Lorsque vous voyagez à l'étranger pour travailler, il est important de recevoir des indemnités journalières complètes et immédiates. Mais tout le monde ne sait pas comment les calculer, car le taux monétaire change constamment. En cas de fortes fluctuations, le personnel peut être dans le rouge au retour.
Montant de la compensation
En 2018, le montant des paiements pour les denrées alimentaires s'élevait à 2,5 milliers de roubles, si une personne se rendait à l'étranger. L’indemnité journalière de subsistance pour les voyages d’affaires en Russie est de 700 roubles. Cependant, la loi autorise les entreprises à payer plus.
Un employé peut recevoir une rémunération plus élevée lors de ses déplacements à l'étranger. C'est ce que permet l'article 165 du Code du travail de la Russie. Pendant l’exercice de ses fonctions officielles, le personnel reçoit un paiement journalier moyen et, au retour, de nombreuses entreprises recalculent l’indemnité journalière à la hausse, en fonction du taux de transfert actuel du pays hôte.
Le plus souvent, une indemnité journalière de 2,5 mille roubles est émise avant de voyager à l'étranger. Le recalcul est effectué après que l'employé a rempli un rapport de déplacement professionnel. Par la suite, les dépenses sont compensées au-delà des fonds émis, conformément aux dispositions en vigueur sur les voyages d’affaires. Ils ne rapportent de l'argent que sur des chèques, des billets ou des reçus.
Applicable en 2018
L’indemnité de séjour à l’étranger est déterminée par l’article 168 du Code du travail de la Russie, première partie. Le paragraphe 3 dispose que l’employeur est tenu de verser une indemnité alimentaire au personnel exerçant des fonctions officielles en dehors du pays de résidence. La limite supérieure des montants libres d’impôt est officiellement fixée:
- 700 frotter pour les voyages à travers le territoire de la Russie;
- 2.5 mille roubles si l'indemnité journalière est payée à l'étranger;
La limite supérieure de la compensation monétaire pour les denrées alimentaires n'est pas limitée par des lois mais avec une augmentation du montant, l'impôt sur le revenu et les primes d'assurance sont ajoutés. Par conséquent, les employeurs ne sont pas pressés d’établir des niveaux d’indemnisation psychologiquement insurmontables. Souvent, l’employé reçoit un supplément pour des articles supplémentaires dans les cas où il n’est pas possible de payer la nourriture par des moyens légaux.
Calcul de l'allocation
Les dépenses quotidiennes à l'étranger doivent être taxées si leur montant dépasse 2,5 mille roubles. Lors du voyage en Russie, l'impôt sur le revenu des personnes physiques est calculé si le montant dépasse 700 roubles. Les informations relatives au montant minimum non imposable sont définies au paragraphe 3, paragraphe 12 de l'article 217 du Code des impôts.
Ainsi, l'employé doit voyager à l'étranger. L'indemnité journalière sans taxe ne couvre pas le coût de la nourriture et la société a alors le droit d'octroyer une indemnisation bien supérieure à 2 500 roubles. Mais vous devez retenir l'impôt sur le montant établi au-delà de la norme.
Au 10 avril 2018, le taux de change du dollar par rapport au rouble était de 58,67. Cette date sera le jour du rapport. Si, lors d'un voyage à l'étranger, des voyageurs d'affaires ont été nommés, par exemple à 60 dollars, cela équivaut à 3520,2 roubles.
En conséquence, à partir de 3520.2 seulement 2500 roubles. non imposé, sur le montant restant, 1020,2, impôt sur le revenu calculé. Les fluctuations du taux de change lors d'un voyage d'affaires ne sont pas prises en compte. Toutefois, à leur arrivée, le personnel ne devrait pas rester endetté en raison d’une forte augmentation de la monnaie du pays dans lequel il s’est rendu.
