ما هو KPI وكيفية العمل معهم؟

كم قيل بالفعل عن أنظمة تحفيز الموظفين! وربما ، فقط شخص كسول أو غير مهتم بهذا الموضوع لم يسمع عن منهجية KPI ، والتي اكتسبت عددًا كبيرًا من المنتمين إلى جميع أنحاء العالم. ما هو وما هي معالمه ، سنقول في هذا المقال.

جوهر ومفهوم KPI

سأل كل ممثل يحترم نفسه في خدمة الموارد البشرية والمسوق والمدير وموظف في شركة مزدهرة على الأقل مرة واحدة السؤال: "ما هو KPI؟" مفهوم جديد إلى حد ما في التجارة ما بعد الاتحاد السوفيتي ، الذي اكتسب زخما سريعا واكتسب مكانة مستحقة ومثيرة للإعجاب في تنظيم العمل.

مؤشرات KPI الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) هي أهم المعاملات التي تحدد درجة فعالية الأعمال ليس فقط في السوق ، ولكن أيضًا أداء عناصرها الفردية (يمكن أن تكون هذه مشاريع مختلفة أو ممثلين مجمعين لمختلف الخدمات في المؤسسة).

يعد مؤشر الأداء هذا جيدًا وشائعًا لأنه يتمتع بمرونة وأهمية عالية ، لذلك يمكن إعداده بالتفصيل لخطط استراتيجية محددة لمنظمة تجارية. وبالتالي ، لتعكس تماما درجة سرعة إدخال عناصرها الفردية.

دور مؤشرات الأداء الرئيسية في الإدارة الحديثة

مؤشرات KPI في نظام الإدارة اليوم ، شريطة أن يتم استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تظهر مدى امتثال عناصر الأعمال الفردية للخطط الاستراتيجية لكيان العمل ككل. بمعنى آخر ، سيكون هذا المؤشر قادراً على المساعدة في تحديد درجة فعالية الإدارة في جميع مظاهرها.

نظرًا لأن السوق التنافسية الحديثة لا تسمح لممثلي الأعمال الفردية بالاسترخاء (يتعين عليهم زيادة وتيرتهم وتقديم مشاريع مبتكرة وتحسين جودة منتجاتهم وخدماتهم) ، فإن هذا المؤشر ضروري ببساطة.

ولكن لا تنسى: تشير مؤشرات الأداء الرئيسية على وجه التحديد إلى فعالية الاستراتيجية المختارة ، مما يعني أنه من خلال مساعدتها من المستحيل تحديد صحة العمليات التكنولوجية الفردية ، يمكنها فقط تقييم المنظور طويل المدى للمسار المقصود.

أصناف KPI

مؤشرات أداء KPI (أمثلة من التطبيقات التي يمكن العثور عليها في أي عمل) ، مثل المعاملات المطلقة الأخرى ، يمكن تصنيفها وفقا لمعايير مختلفة. بادئ ذي بدء ، من المهم فهم ما يخدمون وما الذي يجب قياسه.

لذلك ، يمكن تقسيمها إلى تكلفة وغير مالية. الأولى تستند إلى مؤشرات الميزانية وهي جزء لا يتجزأ المحاسبة الإدارية المؤسسة. يمكن تقسيم الشركات غير المالية اعتمادًا على الغرض: فهي تتعلق بـ KPIs المؤقتة (الأمثلة على ذلك هي الجداول الزمنية لأداء عمل معين ، أو تسليم المنتجات موزعة حسب الوسطاء) ، أو تلك ذات السرعة العالية (معدلات الإنتاجية).

اعتمادًا على الأهداف ، يمكن أن يكون المعامل معياريًا (يركز على المدى القصير) واستراتيجيًا (يغطي جدوى العمل ككل).

تفاعلات الأداء

ما هو KPI؟ هذا ليس مجرد معامل واحد يوضح فعالية المشروع. هذا أولاً وقبل كل شيء جزء من نظام متوازن ، يجب أن يعمل بسلاسة ونقل المعلومات إلى المستخدم النهائي بطريقة يسهل الوصول إليها ومفهومة.

