L’inventaire a pour but d’identifier l’état actuel des choses dans l’organisation et d’établir la conformité de la situation réelle avec les documents. Étant donné que cette information est cruciale pour prendre des décisions de gestion, l'inventaire devient un événement indispensable. Il doit être effectué régulièrement. La comptabilité ne doit pas seulement savoir ce qu'est un inventaire, mais également comprendre les différentes variétés de ce contrôle afin d'organiser régulièrement un événement de manière efficace et précise.
Une attention maximale
Le contrôle des activités de l'entreprise ne peut être assuré que par un tel responsable qui a une idée de la situation. La base d’information à cet égard est fournie par divers inventaires planifiés et non programmés régulièrement organisés par la société.
Divers événements sont organisés dans un ordre différent, déterminé par les tâches formulées par la direction de la société. En même temps, ils reposent sur le fait que la comptabilité conserve une trace de tout ce qui se passe au sein de l'organisation, c'est-à-dire que, sur papier, vous pouvez avoir une idée générale de la disponibilité et de la circulation des fonds de la société. Dans le même temps, ils tiennent compte du fait que la situation réelle peut différer de celle qui suit les documents. Par conséquent, un inventaire en 1C est toujours associé à un recomptage réel des valeurs soumises à vérification.
La médaille a plusieurs faces
Faites la distinction entre les différents types d’inventaire en comptabilité, mais ils ont tous le même objectif: établir le degré de sécurité des biens de l’organisation, qu’ils correspondent ou non aux bases de données contenant le personnel de gestion de la société. En fait, un inventaire est une méthode comptable adoptée en comptabilité qui vous permet de contrôler la situation dans les départements.
Si l'événement vous permet de détecter des anomalies dans les informations comptables, vous pouvez alors lancer une enquête interne pour identifier les employés de l'organisation qui se sont mal comportés. Le «coup de feu» concerne principalement le personnel qui est officiellement responsable. Dans le même temps, les résultats de l’inventaire peuvent révéler des écarts tels que les autorités ont le droit de considérer que leur importance est négligeable, ce qui ne donnera pas lieu à des poursuites contre le personnel de l’organisation.
Que trouvons nous?
Dans la mesure où l'inventaire a pour but de détecter les différences entre les informations comptables et la situation réelle, ils recherchent généralement les postes manquants et les postes excédentaires dans l'organisation. En même temps, l'inventaire vous permet d'identifier l'emplacement des volumes de valeurs, des dettes.
Si un inventaire documentaire, un système d'exploitation, des finances ou autre présentait des écarts très importants, il s'agit probablement d'une falsification délibérée d'informations. Dans certaines organisations, ils découvrent des lacunes considérables par millions, alors que dans d'autres, ils trouvent des dettes pour des montants totalement impossibles pour l'organisation. Cela indique généralement que l'un des employés de l'entreprise a mené des activités illégales. Une enquête interne peut identifier le coupable. La prise en compte correcte des résultats de l’inventaire en comptabilité vous permet de garder la situation sous contrôle dans l’organisation, ce qui implique que l’événement est vraiment important et significatif, ce qui vous permet de prévenir et de détecter rapidement les crimes commis dans l’entreprise.
Quoi et pourquoi?
Comme il existe différents types d’inventaire en comptabilité, dans une situation donnée, choisissez celui qui convient le mieux aux conditions. Chez certaines espèces, la fonction comptable est prépondérante, chez d'autres, le contrôle, d'autres visent à détecter les crimes.En fonction de la configuration de la direction de l'entreprise, ils optent pour le format de l'événement. Même avant le début de l'audit, il est important de définir clairement les objectifs poursuivis. Pour ce faire, l'équipe de gestion doit être informée de ce qu'est un inventaire.
Base théorique
Inventaire est un terme qui fait référence à un audit effectué au sein d'une organisation, au cours duquel la présence d'un bien immobilier est révélée et comparée aux données présentées dans le système de comptabilité de l'entreprise. Il est important que tous les résultats de l'inventaire soient documentés en temps voulu.
La réalisation d'un inventaire consiste à trouver les différences entre la situation réelle et les allégations figurant dans les documents. Dès qu'ils constatent des divergences, ils commencent immédiatement à rechercher la raison pour laquelle cela s'est produit. En fait, c’est l’inventaire qui constitue la seule méthode opérationnelle, efficace et raisonnable de contrôle de la sécurité des biens de l’organisation. Comme tout concept fondamental dans l'économie moderne, un inventaire est divisé en groupes, types et sous-espèces. Le classement est basé à la fois sur les objectifs poursuivis par la commission de l'inventaire et sur les objets qui devront être vérifiés et recomptés au cours de l'événement. Disons que l'inventaire de l'OS diffère légèrement de la comptabilisation des soldes financiers de l'organisation ou des stocks.
