La comptabilité et l'amélioration des opérations d'entrepôt sont la clé du travail de qualité de toute entreprise moderne. La manière exacte dont le travail de l’entrepôt est ajusté détermine le fonctionnement rationnel de la société et l’utilisation efficace des ressources de production. Le débogage, l'amélioration du système, la comptabilisation automatisée des opérations d'entrepôt permettent d'améliorer la rentabilité et la productivité, et le produit fini devient meilleur.
Pourquoi avons-nous besoin d'un entrepôt?
Le but principal de l'entrepôt dans toute entreprise est le stockage des stocks de production - MPZ. Warehouse - une plate-forme pour divers travaux: les matériaux sont ici préparés pour être utilisés dans le processus de production et sont envoyés aux consommateurs. L'organisation moderne et efficace et la technologie des opérations d'entrepôt utilisant les méthodologies les plus récentes, le logiciel permet de minimiser les pertes de matériaux à la fois pendant le stockage et pendant l'utilisation au travail. Ceci, à son tour, affecte le coût des biens. Cependant, l'enregistrement sans précaution des opérations d'entrepôt crée des conditions dans lesquelles le vol ne peut être évité. Le chef d’entreprise, quel que soit son degré de confiance dans chacun des employés, doit être conscient du fait qu’il existe toujours un risque de comportement injuste des employés, provoqué à la fois par ses qualités personnelles et par la pression extérieure.
Le spécialiste des opérations d’entrepôt fait partie intégrante du système d’entrepôt. Cela dépend de ses qualifications, de son attention, de son éducation, de savoir si l’entrepôt sera «aussi précis qu’une horloge» ou si des problèmes se posent régulièrement. Lors de la sélection du personnel d’un entrepôt, il ne suffit pas de s’assurer que le candidat possède 1C: Warehouse. Vous devez savoir s'il comprend bien la logistique et s'il comprend la logique d'organisation des zones de stockage.
Sous-espèces d'entrepôts
Selon la destination, il existe plusieurs groupes d’entrepôts. Système de classification classique:
- matériel;
- production interne.
Le deuxième groupe est divisé en entrepôts:
- entre les ateliers;
- à l'intérieur des ateliers.
Comme son nom l'indique, le matériel est nécessaire pour stocker les réserves de matériel de l'entreprise. Voici tout ce dont l'entreprise a besoin pour un flux de travail sans interruption. Ils ajustent le travail de l'entrepôt de matériaux et effectuent les opérations de base de l'entrepôt de manière à ce que le processus de production dispose toujours de matériaux avec une marge. La clarté de la logistique des entrepôts détermine le succès de l'entreprise, les lignes de production, la capacité de l'entreprise à gérer les commandes et les chefs de services - de tâches.
Intra-production - ce sont les types d'entrepôts qui existent à l'intérieur des magasins et entre eux, qui sont nécessaires pour la MPZ. Il contient également des réserves inter-opérationnelles nécessaires pour que les emplois soient desservis clairement et rapidement. L'enregistrement des opérations de l'entrepôt se produit lors de l'ajustement pour le décalage introduit dans la production Autrement dit, chaque nouvel horaire, chaque poste de travail successif doit disposer de toutes les matières premières nécessaires au fonctionnement normal.
Quoi d'autre sont là?
De plus, la comptabilité d'entrepôt vous permet d'allouer des emplacements universels et spécialisés pour le stockage de MPZ.
Conception universelle vous permettant de stocker facilement une variété de valeurs pour l'entreprise. C’est généralement ainsi que sont organisés les entrepôts centraux. Les réserves stockées ici sont destinées à la gestion et à la production.
Les spécialistes sont ceux où seules des variétés spécifiques de valeurs résident. Cela peut être du métal ou des peintures, des vernis ou du bois, des produits électriques, des aliments surgelés, etc.