من المهم للمديرين بهذه الطريقة أن يربطوا البيانات الرئيسية ببعضهم البعض حتى يتمكنوا من إظهار درجة تفاعل الأنشطة التشغيلية مع الأهداف الاستراتيجية للشركة ، وبالتالي ، جدوى ومستوى تنفيذ هذه الأخيرة.

في الواقع ، في كل مرة يتم فيها تحديد هدف معين ، فإننا لا نحدد فقط منفذه ، ولكن أيضًا الطرق المباشرة ، والتي تعتبر بالغة الأهمية ليتم اختيارها بعناية.بمعنى آخر ، يجب على المدير تحديد الأولويات النوعية والكمية ، من بينها تكلفة المشروع ، وتوقيت تنفيذه ، وغيرها. لهذا ، نحتاج إلى مؤشرات KPI ، يمكن العثور على أمثلة لها في كل أعمال ناجحة.

تحفيز الموظفين

ولكن دعنا نتحدث عن الأقرب إلى الكثير منا - كيف يمكن أن يؤثر هذا المعامل العادي على موظف مكتب منتظم؟ ما هو KPI وكيف مع مساعدة رجال الأعمال ذوي الخبرة تحفيز موظفيها؟ كل شيء بسيط جدا.

هذه هي طبيعة الطبيعة البشرية - سيعمل الموظفون بكفاءة أكبر وبإنتاجية أكبر إذا كان مستوى عملهم مدعومًا بأجر مادي. لذلك ، غالباً ما تلجأ سياسة الموارد البشرية الخاصة بالمؤسسة إلى القياس الثابت لمؤشر الأداء الرئيسي (يمكن العثور على أمثلة لهذه التطبيقات على أي كيان تجاري له حصة من رأس المال الأجنبي) للموظفين.

لماذا هذا العمل ، وأيضا بنجاح؟ لأنه ، أولاً ، في هذه الحالة ، يتم توجيه أي موظف حصريًا من خلال نتيجته ، وثانياً ، هذا النظام عادل ومتفهم لكل موظف ، وثالثًا ، من السهل إدارته في الممارسة العملية.

مؤشرات الأداء الرئيسية

من الواضح أنه ليست هناك حاجة لقياس مدى ملاءمة كل عنصر من عناصر الأنشطة التشغيلية للمؤسسة باستمرار. الإدارة الاستراتيجية يعتمد بشكل أساسي على عدد من النقاط الرئيسية ، والتي يتم تحديد مؤشرات أداء KPI لها.

ستختلف النقاط الرئيسية لكل شركة ، ولكن مع ذلك ، من أجل اختيار عدد من أهمها ، يسترشد المديرون المعاصرون بعدد من المعايير:

1. يتوافق المؤشر الرئيسي مع اتجاه النشاط الاقتصادي الرئيسي.
2. تلبي الأهداف الإستراتيجية الرئيسية للشركة.
3. يجب أن يستسلم المؤشر للإدارة بسهولة ، ولكنه في الوقت نفسه يحتاج إلى ممارسة تأثيره على العمل.
4. يجب أن تمتلك صفات مثل الوضوح والشمولية ، حيث أن شريحة الموظفين الذين سيتحملون المسؤولية تكون ملزمة بمراقبة العلاقة بين السبب والسبب بوضوح في ديناميات المعامل.

فعالية KPI كمجموعة من المبادئ

إذا تم تقديم نوع من النظام في المؤسسة ، فيجب تبريره بشكل كامل من قبل الإدارة الإستراتيجية للشركة ، ونسب الكفاءة ليست استثناء. لذلك ، توصل علماء النظريات الغربيون منذ فترة طويلة إلى مجموعة من المبادئ ، والتي تتوافق فقط مع أنه يمكن تقييم عمل ما بشكل كافٍ من جانب أنشطة التشغيل ، وفي جانب أكثر شمولًا.

