إجراءات العمل الكتابي. لذلك ، يتم تنفيذ الوثائق المحاسبية وفقا ل PBU. تحدد هذه القواعد المتطلبات الأساسية للإبلاغ عن المحتوى. لتبسيط العمل ، يتم استخدام أشكال الوثائق المعتمدة على المستوى الحكومي. استخدامها إلزامي لجميع المنظمات العاملة في مختلف المجالات.

فئات المستندات

يمكن تقسيم جميع شركات النقل لهذه المعلومات أو تلك وفقًا لعلامات مختلفة. لذلك ، من حيث الأصل ، يتم تمييز الوثائق الشخصية والرسمية. الأولى تتضمن وسيلة تخزين أنشأها شخص خارج نشاطه المهني. تتضمن المستندات الشخصية المراسلات والمذكرات والمذكرات وما إلى ذلك. يتم إنشاؤها جميعًا كجزء من خصوصية الشخص.الوثائق الرسمية هي تلك التي يتم تجميعها وتنفيذها واعتمادها بالطريقة المناسبة من قبل فرد أو كيان قانوني.

في هذه الفئة ، يتم تمييز مجموعة من شركات نقل المعلومات الشخصية. وتشمل هذه ، على وجه الخصوص ، المستندات التي تسمح بالتعرف على شخص (تصريح إقامة ، جواز سفر) ، التصديق على تعليمهم وتخصصهم (شهادة ، دبلوم) ، الأقدمية ، وهلم جرا. خدمات المكاتب عادة ما تعمل مع شركات نقل البيانات الرسمية. يرتبط معظمهم بالإدارة. يتم إنشاؤها لتنفيذ وظائف ومهام مثل التخطيط والتمويل والمحاسبة (المستندات المحاسبية) والمشتريات والرقابة وما إلى ذلك. في الأنشطة الحالية للشركة ، يتم استخدام وسائط الخدمة.

الفئات حسب الطريقة

اعتمادًا على كيفية تسجيل المعلومات ، يتم تخصيص المستندات التالية:

• الكتابة. هذا هو وسيط النص ، المعلومات التي يتم تسجيلها من قبل أنواع مختلفة من الحروف.
• الكتابة بخط اليد. يتم إدخال المعلومات في مثل هذا المستند باليد.
• النص. توجد على مثل هذه الوسائط معلومات صوتية مسجلة باستخدام أي نظام تسجيل صوتي أو كتابة.
• الالكترونية. يتم إنشاء هذه المستندات باستخدام جهاز كمبيوتر.
• آلة كاتبة. يتم تطبيق العلامات المكتوبة على هذه الوسائط باستخدام الوسائل التقنية.
• مصورة. توضح الوثائق في هذه الفئة المعلومات عن طريق توضيح كائن.
• فوتوغرافي - تم إنشاؤه باستخدام أجهزة الكشف الضوئي.
• وثائق سينمائية - وثائق بصرية أو بصرية.

في إدارة الشركات ، يتم استخدام ناقلات المعلومات النصية التي يتم إنشاؤها بواسطة آلة أو مخطوطة ، وكذلك إلكترونيًا. تقوم خدمات المكتب بمعالجتها وتخزينها. يمكن أن تكون المستندات أيضًا:

• بيلوف. في مثل هذه الوثائق ، يتم كتابة النص دون تصحيحات أو تصحيحات أو نقلها من وسيط آخر.
• تشيرنوف. تعكس هذه الوثائق عمل المحرر أو المؤلف على النص.

اعتمادًا على الموقف من جهاز الإدارة ، تميز المؤسسات بين وسائط التخزين الواردة والداخلية والصادرة. عادة ما يكون لديهم الرقم التسلسلي الخاص بهم.

