Les documents personnels sont des documents délivrés par les autorités de l'État contenant des informations biographiques permettant d'identifier le propriétaire. Ils sont indispensables pour les transactions immobilières, l'obtention de prêts, l'achat de billets. Ainsi que l'enregistrement des relations de travail.
Classification du document
Pour la classification des documents selon le principe d'origine et de similitude.
Par origine, il existe des types de documents:
- privé
- officiel.
Un document d’origine privée est un support papier créé par un individu dans sa vie personnelle, qui n’a aucun rapport avec sa sphère professionnelle ou ses fonctions publiques. Ces documents comprennent des lettres, des mémoires de nature privée, des journaux intimes, des albums de photos.
Un document officiel est une source d’information créée par une personne morale, un entrepreneur individuel, afin de s’acquitter de sa tâche réglementaire et dans les domaines social et de l’emploi.
Types de documents
Parmi les officiels distinguent ces types de documents personnels:
- cartes d'identité;
- confirmation spécialité, éducation, qualification;
- confirmer l'ancienneté;
- personnel.
Il est impossible de trouver un emploi si les documents susmentionnés ne sont pas fournis au service du personnel. Cette obligation du salarié est régie par l'article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie. Le document principal prouvant l'identité d'une personne est un passeport.
Mais, outre le passeport, de nombreux documents peuvent le remplacer si nécessaire, une pièce d'identité. Il s'agit d'un certificat de marin, d'un militaire, d'une carte d'identité militaire, d'un permis de séjour, d'un acte de naissance, d'un passeport étranger, etc.
Documents pour l'emploi
L'emploi sera refusé si le poste prévoit des compétences professionnelles et si le candidat n'a pas de document d'éducation. Pour le personnel médical, il s’agit, outre d’un diplôme d’un institut de médecine et d’un stage, d’un certificat de formation supérieure et d’un certificat attestant le droit de fournir des services médicaux dans une spécialité particulière.
Les documents à caractère personnel comprennent les plaintes, les plaintes, les réclamations écrites, les explications.
Fiche personnelle
La liste des questions de nomenclature est approuvée par le responsable de l'organisation. Un fichier personnel n'est pas obligatoire pour les entreprises. Une exception pour les organisations gouvernementales, où ils sont distribués à tous. L'employeur décide indépendamment de créer ou non. Avantages tangibles: les fichiers personnels fournissent des informations rapides, complètes et complètes sur chaque employé. Dans le cas d'inspections effectuées par les autorités de contrôle, lorsque de nombreux documents d'employés sont nécessaires de toute urgence, la conduite de tels cas simplifie grandement la procédure. Tous les documents nécessaires à la création de dossiers sont fournis par l'employé lui-même, mais parfois, l'employeur collecte de manière indépendante des informations permettant de vérifier le nouvel employé, par exemple des caractéristiques et des recommandations.
Au cours de la période de travail, l'employé est impliqué dans le processus de travail: il est possible de le déplacer vers d'autres départements ou vers d'autres postes, en imposant des sanctions disciplinaires ou des sentences. Tout cela est accompagné de la publication de documents relatifs au personnel qui reconstituent le dossier personnel de l’employé. Il ferme après la fin des relations de travail avec l'employé. La période de conservation des dossiers personnels des employés licenciés avant le 01.01.2003 est de 75 ans et de 50 ans pour ceux mis à pied après le 01.01.2003. Les cas de dirigeants de l’organisation, de sous-ministres de tous niveaux, d’employés titulaires de récompenses et de titres sont conservés indéfiniment.
Structure réglementaire des documents
Aucune loi ne régit la composition des dossiers personnels. Les employeurs déterminent la liste des documents indépendamment, en fonction des spécificités de l'organisation. Les documents entrants sont divisés en plusieurs catégories.
Certains documents personnels étaient nécessaires pour conclure un contrat de travail. Sur leur base, un contrat de travail est rempli, les informations sont entrées dans le programme 1C. Il n'y a pas moyen de se passer d'un contrat de travail, d'un passeport, d'un relevé d'emploi, d'un TIN, de SNILS.
Si le candidat postule un poste exigeant une formation professionnelle, alors un diplôme. Si un candidat est responsable du service militaire, alors une carte militaire. Pour certaines catégories d’employés, un rapport médical basé sur les résultats d’un examen médical est obligatoire.
La catégorie suivante regroupe les documents créés au cours de la période de travail dans l'organisation. Cela comprend des copies des commandes de virements, une forclusion.
Et la dernière catégorie comprend les documents qui ont été formés lors de la résiliation du contrat de travail. Selon les motifs de licenciement, il s'agit d'une lettre de démission, d'un avis de licenciement, d'une copie du certificat de décès et d'une copie de la décision de licenciement.
Flux de travail
Les employés nommés par ordre du directeur général responsable de la maintenance du flux de travail du personnel sont personnellement responsables de la sécurité des documents. Si les informations sur l'employé changent, le fichier personnel est complété, mais l'ancien document ne peut pas être supprimé. Les dossiers avec les cas devraient être dans une armoire métallique spéciale ou un coffre-fort. Il est interdit de stocker les documents personnels des employés après avoir atteint les objectifs de traitement. Une fois que l'objectif pour lequel les documents ont été demandés a été atteint, ils doivent être exclus du dossier et renvoyés au propriétaire sous signature. S'il n'y a aucune possibilité de retour, ils sont alors susceptibles d'être détruits par une commission spécialement nommée.