La comptabilité centralisée n'est plus la prérogative des institutions municipales ces derniers temps. Les grandes entreprises privées respectent également ce principe. Les petites entreprises préfèrent abandonner l’idée de former leur propre personnel comptable et se tourner vers des organisations spéciales engagées dans la sous-traitance.
La définition
La comptabilité centralisée (CB) est une institution qui remplit simultanément les fonctions de services comptables pour plusieurs entreprises. Cette organisation est pratiquée en comptabilité et en comptabilité fiscale pour les entreprises de différentes formes de propriété.
Il est possible d’organiser les activités de la Banque centrale sous les formes suivantes:
- société de sous-traitance;
- services dans le domaine de l'internalisation.
Lors de la sous-traitance, une société comptable, par contrat sous forme d'accord, reçoit, moyennant des frais, la possibilité de tenir des registres comptables et fiscaux pour d'autres organisations. En cas d’internalisation, les fonctions comptables s’accumulent dans l’organisation mère.
Une caractéristique particulière de la centralisation des services de comptabilité dans le secteur municipal est la mise en œuvre des responsabilités en matière de comptabilité, mais ne prévoit pas le paiement de tels services.
Si possible, la centralisation distingue les méthodes comptables suivantes:
- centralisation complète;
- forme de centralisation partielle;
- le contrôle du travail dans un secteur particulier - dans le domaine de l'approvisionnement centralisé en biens matériels et biens;
- préparation de rapports consolidés.
Cadre réglementaire
Les principaux textes réglementaires régissant les activités de comptabilité centralisée dans les établissements d’enseignement municipaux sont les suivants:
- ordres de gestion, règles internes de l'entreprise;
- convention collective;
- documents sur l'organisation du système de bonus;
- politique financière de l'entreprise.
Le sens de la création
La lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 08.19.2003 n ° 03-01-01 / 11-241 indique la tâche principale de la centralisation de la comptabilité dans le secteur municipal: la nécessité de minimiser les coûts et d'augmenter la productivité des services de comptabilité.
La liste des tâches résolues par les efforts de la Banque centrale comprend:
- Augmentation de la précision des informations d'identification
- la capacité d'utiliser une seule méthodologie pour divers cas de comptabilité;
- réduction du risque fiscal;
- préparation opérationnelle de tous les types de rapports;
- maintenir une masse salariale en réduisant le nombre total d'employés travaillant dans les services financiers;
- réduire le coût de la tenue des dossiers dans l'organisation.
La loi n ° 402-FZ sur la comptabilité parle du droit d'une entité économique gérante de décider de manière indépendante de la manière de conserver des enregistrements dans une organisation: sans l'aide d'autres sociétés, de tiers ou de sociétés spéciales sur une base contractuelle.
Diverses structures de titres sont créées avec les objectifs suivants:
- la mise en place de dispositions méthodologiques et législatives uniformes sur la comptabilité centralisée;
- tenue de dossiers;
- minimisation des coûts dans l'entreprise lors de la préparation des rapports;
- collecter des informations précises pour assurer le service de la banque centrale;
- utilisation plus rationnelle des montants du budget.
Il convient de souligner que l'ordre d'organisation et la fonctionnalité de la banque centrale ne dépendent pas du fait que celle-ci agisse en tant qu'unité ou en tant qu'entité légale indépendante.
Les tâches principales du service
Les principales tâches de la banque centrale sont les suivantes:
- organisation et tenue de la comptabilité des entreprises FCD;
- contrôle de l'utilisation économique des ressources matérielles et financières de l'entreprise, dans ses divisions;
- assurer l'organisation rationnelle de la comptabilité et des rapports dans l'entreprise et ses divisions sur la base d'une centralisation et d'une mécanisation maximales du travail éducatif et informatique, des formulaires progressifs, ainsi que des méthodes de comptabilité et d'audit;
- développement et mise en œuvre de mesures visant à la mise en œuvre de la discipline monétaire.
