قد يكون على الشركات الروسية ، بموجب المتطلبات التشريعية ، التزامات بتقديم أنواع مختلفة من التقارير إلى هيئات الدولة - وعلى وجه الخصوص المحاسبة. قد يتطلب إعداد المستندات ذات الصلة دمج كميات كبيرة من الموارد الداخلية. في الوقت نفسه ، تولي العديد من الشركات الانتباه إلى تشكيل تقارير الإدارة على وجه التحديد. إن تقديمه إلى الهيئات الحكومية اختياري ، لكن العديد من الشركات تشكله ، وقد تتطلب هذه العملية بذل جهد أقل من الشركة. لماذا يعقل أن نطبقها؟ ما فائدة النوع المناسب من التقارير؟
دور التقارير الإدارية
ما هي تقارير الإدارة وما هو دورها في المؤسسة؟ يشير هذا المصطلح إلى مجموعة من المستندات الداخلية التي تحتوي على أرقام تعكس الجوانب المختلفة لأنشطة الشركة التجارية.
التقارير الإدارية ، على عكس ، على سبيل المثال ، المحاسبة ، طوعية. لا يلزم إرسالها إلى دائرة الضرائب الفيدرالية والوكالات الحكومية الأخرى. يتمثل دورها في تزويد إدارة الشركة أو مالكيها بمعلومات موثوقة عن الوضع في المنظمة.
يمكن أن تكمل التقارير الإدارية المحاسبة أو التقارير المالية من حيث توليد البيانات التي تعتبر حيوية لتحسين نموذج الأعمال وزيادة ربحية الشركة. قد يشمل نوع النشاط قيد الدراسة أيضًا معلومات غير مالية ، وهو أمر مهم للتفسير الصحيح لفعالية قرارات الإدارة التي اتخذتها إدارة الشركة. لا يتم تقييم نوع التقارير قيد النظر لحقيقة أنه يحتوي على أرقام مثيرة للإعجاب ، ولكن عكس ذلك تمامًا - لإتاحة الفرصة لاكتشاف العيوب في نموذج أعمال المؤسسة التي تعيق النمو الناجح.
إدارة التقارير هو عنصر أساسي للتخطيط. تتضمن الوثائق التي تشكلها بيانات ذات أهمية كبيرة لحساب احتمالات تنفيذ قرارات معينة بشأنها مستوى الإدارة. بالمقابل ، عند الانتهاء من مرحلة أو أخرى من تطور الشركة ، فإن نوع التقارير قيد النظر سيتيح لنا أن نحلل عند النقاط التي ينبغي أن تتصرف بها الشركة بشكل مختلف وما يرتبط بها.
فوائد التقارير الإدارية
ما الذي يختلف جوهريًا في التقارير المالية والمحاسبة والإدارية؟ بادئ ذي بدء ، المنهجية. يشتمل النوعان الأولان من البيانات المالية على جمع المعلومات الإحصائية بشكل أساسي والتي تعكس معدل دوران رأس المال في بعض مجالات العمليات التجارية. في المقابل ، يفترض إعداد التقارير الإدارية ليس فقط انعكاس للإحصاءات ، ولكن أيضًا تفسير الأرقام المقابلة. لن تكون إدارة الشركة قادرة فقط على مراقبة مؤشرات معينة ، ولكن أيضًا لفهم ما تعنيه.
لذلك ، يمكن أن توضح التقارير الإدارية للمؤسسة سبب ارتفاع الربحية في إنتاج أنواع معينة من المنتجات أو ، على العكس ، ما هو سبب عدم كفاية الإيرادات والتكاليف المرتفعة للغاية لقطاع أعمال معين. يتيح تفسير الأرقام المسجلة في تقارير الإدارة لإدارة الشركة اتخاذ القرارات المختصة فيما يتعلق بالمشتريات الضرورية وتحديث الأصول الثابتة وتحديث المعدات ، إلخ.
يمكن لتقارير الإدارة الداخلية ، شريطة أن يتم إعدادها في الوقت المناسب ، أن تحدد في الوقت المناسب تلك الأجزاء من عملية الأعمال التي تكون فيها كفاءة موظفي الشركة عالية بما فيه الكفاية.
