Pour entretenir des relations commerciales et des partenariats mutuellement bénéfiques avec d'autres entreprises, les organisations doivent allouer des fonds de leur propre budget aux frais d'accueil. Qu'est-ce qui s'applique à eux? Dans la législation fiscale de la Fédération de Russie, ce type de coût est attribué aux coûts associés au processus de production et de vente. L'article donne des exemples de frais d'accueil. Qu'est-ce qui les concerne et comment établir correctement ces coûts en comptabilité?
Quelle est la particularité de l'hospitalité
Ce n'est pas un hasard si cet élément de dépense est considéré comme l'un des plus controversés. Le problème, c’est que les contribuables, c’est-à-dire les propriétaires d’entreprise, essaient de dépenser des coûts divers par quelque moyen que ce soit (parfois pas tout à fait légaux), en les faisant passer pour des frais de représentation. Qu'est-ce qui s'applique à eux?
Tout d'abord, il convient de noter que ces fonds n'appartiennent pas à la catégorie de dépenses normalisées aux fins de l'impôt sur les bénéfices. C'est l'argent dépensé par le budget de l'entreprise pour l'organisation d'événements officiels. Toutefois, sous prétexte de frais d'accueil, des fonds sont parfois envoyés illégalement pour des activités de divertissement, des sports, des loisirs, des services médicaux, etc.
À ce jour, la pratique judiciaire a déjà été complétée par un nombre important de conflits entre les services d'inspection des impôts et les contribuables. La décision du tribunal a mis plus d'un point dans les affaires relatives à la clarification des coûts de l'entreprise. Alors, quelles dépenses ne sont pas représentatives? Essayons de voir dans quels cas l'entrepreneur devra défendre sa position devant l'inspecteur, ce qui prouvera le contraire.
Que dit la loi
Le code des impôts contient une définition de ce terme et indique le contenu des frais d'accueil. Qu'est-ce qui s'applique à eux? L'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie stipule que la catégorie de ces coûts comprend toutes les ressources financières du budget de l'institution dépensées pour l'organisation d'une réception officielle ainsi que pour les services:
- les personnes représentant d'autres organisations, si des négociations sont menées avec elles dans le but d'approuver un plan de coopération ou de développer des partenariats existants mutuellement bénéfiques;
- membres de l’entreprise contribuable arrivés à la réunion de l’organe directeur.
Le ministère des Finances de la Fédération de Russie a clarifié cela. L’Office détermine les coûts des négociations avec les personnes qui sont des clients potentiels. Mais qu'en est-il des frais d'accueil et comment les organiser correctement? Une condition importante: les négociations doivent être de nature officielle et poursuivre l'objectif de développement d'une coopération mutuellement bénéfique. Dans le même temps, le ministère des Finances ne juge pas approprié d'inclure dans les frais d'accueil les fonds consacrés aux négociations avec les employés de ses propres services et départements. Le tribunal n'appuie pas cette position, fondée sur les précédents existants.
En outre, nous ne devons pas oublier que les fonds consacrés à l'organisation d'événements d'entreprise pour les subordonnés ne sont pas représentatifs. Une exception est un événement collectif auquel sont invités des clients, des partenaires commerciaux, des représentants d'autres sociétés et uniquement si cet événement n'a pas un caractère divertissant.
Dois-je payer de l'impôt sur le revenu
La question de l'accueil est une question brûlante car ces coûts financiers doivent être inclus dans le calcul de l'impôt sur le revenu. La principale caractéristique de cet article sur les déchets est que les fonds alloués peuvent en principe être utilisés par une entreprise appliquant un système de taxation commun afin de réduire le fardeau fiscal. De plus, l'art. L'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie établit des restrictions quant à leur application aux fins indiquées: les frais de représentation ne peuvent dépasser 4% du montant des frais affectés à la rémunération du travail au cours de la même période fiscale.
La liste des coûts considérés comme les coûts du processus de production est cependant exhaustive, tout comme les options de comptabilisation des frais d'accueil. Pour un calcul précis des bénéfices imposables, toutes les dépenses doivent être économiquement justifiées, documentées et conformes aux paramètres prescrits à l'art. 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie.
L'affectation des montants dépensés pour l'organisation d'événements officiels à l'assiette fiscale de l'entreprise avant déduction de la TVA nécessite le respect d'un certain nombre de conditions. Tout d'abord, il devrait exister un signe de faisabilité économique des frais d'accueil. Qu'est-ce qui s'applique à lui? Les comptes, les chèques, les reçus, en tant que confirmation du détournement de fonds par la cible, sont pris en compte lors de la détermination de la TVA. De plus, cette disposition signifie que des frais d'accueil sont engagés pour nouer de nouvelles relations d'affaires ou entretenir des partenariats entre la société contribuable et ses partenaires.