Inventaire: types et sous-espèces
La séparation de type la plus simple:
- initiative;
- obligatoire.
Cela dépend du nombre de vérifications nécessaires à l'heure actuelle. Les types d’inventaire obligatoires en comptabilité sont organisés, si la loi l’exige. Les initiatives surviennent lorsque le chef de l'entreprise décide de procéder à une vérification. Pour de tels événements, la fréquence n'a pas de limites.
Vous pouvez distinguer les types d’inventaire en comptabilité en évaluant le lieu d’organisation de l’événement:
- Caisse
- Atelier de production.
- Entrepôt
- Salle des marchés.
La séparation des types d’inventaire en comptabilité est basée sur les objets pour lesquels un contrôle est organisé:
- OS
- les stocks;
- produits, marchandises;
- de l'argent
- obligations.
Enfin, l’inventaire est divisé en types, évaluant l’objet de l’événement, le montant de la vérification, la méthode permettant d’établir des informations précises sur l’objet inspecté.
Inventaire: pourquoi?
Pourquoi un inventaire de l'OS ou, par exemple, de l'argent, des biens? La tâche principale de l'événement est de formuler des conclusions précises et fiables sur la qualité de la comptabilité au sein de l'organisation. Au cours de la manifestation, les résultats réels et ceux issus de la documentation sont comparés et une décision est prise: est-il nécessaire ou non d'améliorer le système? Pour obtenir une base suffisante pour les conclusions, ils sélectionnent les objets qui nécessitent une vérification, les étudient: ils considèrent, mesurent le poids, la quantité, la qualité. Les informations obtenues sont comparées à celles établies à partir des enregistrements.
L'inventaire a un certain nombre de fonctionnalités. Par exemple, lors du contrôle, il est établi dans quelle mesure l’organisation se conforme aux règles introduites par la direction de l’entreprise et indique également les mesures prises pour assurer le maintien en ordre des valeurs. Un inventaire des espèces permet de comprendre si l’argent de l’entreprise est sain et sauf. De plus, au cours de l'inventaire, les objets endommagés sont découverts ou sont sur le point d'expirer.
Effets supplémentaires
Un inventaire correctement organisé vous permet d'identifier si l'entreprise possède de tels biens qui ne sont pas impliqués dans le processus de travail. S'il en trouve un, il peut être vendu ou mis au travail afin d'améliorer l'efficacité de la production. Cependant, le plus important est d'identifier les types de biens qui ne sont pas utilisés dans le travail afin de préserver les informations les concernant et, à l'avenir, de ne pas répéter les erreurs avec des coûts financiers inutiles pour l'achat de biens inutiles.
Au cours de l'inventaire des espèces, des immobilisations et des autres valeurs, des passifs, vous pouvez vérifier l'exactitude des opérations comptables, rechercher les écarts, les données erronées, contrôler l'organisation du stockage dans l'entreprise et les conditions dans lesquelles le bien est généralement situé. C’est l’inventaire qui permet de déterminer avec la plus grande exactitude si la comptabilité de l’organisation est bien organisée, si le service de la comptabilité dispose d’informations à jour et si les opérations commerciales en cours sont reflétées dans un système de comptabilité centralisé. Il faut se rappeler que s’il ya des erreurs de comptabilité, cela entraîne des pertes considérables.
Quoi d'autre à rechercher?
Comme vous le savez, lors du stockage, certaines positions, les valeurs changent, leurs qualités, propriétés, caractéristiques subissent des ajustements. En règle générale, cela entraîne une perte de biens et de stocks. Ce processus doit être contrôlé et il s’agit d’un inventaire opportun qui vous permet de recevoir des informations pertinentes sur ce qui se passe dans les entrepôts de l’organisation.
Un contrôle précis et à jour des biens de l'entreprise est l'une des méthodes les plus précises pour identifier la compétence des employés responsables des postes contrôlés. C’est-à-dire qu’un inventaire nous permet de tirer des conclusions non seulement sur la qualité de la comptabilité, mais également sur la conformité des employés de l’organisation avec leurs postes. Les inspections régulières programmées et non planifiées vous permettent donc d’ajuster le personnel de l’organisation de manière à ce qu’il ne soit composé que de spécialistes de leur domaine qui effectuent un travail honnête. Et c'est la clé du succès de l'entreprise dans le présent et à l'avenir.
