Goznak produit des hologrammes pour documents depuis plus de huit ans. Parmi eux, il y a un autocollant pour une forme de travail. Dans le cahier de travail, l'hologramme a été conçu comme une protection contre les modifications ou les suppressions illégales d'entrées. Mais de nombreux employeurs utilisent encore aujourd'hui le travail sans hologramme. Examinons plus en détail si cet autocollant est obligatoire et s'il est possible de s'en passer.
Tout sur le cahier
Les actes législatifs de la Fédération de Russie réglementent la procédure obligatoire pour l'émission d'un formulaire de travail pour chaque employé candidat à un emploi permanent. L'employeur doit indiquer le travail s'il s'agit du lieu principal de travail de l'employé.
Auparavant, seules les organisations devraient commencer à travailler, à présent les entrepreneurs individuels doivent remplir ce document. Les registres doivent être surveillés à la fois par le personnel et par l'employeur lui-même, car le processus d'identification d'un enregistrement comme étant incorrect prend beaucoup de temps et coûte cher.
Le propriétaire du livre doit également être responsable des informations saisies, mais l'employé n'est pas responsable de l'hologramme. Seul l’employeur décide de le coller ou non.
Qu'est-ce qu'un hologramme?
Un autocollant holographique est apparu bien avant l’apparition du travail. Auparavant, elle confirmait l'authenticité de la compilation d'actes royaux. Pour le moment, l'hologramme est également destiné à confirmer l'authenticité des enregistrements.
Goznak a commencé à investir dans des formulaires de travail comportant six hologrammes. Les instructions relatives aux autocollants indiquent qu’elles peuvent être collées dans la boîte de travail sous le registre de l’organisation (par exemple, à l’endroit où le sceau de la société est placé), confirmant ainsi que tout ce qui a été enregistré a été créé par l’organisation et non par l’employé lui-même.
L’autocollant a une forme ronde, un diamètre d’au plus 1,5 cm, l’hologramme est irisé, il est décoré sur du papier glacé. Au milieu se trouve un aigle à deux têtes.
Dans le classeur, un hologramme ne peut être appliqué qu'une seule fois. Et s'il est mal collé, il est impossible de le décoller. Par conséquent, vous devez travailler avec cela très attentivement.
Que dit la loi
Pourquoi dans le cahier de travail, un hologramme ne peut expliquer qu'une lettre officielle de Goznak. Car même si les hologrammes sont insérés séparément dans le travail, aucun acte législatif n’énonce les conditions d’utilisation de ces autocollants.
Par conséquent, une lettre de Goznak est non seulement une instruction pour utiliser des hologrammes, mais également le seul document officiel qui en parle. Cette lettre se trouve également sur le site Web de Goznak.
Est-il obligatoire de coller
Un hologramme est-il obligatoire dans le cahier de travail? Non Jusqu'à ce que des lois obligeant à coller des hologrammes soient établies, l'employeur se réserve ce droit.
Un tel autocollant n’est qu’un moyen de protéger un document contre toute altération. Et si le livre de travail d'un citoyen ne contient pas d'hologrammes, cela ne signifie pas qu'il est invalide. Par conséquent, toutes les entrées qu'il contient sont aussi valables que dans ce document comportant un hologramme.
Où trouver l'hologramme
Il est impossible d'acheter des autocollants vous-même, ils ne sont pas vendus pour rien. Une feuille d'hologrammes est acquise par le responsable de l'organisation avec des cahiers d'exercices. Ou plutôt, le nouveau cahier est déjà à venir avec l’insert d’autocollant. Ils sont fournis par Goznak ou des organisations autorisées disposant d'une licence et d'un certificat pour la vente de tels documents.
Bien sûr, un citoyen peut acquérir de la main d’œuvre de manière indépendante, mais il est possible qu’une organisation tierce vende le document sous une forme inappropriée.