لذلك ، أولاً وقبل كل شيء ، عند تحقيق هدف مشترك يهدف إلى نمو معامل الكفاءة الرئيسي ، يجب مراعاة مبدأ الشراكة بين الموظفين. وهذا يعني أن كل عضو من أعضاء الفريق يحتاج إلى أن يتذكر ليس فقط عن أنفسهم ، ولكن أيضًا عن الأعضاء الآخرين. هذا يعني أيضًا المبدأ الثاني - التركيز على النتيجة النهائية (بمعنى آخر ، يجب على الموظفين بذل أقصى جهد ممكن في قناة واحدة).

كما أننا لا ننسى الأهداف الإستراتيجية ، مما يعني أن مبدأ التوفيق بين الأنشطة التشغيلية وأهداف العمل الرئيسية ليس أقل أهمية. وبالطبع ، فإن المبدأ الأخير هو الدافع. بعد كل شيء ، قلة يمكن أن يطلقوا على أنفسهم متطوع متحمس.

نطاقات الكفاءة

يمكن استخدام مؤشرات KPI في سياق مختلف جوانب أعمال الشركة. في أعلى مستوى هرمي ، كما قد تتصور ، هناك عوامل كفاءة وملاءمة للعمل على هذا النحو. وتشمل هذه ديناميات المالية و تقارير الإدارة.

من أجل تقييم أنشطة كل وحدة هيكلية أو عملية أعمال بشكل منفصل ، من الممكن تقديم مؤشرات أداء على حدة لكل مجال نشاط - وهذا مجال آخر من مجالات تطبيقه.

دور KPI في نظام الإدارة الحديثة

اليوم ، قليل من الناس يتذكرون النهج المخطط الذي كان شائعًا منذ عقدين من الزمن ، والذي لجأ إليه جميع عمال الإنتاج لتحقيق النتيجة المرجوة. ما هو KPI لممثلي الإدارة الحديثة؟ نعم ، هذا هو نوع من النهج المخطط له في معالجة مختلفة أكثر حداثة.

إذا تم تصحيح آلية قياس KPI في المؤسسة بشكل واضح ، فإن خوارزمية المكافآت والمكافآت ليس فقط ، ولكن ، بدوره ، العقوبات المفروضة على عدم الوفاء بالمهام ، قد تم تصميمها بشكل صحيح ، ومن ثم يمكن استدعاء هذا النظام المثالي. ولكن ، كما نعرف جميعًا ، في الممارسة العملية ، لا يحدث شيء مثالي. لذلك ، لا يسع المرء إلا أن يأمل في أن يتم تشكيل نظام إدارة مثالي بمجرد دخول السوق السوفيتية ، والذي سيضع بداية عهد جديد ، يركز بشكل أساسي على النتائج.

مزايا وعيوب النظام

لكننا لا نهدف إلى التحدث عن مدى كون مؤشرات أداء KPI مثالية وسهلة الاستخدام.

لماذا يكون نظام التحكم هذا سيئًا؟ حسنًا ، أولاً وقبل كل شيء ، غالبًا ما تضع الإدارة بين أهداف قابلة للتحقيق بدون فشل مثل هذه المهام للموظفين ، وهو أمر يكاد يكون من المستحيل تحقيقه. هذا يخفف من الديناميات الإيجابية لنمو معامل الكفاءة ، مما يوفر أموال الشركة عن طريق تخفيض المكافآت ، ولكن في الوقت نفسه يقمع أيضا تحفيز الموظفين أنفسهم. وبصفة عامة ، تكون حصة كل موظف صغيرة جدًا في ملخص KPI الكلي لدرجة أن البعض منهم ، لسوء الحظ ، لا يلاحظهم أحد.

لكن من الأفضل إنهاء هذا الاستعراض بنبرة متفائلة. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أن هذا النظام الإداري يسمح بتحفيز الموظف بنفس القدر الذي لم يكن أمامه من قبل. يعرف الموظف ما يجب السعي إليه ، ولديه فكرة عن الجوائز التي تنتظره لتحقيق أهدافه. وما الذي يمكن أن يكون أكثر أهمية في بناء الأعمال التجارية للشركات؟