Que regardons-nous en arrière?
Selon les règles, un inventaire devrait être effectué en tenant compte des normes actuelles et non de la manière dont Dieu le met sur l'âme. Afin de normaliser le processus de vérification, plusieurs normes ont été introduites au niveau fédéral et, en plus de celles-ci, des réglementations locales au sein de l'organisation peuvent être adoptées.
Le document le plus important est la commande du ministère des finances sur les stocks. Il a été publié en 1995 et, à partir de ce moment, il est régulièrement complété, corrigé de manière à correspondre aux réalités de la vie économique du pays. Outre la commande, des directives ont été publiées dans lesquelles le processus d'inventaire est décrit en détail, par étapes, en tenant compte du fonctionnement d'organisations de différents formats.
Et comment le faire?
Dans certaines entreprises, un inventaire est réalisé chaque année, dans d'autres, tous les six ou même quatre mois. En règle générale, le responsable de l'organisation résout ce problème. Il ressort des lois du pays qu’avant de présenter les états financiers de l’exercice, une vérification des stocks est une mesure obligatoire et ne peut être évitée. Si un tel audit n'est pas organisé au sein de l'entreprise, du point de vue des organismes de contrôle, des fondateurs et autres personnes, il n'y a pas de comptabilité du tout au sein de l'entreprise.
À quoi une telle négligence peut-elle mener? Des sanctions administratives peuvent être infligées d'office aux personnes responsables. Ils peuvent également être tenus responsables si l'inventaire a été organisé, mais ses résultats n'ont pas été établis correctement, ce qui risque de fausser les rapports comptables.
Étape de vérification
Un inventaire est une séquence au cours de laquelle:
- déterminer en fait ce que l'entreprise a;
- déterminer des valeurs qui sont en contradiction avec les exigences de la qualité de vie,
- vérifier si les informations sur l'état réel des choses convergent avec le compte;
- analyser la valeur des valeurs trouvées, de l'argent;
- déterminer s'il y a des postes non utilisés;
- contrôler le respect des normes relatives au contenu, à l'utilisation, au stockage du matériel, aux systèmes d'exploitation, aux valeurs, à l'argent.
Tous ou pas tous?
Si nécessaire, l'entreprise peut effectuer un inventaire complet. Ici, ils étudient absolument toute la propriété, sans exception.C’est ce type de contrôle qui doit être organisé à la fin de la période de référence lorsque le service de la comptabilité prépare les documents de l’année. Si cette échelle n'est pas nécessaire, une vérification partielle est lancée. Pour sa mise en œuvre, une commande est émise au sein de l'organisation, nommée par son nom et par la position des membres responsables de la commission de l'inventaire, qui indiquent officiellement quelles catégories de valeurs doivent être vérifiées et comparées aux informations comptables. Vous pouvez entrer une seule catégorie, vous pouvez en mentionner quelques-unes. Un inventaire partiel ne peut être effectué que dans un seul lieu de stockage, il est possible de le faire plusieurs à la fois.
Faisons une surprise!
Comme déjà mentionné, un inventaire doit être effectué à la fin de l'année. Toutes les personnes responsables en sont conscientes à tout moment dans l'entreprise. Ils sont préparés pour la vérification à l'avance. Ceci est un inventaire planifié. Mais les dirigeants de la société, observant les intérêts de l'organisation, peuvent surprendre leurs employés en annonçant un inventaire non planifié à tout moment qu'ils jugent nécessaire d'organiser un tel événement.
Pour refléter la différence entre les informations d'identification et les réalités, vous devez capitaliser l'excédent et créditer le score financier sur les comptes des résultats financiers. Si l'entreprise est budgétaire, le fonds trouvé doit augmenter le financement. S'il est révélé qu'il manque des biens, ceux-ci se sont détériorés, puis déterminez si ceux-ci se situent dans les limites de la perte naturelle ou la dépassent. Dans le premier cas, la différence est imputée aux coûts de production. Dans le second cas, ils recherchent le coupable auprès duquel la perte est recouvrée. S'ils ne peuvent pas être trouvés ou si l'essai montre qu'il est impossible de récupérer, les pertes sont également transmises à la colonne des résultats financiers.