En règle générale, un dossier personnel inclut une documentation spéciale contenant des informations sur un employé et son travail pendant une période donnée, ou sur un étudiant et ses études dans un établissement d'enseignement supérieur donné. En règle générale, la constitution et la gestion des dossiers personnels des employés s’effectuent sur une longue période. D'une manière ou d'une autre, ils sont inclus dans le nombre de documents sur le personnel. Quel est l'ordre de cet événement aujourd'hui? Quelles informations un dossier d'enregistrement d'employé contient-il? Pourquoi Vous trouverez des réponses à ces questions et à d'autres questions tout aussi graves lors de la lecture de cet article.
Questions générales
Pour commencer, toutefois, il convient de noter que la gestion des dossiers personnels des employés n’est pas une procédure obligatoire pour absolument toutes les catégories d’employeurs. Conformément à la loi russe, les affaires personnelles ne doivent être menées que par des citoyens occupant des postes dans la fonction publique. Il est nécessaire de préciser que la procédure correspondante est régie par le décret présidentiel du 01.06.1998 relatif à l'ordre relatif à la gestion des affaires des personnes qui occupent l'Etat russe dans l'ordre de nomination.
L'obligation, y compris la constitution et la maintenance de fichiers personnels d'employés, peut être confiée à l'employeur - une entreprise d'État (organisation) également par le biais d'un acte normatif du secteur. Par exemple: l'ordonnance du 16 mars 2005 sur la surveillance des consommateurs en Russie, qui approuve les règles de la fonction publique fédérale, relatives à la surveillance dans le domaine de la protection des droits des consommateurs et du bien-être humain (conformément à la clause 7.7 du présent document, la gestion des affaires personnelles est gérée), ainsi que la résolution « En ce qui concerne le Service fédéral des douanes », en date du 21 août 2004, par lequel le règlement sur le SCF est approuvé. Sur la base de ce document, le règlement sur le GUK (département principal du personnel) a été créé et mis en circulation. Conformément au paragraphe 15 du règlement, le FCS GUK est chargé de la gestion des dossiers personnels de tous les employés des services.
En outre, la procédure de gestion des fichiers personnels des employés peut être prescrite par la société de gestion (en d’autres termes, par une organisation supérieure). Dans d'autres entreprises et organisations, la direction est investie du droit de prendre des décisions concernant la nécessité de mener à bien le processus en cours d'examen ainsi que (dans le cas d'une décision allant dans la bonne direction) - à quelles catégories d'employés il est conseillé de mener des affaires personnelles. Le règlement sur la gestion des dossiers personnels des employés prévoit que la procédure analysée s'applique en règle générale aux catégories de citoyens suivantes:
- Employés occupant des postes de responsabilité (responsable direct de la structure, ses assistants (adjoints), gestion des unités structurelles, etc.).
- Employés de la société pour lesquels une responsabilité est prévue dans la législation russe en vigueur (par exemple, le chef comptable, ses adjoints, le caissier, etc.).
Les règles régissant la gestion des dossiers personnels des employés n’imposent pas une obligation. Cependant, de nombreuses entreprises privées assurent la gestion de leurs affaires personnelles vis-à-vis de tous ses employés.Cela ne dépend pas du statut et du rang, ni des activités effectuées (d'ailleurs, c'est pourquoi même le personnel technique est inclus ici). Pourquoi Le fait est que la tenue de dossiers personnels des employés est une source d’information très pratique. De plus, cette disposition s’applique absolument à tous les employés. Le dossier unique contient les copies les plus importantes des commandes de l'employé, sa documentation personnelle ainsi que d'autres documents nécessaires. Il est important de noter que ce sont les instructions relatives à la gestion des dossiers personnels des employés de nature personnelle qui servent d’outil pour consolider les informations.
Création d'un dossier personnel
Aujourd'hui, la création d'une affaire de nature personnelle est réalisée pour un regroupement organisé de données documentées sur un employé que l'employeur lui a transféré lors du transfert ou de l'acceptation d'un travail. Les instructions sur la procédure de conservation des dossiers personnels des employés suggèrent que toutes les opérations pertinentes, d’une manière ou d’une autre, sont confiées à un spécialiste spécialement autorisé ou à un organisme du personnel individuellement responsable de l’organisation du traitement approprié de cette documentation.