نطاق المحتوى وتقييد الوصول

اعتمادًا على عدد الأسئلة التي يغطيها النص ، يتم تمييز المستندات البسيطة والمعقدة. السابق يشمل ، على سبيل المثال ، البيانات والرسائل ، إلخ. نصهم يثير سؤال واحد. يمكن إرسال المستندات المعقدة إلى العديد من المسؤولين والتقسيمات الهيكلية والمؤسسات في آن واحد. وتشمل هذه ، على وجه الخصوص ، القرارات والقرارات والأوامر والتعليمات وغيرها. يتم استخدام بعضها كمستندات قانونية.

على سبيل المثال ، الإجراءات التنظيمية المحلية للمنظمة - أوامر والتعليمات. من بينها هناك وثائق فنية. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون اللوائح والمعايير والتعليمات ، وهلم جرا. وفقًا لقيود الوصول ، قد تكون المستندات غير سرية وسرية وللاستخدام الرسمي. هذه الأخيرة يمكن استخدامها بحرية إذا لزم الأمر من قبل موظفي هذه الشركة. للعمل مع وثائق سرية ، مطلوب إذن خاص. يتم استخدامها وفقا للقواعد المعمول بها. العديد منهم يستخدمون أيضا كمستندات قانونية. يتم وضع علامة على وسائط التخزين السرية والرسمية مع الطوابع المقابلة.

طريقة العرض

وفقًا لهذا المعيار ، يتم تقسيم المستندات إلى:

• عينة.
• طباعة الشاشة.
• فرد.

في الأخير ، يتم تقديم المحتوى في شكل نص مرتبط. يقوم مؤلف (برنامج التحويل البرمجي ، المنفذ) للمستندات الفردية بإعداد بيان أصلي يتعلق بمسألة واحدة أو أكثر من أجل أداء مهمة إدارية محددة. هذه الوسائط هي نص أدبي. تتميز مستندات الشاشة بعرض رسمي.يستخدمون عبارات مُعدة مسبقًا أو أجزاء فردية من النص المكرر وهناك عمليات حذف لإدخال معلومات متغيرة. تتضمن الأنواع الأكثر شيوعًا من هذه المستندات شهادة أو استبيان.

المعلومات المتغيرة تناسبها عادة باليد. للحصول على معلومات دائمة ، هناك أشكال خاصة من الوثائق. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون خطابات شكر تصريحات وهلم جرا. تُستخدم المستندات النموذجية لتسجيل المعلومات المكررة. نصوص على غرار. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون مستندات قانونية (اتفاقيات ، عقود) ، تعليمات ، قواعد ، وما إلى ذلك. يتم استخدام طريقة الكتابة في الأعمال الورقية لإنشاء أشكال النصوص - عينات (المعايير). على أساسها ، يتم بالفعل إنشاء بعض المستندات. نموذج النص يسمى النموذج. بعد ذلك ، يتم وضع نصوص ذات محتوى مماثل على أساسها.

درجة من الأصالة

يمكن أن تكون المستندات أصلية وتكرارات ونسخ. تسمى النسخ الأصلية نسخة فردية أو أولية. هذه ، كقاعدة عامة ، هي مستندات قانونية مصدق عليها بتوقيع الشخص المخول ، وخاتم الموافقة وختم الختم ومؤشر التسجيل. الأصلي ، دون فشل ، يحتوي على معلومات تؤكد صحتها. لذا ، فإن المستندات القانونية ، على سبيل المثال ، تحتوي على معلومات حول المؤلف ومكان ووقت الإنشاء. يسمى التكرار بتكرار. مثل هذه الوثيقة لديها أيضا قوة قانونية. يتم إصدار التكرارات عند فقدان الأصل. على سبيل المثال ، في حالة فقدان دفتر العمل ، يلتزم صاحب العمل بإصدار نسخة مكررة إلى الموظف. نسخة كاملة أو جزئية تستنسخ المعلومات من الأصل. مثل هذه الوثيقة ليس لها قوة قانونية. تحصل عليه نسخة عند تطبيق التفاصيل ذات الصلة بها. على سبيل المثال ، نسخة من التوكيل الرسمي مصدقة من كاتب العدل لديها قوة قانونية.