Equipement et comptabilité
Une comptabilisation efficace des opérations d’entrepôt n’est possible que lorsque les valeurs à enregistrer sont stockées dans un système logique et systématique. Cela signifie qu'il doit exister un espace clairement conçu et que les exploitants d'entrepôts disposent et peuvent utiliser des balances et d'autres instruments de mesure. Ils évaluent sur place les paramètres de qualité des marchandises entrantes et contrôlent sa sécurité, mesurent le volume des marchandises émises, identifient les éventuelles incohérences et déterminent également la cause de ce qui s'est passé.
Les volumes de matériel reçus sont pris en compte en fonction de l’unité de compte retenue par la société. Pour contrôler la position, mesurer, peser, considérer combien de pièces sont arrivées. Dans certains cas, le calcul dit théorique est utilisé.
Comptabilité: pourquoi est-ce nécessaire?
A quoi sert le programme 1C: Warehouse? Pourquoi devons-nous tenir des registres des stocks à la disposition de l'entreprise? Cette question peut se poser aux dirigeants qui croient sans réserve en l’honnêteté de leurs employés. Néanmoins, quelle que soit la confiance des gestionnaires envers le personnel, la comptabilité est un élément obligatoire de tout entrepôt, il n’ya pas d’échappatoire.
La comptabilisation des opérations d'entrepôt vise à garantir la sécurité des valeurs reçues dans l'entreprise. Les données accumulées dans le système comptable permettent de déterminer si la société a des postes à rotation lente ou s'il existe une redondance des matériaux. Les travaux du système comptable montrent clairement l’ampleur du chiffre d’affaires, non seulement en général, mais aussi pour un type de matériau spécifique. Enfin, à tout moment, la base de données répond à la question: "Combien d'articles reste-t-il dans l'entrepôt?"
Entrepôt: nous acceptons les postes
L'une des opérations les plus importantes de l'entrepôt est l'acceptation des marchandises. Un programme automatisé de comptabilité des stocks est généralement mis en place pour la comptabilité quantitative, mais en plus de celui-ci, la qualité doit également être réalisée.
L’opérateur responsable des prises de position vérifie le nombre de positions reçues et contrôle la qualité de chacune d’elles. Dans ce cas, vous devez d’abord clarifier la conformité en termes de volume, puis en termes de qualité. Dans certains entrepôts, l'acceptation incombe au magasinier, au responsable de l'entrepôt, au responsable et, dans certains cas, la responsabilité est partagée entre le responsable et le personnel technique.
Si des articles appartenant à des catégories spéciales sont acceptés dans l'entrepôt - la désignation dite responsable, une commission est nommée pour acceptation. La procédure d'acceptation de postes de valeur est similaire. Le programme de comptabilité des stocks doit contenir la nomenclature complète dans la base de données conformément à l'ordre approuvé lors de l'événement. Le même ordre introduit le comité de sélection, nommant la composition par son nom. Dans certaines entreprises, la responsabilité de donner un ordre incombe à l’ingénieur en chef.
Comptabilité d'entrepôt: comment ça marche?
Ainsi, les matériaux de l'entrepôt sont acceptés, les factures sont vérifiées, les positions sont recomptées, la qualité de chacune d'entre elles a été étudiée: palpée, sentie, goûtée. Et ensuite? Et alors commence la vraie magie du contrôle des stocks - celle qui ne permet pas aux valeurs qui apparaissent dans l’entreprise de se disperser aux quatre coins, comme les rats aiment le faire.
L'un des principaux assistants du responsable de l'entrepôt, et par son intermédiaire - le chef de l'entreprise - il s'agit de documents relatifs à l'exploitation de l'entrepôt. Ils indiquent quels matériaux sont arrivés à l'entrepôt, quels sont ceux qui ont été utilisés, ce qui a été utilisé et à qui ils ont été radiés. Cette comptabilité doit être opérationnelle, refléter l'état actuel des choses, prendre en compte tous les employés responsables et la manière dont ils conduisent leurs affaires. Attribuez des valeurs aux numéros d’inventaire, puis entrez dans les cartes de comptabilité en indiquant le nombre de postes apparus dans la société, leur consommation.
