La planification de l’achat de biens est l’une des étapes les plus importantes des activités de toute institution ou entreprise moderne. Il est destiné à la formation de la documentation préparatoire si nécessaire pour acheter un produit, commander des travaux, des services. Le domaine le plus pertinent pour les municipalités, les entreprises publiques. Plusieurs méthodes de planification ont été développées et sont considérées dans le cadre de cours de formation spécialisés. Bien sûr, les calculs théoriques sont applicables dans la pratique, leur champ d'application est extrêmement vaste. Cela est dû en grande partie aux exigences de la législation en vigueur sur la justification des acquisitions de municipalités et d’agences gouvernementales.
Un début sans erreur est la clé du succès
Actuellement, la planification des achats est réalisée conformément à la loi fédérale 44. Ce document a déclaré au niveau fédéral à quel point la procédure d'élaboration d'un plan est importante. Les exigences relatives à la rédaction des acquisitions sont apparues pour la première fois en 2013 et, depuis lors, la situation n'a absolument pas été simplifiée pour les institutions individuelles. Les normes juridiques pertinentes de nos jours vous obligent à planifier les acquisitions dans le strict respect des lois, en documentant soigneusement chaque étape, toute opération.
L’organisation des achats, l’élaboration d’un plan sont des tâches qui, avec l’invariabilité du droit, sont actuellement résolues par des méthodes plus modernes. Cela permet une efficacité économique accrue du résultat conformément aux normes établies. Le système de planification des achats est la clé du succès de l’ensemble de l’événement. Les besoins sont importants à analyser, étant donné le montant des fonds alloués à l'entreprise. Bien entendu, la meilleure option consiste à allouer les masses financières aux montants requis par une institution donnée pour mettre en œuvre toutes les transactions planifiées, mais les contraintes budgétaires permettent rarement de réaliser 100%.
Fais le bien
Incidemment, la pertinence et la complexité de la question de la planification des plans d’achat et de la rédaction de projets sont déjà visibles à partir de l’abondance de publications spécialisées récemment parues, révélant divers aspects subtils et nuances de la question. Cela tient en grande partie à la situation économique difficile dans laquelle se trouve le pays et à la nécessité de durcir les exigences de la loi, ainsi qu’au contrôle de leur respect. Il y a un côté positif: il est possible de prévenir efficacement les abus, la composante corruption et le gaspillage inefficace des économies budgétaires.
La planification annuelle des achats est l'option la plus courante. Il ne sera pas superflu d’élaborer des plans à long terme (plan quinquennal), mais ils ne sont conçus qu’en termes généraux. Il existe des plans à court terme (par exemple, pour un mois), mais ils ne reflètent que les besoins actuels de l'entreprise. Un plan annuel n'est pas simplement une liste des acquisitions nécessaires, mais aussi un document montrant les perspectives de l'institution, sa stratégie de développement et l'amélioration du processus de travail. Une note explicative est souvent jointe au plan, ce qui justifie la nécessité de chacun des éléments énumérés. Cela aide à prévenir les soupçons d'abus et à prouver la nécessité d'allouer des fonds.
Objectifs principaux: analyse des exemples d'approvisionnement
La planification, les achats peuvent être le domaine de responsabilité que l’entreprise néglige.Dans une telle situation, la qualité du service fourni à la suite du travail de l'institution du produit sera assez faible et les conditions seront prolongées. S'il n'est pas possible de calculer correctement le prix du contrat, planifiez l'acquisition, une dépense inefficace des fonds peut être considérée, ce qui peut être considéré comme un délit avec les conséquences qui en découlent.
La planification des achats municipaux aide à prévenir les annulations imprévues. L'initiateur du bloc de transaction peut être l'autorité de contrôle, le contractant ou l'institution elle-même, qui a soudainement découvert une erreur et qui a donc été contraint de mettre fin de manière urgente à la coopération par voie d'accord. Cela conduit à des pertes temporaires, financières. Un client qui a mal complété le processus d'approvisionnement peut être sanctionné. En particulier, il découle de la législation en vigueur qu'un fonctionnaire qui avait choisi la méthode de passation de manière irresponsable de manière incorrecte est obligé de répondre: la peine est de 50 000 roubles.