Nuances de paiement
Les frais de déplacement journaliers par jour à l'étranger pendant un jour de congé sont calculés différemment. Gagner un voyage revient souvent beaucoup moins que de payer une journée de travail typique. Cela est dû au fait que lors d’un voyage d’affaires, la journée se termine en fonction du revenu moyen, qui est plutôt faible pour les nouveaux employés.
Les week-ends et les jours fériés d'un voyage d'affaires, seule l'indemnité journalière est versée, à condition que l'employé se repose.Il est également indemnisé pour ses frais de subsistance ces jours-ci. Les gains moyens sont également fermés pour les jours passés sur la route.
Dans l'exercice de fonctions officielles les jours fériés et les week-ends, le paiement est déjà facturé en double avec le maintien de l'indemnité journalière. Le temps de calcul du jour commence à 0 heure. Même si l'employé a quitté la maison à 23h59, il est censé facturer l'indemnité journalière. De même, s'il rentre chez lui à 0h01 et que cela est documenté (par chèque, ticket), il lui sera accordé un autre jour ouvrable.
Une escale forcée existe lorsqu'un train, un avion ou un train est en retard. Cette période est également clôturée par le revenu moyen et les frais de subsistance sont intégralement compensés. La période de séjour en Russie est payée au taux de 700 roubles. par jour Si cette journée recoupe une période à l'étranger, comparez le nombre d'heures passées sur son territoire et à l'étranger. La taille de l'indemnité journalière correspond à un nombre plus important.
Compensation de la journée
Les indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger d'une journée ne sont pas rémunérées conformément à la législation de la Fédération de Russie. Mais il y a le concept de la durée de la journée de travail. Si vous avez plus de 8 heures de travail et que l'employé est toujours sur la route, ces heures doivent être rémunérées conformément au Code du travail.
La société peut prescrire une indemnisation pour des voyages d’affaires d’une journée dans des documents internes. Cela n’est pas interdit par la loi. Souvent utilisé: payer pour un emploi du temps chargé, primes pour la mise en œuvre du plan. En outre, conformément à l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, les entreprises peuvent considérablement surestimer le montant de l'indemnisation. Il est important de ne pas oublier de calculer l’impôt excédant le montant prévu par la loi.
Rapport de voyage
Pour obtenir une indemnisation intégrale, il est recommandé de garder l’employé et le comptable a accepté tous les chèques conformément aux dispositions. Si, pour une raison quelconque, le ticket est perdu, il sera possible de le restaurer ultérieurement. Toutefois, vous devrez retenir le montant de ses voyages d’affaires.
Le jour du départ est confirmé par billet ou par chèque de transport. Lorsque vous utilisez votre voiture ou service, vous pouvez confirmer avec un certificat de voyage, même si celui-ci a été annulé. Une feuille de route, des contrôles de carburant et d'autres documents utilisés en cours de route sont également utilisés. Vous pouvez demander à un employé d’écrire une lettre de service pour le rapport.
Séquence de conception
Un voyage d’affaires commence par l’émission de tâches pour les employés. Il doit rédiger une demande de voyage. Après cela, un ordre est émis, avec lequel il devrait être familiarisé avec une signature.
Ce n'est qu'après que des voyages à l'étranger sont émis. Les indemnités journalières et la taille des responsables sont sélectionnées individuellement dans chaque cas, en fonction du lieu où le voyage est effectué. N'oubliez pas de faire des marques dans la feuille de temps. A partir de la première date du voyage, le paiement est calculé en moyenne.
Pour un voyage d'une journée, un employé peut recevoir des montants pour des aliments non taxés. Mais le montant de l'indemnisation ne doit pas dépasser 700 roubles. en Russie. Sinon, vous devez calculer la taxe. Les taux quotidiens à l'étranger sont respectivement supérieurs à 2,5 millions de roubles. En outre, le compte de l'argent dépensé aura d'autres éléments - les coûts associés à l'exercice des fonctions officielles.