La carte comme base de toutes choses
La carte est utilisée pour stocker toutes les informations relatives à la valeur à laquelle elle est attribuée. Le remplissage des cartes est confié à la personne matériellement responsable avec laquelle ils concluent préalablement un contrat de responsabilité. Un registre spécial est ouvert pour les cartes, à partir duquel un spécifique est émis contre accusé de réception.
La comptabilité d’entrepôt peut être tenue sans registre, mais à l’aide de livres établis de la manière prescrite. Cependant, dans la pratique, presque toutes les entreprises modernes ont adopté la comptabilité automatisée. Dans ce cas, la carte est gérée sous forme électronique et seuls les utilisateurs ayant des comptes dans le système y ont accès. Le programme enregistre les informations relatives aux auteurs de ces modifications ou d'autres modifications apportées à la carte, qui sert d'analogue à la liste du registre lors de la réception d'une copie papier du document comptable.
Aucun rapport - nulle part
La comptabilisation des opérations d'entrepôt implique une surveillance quotidienne des soldes de stock détenus par l'entreprise. Chaque mois, le responsable de l’entrepôt, analysant la documentation initiale, établit un rapport pour le responsable de l’entreprise. Le rapport est envoyé au service de la comptabilité en le sauvegardant avec une documentation reflétant la réception, la perte de valeur.
Le rapport doit refléter ces matériaux, produits et quantités dont la composition a changé au cours de la période de référence. Au début de chaque mois, un rapport séparé est établi, indiquant dans quelle mesure les soldes des postes à la disposition de l’entreprise sont importants. La documentation principale de la société sert de base pour fixer l’arrivée des valeurs, départ. Sur la base de ces données, préparez un code et des bilans reflétant l’état de la société à la fin du mois. Les informations indiquées dans les relevés doivent être similaires à celles présentes dans le système de comptabilité d’entrepôt et dans les cartes de position.
Cas spéciaux
Dans certains cas, la comptabilité des opérations d'entrepôt est effectuée par catégories générales. Par exemple, si une entreprise dispose d'une chaîne de production permettant de réparer des machines, la comptabilisation de toutes les petites pièces de rechange peut être considérée comme peu pratique. Dans ce cas, vous pouvez entrer une catégorie générale, par exemple «Pièces de rechange pour les fraiseuses». Cela permet de réduire le temps de travail et le traitement des données. La comptabilité est effectuée en termes globaux, les noms individuels des valeurs n'y figurent pas.
Certaines entreprises ont des médicaments en stock. Dans ce cas, la comptabilisation des opérations d’entrepôt est configurée de manière à toujours connaître la quantité totale, mais pas à répertorier des articles spécifiques. Les cartes spéciales ne doivent être liquidées que sur les médicaments contenant de l'alcool ou des substances toxiques. Les rapports sur les médicaments sont attribués aux médecins et aux vétérinaires de l'entreprise. Ils font personnellement des listes, qui sont ensuite envoyées aux comptables.
Stockage et logistique
Différents entrepôts effectuent différentes opérations: ceci est déterminé par les spécificités d'une organisation particulière. En conséquence, cela détermine les types d’entrepôts requis par la société. Le plus grand nombre d'entrepôts dans notre pays est maintenant composé de sociétés de vente au détail, en gros et de services. Compte tenu du travail des entreprises de vente en gros, nous pouvons distinguer les opérations d’entrepôt suivantes:
- déchargement des wagons avec des marchandises;
- acceptation de l'apporté;
- déplacer des articles dans l'entrepôt;
- placement des marchandises dans les sections réservées à cet effet;
- sélection de valeurs;
- dotation en personnel;
- chargement
En général, cela peut être décrit par le terme «logistique». Dans notre cas, la logistique décrit le chargement et le déchargement d'objets de valeur.
