Une lettre de voiture est un document de comptabilité principal qui régit le fait qu'un fournisseur livre des marchandises à un acheteur, généralement pour une vente ultérieure. Sur la base de ce document, le vendeur déduit les biens et matériaux de son entrepôt et l’acheteur arrive. Les documents peuvent être de différentes formes, la plus courante - TORG-12. Quelles sont ses caractéristiques de remplissage, pourquoi est-il nécessaire et qu'est-ce que TORG-12: en détail dans cet article.
Titre et type de document
Le nom TORG vient du mot "commerce", puisque ce document concerne toute organisation pratiquant le commerce de gros ou de détail. Une valeur numérique désigne un formulaire pour enregistrer des transactions de 1 à 31. Aujourd'hui, tout remplir est facultatif.
La TORG-12 confirme le fait que les produits et matériaux ont été acceptés et transférés à une société tierce. À cet égard, il s'agit d'un document externe. Pour déplacer des marchandises au sein de l'entreprise, des formulaires de document simplifiés sont utilisés, en règle générale, TORG-13.
La lettre de voiture standard répond à toutes les exigences de la législation dans le domaine du commerce. Toutefois, l'utilisation d'un formulaire développé de manière indépendante n'est pas rare.
Qu'est-ce que TORG-12?
Toute activité de société de négoce d'une société commerciale doit être exécutée à l'aide de documents approuvés par le responsable de l'organisation (conformément à la loi fédérale n ° 402 du 02/06/2011).
Le formulaire de document TORG-12 est inclus dans la résolution du service fédéral n ° 132 depuis 1998 et sert de preuve du transfert de biens et de matériaux du fournisseur au vendeur. Le document peut être stocké à la fois sur papier et sous forme électronique (l’illustration est un exemple TORG-12).
Il peut être utilisé non seulement pour contrôler le chiffre d'affaires des produits dans l'organisation, mais également pour fournir des services, mais des précautions doivent être prises, des incompréhensions peuvent survenir lors des inspections effectuées par les autorités de régulation.
Détails marqués sur la facture
Certaines données obligatoires doivent être indiquées sur le formulaire TORG-12, quel que soit le formulaire utilisé: standard ou approuvé par le fondateur au sein de l'entreprise. Si au moins un des détails énumérés ci-dessous est manquant, le document est considéré comme non valide et la transaction est annulée.
La liste des détails requis:
- nom du document;
- numéro et date de compilation;
- adresse légale du vendeur, TIN, KPP, BIK, r / s;
- adresse réelle d'expédition des marchandises;
- adresse du destinataire;
- adresse légale de l'acheteur, TIN, KPP, BIK, r / s;
- chef de l'organisation;
- chef comptable;
- données de la personne qui a produit les marchandises;
- numéro de contrat sur la base duquel les marchandises sont livrées;
- OKPO;
- OKPD.
La lettre de voiture TORG-12 est établie en double exemplaire et la date indiquée dans le document doit coïncider avec la date réelle d'expédition des marchandises et des matériaux.
Comment remplir le document?
Qu'est-ce que TORG-12? Le document est une casquette remplie de normes et un tableau indiquant:
- Le numéro de série de l'article.
- Nom, caractéristique, qualité du produit.
- Le code interne
- Unité de mesure.
- Nombre de places.
- Quantité de marchandises en un seul endroit.
- Messe
- Le prix d'une unité de marchandise.
- Montant sans TVA.
- TVA
- Montant avec TVA.
Les données de la liste doivent être indiquées pour chaque produit dans la lettre de voiture TORG-12. Le fournisseur met trois signatures de la personne autorisée et une empreinte obligatoire d'un sceau rond bleu.
Sur le côté droit, l'acheteur appose deux signatures et certifie par un sceau. Les documents sont stockés cinq ans après la date de transaction.
Le remplissage correct de la TORG-12 garantit l'absence de malentendu de la part des autorités de régulation; il est donc nécessaire de prendre la paperasse très au sérieux.
Lettre de voiture électronique
Conformément aux lois sur la comptabilité et avec une signature électronique, les organisations peuvent créer et stocker TORG-12 non seulement sur papier, mais également au format électronique. Il existe un formulaire standard pour enregistrer un tel document, que le contribuable peut envoyer aux autorités fiscales sur Internet.
Le processus de remplissage ne présente pas de différences significatives en fonction de la forme du support - factures papier ou électroniques, à une exception près: le format électronique existe en un seul exemplaire et contient deux fichiers. Le premier est rempli par le vendeur et envoyé à l'acheteur, le second est rempli par l'acheteur. Dans ce cas, deux signatures électroniques sont placées - une de chacune des parties.
Corrections dans les documents papier et électroniques
Il arrive que la liste de marchandises déclarée par le vendeur diffère de la liste actuelle. Dans ce cas, deux copies sont réalisées dans la version papier, la date et la signature des parties sont confirmées, confirmant le non-respect. En règle générale, le vendeur remplace ces documents qui, sur la base de règles comptables, sont facultatifs.
Il est impossible d'apporter de telles corrections sous forme électronique, auquel cas les organisations de vente et d'achat déterminent elles-mêmes le moyen de s'en sortir. La partie fréquemment vendue établit un nouveau document dans lequel elle note que la deuxième option fait partie de l'original. Dans ce cas, le format des corrections doit être indiqué initialement dans le contrat avec l'acheteur.
Il existe des cas où, lorsque des divergences quantitatives ou qualitatives sont détectées par l'acheteur, un acte de divergence est établi sous la forme de TORG-2 ou TORG-3. Par la suite, ils peuvent être utilisés pour résoudre des désaccords avec le fournisseur concernant les produits livrés.
Facture
Si l'organisation est un contribuable TVA (taxe sur la valeur ajoutée), la préparation du document est obligatoire. Sur la base des factures reçues, l’acheteur constitue le «Livre des achats» et, sur la base des factures émises, le «Livre des ventes».
Alors, quelle est une facture? Qu'est-ce que TORG-12? Quelle est leur différence?
La facture doit également contenir toutes les données du vendeur et de l'acheteur, les taux de TVA et autres informations obligatoires prévues dans le Code des impôts. C'est lui qui oblige le vendeur à payer une taxe supplémentaire sur la valeur ajoutée. Les organisations travaillant sur le système d'imposition simplifié en sont exemptées.
Ainsi, ces deux documents, TORG-12 et facture, ne peuvent exister séparément que si un système de taxation simplifié est appliqué. Les entreprises qui utilisent le système commun doivent utiliser ces deux documents, ils se complètent et sont toujours fournis ensemble.
UPD - qu'est-ce que c'est?
Le document de transfert universel est une forme simplifiée d'une paire de documents et de factures du TORG-12. Sert à faciliter la comptabilité des pièces comptables primaires et à décharger le comptable de la routine papier. Il est logique que si au lieu de deux documents, un soit utilisé, il contienne des informations reflétées dans les deux. En d'autres termes, l'UPD contient, en plus des informations obligatoires, des informations sur les déclarations en douane, des données sur la TVA et le pays d'origine des marchandises.
UPD contient toutes les informations nécessaires contenues dans la TORG-12 et la facture, les fournisseurs ont donc tendance à passer à un document de transfert universel, ce qui réduit considérablement la consommation de papier et le volume des entrepôts d'archives.
Le document est également exécuté en deux exemplaires: l'un reste au vendeur, le second est transféré à l'acheteur. Il convient de noter que, dans ce cas, le nombre de signatures du fournisseur et de l'acheteur reste inchangé, comme dans TORG-12, ce n'est que dans ce cas que l'UPD confirme le fait de la transaction.