Fonctions
Les fonctions de la comptabilité centralisée sont les suivantes:
- organisation de la comptabilité des entrées de trésorerie, des stocks, réflexion réelle sur les comptes des opérations de comptabilité associées au mouvement des postes de stock;
- comptabilisation de la mise en œuvre des estimations de coûts, des résultats des activités économiques et financières de l'organisation, des opérations de trésorerie, de règlement et de crédit;
- permet de contrôler la légalité, l'actualité et l'exactitude des documents, d'établir des rapports économiquement viables, de calculer les états de paie avec les employés de l'organisation, de calculer et de transférer correctement les paiements dans des budgets de différents niveaux, de verser des cotisations à l'assurance sociale de l'État;
- effectue une analyse économique du travail économique et monétaire conformément à la comptabilité et aux rapports;
- prend des mesures constructives pour prévenir les pénuries, le détournement de fonds et d’inventaire, les violations des lois monétaires et financières;
- effectue des travaux pour assurer la mise en œuvre du personnel, la discipline monétaire et monétaire, la préparation des estimations de coûts et la légalité des radiations.
Les droits
Droits fondamentaux de la banque centrale:
- reçoit les documents nécessaires à la comptabilité;
- prépare des projets d'actes législatifs concernant le travail de la Banque centrale;
- envoie des demandes aux unités structurelles, des documents, ainsi que les informations nécessaires à la mise en œuvre des capacités de comptabilité;
- Participe aux réunions convoquées par les responsables de la société lors de discussions sur des questions monétaires.
Caractéristiques de l'organisation de la comptabilité centralisée
Dans le cadre d'un travail indépendant, des organes administratifs centralisés élaborent et approuvent les règles locales sous la forme des documents suivants:
- ordres, instructions et documents administratifs approuvés par le responsable;
- convention collective et contrat;
- dispositions relatives aux conventions comptables et à la rémunération du personnel;
- règles internes.
La comptabilité centralisée destinée aux institutions de service a pour objet la gestion de la fiscalité et de la comptabilité.
Les obligations multifonctionnelles de la Banque centrale comprennent également:
- les rapports;
- reflet possible des opérations en termes physiques et de valeur;
- vérification du primaire, révision des délais pour sa livraison;
- suivi de la dynamique de la composition quantitative et qualitative des stocks;
- audit de l'utilisation des ressources en main-d'œuvre et de la gestion financière de l'entreprise;
- Règlements avec des entrepreneurs et des employés.
Les employés de la Banque centrale jouent un rôle important dans l’inventaire et fournissent des services de conseil.
Les tâches de la comptabilité centralisée peuvent inclure la soumission de documents de reporting aux autorités de régulation et de comptabilité de gestion, la préparation d'analyses, le calcul d'estimations de revenus et de dépenses et la vérification du budget approuvé.
Les avantages
Les résultats positifs de la mise en œuvre de la comptabilité centralisée peuvent être:
- pas besoin de maintenir leurs propres départements de comptabilité et des finances;
- les coûts de gestion sont réduits;
- mise en œuvre des projets et programmes planifiés dans un court délai;
- une approche distincte de la mise en œuvre des objectifs de la comptabilité;
- l'utilisation des ressources de la société devient plus efficace grâce à un système de surveillance double;
- il n'est pas nécessaire de consacrer du temps et des ressources financières à la formation continue et à une évaluation spéciale des critères de travail de la comptabilité;
- les risques liés au travail financier sont minimisés du fait que le niveau de qualification de tous les professionnels de la comptabilité centralisée est extrêmement élevé.
Inconvénients
Les inconvénients sont les suivants:
- possibilités réduites pour le responsable de la comptabilité centralisée en ce qui concerne le processus de dépense des fonds;
- la comptabilité centralisée mettra en corrélation tous les types de coûts avec le plan de revenus pour l'année;
- l'introduction d'obligations supplémentaires pour les employés de la Banque centrale ne peut être que dans le cas d'une augmentation de paiement en vertu du contrat.
