Une question fréquente: "Dois-je conserver une caisse enregistreuse?" De 2012 à 2014, tous les entrepreneurs individuels qui effectuent des règlements en espèces devaient posséder une caisse enregistreuse.
Les entrepreneurs ont été autorisés à passer à un système de caisse simplifié. Cela a grandement facilité le flux de travail des entrepreneurs individuels dont l'activité est limitée et menée sans employés ou avec une régularité du chiffre d'affaires. Si le calcul en espèces est effectué assez souvent et est effectué par un employé, ne négligez pas la discipline de la trésorerie, car une comptabilité bien établie des transactions vous permet d'économiser vos ressources financières.
Dans cet article, nous verrons comment garder une caisse enregistreuse pour un entrepreneur individuel.
Discipline de trésorerie
Essayons d’abord de parler de la terminologie. Qu'entend-on par "livre de caisse"? Quelle est la différence entre "Caissier" et "Caisse enregistreuse". Un journal spécial contenant des informations sur toutes les transactions en espèces s'appelle un livre de caisse. La loi oblige à tenir un registre de tous les entrepreneurs, même ceux qui utilisent un système d'imposition simplifié (USN). Cela s'appelle KO-4. La «caisse enregistreuse» (KKM, KKT) est un appareil installé pour que vous puissiez recevoir de l'argent de vos clients. Ces appareils peuvent être installés autant que vous le souhaitez, mais vous devez pour chacun d'eux établir des rapports individuels. La taxe peut demander si l'IP conserve une caisse enregistreuse?
La «caisse» d'une organisation est la communauté globale de toutes les transactions monétaires (émission, stockage, réception). Il comprend la totalité des revenus reçus, y compris les caisses enregistreuses. À partir de là, ils effectuent toutes les dépenses nécessaires à la mise en œuvre de l'organisation. Remettez l'argent aux collectionneurs pour un transfert ultérieur à la banque. La caisse peut être une pièce séparée, un coffre-fort dans la pièce ou même un tiroir pour le bureau. La liste complète des opérations de caisse enregistreuse est accompagnée de la rédaction de documents de caisse, ce qui est exactement ce qu'ils veulent dire quand ils parlent de conformité à la discipline de caisse. Il s’agit de l’ensemble des règles nécessaires à la mise en œuvre des opérations qui accompagnent la réception, l’émission et la conservation des espèces. Alors, comment garder une caisse enregistreuse pour les entrepreneurs?
Quelle est la discipline de trésorerie?
Premièrement, il s'agit de l'exécution de documents à la caisse, qui reflètent le mouvement de l'argent. Bien entendu, il est également important de respecter la limite de caisse (montant maximum possible pour le stockage en fin de journée). Suivez les règles pour émettre de l'argent en vertu du rapport. En outre, la restriction des règlements en espèces effectués entre les participants à l'activité entrepreneuriale en vertu d'un accord d'un montant maximal de 100 000 roubles.
Caisse
Il est important de comprendre comment gérer une caisse enregistreuse.
L'obligation de suivre la discipline de caisse ne dépend pas de la disponibilité d'une caisse enregistreuse ni du système fiscal que vous avez choisi. Vous ne pouvez pas utiliser la caisse enregistreuse dans les calculs, la rédaction des reçus de vente, mais les règles de discipline de la trésorerie doivent être strictement observées. En fait, voici l’ordre: il y a un mouvement d’argent, ce qui signifie que la discipline monétaire doit être la priorité. Depuis mi-2014, il existe une procédure dans laquelle la gestion des caisses enregistreuses est appelée simplification. Dans la plus grande mesure, ces changements ont affecté les entrepreneurs individuels et leurs employés.Désormais, l’entrepreneur individuel ne peut pas conserver la caisse enregistreuse à égalité avec la LLC et, en outre, ne peut pas établir de documents à la caisse (PKO, RKO, livre de caisse).
Les entrepreneurs doivent seulement confirmer le paiement des salaires en utilisant les états de paie. En outre, selon la simplification, entrepreneurs individuels et petites entreprises (le nombre d'employés ne dépasse pas cent personnes et le chiffre d'affaires est inférieur à 800 millions de roubles par an), il n'est pas nécessaire de définir une limite en espèces. Toutes les règles de gestion de trésorerie sont établies par les instructions de la Banque de la Fédération de Russie (ordonnance n ° 3210-U du 11 mars 2014 et n ° 3073-U du 7 octobre 2013).
Comment conserver la caisse et les documents dessus?
Documents de caisse
L’ensemble des opérations de la caisse est effectué par un employé autorisé (généralement un caissier). En son absence, ces fonctions sont assumées par le responsable. S'il y a plusieurs caissiers, le caissier principal est nommé. Les documents à la caisse sont formés par le comptable en chef ou un autre responsable nommé avec lequel un accord comptable a été conclu. Les opérations de caisse sont exécutées avec les documents suivants: ordre de récépissé, à remplir lors de chaque encaissement. Si l'argent est établi avec une caisse enregistreuse ou avec l'aide d'un ASF, il n'est pas interdit d'établir un bon de commande pour le montant total en espèces accepté par quart de travail. Lorsque de l'argent est sorti de la caisse enregistreuse, ils établissent cette procédure en écrivant un ordre de dépense. Lorsqu'un caissier reçoit un mandat (par exemple, d'un employé qui va acheter du papier), il doit s'assurer que le mandat a un visa pour le chef comptable ou le responsable et vérifier également l'identité de l'employé.