Le coût des réceptions officielles
Les frais de représentation incluent les frais d'organisation de réunions de représentants de différentes sociétés. Cela comprend également les coûts de fourniture du petit-déjeuner, du déjeuner ou du dîner aux hommes d'affaires et aux intermédiaires participant aux négociations avec une société contribuable.
La législation fiscale n'impose pas de restrictions fondamentales au choix du lieu et de l'heure pour une réunion officielle. Par conséquent, la loi n'interdit pas les événements les jours de semaine, les week-ends et les jours fériés, le matin ou le soir. La réception peut être organisée aussi bien au bureau que dans le centre d’affaires, restaurant. Le plus important est le respect de toutes les formalités et de toutes les formalités officielles de la réunion, qui doivent être documentées.
Quelles dépenses ne concernent pas les frais d'accueil? Cette catégorie n'inclut pas les fonds alloués à l'organisation de loisirs d'invités, de concerts de divertissement, de célébrations, de prévention ou de traitement de maladies. C'est pourquoi il est conseillé de refuser les réceptions dans des lieux de divertissement tels qu'un théâtre, un club de billard et de bowling, un sauna, des pubs et des sanatoriums médicaux et préventifs, surtout s'ils ne proposent pas de service de restauration.
Malgré tout, beaucoup ont été en mesure de prouver la validité de l'argent dépensé et de le désigner comme hospitalité. Qu'est-ce qui s'applique à eux? Une exception à la règle peut être considérée comme des fonds alloués à l'organisation d'un événement officiel, même si la réception a eu lieu dans un lieu qui n'est manifestement pas propice aux négociations commerciales. Ensuite, la principale justification du contribuable devrait être des documents justificatifs pouvant prouver la nature formelle de l'événement et la faisabilité économique des finances dépensées.
Un exemple frappant est l’une des décisions du FAS MO datées du 3 septembre 2013, dans lesquelles les coûts d’organisation d’une réunion technique sur un navire avec la participation de délégués étrangers étaient considérés comme raisonnables et la comptabilisation des frais d’accueil jugés légitimes. Ce qui les concerne est difficile à répondre sans équivoque. Mais en même temps, vous pouvez facilement nommer les coûts qui ne peuvent pas être inclus dans cette catégorie de déchets:
- décor et décoration festive de la salle;
- achat de prix et de diplômes pour la présentation aux participants d'événements compétitifs, y compris les représentants d'autres organisations et clients;
- des souvenirs et des cadeaux présentés aux partenaires dans le cadre de négociations officielles;
- organisation de loisirs, divertissement, sans rapport avec la partie officielle de la réunion d'affaires, négociations, visite.
Autres dépenses pour des réceptions importantes
Dans ce cas, nous entendons assurer la livraison des participants à un événement officiel sur le site et à l’arrière. Compte tenu de la situation du ministère des Finances, cette catégorie ne comprend pas les frais d’achat de billets de transport ferroviaire et de liaisons aériennes d’autres régions ou pays, ainsi que les fonds nécessaires au transport des invités jusqu’au lieu de séjour temporaire de l’aéroport ou de la gare ferroviaire, de les placer dans un hôtel, de délivrer des visas . Les articles de déchets spécifiés de l'organisation ne sont pas considérés comme officiels.
Les frais de divertissement (qui s’appliquent également aux personnes susmentionnées) peuvent être considérés comme des déchets lors de l’achat d’aliments destinés à la préparation de plats pour le petit-déjeuner, le déjeuner ou le dîner. Pour les réunions officielles, il est également permis d'acheter des boissons alcoolisées, comme l'atteste une lettre explicative du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25/03/2010. L'Office a inclus l'alcool dans la liste des frais d'accueil. Quoi d'autre s'applique à eux, à part l'alcool? Beaucoup de gens pensent que l’argent dépensé pour une réception officielle peut comprendre l’achat de thé, de café, de sucre, de sucreries, que l’on peut offrir aux clients ou aux partenaires en dehors d’un événement officiel important, et par exemple en attendant à la réception. Cependant, le ministère ne considère pas ces coûts comme raisonnables.
Les frais de représentation incluent les frais à l’invitation de traducteurs ne faisant pas partie de l’état de la société contribuable. Le besoin de services spécialisés pendant la période de l'événement officiel est justifié lorsque des invités étrangers importants sont présents à la réception.
