Les activités des organisations étatiques et commerciales sont formalisées conformément au droit applicable. Aujourd'hui, dans la masse des tâches de bureau, nous nous intéressons aux documents de reporting stricts, notamment les factures. Ces documents importants contiennent des informations complètes et complètes sur l'expéditeur, l'expéditeur et le destinataire. Il existe différentes factures et toutes ont des fonctions d’établissement. Nous en parlerons.
A quoi servent les factures?
La présence d'une facture est une condition préalable au transport de marchandises, quel que soit le type de transport que nous utilisons. Le document est conçu pour refléter des informations sur l'expéditeur et le destinataire, ainsi que pour simplifier la résolution de divers problèmes litigieux.
Variétés de factures
Une facture est un document dont le format est établi par la loi et n'est pas sujet à changement. Cependant, il existe plusieurs types de factures pour différents types de cargaison et différents transports. Le document lui-même a diverses nuances de compilation et comprend plusieurs sections. Le plus informatif est le tableau contenant des informations sur le produit lui-même.
Feuille de route
Pour effectuer les opérations d’émission et de réception des articles d’inventaire, une lettre de transport est établie, indiquant les positions suivantes: nom de l’organisation qui a émis le document, numéro, date, noms et fonctions des employés ayant émis et reçus les marchandises, signatures, nom des marchandises, prix unitaire des biens. montant total, grade, quantité et autres caractéristiques. Lors de la préparation des états financiers, toutes les factures sont prises en compte et doivent être reflétées dans les documents. Quand le suivi des factures est-il toujours nécessaire?
Qui est suivi?
Le bordereau d'expédition intéresse également les organismes de contrôle, par exemple le service des impôts, qui effectue un audit obligatoire. Dans ce cas, une facture mal exécutée peut avoir de lourdes conséquences, mais elle est triste. En outre, la présence d’une feuille de route peut être vérifiée lors du transport de marchandises. Par exemple, les inspecteurs de la police de la circulation procéderont nécessairement à une vérification des camions le long de la route. Ils doivent donc présenter une feuille de route pour les marchandises transportées. Naturellement, les informations reflétées dans le document doivent correspondre à ce qui se trouve dans le camion. La situation est similaire avec le transport par d'autres moyens de transport. Sans facture, les marchandises ne seront tout simplement pas chargées dans le transport. Il existe un grand nombre de variétés de ces documents. Chaque type de feuille de route ayant ses propres caractéristiques lors de la préparation, nous vous conseillons de vous familiariser avec elles à l’avance. Par exemple, des types spéciaux de factures sont utilisés pour le transport de produits d’élevage.
Autres types de factures
Comme nous l'avons découvert, la lettre de voiture est un document indispensable pendant le transport. Outre la marchandise, d'autres variétés de ce document s'appliquent. Lors de la vente, une facture est utilisée lorsque les produits sont vendus sans transport ni livraison. Le type suivant est le document que l’entreprise établit lors de l’arrivée de divers actifs au bilan.
Un type spécial est la facture de retour. Il est établi dans une situation où la cargaison a été endommagée et a une apparence non commercialisable à son arrivée. Un bordereau de retour est établi à peu près de la même manière qu'un connaissement, à une exception près. Toutes les nuances doivent être réfléchies à l'avance, en évitant les erreurs de préparation. Dans le cas d'un inventaire, établissez une facture pour le recomptage.Il comprend des informations sur toutes les actions engagées dans le processus de recomptage. En outre, il existe un type de document tel qu'une facture de refus de mariage, qui est établi à la réception du produit défectueux, si son utilisation est impossible. Le numéro de facture est une caractéristique distinctive très importante.
La facture de mariage confirme le fait que le dommage a été causé et évite les problèmes litigieux avec les fournisseurs. En outre, il constitue la base de la radiation des actifs. Le document principal régissant les relations entre toutes les parties intéressées (expéditeur, destinataire, transporteur) pendant le transport de marchandises est le connaissement. Il convient de noter que ce document n’est utilisé que dans le cas d’un transport terrestre ou fluvial. Lors de l'expédition, un connaissement est émis. Le fret par numéro de facture est facile à suivre.