محتوى إدارة التقارير
ما الذي يمكن تضمينه في المستندات التي تشكل نوع التقارير قيد النظر؟ الحقيقة هي أن مصادر المعلومات من النوع المقابل يمكن تمثيلها في إطار عدد كبير من الأصناف. وكقاعدة عامة ، يتم تكييف بعض المستندات لمديرين محددين. تسمى التقارير الإدارية ويرجع ذلك أساسا إلى حقيقة أنه يهدف خصيصا للمديرين.
ال هيكل الإدارة المنظمات الحديثة ، كقاعدة عامة ، تقدم مناصب المدير العام ، وكذلك نوابه. قد تكون هذه: نائب للإنتاج أو المبيعات أو على سبيل المثال المسائل المالية. في الحالة الأولى ، قد تتضمن تقارير الإدارة الداخلية البيانات المتعلقة بما يلي:
- تكلفة المنتجات أو الخدمات (فيما يتعلق بأنواع محددة من المنتجات) ؛
- خصائص العمل الجاري ، إنتاج السلع والخدمات فيما يتعلق بطلبات من عملاء محددين ؛
- كمية الإنتاج التي تذهب إلى المستودع ؛
- مخزونات المواد الخام أو المواد التي تشارك في إطلاق البضائع.
إذا تم تقديم التقارير إلى نائب مدير المبيعات ، فقد يتضمن هيكلها:
- معلومات حول هيكل المبيعات فيما يتعلق بأنواع محددة من السلع والخدمات ، مع عملاء محددين ؛
- بيانات عن ديناميات شحن المنتجات ؛
- معلومات حول الأسهم في الأسهم ؛
- بيانات عن مقدار تكاليف بيع البضائع أو للتسليم إلى المستهلك ؛
- المؤشرات المخططة فيما يتعلق باستلام البضائع في المستودع ؛
- معلومات حول المستحقات للوظائف المباعة.
إذا تم تقديم التقارير إلى نائب مدير المالية ، فيمكن أن تتضمن:
- معلومات عن تنفيذ ميزانية المؤسسة ؛
- معلومات حول التكاليف المرتبطة بالأنشطة الاقتصادية ؛
- الأرقام التي تعكس تكلفة السلع أو الخدمات ؛
- بيانات الربح والخسارة ؛
أيضا ، قد تحتوي التقارير على معلومات حول الذمم المدينة والديون الخاصة للشركة على القروض والالتزامات الأخرى.
تردد إدارة التقارير
كم مرة يجب أن يتم إعداد التقارير الإدارية؟ من المرغوب فيه ألا تصبح المعلومات التي تعكس مجالات نشاط الشركة المشار إليها قديمة منذ أكثر من أسبوع. في بعض الحالات ، قد يتم تحديد المؤشرات الرئيسية في مؤسسة معينة والتي ستحتاج إلى تحديث بشكل متكرر. وبالمثل ، يمكن للإدارة إصلاح المؤشرات الثانوية ، والتي لا يمكن إنفاقها كثيرًا من الوقت ، وبالتالي يمكن توفير هذه المعلومات بشكل أقل تكرارًا.
تقديم التقارير إلى المساهمين
يوصي الخبراء في مجال إدارة الأعمال بإيلاء اهتمام خاص لإعداد التقارير المعدة للمساهمين في الشركة. ما هي خصوصية الاتصالات ذات الصلة؟
الميزة الرئيسية هنا هي أن مساهمي الشركة قد لا يشاركون مباشرة في إدارة الشركة. يحدث غالبًا أن يكون المجال الوحيد الذي يهمهم هو أرقام الأرباح الصافية. قرارات الإدارة المفصلة في التقارير المقدمة إلى مساهمي الشركة غير ملائمة في بعض الحالات. ومع ذلك ، نظرًا لأن مالكي الشركة هم أولئك الذين يتخذون القرارات الرئيسية فيما يتعلق بتعيين كبار المديرين ، فسيكون من الممكن تضمين المعلومات في التقارير التي تميز فعالية عمل المدير العام ونوابه.
ما قد يبدو الإبلاغ؟
ما هي أشكال التقارير الإدارية؟ لقد لاحظنا أعلاه أنه ، على عكس المستندات المالية والمحاسبية ، فإن نوع الورق المقابل ، في الواقع ، غير رسمي. أشكال التقارير الإدارية لا ينظمها القانون. لذلك ، يمكن تطويرها بواسطة المؤسسة بناءً على الهيكل الأنسب - على سبيل المثال ، اعتمادًا على المرسل إليه في التقارير.