Quels documents sont nécessaires pour confirmer
Le code des impôts de la Fédération de Russie n'a pas établi de liste spécifique de titres requis pour les dépenses dans la déclaration de revenus en tant que représentant, mais le ministère des Finances de la Fédération de Russie, dans une lettre du 04/10/2014, clarifie ce qui peut être reconnu en tant que tel. Les documents d'enregistrement des frais d'accueil comprennent:
- documents de base indiquant le fait de l’achat de biens, du paiement de services (travaux effectués, lettres de voiture, chèques, reçus, etc.);
- un rapport sur un événement officiel ou tout autre document reflétant la relation entre les coûts et l'admission.
Pour préparer un rapport, les contribuables sont autorisés à développer un formulaire de manière indépendante. Cependant, un document ne peut être soumis sous aucune forme. Dans la loi fédérale n ° 402 sur la comptabilité, les exigences de base pour la préparation de la documentation principale et sa désignation sont indiquées. Qu'est-ce qui s'applique à eux? Les frais de représentation doivent être confirmés par des informations détaillées sur l'événement, y compris des informations sur:
- heure et lieu de réception;
- la composition des participants, y compris des invités d'autres organisations et des employés de l'entreprise contribuable);
- Le montant total des dépenses consacrées à l'organisation de l'événement;
- la dernière partie de la manifestation officielle (rédaction de résolutions, de traités et d’accords de coopération, établissement de partenariats mutuellement bénéfiques et planification des prochaines manifestations, etc.).
En plus du rapport, il est également recommandé de joindre des documents supplémentaires pour justifier les objectifs des fonds dépensés. Les documents d'enregistrement des frais d'accueil comprennent:
- l'ordre du chef de l'organisation contribuable d'organiser une réception officielle, une réunion de gala dans laquelle le but doit être indiqué et les personnes responsables de l'organisation de l'événement sont identifiés;
- estimations détaillées des coûts prévus et totaux, qui indiquent la liste des achats, leur fourchette de prix estimée et les coûts finaux.
Comptabilité fiscale DOS
Les contribuables ont le droit d'utiliser pour la comptabilité fiscale tous les coûts ayant une faisabilité économique, c'est-à-dire, d'indiquer dans la déclaration les dépenses qui ont pour seul but de générer des bénéfices et de présenter des preuves documentaires. En ce qui concerne les règles de calcul des taxes et la procédure de comptabilité fiscale, beaucoup dépend du système de taxation utilisé. Ensuite, nous examinons comment les frais d’impôt sont calculés en présence de frais d’accueil, qui s’appliquent à ceux-ci dans une institution budgétaire et une entreprise commerciale.
Il faut dire tout de suite que la forme de propriété de l’organisation contribuable ne joue aucun rôle dans le calcul de la taxe. Le système fiscal (général ou simplifié) revêt une grande importance. Pour connaître le montant exact de l’impôt sur le revenu pour le DOS, les coûts des manifestations officielles sont normalisés selon le principe suivant: ils sont inclus dans les autres postes de dépenses et leur montant ne doit pas dépasser 4% de toutes les dépenses consacrées aux salaires des employés pour la période de référence, en qui était les frais de représentation.
Dans le même temps, il est important de noter que les coûts de l’organisation liés à la rémunération du travail comprennent non seulement les montants dépensés en salaires et primes aux employés, mais aussi les contributions à la CRF, à la Caisse d’assurance sociale, aux coûts de l’assurance supplémentaire pour les employés, etc. avec les salaires pendant la période d’imposition, l’indicateur marginal de la norme pour les dépenses officielles augmente. Ainsi, si une partie des frais de représentation a été engagée au cours du premier trimestre et dépasse les 4% prévus par la loi, mais n’a pas été prise en compte dans le calcul des impôts, il est autorisé à en tenir compte lors des périodes d’imposition suivantes pour calculer l’assiette annuelle.
De plus, les frais d'accueil sont déductibles dans la mesure de votre revenu imposable. Dans ce cas, la TVA dite «d’entrée» est prise en compte, et la déduction des fonds consacrés aux événements officiels est prise en compte uniquement du montant des dépenses utilisées dans le calcul de l’impôt sur le revenu en tenant compte des normes. Si la partie restante des coûts est conforme aux normes des trimestres suivants de l'année de référence, la TVA déduite de celle-ci est également autorisée.