La création de cas de nature personnelle est effectuée immédiatement après la réception ou le transfert d'un employé à un poste de direction, conformément à lequel la loi établit la responsabilité. La procédure de conservation des dossiers personnels des employés n’exclut pas un autre poste si elle est prescrite par des instructions relatives à la procédure à suivre pour effectuer certaines opérations sur les dossiers personnels des employés.
Selon les recommandations méthodologiques des archives de la ville de Moscou, ainsi que de VNIIDAD FAS de la Fédération de Russie, les fichiers personnels comprennent, d’une manière ou d’une autre, les documents fournis par les employés en cours d’emploi et constitués au cours de leur activité professionnelle au sein d’une entreprise ou organisation donnée. Donc, cela inclut les articles suivants:
- Fiche personnelle conforme au personnel ou au profil correspondant.
- Ajout au formulaire de candidature ou à la fiche personnelle.
- Autobiographie des employés.
- Copies de la documentation pédagogique.
- Le deuxième exemplaire du contrat de travail.
- Contrat de responsabilité.
- Lettres de recommandation d'anciens lieux de travail (caractéristiques).
- Demande d'emploi (transfert au poste approprié).
- Des copies des ordres ou des extraits de ceux-ci correspondant à une embauche ou à un changement de poste.
- Extraits de la documentation (ou des copies de papiers) concernant la sentence ou l'action disciplinaire de l'employé.
- Copies (extraits) de la documentation de certification (fiches de certification, revues, etc.).
Sécurité des fichiers personnels
La disposition relative à la gestion des fichiers personnels des employés suggère que, pour organiser leur sécurité absolue et leur facilité de traitement, ils soient placés (cousus avec un fil et une aiguille pour quatre perforations) dans un dossier séparé en cours de formation du papier.
Il est important de noter qu’outre les documents énumérés ci-dessus, d’autres documents peuvent être placés dans des dossiers personnels (par exemple, des documents concernant l’employé ayant passé un concours relatif à un poste vacant; des copies de documents concernant les récompenses des employés, l’attribution de titres honorifiques, etc.). De plus, des photographies certifiées du certificat de l’employé sont placées dans des dossiers personnels, mais elles ne sont pas classées.
L'ordre de classement des dossiers personnels des employés implique également leur enregistrement initial. De cette façon:
- Chaque fichier personnel se voit attribuer un numéro de compte individuel.
- Les postes pertinents sont indiqués au dos du dossier personnel et sur la couverture.
- Un inventaire interne est nécessairement inclus dans un fichier personnel.
Maintenir les cahiers de travail et les dossiers personnels des employés
Il convient de noter que la conduite d’affaires à caractère personnel ne s’arrête pas pendant toute la durée du travail de chacun des employés d’une structure particulière lorsque ses règles ne le contredisent pas. Ainsi, la conduite des affaires personnelles dans tous les cas prévoit les points suivants:
- Garder des dossiers dans les sections nécessaires du cas.
- Les locaux de la documentation doivent être stockés dans le fichier personnel.
- Saisie de documentation, dont le besoin est passé.
- Vérification périodique de l’état du dossier personnel en fonction de l’objet de la conservation des papiers qu’il contient.
La tenue d'un dossier personnel d'un employé dans une organisation suppose que des entrées sont effectuées dans la documentation d'un dossier personnel sur la base de certains documents ou de leurs copies certifiées conformes. Il est important d'ajouter que le responsable autorisé peut clarifier les nuances nécessaires à l'exécution de la procédure avant d'effectuer des entrées spécifiques lors d'une conversation personnelle avec l'employé. Absolument. Tous les enregistrements pertinents pour la documentation lors de la gestion de dossiers personnels sont créés à la main avec un stylo à bille ou un stylo plume en bleu, noir ou violet. Le règlement sur la gestion des dossiers personnels des employés implique l'exclusion des corrections apportées à la documentation et le caractère approprié d'une écriture lisible. Ensuite, lorsqu'un besoin réel apparaît, ces enregistrements sont certifiés par la signature d'un responsable autorisé du service de gestion du personnel. En outre, la société est estampillée.