Un par un
Dans les entreprises modernes, la planification des achats s’effectue par le biais d’une approche systématique du problème utilisant des systèmes électroniques, informatiques et logiciels efficaces. Cela minimise le risque d'erreur humaine. La séquence des opérations est la formation du plan, sa coordination avec les autorités supérieures, la mise en œuvre du plan. Déjà au stade préparatoire, il est nécessaire de justifier toutes les opérations planifiées, de vérifier le respect des objectifs fixés pour l'institution et de normaliser les achats. Ce dernier implique le contrôle de la qualité du produit acheté, le service commandé par rapport aux exigences actuelles, les qualités attendues du consommateur. Au stade du plan, la quantité requise du produit et le prix marginal auquel il peut être acheté sont analysés.
La gestion de la planification des achats comprend l'organisation d'une discussion publique sur l'événement. Cela est particulièrement vrai pour un certain nombre de transactions pour lesquelles la publicité stipule une publicité. Il y a de tels événements qu'il est tout simplement impossible de mettre en œuvre sans une recherche publique préalable avec une évaluation des résultats. Actuellement, les moyens et méthodes de communication les plus modernes, les solutions techniques et les technologies de l'information sont activement utilisés pour organiser une telle étape.
Il n'y a pas de fin aux papiers!
La planification des achats publics et municipaux implique la création d'un calendrier, d'un plan d'achat. Le deuxième type de documentation a été introduit en 2016. La première était pratiquée auparavant, sa forme est restée inchangée depuis plusieurs années. L'horaire est formé pour l'année. Le plan de passation des marchés est établi pour une durée moyenne et comprend tous les noms des produits nécessaires à l’institution et achetés au fournisseur. Normalement, un tel document couvre une période de trois ans, puisqu'un budget est établi pour cette période.
La planification des marchés publics est une question particulièrement difficile. Il est nécessaire de se concentrer sur la loi fédérale adoptée en 2011 sous le numéro 223. Il a déclaré la possibilité d'élaborer un plan flexible couvrant une période de douze mois. Certains achats ne doivent pas être justifiés. Ceci s'applique à la liste qui relève des normes de la deuxième partie du quinzième article de la 44e loi fédérale susmentionnée. Les employés du secteur public ont le droit d'adapter les plans en fonction des besoins. Il n'y a pas de limite de temps ou de raison.
Tout selon le plan
Les achats dans la planification budgétaire sous forme de graphique impliquent l'utilisation de la documentation élaborée sur une période de trois ans et décrivent les besoins fondamentaux de l'institution en tant que base.Dès le début, toutes les entités juridiques ne sont pas en mesure de mettre en place un tel plan de passation des marchés qui puisse être traduit dans les faits. La loi prévoit donc la possibilité d’ajuster les documents déjà publiés au moyen d’un système d’information spécialisé.
Souvent, des changements doivent être apportés au fur et à mesure que les besoins en biens découverts ne peuvent pas être identifiés plus tôt. Grâce au budget électronique, la planification des achats est un processus assez flexible. Vous pouvez ajouter de nouveaux éléments, en particulier si les opportunités financières pour leur mise en œuvre sont dues aux économies réalisées sur les offres déjà écoulées au moment de l'ajustement. Des changements peuvent être apportés s’il est stimulé par les résultats des débats publics, s’il était organisé de manière à répondre aux exigences de la loi.
Logistique d'approvisionnement
Pour que la planification des achats (le budget électronique, réalisé à l'aide de logiciels modernes, offre une assistance importante aux spécialistes) soit aussi efficace que possible, organisez des événements en tenant compte des impératifs logistiques. Lors de l'élaboration du plan, vous devez être guidé par les besoins de l'entreprise, les coûts associés aux processus de travail et les espaces de stockage disponibles. Le rôle et la quantité de matériel nécessaire au processus de production, le moment auquel il doit être livré jouent un rôle. Pour réussir, vous devez prendre en compte les ressources des fournisseurs, la capacité d'organiser votre propre production de certains consommables applicables à la fabrication du produit final, la fourniture de services.