ربما سيكون الأمر أكثر راحة لنائب المدير المالي للتعامل مع المستندات المجدولة ، ومالك الشركة مع الجداول الزمنية التي تظهر بوضوح كيف يتغير الربح حسب عوامل مختلفة. في بعض الحالات ، يمكن أن تكون استمارات الإبلاغ المعنية مشابهة جدًا لتلك التي تم تجميعها في مجموعة المؤشرات المالية أو المحاسبية
إجراءات الإبلاغ
كيف يمكن تشكيل وثائق من هذا النوع؟ الإبلاغ في السؤال ينطوي على حل مجموعتين من المهام.
أولا ، هو جمع الأرقام اللازمة. من المحتمل أن يكون مصدرها ملفات تم إنشاؤها بواسطة إدارات المحاسبة والإنتاج للشركة في سياق الأنشطة الحالية. على سبيل المثال ، إذا تم شحن كمية معيّنة من البضائع إلى مستودع ، فيتم عادةً تسجيل البيانات المطابقة في نظام CRM للشركة. تنعكس البيانات المتعلقة بأنشطة الأعمال الأخرى التي يتم تنفيذها في المؤسسة.
ثانياً ، هذا تفسير للمؤشرات التي تم جمعها في مواقع الإنتاج المختلفة أو المقدمة في أرقام المحاسبة. مطلوب تحليل التقارير الإدارية. إن تنفيذه ، مرة أخرى ، سيعتمد على المكان الذي ينبغي فيه نقل المستندات ذات الصلة. علاوة على ذلك ، في بعض الحالات ، يكون من المستحسن استخدام تفاصيل أقل ، وفي حالات أخرى ، مزيد من التفاصيل حول المؤشرات. وبالمثل ، قد يتم الترحيب بتفسير مطول للنتائج ، أو ، على العكس من ذلك ، هناك حاجة لإيجاز شديد.
في بعض الحالات ، على هذا النحو ، قد لا يكون تفسير الأرقام ضروريًا على الإطلاق - على سبيل المثال ، عندما يتعلق الأمر بالإبلاغ إلى المدير المالي ذي الخبرة. ربما ، يفسر النتائج بشكل أفضل من أي مدير آخر ، وسيكون لديه عدد كافٍ من الشخصيات.
خوارزمية الإبلاغ
النظر في كيفية تشكيل التقارير الإدارية في الممارسة العملية يمكن تنفيذها. بين الخبراء الروس ، خوارزمية شائعة تفترض حل المشكلة قيد النظر في المراحل التالية.
بادئ ذي بدء ، من الضروري معرفة نوع المعلومات التي تشكل التصريحات التي يرغب المدير التنفيذي ونوابه وأصحابها في رؤيتها وبأي تردد. قد يفضل شخص ما التعرف على الأرقام على أساس أسبوعي ، وبالنسبة لآخر سيكون كافياً أن نرى المؤشرات الرئيسية مرة واحدة في الشهر. من المستحسن أيضًا أن يقوم مترجم التقارير في المستقبل بالبحث في بداية التفاعل مع الإدارة عن نوع البيانات التي من المحتمل أن تكون ذات أولوية والنوع الذي سيكون ثانويًا.
الخطوة التالية هي التواصل مع المحاسب لتحديد الخوارزمية التي يطلب فيها الشخص المنخرط في حل المشكلة المعنية الأرقام اللازمة. يمكن أن يتفاعل مترجم التقارير أيضًا مع موظفي الشركة الآخرين في تلك المناطق التي يتم فيها إنشاء مؤشرات ذات صلة بالوثائق المطلوبة. يجب أن تشكل الشركة نظامًا للإبلاغ الإداري يشارك فيه جميع الموظفين الأكفاء.
والخطوة التالية هي إنشاء أشكال من الوثائق التي ، من ناحية ، سيتم تسجيل الأرقام ، ومن ناحية أخرى ، يتم تفسيرها. في الوقت نفسه ، قد يواجه الشخص المسؤول عن إعداد التقارير الحاجة إلى إنشاء أشكال مختلفة من المستندات تتكيف مع شخص معيّن - المدير العام ونوابه والمالكون.