Informations complémentaires
L'ordre présomptif, la conduite du dossier personnel de l'employé est assurée selon la règle suivante: lorsque la documentation est accumulée, elle est soumise à une distribution obligatoire dans le dossier personnel conformément aux sections. De plus, les sections de papier à l'intérieur sont disposées dans l'ordre chronologique. Il est important de noter que les documents individuels classés dans un dossier personnel, d'une manière ou d'une autre, sont soumis à la numérotation. Les informations sur ces titres (en tenant compte de la numérotation des pages), dans les limites de laquelle elles se trouvent dans un fichier personnel, reflètent dans tous les cas l'inventaire interne.
Les instructions standard sur la gestion des dossiers personnels des employés de la République du Bélarus indiquent que les employés s'engagent à fournir des informations au service du personnel en temps utile. En règle générale, ces informations interprètent les modifications apportées aux données individuelles, qui sont incluses dans la composition du fichier personnel. Ceci est généralement écrit par écrit en tant que déclaration. De plus, la documentation confirmant les modifications sert d’application. Un peu plus tard, lorsque toutes les entrées sont entrées dans le dossier personnel, la documentation, d'une manière ou d'une autre, est renvoyée à l'employé. En passant, si nécessaire, des copies de ces documents sont d'abord créées et certifiées, puis annexées au dossier personnel.
Stockage et comptabilité des fichiers personnels
Une fois que la gestion des dossiers personnels des employés a été entièrement étudiée, il est conseillé d’examiner la question du stockage et de la comptabilité. Ces procédures sont donc organisées de manière à permettre une recherche rapide et sans équivoque des questions personnelles, tout en garantissant leur sécurité absolue, ainsi que la confidentialité des informations contenues dans la documentation contre tout accès non autorisé.
Il est important de noter que les fichiers personnels des employés d'une entreprise sont inclus dans la nomenclature de l'unité du personnel conformément au nom général «Fichiers personnels». De plus, leurs durées de stockage y sont indiquées. En règle générale, la durée de conservation des titres atteint soixante-quinze ans.
Le décret sur la gestion des dossiers personnels des employés stipule que la documentation est conservée dans le service du personnel (les locaux sont généralement aménagés à cette fin) séparément des autres documents. Il faut ajouter que le service du personnel ne stocke que les fichiers personnels des employés concernés. Les cas de travailleurs licenciés sont transférés conformément à la procédure établie par la loi pour être archivés dans les archives de la structure ou dans les archives territoriales.
Il convient de noter que les conditions de stockage, d’une manière ou d’une autre, doivent garantir la sécurité absolue des fichiers directement personnels, ainsi que de la documentation (informations) qui y sont placées contre la divulgation ou le vol. C’est pourquoi, aujourd’hui, il est recommandé d’assurer le stockage des fichiers personnels dans des coffres-forts (classeurs), en les plaçant en position verticale sur les étagères (racines en retrait).
Quoi d'autre?
À propos, des descriptions sommaires relatives aux dossiers personnels stockés peuvent être placées à l'intérieur de l'armoire ou sur le coffre-fort de la porte. Il est important que l'accès à l'information concerne exclusivement les responsables autorisés, ainsi que leurs dirigeants. Ensuite, lorsque le nombre de fichiers personnels dépasse le nombre autorisé, ils sont enregistrés dans un registre ou un journal spécialisé. La systématisation des cas est effectuée par l’une des méthodes suivantes:
- Conformément à l'ordre des nombres.
- Conformément à l'ordre alphabétique direct.
- Conformément aux sections en fonction du nom des unités structurelles en fonction du tableau des effectifs, à l'intérieur des sections, dans l'ordre alphabétique du compte direct ou dans l'ordre des numéros.
Afin de réduire le nombre total d'unités de comptabilité, des fichiers personnels peuvent être stockés dans le cadre de ce que l'on appelle les équipements - groupes alphabétiques pour stockage. Ainsi, tous les dossiers personnels inclus dans la commande sont précédés d’une feuille de papier portant le nom de l’employé. Il est nécessaire d’ajouter que les affaires personnelles qui composent l’ordre sont également groupées selon l’ordre alphabétique. Au début de la tenue se trouve une liste récapitulative des fichiers personnels qu’elle contient.