Pour le secteur municipal, il n’existe aucun levier d’influence direct sur la liste des services fournis par le client.
La formation de la structure organisationnelle. Forme juridique de la banque centrale
La création de la comptabilité centralisée peut être réalisée comme suit:
- détermination du type juridique de structure;
- enregistrement dans les organismes gouvernementaux;
- formation d'une autorité financière;
- formation d'un contrat type pour la fourniture de services de comptabilité;
- dotation en personnel et dotation en personnel;
- créer une liste de prix de services.
La responsabilité de l’exhaustivité de la comptabilité incombe au directeur de la Banque centrale. Dans la variante avec la répartition de la comptabilité dans une unité distincte, il sera nécessaire de modifier la Charte, de lui ajouter un type d'activité supplémentaire: la fourniture de services de comptabilité.
Formation organisationnelle
Lors de l'élaboration de la structure organisationnelle optimale de la comptabilité centralisée, il est nécessaire de prévoir:
- gestion de la documentation des rapports;
- service de planification analytique ou financier;
- un groupe de professionnels de premier plan;
- des comptoirs;
- comptable;
- unité d'affaires.
Contrat de service
La forme du contrat est développée séparément lors de la fourniture de services gratuits ou payants. Le document devrait se lire comme suit:
- tâches et objectifs de la banque centrale;
- droits et obligations;
- responsabilité pour certaines violations;
- une liste des personnes habilitées à signer des documents comptables;
- délais d'inscription du primaire et de son traitement;
- réglementation du flux de travail;
- la possibilité d'organiser le stockage de documents et de travailler avec les archives.
Quelle est la table de dotation?
Conformément à la structure organisationnelle développée du service, son tableau d’effectifs est établi. Pour les postes vacants, des spécialistes compétents au profil étroit sont sélectionnés.
La sélection des employés devrait être organisée sur une base concurrentielle.
Le nombre d'employés est calculé sur la base d'une estimation des coûts de main-d'œuvre pour chaque segment comptable.
La comptabilité centralisée est la meilleure solution pour les entreprises budgétaires et les grandes entreprises privées.
Chef comptable
Le service de comptabilité de l'organisation est dirigé par le comptable en chef nommé et révoqué par le responsable de l'organisation.
Le chef comptable de la Banque centrale ne peut être nommé ou révoqué que par les organes de direction qui sont supérieurs aux sociétés dans lesquelles la banque centrale est créée. Il bénéficie des droits et obligations prévus par le règlement et la documentation du personnel concernés. Le chef comptable est subordonné à la direction de l'organisation au sein de laquelle la Banque centrale a été créée.
L'objectif principal du poste est l'organisation de la gestion des activités et le développement du système comptable dans la structure de gestion de l'organisation. Les capacités du chef comptable sont établies par des actes juridiques, des contrats de travail et des descriptions de travail.
Le comptable en chef est responsable devant le chef de l'organisation et est responsable de la formation des méthodes comptables, de la comptabilité et de la présentation à jour de la comptabilité complète.
Le responsable veille à ce que les activités commerciales de la société soient conformes à la législation russe, à la maîtrise du mouvement des biens et à la mise en œuvre des responsabilités.
Les exigences du chef comptable en matière de documentation des opérations commerciales et de soumission au service de comptabilité centralisée des documents et informations nécessaires sont obligatoires pour tous les employés de la société.
Sans la signature du comptable en chef des documents financiers et de règlement, les obligations monétaires pour dettes sont considérées comme non valides.
Le poste de chef comptable est généralement occupé par une personne ayant une éducation financière supérieure et, dans certaines organisations, un certificat de comptable professionnel. Si nécessaire, une personne ne possédant pas d’enseignement supérieur spécial peut être nommée chef comptable si elle possède plus de trois ans d’expérience dans cette spécialité.
Banque centrale dans le secteur public
Pour les institutions de l'État, la comptabilité peut être organisée sur la base du service de comptabilité centralisé ou du service de comptabilité centralisé de l'administration de district.