ستتعلق الخطوات التالية بالإبلاغ العملي.إذا كانت المؤسسة صغيرة ، فيمكن ، من حيث المبدأ ، للشخص المعني بحل المشكلة المطروحة أن يحاول جمع الأرقام اللازمة بنفسه. لكن من المرجح أنه سيحتاج إلى مساعدة من زملائه. في هذه الحالة ، قد تسبق المراحل العملية المرتبطة بجمع المعلومات بعض الاجتماعات التي يخبر فيها الموظف الموظفين الآخرين بما هي أساسيات إعداد التقارير الإدارية ، ولأي غرض يتم إنشاء المستندات ذات الصلة ولماذا هي مهمة للشركة. يمكن أن يسهل حل هذه المشكلة إدارة الشركة من خلال نشر القوانين القانونية المحلية التي تتطلب من الموظفين الأفراد تعزيز عمل الشخص المسؤول عن إعداد التقارير.
أصناف الإبلاغ
بعد الأخذ في الاعتبار المبادئ الأساسية لإعداد التقارير الإدارية ، يمكننا دراسة الأنواع الفردية من النماذج المقابلة لعرض الأرقام التي تعكس أنشطة المؤسسة.
النوع الأول من التقارير المعنية هو رصيد الإدارة. ما هي معالمه؟
الميزانية العمومية الإدارية ، من حيث المبدأ ، تشبه الميزانية المحاسبية. يكمن الاختلاف الأساسي في الغرض الوظيفي. ليس المقصود من الرصيد الإداري أن يعكس الأرقام فحسب ، بل يهدف أيضًا إلى تفسيرها من حيث فعالية نموذج أعمال المنظمة والحالة المتعلقة بأصول المنظمة والتزامات الشركة تجاه الشركاء والعكس صحيح.
يمكن ، من حيث المبدأ ، إدخال الأرقام ، التي تشمل البيانات المحاسبية والإدارية والمالية في نفس النماذج. ومع ذلك ، فإن الطريقة التي سيتم بها تفسير المؤشرات ذات الصلة قد تحدد مسبقًا إنشاء المستندات في بنية أصلية تمامًا. يهم من هم مستخدمي تقارير الإدارة - تحدثنا عن هذا أعلاه.
يتضمن الرصيد الذي ندرسه تضمين المعلومات التي قد تهم كل من المدير وأي نائب ، وكذلك صاحب الشركة. بهذا المعنى ، يمكن أن تكون وثيقة عالمية إلى حد ما.
ما أنواع التقارير الإدارية الأخرى؟ من بينها - حساب الأرباح والخسائر. علاوة على ذلك ، من المقبول تقليديا الإشارة إلى مصادر المحاسبة. بيان الأرباح والخسائر - مستند مطلوب من المؤسسات تقديمه في صورة تقارير رسمية إلى السلطات التنظيمية. ومع ذلك ، قد يتم استخدامه كمصدر في تشكيل تقارير الإدارة أيضًا. هذا يرجع في المقام الأول إلى بنية مريحة للغاية من هذه الوثيقة.
يسجل بيان الربح والخسارة الخاص بالمؤسسة النتائج المالية لأنشطة الشركة لفترة زمنية محددة. ويعكس الأرقام المتعلقة بالإيرادات والتكاليف والنتائج المالية مع إجمالي تراكمي. يعكس هيكل المستند من النوع قيد البحث: مصادر الإيرادات ، بنود المصاريف ، وربحية الشركة. ولكن ، كما حددنا أعلاه ، المحاسبة الإدارية لا يشمل إعداد التقارير حل المشكلات المتعلقة بجمع الأرقام بقدر ما يشمل تفسير المؤشرات المختلفة. لذلك ، قد تحتاج الوثيقة المعنية إلى أن تكون مصحوبة بمصادر إضافية ، والتي ستسجل التفسيرات اللازمة فيما يتعلق بالأرقام التي تعكس إيرادات الشركة ونفقاتها وأرباحها.
وثيقة مهمة أخرى هي بيان التدفق النقدي. يعكس هذا المصدر الدخل المالي للشركة فيما يتعلق بالمصادر ، وكذلك مدفوعات الشركة فيما يتعلق بمجالات النفقات الرئيسية - وكذلك فيما يتعلق بفترة محددة. يمكن أن يوضح بيان التدفق النقدي كيف تسير الأمور في الشركة من حيث النتائج الحالية في الإنتاج ، في مجال السيولة. يسمح لك هذا المستند بتقييم الجدارة الائتمانية للشركة. قد يكون المصدر المعني مفيدًا لكل من إدارة الشركة ومالكيها.