Et comment travaillons-nous?
Les opérations de chargement et de déchargement dans les entrepôts dépendent du type de cargaison avec lequel vous devez travailler, du type de transport à desservir. Le niveau de mécanisation des processus les plus simples fournit une forte influence sur le travail.L'acceptation des marchandises par la qualité est l'un des moments les plus importants de l'ensemble du complexe lié à la réception des positions à l'entrepôt.
La manière exacte de contrôler les flux d’actifs matériels est déterminée en analysant les informations relatives à la quantité et à la qualité des positions dans l’entrepôt. La pratique montre que souvent, dans les systèmes comptables, les données sont incorrectes, incomplètes, ce qui entraîne des erreurs de gestion et des pertes pour l'entreprise. Les opérations technologiques qui se produisent pendant la logistique des marchandises sont associées à des changements imprévus en quantité et en qualité. Les cargaisons peuvent être volées, endommagées, perdues, il existe le concept de "déclin excessif". Le personnel peut faire une erreur, former des lots de manière incorrecte, expédier des marchandises de manière incorrecte. Tout cela conduit à des pénuries, à une nouvelle classification, à un volume excessif.
Lors de l'acceptation des marchandises, il est très important d'évaluer soigneusement le demandeur, en comparant régulièrement les valeurs avec la liste déclarée. Par conséquent, pour toute position, les documents d'accompagnement doivent être émis, en règle générale, des factures. La documentation de chaque étape est la méthode la plus efficace pour obtenir des données précises sur la position des stocks.
Les données doivent être à jour!
Cependant, il est important non seulement d’enregistrer correctement tous les postes reçus par la société. Il est nécessaire de mettre en place un système de comptabilité pour les opérations d’entrepôt, qui maintiendra la base de données à jour à tout moment. Et voici les solutions technologiques les plus modernes à la rescousse. C'est un logiciel spécialisé conçu spécifiquement pour les entrepôts. Un exemple typique est un produit de la société 1C, appelé «Entrepôt». L'utilisation d'un tel logiciel peut minimiser les erreurs associées à la perte d'informations, ainsi que réduire le facteur humain.
Pour que les données soient aussi précises que possible et reflètent la situation réelle dans l’entrepôt à tout moment, vous devez mettre en place un système de contrôle du mouvement des valeurs qui reflète tous les mouvements. Toutes les étapes - de la source au consommateur - doivent trouver leur place dans la documentation interne de l'entreprise. Seul un tel contrôle total peut fournir un haut niveau de fiabilité des données utilisées pour les décisions de gestion.
Nous stockons et emportons
Les marchandises prises chez le fournisseur dans l'entrepôt sont placées dans une zone destinée à un stockage régulier. Si les marchandises sont arrivées dans des conteneurs ou sont des marchandises à la pièce, elles peuvent être empilées. Une option pratique consiste à installer des étagères. Cependant, les valeurs ne peuvent rester éternellement là-bas. Tôt ou tard, le moment venu pour la prochaine opération d’entrepôt - la sélection de la position enregistrée. Cela peut être fait soit dans le cadre d'un paquet, soit dans son ensemble.
Il est recommandé de mécaniser l'opération si possible, mais ce n'est pas toujours possible et chaque entreprise ne dispose pas de fonds suffisants pour acheter les machines nécessaires. La sélection se distingue par des techniques de mécanisation à petite échelle et entièrement mécanisée.
Les entrepôts sont mécanisés à des degrés divers, sur la base de cette distinction: statistique, dynamique à haute altitude. Dans le premier cas, il existe des casiers le long desquels l’employé qui sélectionne les cellules se déplace. En règle générale, il travaille comme un chariot élévateur à fourche: il saisit le colis nécessaire, le sort, le déplace vers une plate-forme mobile et le remet au préparateur. Si vous n'avez pas besoin de l'intégralité du package, la position nécessaire est prise et le reste est renvoyé dans le rack.