La formation, en tenant compte de l’ensemble du plan d’achat spécifié dans la planification budgétaire en relation avec les entreprises publiques et privées, vous permet d’établir un processus de travail sans temps morts ni pertes financières dues à l’acquisition d’excédents, de dommages aux consommables. Pour identifier la quantité de matériau nécessaire (à savoir, cet indicateur constitue la base de calcul de la plupart des autres), il est nécessaire de maîtriser plusieurs méthodes de calcul standard. Pour les appliquer à une entreprise spécifique, vous devez d'abord collecter la base d'informations la plus complète sur l'utilisation de matières premières similaires dans l'industrie.
Combien faut-il?
L'une des méthodes de planification des achats consiste à évaluer le volume de produits à fabriquer, en fonction des besoins du client. Sachant à quel point la demande pour le produit est importante à l’heure actuelle, on peut raisonnablement calculer la quantité de matière première nécessaire. Pour simplifier les calculs, les listes de formulaires avec les produits, articles, prennent en compte le temps nécessaire pour fournir différents articles, la durée de stockage. Si certains consommables peuvent être fabriqués seuls, vous devez calculer à l’avance le coût du temps.
Connaissant les intervalles de temps, ils estiment le besoin brut des postes reçus du fournisseur, fabriqués par eux-mêmes. Sur cette base, la demande nette est déterminée en analysant les stocks existants, les commandes passées et les volumes de production prévus. Parmi les commandes peuvent être celles qui ont été passées précédemment pour la série de produits précédente. Lors de la planification d'un nouveau cycle de production, il n'est pas nécessaire de les prendre en compte.
Fluctuations de la demande
Cette méthode de planification des achats est pertinente lorsque l’intérêt du consommateur peut être décrit par un graphique à vagues comportant des éléments récurrents. Pour réaliser le lissage, il est nécessaire d'évaluer l'ampleur de la consommation réelle du produit au cours de la période écoulée, afin d'identifier le rapport avec les indicateurs précédemment calculés. Pour une nouvelle période, la prévision est un indicateur calculé pour la période précédente, à laquelle la valeur corrective est ajoutée - la quantité de biens multipliée par le coefficient de signification.
Option alternative
Une autre méthode de planification des achats est déterministe.Ils ont recours à cette méthode pour déterminer le temps nécessaire à l'exécution d'une commande, la quantité de matériau nécessaire à la commande et le délai de livraison des consommables.
Parfois, l'approche stochastique est la plus applicable dans la pratique. Les méthodes de calcul reposent sur les méthodes statistiques, les mathématiques. À l'aide de formules spécialisées, vous pouvez évaluer les besoins d'un produit et, sur la base de ce plan, acheter des consommables.
En utilisant l'expérience accumulée par le personnel, vous pouvez mettre en œuvre une approche heuristique de la planification des achats.
Il y a un temps pour tout
La planification des marchés publics privés implique la disponibilité de la base d’informations la plus complète concernant le processus de production et le résultat de son application. Il est nécessaire de fournir aux analystes un accès à des informations précises sur le déplacement des consommables, des composants et des pièces de rechange. Il devrait y avoir des données sur toutes les étapes, du moment de la recherche du marché d’approvisionnement à la réception de l’achat dans l’entrepôt.
Pour que le système d’approvisionnement logistique fonctionne correctement, vous devez savoir quels articles sont utilisés dans le processus de production. La formation du plan d’approvisionnement implique l’interaction coordonnée des différentes personnes employées dans l’entreprise. La planification des marchés publics (et également dans les entreprises privées) oblige à établir des relations mutuelles entre différents départements, divisions et succursales d'une entité juridique. Seule une interaction soigneusement organisée nous permet de garantir l'exactitude des calculs, des analyses et le choix en faveur de la méthode optimale de formation des achats. Les travaux conjoints vous permettent de choisir la meilleure politique de prix, de conclure un contrat rentable avec le fournisseur et de suivre la quantité de matières premières entrantes, disponibles et épuisées. La logistique comprend le contrôle du calendrier des livraisons, le placement des matières premières dans les territoires des entrepôts.