Le document de transport est établi par l’expéditeur avec le nom du destinataire lorsqu’il utilise n’importe quel type de transport pour l’enregistrement et la certification du contrat de transport de marchandises. Pour l’exactitude et l’exactitude des informations spécifiées sur la facture, l’expéditeur est responsable et le transporteur a le droit de vérifier ces informations. Tout au long du parcours des marchandises, il est accompagné d'un connaissement et est délivré au destinataire à la destination avec les marchandises.
Il contient toutes les données importantes relatives aux marchandises transportées (masse, nom, heure de réception pour le transport et heure d'arrivée à la destination, etc.), nécessaires à la constitution d'une base de preuve, si vous devez certifier la conclusion du contrat de transport et son exécution réelle. En cas de sinistre (pénurie, détérioration, dommage, retard, retard, etc.), le connaissement est présenté de la manière prescrite. La réglementation juridique en matière d'utilisation du transport ferroviaire est formée sur la base des normes législatives sur les chemins de fer. Le transport ferroviaire international est assuré sur la base des accords internationaux sur le trafic marchandises, de la Convention sur le transport ferroviaire international (COTIF), telle que modifiée en 1980, et d'autres documents.
Transport ferroviaire
À partir du moment où la gare accepte les marchandises pour l'expédition, le contrat de transport est considéré comme conclu. La lettre de voiture d'origine est extraite de l'expéditeur et envoyée avec le fret le long de l'itinéraire. L'expéditeur a un duplicata, selon lequel il reçoit les marchandises à destination. Si un duplicata de la lettre de voiture est perdu, les marchandises ne sont émises à destination qu'après l'expiration de la période normative et la publication dans les médias de la perte du document. Toutes les informations ci-dessus contiennent les documents officiels suivants: charte générale des chemins de fer russes, charte du commerce et charte des litiges commerciaux. La facture pour les marchandises est également un document de règlement, car la colonne correspondante du document contient des informations sur les frais de transport payés. Le suivi d'une lettre de voiture est un processus assez simple.
A quoi sert une facture?
La facture est établie conformément au droit applicable et vous permet de résoudre plusieurs problèmes à la fois. Tout d'abord, il documente les informations sur le dédouanement des marchandises de l'entrepôt. L'utilisation de la facture simplifie la maintenance des états financiers. Il est également important qu'il s'agisse d'un document de déclaration stricte, avec lequel vous pouvez vérifier l'exactitude des informations fournies à la taxe. Eh bien, le dernier élément de cette liste (dans l’ordre, mais sans importance) est la possibilité d’utilisation devant un tribunal.
Règlement des questions litigieuses
Le dernier point pour les organisations peut être d’une importance primordiale. La présence d'un tel document vous permet de résoudre les problèmes les plus controversés sans porter l'affaire devant les tribunaux.Par exemple, il peut être nécessaire de suivre le fret par numéro de connaissement si le fret est perdu.
Si le procès a toujours lieu, la lettre de voiture vous permet de prouver la vérité et de justifier la demande. Malgré l'abondance d'informations et l'importance incontestable du connaissement, son remplissage ne nécessite pas de connaissances particulières, ce qui explique la large diffusion de ce document.
Dans chaque organisation, il existe généralement des modèles de documents contenant des informations sur les marchandises et d'autres feuilles de route contenant des informations inchangées, telles que des détails. Si l'entreprise a des clients avec lesquels le travail est effectué de manière continue, un modèle est développé spécifiquement pour chacun d'eux. Dans ce cas, la publication des documents pertinents est encore plus simplifiée.
Erreurs dans la facture
Cependant, en raison d'une indiscrétion banale ou d'une simple précipitation dans un processus aussi simple, des erreurs se produisent souvent. Ceci est inacceptable, aucune erreur dans la facture, même mineure, ne devrait apparaître. Ceci est un document de reporting strict. Si l'erreur a été détectée après l'envoi de la marchandise à l'acheteur, un nouveau document est formé, puis signé. Ces exigences strictes offrent une protection contre les transactions frauduleuses.
Quelle est cette facture? Nous avons répondu à cette question.