Mais les ascenseurs dynamiques en haute altitude sont ceux où les ascenseurs automatiques fonctionnent. Ils dirigent les colis de fret vers le préparateur et les renvoient dans les cellules. Les mécanismes sont équipés de fourches pour aider à ramasser l'article désiré. Si le sélecteur n'a besoin que d'une partie du contenu du colis, le reste est envoyé à la cellule de stockage.
Nous arrivons à une conclusion logique
Les opérations d'entrepôt associées à la logistique des marchandises, la direction des valeurs pour l'acheteur sont en cours d'achèvement. Ceci a lieu sur un site destiné aux postes de chargement.Pour que l’entrepôt fonctionne correctement, il est important de contrôler deux points:
- commodité et utilisation efficace de l'espace;
- documentation de chaque étape de travail.
Comme mentionné précédemment, la documentation est plus efficace en utilisant des bases de données électroniques. Si la société est petite, il n’est même pas nécessaire d’installer un logiciel spécial, vous pouvez développer une base simple pour enregistrer vous-même le mouvement des marchandises.
Mais quant à l'efficacité de l'utilisation des espaces mis à la disposition de l'entreprise, ils sont guidés par les exigences:
- chaque centimètre carré devrait être bénéfique;
- les allées devraient être larges;
- passerelles centrales nécessaires;
- des sites d'acceptation sont organisés à l'arrivée des marchandises;
- les zones d'expédition sont équipées d'où les articles sont envoyés;
- les emplois devraient être sûrs;
- les flux de marchandises doivent être répartis de manière à éviter tout mouvement imminent.
Inventaire
L’inventaire est peut-être une opération de ce type dans l’entrepôt, ce qui est le plus préoccupant à la fois pour le personnel linéaire et pour les gestionnaires. C'est assez complexe, car cela demande beaucoup de travail et provoque souvent des situations conflictuelles. Vous pouvez les éviter si vous parvenez à configurer le flux de travail sans faille. Cependant, dans les réalités du monde des affaires moderne, c'est très difficile.
L'inventaire implique l'étude des résidus libres, leur évaluation, l'identification de l'emplacement. Il y a plusieurs étapes principales de l'événement. Vous pouvez réduire le risque d'erreur si, au début de l'inventaire, vous vous débarrassez complètement des réserves de la société.
L'inventaire a la séquence suivante:
- former une réserve vide;
- Créer un achat vide planifié
- ajouter à la réserve tous les postes disponibles dans le solde libre;
- les valeurs non comptabilisées sont incluses dans l'achat prévu;
- les marchandises en réserve sont considérées comme manquantes et inscrites sur une liste spéciale.
Le résultat de cette séquence donne:
- solde libre et vide;
- réserve positive, y compris toutes les positions correspondantes;
- listes de valeurs manquantes;
- Les achats planifiés, y compris tout ce qui s'est avéré être hors de compte.
À la suite de l'inventaire, les valeurs manquantes sont généralement amorties, une réserve positive est transformée en solde disponible. Enfin, l'achat prévu est acheté.
Pour résumer
La comptabilisation des opérations d'entrepôt dans toute entreprise moderne qui souhaite réussir et éviter les pertes devrait être basée sur les spécificités de l'entreprise, son étendue et les caractéristiques des marchandises avec lesquelles il est nécessaire d'interagir. Il est important de documenter tous les processus de travail de l'entrepôt afin d'éviter des situations conflictuelles désagréables.
Une comptabilité précise et correcte des opérations d’entrepôt permet aux employés et aux responsables d’entreprise d’avoir un accès rapide aux informations relatives à la situation actuelle de l’entreprise. Sur la base de telles données, la direction peut prendre les bonnes décisions de gestion. Un système de comptabilité bien conçu permet non seulement d’éliminer les erreurs dans le contrôle du travail de l’entreprise, mais également de minimiser les pertes, de rendre le travail de l’organisation plus efficace et d’éliminer les risques de vol et de malhonnêteté.