Un exemple de comptabilité fiscale des dépenses pour les réunions officielles
Dans la société "Leader", qui utilise un système fiscal commun, un événement représentatif a eu lieu au premier trimestre. Les coûts de son organisation et de sa mise en œuvre se sont élevés à 22 500 roubles. (y compris TVA 3 550 roubles). Au cours de la période trimestrielle suivante, aucune réception ni réunion au niveau officiel n’a eu lieu. En outre, le coût total de la main-d'œuvre au premier trimestre s'est élevé à 320 000 roubles et au deuxième trimestre à 370 000 roubles. La procédure de comptabilisation fiscale de cette catégorie de coûts pour une organisation budgétaire ou commerciale se présentera comme suit:
- Au premier trimestre, la norme de comptabilisation des dépenses représentatives s'élevait à 12 800 roubles, soit 4% de 320 000 roubles.
- Comme la norme est inférieure au montant total des dépenses pour les événements officiels, seuls 12 800 roubles peuvent être acceptés pour la comptabilité fiscale.
- Ensuite, la TVA est calculée, déduction faite - 12 800 x 18% = 2304 roubles.
Maintenant, nous allons calculer deux trimestres, c'est-à-dire le premier semestre de l'année:
- la norme de comptabilisation des dépenses pour les réunions et les réceptions officielles sera de 27 600 roubles, car le calcul tient compte du montant du coût du travail pour deux trimestres (320 000 roubles + 370 000 roubles) x 4%;
- la norme dépassant le montant total des frais d'accueil, le solde de 6150 roubles est pris en compte. (22 500 - 3 550 - 12 800);
- le montant de la TVA remboursée au deuxième trimestre sera de 1107 roubles. (6150 x 18%).
Caractéristiques de la comptabilité avec un système d'imposition simplifié
En affectant des fonds pour couvrir les frais d'accueil dans le cadre du régime simplifié «revenu moins frais», l'institution ne pourra pas les inclure dans la base d'imposition aux fins du calcul de l'impôt. L’impossibilité d’obtenir une déduction est approuvée par l’article 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie, qui contient une liste des coûts pour lesquels un entrepreneur bénéficiant du régime fiscal simplifié «revenu moins frais» pourrait réduire son revenu. Il n'y a aucune mention de frais d'accueil. Qu'est-ce qui les concerne dans le système d'imposition simplifié? Absolument rien, donc, le contribuable devra supporter les coûts des réceptions officielles à ses propres frais, c'est-à-dire utiliser le bénéfice restant après le paiement de tous les impôts et contributions.
Comment dépenser de telles dépenses en comptabilité
Contrairement à la fiscalité, la comptabilité ne considère pas les déchets représentatifs comme une catégorie particulière de dépenses. Les fonds consacrés à l'organisation et à la tenue d'événements officiels ne revêtent une importance fondamentale que pour les autorités fiscales. En comptabilité, ces coûts ne sont aucunement qualifiés. Dans la plupart des cas, la comptabilisation des frais d'accueil est effectuée à l'aide du règlement comptable «Coûts d'organisation» 10/99. Selon ses normes, les coûts d’une entreprise par types d’activités sont divisés en:
- matériel (achat de matières premières, d'équipement, etc.);
- liés aux salaires et aux primes d'assurance;
- frais d'amortissement
- autres postes de dépenses.
Les coûts des manifestations officielles ne sont pas soumis à un rationnement lors de la comptabilité. Qu'est-ce qui s'applique à eux? Les frais de représentation sont entièrement acceptés, c’est-à-dire qu’ils font partie des coûts liés à la production ou à la vente. La comptabilité ne prend en compte aucune division en frais d'accueil et frais généraux. Dans certains cas, en fonction des spécificités de l'activité entrepreneuriale, ce type de coût peut être présent dans la correspondance des comptes dans la colonne de comptabilisation des valeurs significatives.
À des fins économiques, les frais d'accueil sont proches de la catégorie des autres dépenses de l'organisation. Dans le même temps, il est supposé que la société sera en mesure de les déterminer de manière indépendante, en dressant une liste des coûts en comptabilité.
Un autre problème qui intéresse les comptables est la relation entre les frais d’accueil et les affectations comptables. En pratique, ces transactions sont le plus souvent enregistrées à l'aide du compte 26, généralement utilisé par les entreprises industrielles, et 44 (pour les sociétés de commerce). Dans les institutions budgétaires, on utilise principalement le compte 86. Il est tout aussi important, lors de la comptabilisation des frais d'accueil, d'indiquer correctement la séquence d'imputations, en fonction des étapes de la trésorerie.