Émission de fichiers personnels à temps
La délivrance d’affaires personnelles aux employés d’une structure particulière pour une utilisation temporaire, afin de leur permettre de se familiariser avec les informations saisies, n’est généralement effectuée qu’avec l’autorisation du service du personnel. La connaissance d'un employé avec son propre dossier personnel dès réception est généralement effectuée directement en présence d'un fonctionnaire responsable de la gestion de la documentation d'un tel plan.
Il convient de noter que les employés sont familiarisés avec les affaires personnelles au moins une fois par an et conformément à la demande de ces personnes dans les autres cas prévus par la loi russe. Lorsqu’on se familiarise avec les affaires personnelles des employés d’une organisation, il est strictement interdit:
- Effectuez toutes les corrections dans les enregistrements déjà créés de fichiers personnels.
- Faites de nouvelles entrées dans vos fichiers personnels.
- Extrayez de la documentation la documentation ou ajoutez-en de nouvelles.
- Conservez vos fichiers personnels au-delà de la période fournie par les personnes autorisées.
Nuances importantes
Au cas où des inexactitudes seraient trouvées dans les enregistrements ou si des documents périmés se trouvaient dans une affaire personnelle, l'employé a le droit de s'adresser au service du personnel de la structure à cet égard. Il convient d'ajouter que des documents doivent être joints à la demande, selon lesquels il conviendrait d'apporter certaines modifications à des enregistrements précédemment créés, ou des copies de certaines unités de documentation afin de permettre leur remplacement.
Il est important de savoir que la délivrance d'un objet personnel à usage temporaire est effectuée précisément pendant le temps nécessaire à l'exécution des opérations nécessaires, conformément à la liste des personnes habilitées à recevoir les fichiers personnels, qui est approuvée par la direction de la structure. Soit dit en passant, le fait d'émettre un cas de nature personnelle, d'une manière ou d'une autre, est enregistré dans une carte de contrôle (journal).
Il est important de savoir que la familiarisation (travail) avec les fichiers personnels est effectuée dans une pièce spécialement conçue à cet effet. De plus, le temps de familiarisation (travail), d'une manière ou d'une autre, est limité à la journée de travail.Ainsi, à la fin de la journée de travail, l’employé responsable du traitement des affaires personnelles doit s’assurer que tous les fichiers personnels émis pour une utilisation temporaire sont renvoyés au lieu de stockage. Si nécessaire, le fonctionnaire s’engage à prendre les mesures appropriées pour rendre ou rechercher des documents.
Le transfert de fichiers personnels ou de documents individuels dans leur composition pour une utilisation temporaire à d'autres institutions (organisations, entreprises) est effectué exclusivement en cas d'autorisation de la direction de la structure sur la base d'une demande correctement exécutée.
Il est important de savoir qu’un acte est en train d’être formé concernant la création d’un dossier personnel, dont un exemplaire est, d’une manière ou d’une autre, transmis avec le dossier personnel ou un document séparé à la personne autorisée de la partie requérante. La deuxième copie est stockée dans les affaires de la structure immédiatement avant le retour du dossier personnel ou d’un document séparé à son lieu de stockage original.
Enlèvement des papiers d'un dossier personnel
Il est important de noter que la suppression de certaines unités de documentation d'un fichier personnel est effectuée exclusivement après autorisation de la direction, à condition que l'enregistrement correspondant soit placé dans la colonne «Note» de l'inventaire interne. En cas de saisie temporaire du papier à sa place (notamment entre des feuilles de papier voisines), conformément au règlement, une carte de remplacement est insérée (en d’autres termes, un certificat de remplacement) indiquant la date et le motif de la saisie avec la signature de la personne qui a délivré le document, ainsi que la signature de celui-ci. l'employé qui l'a reçu conformément aux règles d'utilisation temporaire pertinentes pour la structure.
Afin de garantir un contrôle absolu sur la sécurité des fichiers personnels dans une institution particulière (organisation, entreprise) chaque année (c'est-à-dire au plus tard au premier trimestre qui suit celui qui a été déclaré), leur statut et leur disponibilité sont vérifiés. Vous devez savoir que les lacunes et les faiblesses identifiées au cours du processus de contrôle sont consignées de toute façon dans la loi, qui est immédiatement après l’approbation du président de la commission est soumise à la direction de l’organisation pour examen et prise de décision ultérieure concernant des documents perdus ou inexacts.