Cette approche permet d’accroître la productivité des opérations de trésorerie dans les institutions budgétaires et de minimiser les coûts de préparation et de maintenance des rapports d’activité.
La création d’une comptabilité centralisée des établissements d’enseignement municipaux permet d’économiser les dépenses de l’organisation pour la création et la maintenance de la comptabilité.
La comptabilité fournit des services supplémentaires: conseil fiscal, stockage de documents, représentation auprès des autorités de régulation.
MKU "Comptabilité centralisée" est une unité structurelle indépendante distincte de l'organe exécutif-administratif de l'autonomie locale des municipalités. Il est prévu d’organiser le processus de comptabilisation des indicateurs de DFD auprès des institutions municipales et des administrations locales.
Banque centrale dans la région de Moscou
Le 16 décembre 2016, le concept de comptabilité centralisée dans la région de Moscou a été adopté. Il a été approuvé par l’institution budgétaire d’État du MO "Comptabilité centralisée dans la région de Moscou". Environ 418 institutions d’État de la région ont été recrutées.
Parmi eux:
- au ministère de la Santé - 293 unités;
- au Ministère de l'éducation - 73 unités;
- au ministère de la Culture - 26 unités;
- au ministère de la Culture physique - 26 unités.
Les principaux contacts de l'institution: Moscou, st. Kokkinaki, 6.
La comptabilité centralisée dans la région de Moscou fournit des services dans les domaines suivants:
- comptabilité - la formation d'un système de documentation d'informations sur les objets comptables et la préparation de leurs rapports;
- déclaration fiscale.
L'organisation a une structure et des effectifs approuvés.
Jardins d'enfants. Caractéristiques de la banque centrale
La comptabilité centralisée des jardins d'enfants participe à la formation d'estimations de la circulation des fonds budgétaires sur la base des données relatives aux revenus et aux dépenses des entreprises qui leur sont fournies. Le degré de centralisation dans ce cas n’est pas établi par la société de services, mais par les principaux gestionnaires des fonds. Dans un accord spécial, le degré de centralisation, les fonctions fondamentales, les devoirs et les droits des parties sont signés.
Comment augmenter l'efficacité du travail?
Pour le travail normal de la comptabilité, la gestion de plusieurs institutions municipales, un logiciel approprié est requis.
Il est nécessaire de traiter un grand nombre de données en un temps réduit, afin de conserver un historique des opérations comptables.
L'automatisation de la comptabilité rend l'ensemble du processus plus transparent. Cela minimise les erreurs et les difficultés avec les autorités de réglementation.
La centralisation de la comptabilité vous permet de réduire le coût de la tenue des états financiers par la société.
Élimine le besoin de rechercher de nouveaux employés et la formation de la comptabilité. La Banque centrale économise les fonds des institutions municipales. Un contrat approprié est conclu pour la mise en œuvre des services de comptabilité.
Après avoir pesé le pour et le contre, la direction décide de la gestion des comptes: créez votre propre département ou conservez les enregistrements de manière centralisée.
Conclusion
Le format de comptabilité utilisé par la Banque centrale est le plus haut degré de systématisation de la comptabilité, ce qui implique de maintenir des rapports spécialisés pour plusieurs types d’entreprises du même type de travail.
Cette approche présente de nombreux avantages, qui permettent de générer des rapports plus efficaces et de réduire les coûts de maintenance du personnel de l'entreprise.
La Banque centrale a pour caractéristique principale d’interagir de manière complexe avec un grand nombre d’institutions budgétaires. Par conséquent, une réglementation claire de ces relations contractuelles est nécessaire.
Ainsi, le principal avantage de l’utilisation de la Banque centrale est l’avantage économique pour le budget de l’entreprise en termes de réduction des coûts d’entretien du personnel comptable. L'inconvénient est l'éloignement de l'emplacement réel de l'institution budgétaire.