Rien de plus
En organisant la logistique des achats, vous pouvez réaliser un inventaire minimal dans le magasin avec un approvisionnement ininterrompu en consommables pour le processus de production. Pour que la planification soit efficace, il est nécessaire de définir avec précision les positions requises et dans quelle mesure, à quelle période et à quel moment elles doivent être à la disposition des ateliers et quelle est l'ampleur des possibilités des fournisseurs renommés. Les logisticiens évaluent les capacités actuelles de l'entrepôt et trouvent des moyens d'organiser le processus de production des consommables en utilisant leurs propres capacités.
Nous achetons judicieusement
À bien des égards, la planification des achats est étroitement liée au choix d’un format spécifique pour la coopération avec les fournisseurs. Récemment, l'option la plus répandue est l'exécution d'un appel d'offres. Il est également applicable aux entreprises d’État, aux institutions et à la recherche d’un fournisseur par un opérateur privé. Le concept d'appel d'offres est entré dans l'économie pendant longtemps. L'organisation des enchères est la responsabilité du client, annonçant les conditions concurrentielles pour la fourniture du produit, la fourniture de services. Dans le cadre de la vente aux enchères, ceux qui le souhaitent peuvent entrer en concurrence pour le droit de conclure un accord avec le client sur des conditions préalablement annoncées. Les règles auxquelles la coopération sera subordonnée doivent être formulées, publiées à l’avance. Pour cela, un ensemble complet de documents d’appel d’offres est rempli, indiquant les termes de toutes les étapes du travail réciproque. Les noms des produits, services, prix qui conviennent au client sont listés.
L’appel d’offres classique est une procédure impliquant une multitude de concurrents. Obtenir le droit de conclure un contrat n’est pas facile, mais le processus lui-même est rentable, juste. Son organisation est confiée aux chefs d'entreprise, agissant en tant que client. La société collecte une commission de passation des marchés dont la composition est approuvée par le personnel de commandement.Ces spécialistes préparent un paquet de documents, rédigent tout ce qui est nécessaire pour fixer les conditions de la consultation du public. Il est nécessaire de rappeler les lois et règlements en vigueur régissant les appels d’offres et les enchères.
Soigneusement et minutieusement
Toutes les offres soumises dans les délais impartis doivent être analysées par les participants de la commission des achats. Pour chacune des options, une décision générale est formulée: accepter la proposition, nommer une personne potentielle en tant qu'entrepreneur ou rejeter l'option. Déterminant en faveur d'un résultat spécifique, vous devez vérifier les conditions du concours, analyser les caractéristiques de toutes les propositions reçues. Le résultat idéal de la procédure est un accord au prix le plus bas possible, sous réserve de toutes les exigences et conditions du client. L'impartialité, l'ouverture, la transparence sont les principaux avantages d'une telle procédure.
Dans la formulation des exigences applicables aux artistes interprètes ou exécutants, il faut être guidé non seulement par ses propres intérêts, mais également par les offres moyennes du marché. Si le client établit des conditions délibérément défavorables, rares sont les personnes qui souhaitent adhérer à cette coopération: à la suite d'un appel d'offres, aucune candidature ne sera présentée. Afin de ne pas être dans une situation aussi désagréable, entraînant une perturbation du délai de livraison, il est nécessaire de formuler des propositions adéquates. L'un des moyens auxquels on a eu recours de plus en plus récemment consiste à définir les conditions les plus optimales possibles pour le client. Chaque contractant potentiel propose ses propres options, de prix correspondant ou plus abordables, et en fonction de l'analyse de toutes les candidatures reçues, vous pouvez choisir le mode de coopération le plus efficace.
Comment dépenser?
Lors de la planification des achats sous forme d'appel d'offres, vous devez d'abord analyser les offres de prix du marché, établir une base de devis consolidée, comparer différents fournisseurs, puis passer directement à l'organisation de l'offre. Dans la documentation jointe, indiquez les exigences relatives au prix du contrat, au moment de son exécution, au niveau de qualification et à la qualité du produit. En fonction des résultats de l’offre, chacun des participants reçoit un numéro individuel, le premier étant destiné au gagnant. Si on refuse de conclure un accord, le second sur la liste et ainsi de suite aura la priorité. Au cours de l'appel d'offres, les contacts des membres de la commission et des représentants des contractants potentiels intéressés sont interdits.