نظرنا في الأنواع الرئيسية من تقارير الإدارة - بيان الدخل ، الميزانية العمومية ، وكذلك وثيقة تسجيل البيانات حول التدفقات النقدية ، يمكن بالطبع أن تستكمل من قبل مصادر أخرى. يمكن أن يكونا مشابهين لتلك التي درسناها ، وأن يستندان إلى مقاربات مختلفة تمامًا في التجميع.
الإبلاغ عن التحديات
لذلك ، درسنا ماهية تقارير الإدارة ، وكيف يختلف عن المحاسبة أو المالية ، وقد تعرفنا على إجراءات تشكيلها. سيكون من المفيد أيضًا النظر في الصعوبات المحتملة التي تصاحب تحضيرها.
وفقًا للخبراء في مجال إدارة الأعمال ، تتمثل أهم مشكلة في عملية إعداد التقارير المعنية في عدم الولاء بالوثيقة ذات الصلة من جانب موظفي الشركة ، وفي بعض الحالات أيضًا كبار المديرين والمالكين. لا ينظر موظفو الشركة - المحاسبون وموظفو مواقع الإنتاج - دائمًا إلى تقارير الإدارة كوثيقة يجب منحها وقتًا ، وهو أمر منطقي لإنفاق الطاقة. الشركات ، كما تعلمون ، مُلزمة بالفعل بتقديم مستندات رسمية إلى هيئات الدولة ، والتي ليست صياغتها مهمة سهلة.
هناك موقف مماثل ، عندما لا يُنظر إلى تقارير الإدارة على أنها شيء يستحق الاهتمام ، يمكن أن يشغلها أيضًا كبار المديرين والمالكين ، كما أشرنا أعلاه. يشير العديد من القادة ، وفقًا للخبراء ، إلى الوثائق المعنية باعتبارها مجموعة متنوعة من أساليب الإدارة المضللة ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى صرف الانتباه عن مؤشرات الإنتاج الأكثر بروزًا.
كيفية حل مشكلة مماثلة؟ يوصي المحللون بالبدء بمستوى القيادة. سيكون هناك مبرر أكثر لمديري المصالح في المقام الأول في إعداد تقارير الإدارة ، بحيث يقومون ، بدورهم ، بتشكيل الإجراءات القانونية المحلية اللازمة ، والتي بموجبها سيتعين على الموظفين الآخرين المساعدة في تكوين الوثائق ذات الصلة.
وثمة صعوبة أخرى تميز حل المشكلة المعنية هي الحاجة إلى تطوير مناهج جديدة باستمرار لتفسير الأرقام الواردة في التقارير. قد يكون هذا بسبب التغييرات في هيكل إنتاج الشركة. في حالة المحاسبة والتقارير المالية ، كما نعلم ، لا يلزم تفسير الأرقام. لذلك ، يصبح من الممكن استخدام النماذج الموحدة التي يتم فيها تسجيل المؤشرات المقابلة.
التقارير الإدارية للمنظمة ، بدورها ، تحل العديد من المشاكل الأخرى. هناك حاجة ، أولاً وقبل كل شيء ، من قبل الشركة نفسها ، وليس من قبل الهيئات الحكومية ، كما هو الحال مع المؤشرات المحاسبية والمالية. إذا كان تفسير الأرقام الواردة في التقارير الإدارية لهيكل إنتاج معين في فترة معينة قد لعب دورًا إيجابيًا ، فلن يكون مضمونًا أنه سيكون مفيدًا على قدم المساواة شريطة أن تتغير خصائص بعض العمليات التجارية. على الأرجح ، سيتعين على مُجمّع مستندات إعداد التقارير تحسين نُهج الترجمة الشفوية مع تغير الشركة في مجال أنشطة الإنتاج. قد يتطلب هذا الكثير من الوقت - كلاً من زملائه الشخصيين ، والذين يمكنهم اللجوء إليه للحصول على المشورة أو الرأي أو بعض المؤشرات المساعدة التي تعكس نتائج الشركة ، من أجل فهم كيفية تحسين طريقة تناول الأرقام.
يمكن حل هذه المشكلة ، مرة أخرى ، من خلال الاتصالات الدورية مع الزملاء في شكل اجتماعات ، موضوعها هو النظر في مؤشرات الإنتاج الحالية ، وكذلك وضع تدابير لتحسينها ، بما في ذلك من خلال إدخال أساليب جديدة لإعداد التقارير ، مثل الإدارة.في سياق الأساليب الإيجابية لتحسين مؤشرات الإنتاج ، من المرجح أن ينظر إليها موظفو الشركة بشكل إيجابي.