Depuis quelle année est-il utilisé
Pour la première fois, l'introduction d'hologrammes sur le document officiel de l'emploi avait été discutée en 2007, mais les premiers autocollants de travail ont commencé à apparaître en 2008. Et depuis lors, il n'y a plus eu aucun document officiel réglementant l'utilisation obligatoire de ces hologrammes.
La vignette holographique déconcerte encore de nombreux employeurs et employés. Quelqu'un ne les utilise pas et quelqu'un les colle soigneusement dans le formulaire. Dans ce cas, les autocollants restants doivent être remis à l'employé lors de son licenciement avec le livre.
Caractéristiques de liaison
Dans le cahier de travail, un hologramme est une sorte de protection des données personnelles, ce qui est tout à fait pertinent aujourd'hui. Mais avec une telle protection, une question raisonnable se pose: où la coller?
Malheureusement, il n’existe pas un seul document officiel régissant les règles de collage. Par conséquent, il faut compter sur une lettre de Goznak. Où coller l'hologramme dans le cahier de travail? Sur la page de titre ou sur l'insertion de travail à des endroits strictement définis. Ceux-ci comprennent:
- numéro de formulaire;
- la ligne où la signature de la personne autorisée est apposée;
- place pour l'impression;
- la ligne où est apposée la signature du propriétaire du cahier de travail.
Il est nécessaire de coller l'hologramme avec précaution, car un collage incorrect de la protection peut endommager le formulaire. Si l'hologramme est collé de manière inégale, vous ne devez pas le fixer, car l'autocollant lui-même risque de se détériorer: déchirure ou délaminage, ce qui nécessitera le remplacement de tout le cahier de travail. Et c'est une perte de temps et d'argent pour l'employeur.
Règles générales
Dans le cahier de travail, un hologramme peut être collé selon certaines règles définies par Goznak. Ces règles incluent les suivantes:
- Seul le responsable de l'organisation ou une personne autorisée a le droit de coller un hologramme. Cette procédure ne peut être effectuée qu'après avoir rempli la page de titre du cahier de travail ou son insertion.
- L’autocollant doit être appliqué sur la première page du travail ou de la forme de la doublure. L'hologramme protège l'authenticité de la signature de l'employé et de la tête, le numéro du formulaire ou du cachet y figurant, du sceau de l'entreprise, ainsi que d'autres données personnelles mentionnées dans le document.
- Avant de fixer l’autocollant, vous devez vérifier l’endroit où coller l’hologramme dans le cahier de travail et vous assurer qu’il est correct. Ces signes doivent être clairement indiqués sur l'objet protégé. Et surtout, l'hologramme doit être collé correctement: le motif ne doit pas être placé sur le côté ni à l'envers, l'autocollant lui-même doit être collé de manière uniforme, sans plis. Si cela se produit, il est préférable de ne pas toucher l'hologramme, sinon vous risquez de gâcher tout le document.
- L'hologramme est utilisé une fois. Toute action avec un film protecteur après son application rend l'hologramme lui-même invalide et le classeur endommagé et susceptible d'être détruit avec la délivrance d'un duplicata de celui-ci. Si l'hologramme a été endommagé avant le collage, il est préférable de prendre l'autocollant suivant plutôt que de refaire l'intégralité du formulaire de travail.
On ne sait pas combien de temps l'hologramme sera une expérience. Après tout, une telle protection montre bien que les entrées du livre de travail sont vraies et faites dans l’organisation. Par conséquent, toutes les informations contenues dans un tel document seront correctes et confirmeront la véritable expérience professionnelle d’un employé.
Bien qu'aucun acte législatif ne précise l'obligation pour un membre du personnel de coller un hologramme, de nombreux responsables du personnel décident toujours d'utiliser ce signe de protection. Et, très probablement, c'est la bonne décision.
Quoi qu'il en soit, le cahier de travail sans hologramme et le cahier de travail d'un nouvel échantillon (déjà livré avec un film protecteur) seront considérés comme des documents originaux confirmant l'expérience de travail de l'employé. Et aucune autorité n'a le droit de diviser le travail en «juste» (avec un hologramme) et en «mauvais» (sans vignette).