Toutes les dépenses d'un voyage d'une journée doivent être effectuées à la connaissance de l'employeur. Si un employé dépense de l'argent sans accord avec ses supérieurs, vous devrez payer votre revenu. Mais ces dépenses ne sont pas liées au revenu des employés et ne devraient pas être imposées.
Voyage amical dans des pays amis
D'autres règles s'appliquent lorsque vous voyagez à l'étranger dans les pays de la CEI. Confirmer votre séjour à l'étranger n'est pas facile. Après tout, les marques sur le passeport ne sont pas marquées lors du passage de la frontière. Ces pays comprennent: la Biélorussie, le Kazakhstan.
Comment calculer le per diem? L'employé ne peut pas atteindre la destination.En vertu du règlement no 749, un employé confirme sa présence à l'étranger sur des titres de transport. La clause 19 de cette disposition définit également les conditions de déclaration pour le voyage d'affaires précédent.
Selon le paragraphe 19, il est nécessaire de faire rapport dans les trois jours ouvrables. Sinon, les documents comptables pourraient ne pas être acceptés. Un rapport préalable est établi et tous les chèques sont joints. Si, selon les dispositions, les fonds sont excédentaires, la ligne "solde" est remplie. En cas de dépenses excessives, le poste «dépassement de coût» est indiqué.
Frais de nourriture
Les indemnités journalières sont une compensation pour les repas lors d'un voyage d'affaires. Indépendamment de ce que l’employé a acquis pour cet argent, il n’est pas nécessaire d’en faire rapport. Une preuve documentaire de ces fonds n'est pas nécessaire, même si l'argent après le voyage est resté.
L’indemnité de subsistance est versée lors d’un voyage d’affaires en fonction de la situation de l’organisation. Le seul critère de calcul des fonds après un voyage est le nombre de jours de service. Si la compensation établie en fonction de la durée du voyage est plus longue, l'employé retourne le surplus.
En outre, certains postes ont la possibilité de compenser en outre le montant de la nourriture au titre du poste "frais de représentation". Les chèques de restaurants ou d’autres points de vente alimentaires sont joints au rapport. Cependant, tous les employés ne peuvent pas effectuer ces dépenses officiellement.
Quand est-il recommandé de surestimer les compensations alimentaires?
Il y a des régions dans lesquelles les indemnités journalières devraient être beaucoup plus élevées que d'habitude. Celles-ci incluent des régions du Grand Nord, des pays en turbulence ou des conditions météorologiques défavorables.
Ceux-ci comprennent:
- Quelques régions de Sibérie.
- Entreprises dangereuses: champs de pétrole, carrières minières, mines, installations offshore.
- Pays hostiles: Syrie, État somalien, Irak, Palestine, Afghanistan et autres. Récemment, certains territoires de l'Ukraine ont été mentionnés.
Les indemnités journalières peuvent être gonflées autant que vous le souhaitez. Mais, lorsqu'ils sont très importants, des primes d'assurance leur sont facturées. Cela limite déjà le désir de l'employeur de "jeter" de l'argent en quantités illimitées.
Responsabilités de l'employeur
Après avoir passé un ordre interne pour un employé et une indemnité journalière, l'entreprise n'a pas le droit de recalculer le montant de l'indemnité alimentaire. À son arrivée, l’employé rend compte des chiffres définis par la direction dans le document. Cependant, dans la pratique, les employeurs donnent moins d’argent et, au retour de l’employé, ils sont convertis à un taux de change plus élevé.
Les frais de commission sont payables par l'entreprise. Il compense également un visa, les contrôles nécessaires pour entrer dans le pays, la suppression des données biométriques. De plus, pour des raisons indépendantes de la volonté de l'employé, les frais de séjour à l'étranger pendant la détention par les autorités locales sont indemnisés.
De plus, en l’absence d’assurance, l’employé a le droit de recevoir des frais médicaux de l’employeur liés à un traitement imprévu ou à une blessure. L'entreprise compense le paiement du recouvrement de documents en l'absence de faute de la part de l'employé.