معايير أخرى

بناءً على الفترة التي توجد خلالها وسائط الإعلام في المؤسسة ، فإنها تخصص: مستندات التخزين الدائم والمؤقت (حتى 10 سنوات) والتخزين طويل الأجل (أكثر من 10 سنوات). يتم إنشاء هذه الفترات أو تلك بواسطة الأرشيف الفيدرالي ويتم إصلاحها في القوائم المقابلة. حسب طريقة الإرسال ، يميزون:

• رسائل الهاتف.
• التلكس.
• رسائل البريد الإلكتروني.
• البرقيات.
• الحروف.
• رسائل الفاكس.

لنقل البعض ، يتم استخدام المعدات المكتبية (الفاكس ، على سبيل المثال).

مهمة وسائل الإعلام

المستندات ، بعد أن عرضت (إصلاح) هذه المعلومات أو تلك ، توفر ، وبالتالي ، تراكمها والحفاظ عليها ، إمكانية نقلها إلى الأشخاص المهتمين ، وإعادة استخدامها. تُعتبر ناقلات المعلومات أحد العناصر الأساسية للهيكل الداخلي للمؤسسة أو المؤسسة أو الشركة التي يتم من خلالها ضمان تفاعل الوحدات. بناءً على هذه المعلومات أو تلك ، يتم اتخاذ قرارات مختلفة. تعمل المعلومات كدليل على تنفيذ الأوامر ومصدر للتعميمات والمواد المرجعية ونشاط البحث. إن وثيقة العمل الإداري هي كائن ونتيجة للعمل في آن واحد ، حيث يتم تسجيل القرار الذي تم اتخاذه وتسجيله فيه. تتمثل مهمة الكتّاب في مراقبة السلامة والتسليم في الوقت المناسب وإصدار وسائط الإعلام. إذا كان العمل يتعلق بالوثائق الورقية أو الإلكترونية ، فيجب على المتخصصين الامتثال للمتطلبات المحددة عند إعدادها.

العلامات الرئيسية

تتضمن المعلمات الخارجية للوثيقة تلك التي تعكس حجمها وشكلها وطريقة تسجيلها وكذلك عناصر التصميم. المؤلف هو الكيان القانوني أو الشخص الذي قام بتأليف النص. يحتوي المستند على العديد من العناصر ، والتي تسمى المتطلبات. على وجه الخصوص ، تشمل:

• الاسم.
• المرسل إليه.
• المؤلف.
• التاريخ.
• النص.
• القرار.
• التوقيع.
• ختم الموافقة والموافقة وما إلى ذلك.

مستندات مختلفة تستخدم مجموعات مختلفة من التفاصيل. بعضها يحتوي على عدد محدود من العناصر المطلوبة. يعتمد عدد التفاصيل على الغرض من الإنشاء والغرض ومتطلبات شكل المستند ومحتواه ، وكذلك طريقة تسجيل المعلومات.

شكل

إنها مجموعة من التفاصيل. النموذج الذي يتم استخدامه لمحددة نوع الوثائق (أوامر ، أوامر) يسمى القياسية. يتميز بمجموعة معينة من التفاصيل ، مرتبة بترتيب صارم.

على سبيل المثال ، يتضمن نموذج الطلب: المرسل إليه ، المؤلف ، عنوان المستند ، النص ، التوقيع الشخصي ، التاريخ. يعتبر وسيط تخزين واحد نسخة واحدة. ومع ذلك ، يتم توثيق أنشطة المنظمة وتسجيلها في مجموعة من الوثائق. هم أو مجموعاتهم تتفاعل بطريقة معينة وتتوافق مع الوظائف الإدارية. مجموع شركات المعلومات التي ترتبط ببعضها البعض باسمها ، والغرض منها ، وخصائصها ، ونطاق التوزيع ، وكذلك المتطلبات الموحدة لتصميمها ، تشكل نظام توثيق. حاليًا ، في مبيعات الشركات ، يتم وضع المعلومات الرسمية على الورق والإعلام الإلكتروني.