Les données relatives à toutes les recettes et à toutes les commandes de dépenses sont enregistrées dans le livre de caisse (sous la forme KO-4). À la fin du jour ouvrable, les données du livre de caisse sont rapprochées des données des ordres émis et le montant du solde en caisse est déterminé. C'est le devoir du caissier. Il doit savoir comment garder la caisse enregistreuse correctement.
Si, au cours de la journée de travail, il n'y a pas eu d'opération en espèces, le livre de caisse ne contient aucune écriture. Le livre de comptabilité (sous la forme de KO-5) n'est rempli que dans les cas où non plus un caissier travaille dans l'organisation, mais plusieurs. Les entrées dans le livre sont faites pendant les travaux au moment où les fonds sont transférés du caissier principal au caissier, ce qui est confirmé par leur signature. Pour l’émission des salaires, bourses et autres paiements, des états de paie et des états de paie sont établis. Remplir des documents de caisse est possible sous forme documentaire ou sous forme électronique. Les documents sur papier sont exécutés à la main ou sur un ordinateur et signés avec des signatures personnelles. Un document sous forme électronique établi à l'aide d'un ordinateur doit offrir une protection contre les accès non autorisés. De plus, il est signé avec des signatures électroniques. Il convient de rappeler que des types de documents comptables tels que: KUDIR, le livre de comptabilité BSO, les rapports et les magazines des opérateurs-caissiers ne sont pas classés dans la discipline de la trésorerie.
Est-ce qu'une caisse enregistreuse IP? Cette question intéresse beaucoup.
Livre de caisse
Le début du livre de caisse correspond au début de l'année civile. Il se présente sous la forme d'un magazine de cinquante (ou cent) pages indiquant la date d'expiration du titre. Lorsque le livre se termine avant la fin de l'année civile, un autre livre est ouvert, dans lequel les enregistrements continuent à être conservés dans l'ordre chronologique. Dans ce cas, la date du début de son entretien et la date de fin sont également indiquées. Cette organisation de référence permet d'établir la séquence des livres de caisse. Selon les instructions précédentes, il était nécessaire de numéroter, flasher toutes les feuilles et d'apposer la signature de la personne en charge et de sceller. Les entrepreneurs individuels sont obligés de garder de l'argent s'ils disposent d'une caisse enregistreuse.
Selon les nouvelles instructions de la banque centrale, actuellement en vigueur, ces exigences sont annulées. Un entrepreneur individuel a le droit de ne pas déterminer la limite de trésorerie.Si un entrepreneur établit un livre de caisse, il émet le produit de la vente à la caisse lorsqu’il émet des reçus et des dépenses, en utilisant un bon de réception émis pour le montant total des documents établis pour la journée de travail. Dans une organisation, le caissier est tenu de tenir un livre, il prend également de l’argent et fait des entrées dans le journal. À la fin de la journée de travail, le caissier transfère le solde en espèces et tous les documents principaux au comptable, qui signe cette feuille dans le journal (le responsable peut le faire en l'absence du comptable). Un entrepreneur individuel mène généralement cette procédure personnellement.
La méthode de formation d'un livre de caisse sous forme électronique est également autorisée. Il existe deux possibilités: un livre de caisse est établi électroniquement, puis transféré sur papier. Si vous utilisez la deuxième option, le livre de caisse est entièrement conservé sous forme électronique, au moyen d’une signature numérique. Dans le premier cas, cette procédure ne présente pas de différences significatives par rapport à la méthode classique. Comment maintenir une comptabilité de caisse? À propos de cela plus loin.
La deuxième option pour enregistrer un livre de caisse implique les actions suivantes:
- Afin de protéger les informations du livre de caisse contre tout accès par des tiers, un mot de passe est défini.
- Veillez à utiliser un lecteur de sauvegarde ou des informations de service sont stockées sur le serveur.
- Une signature électronique au livre de caisse est émise conformément à la loi n ° 63-FZ du 6 avril 2011.
Une fois que le responsable a signé le livre, aucune correction ne peut être apportée. Si les conditions ci-dessus sont remplies, le livre de caisse électronique est équivalent à la version papier et n’a pas besoin d’être imprimé.
Comment garder de l'argent dans 1C 8.3?
Un livre de caisse peut être conservé aussi bien que dans un programme informatique. Dans «1C Accounting 8.3», le livre de caisse a été mis en œuvre sous forme de rapport. Un comptable ou un caissier ne devrait pas faire d’entrées distinctes pour elle, surtout les doubles. Il suffit de faire l’entrée de documents primaires pour la réception et l’émission d’argent liquide. Un livre de caisse sera automatiquement généré sur cette base.
Limite de trésorerie résiduelle
La limite du solde de la caisse est le montant maximum autorisé, dont le stockage est autorisé à la caisse de l’organisation à la fin de la journée. Tout l'argent reçu au-delà d'une certaine limite doit être transféré à la banque. Cette règle peut être enfreinte les jours où les salaires et les bourses d'études sont émis, ainsi que les week-ends (si des transactions en espèces ont été effectuées). La procédure d'établissement d'une limite de trésorerie doit être suivie avec beaucoup de soin. Si la limite n'est pas définie, elle sera considérée comme égale à zéro, ce qui signifie que tout montant à la caisse à la fin du jour ouvrable est considéré comme dépassant la limite de trésorerie. Comment garder la caisse enregistreuse SP, vous pouvez spécifier dans la taxe.
L'existence d'espèces en caisse au-dessus du montant établi constitue une violation flagrante de la discipline de trésorerie, pour laquelle une amende est infligée. La limite de trésorerie est fixée par le responsable sur ordre de sa signature. Un ordre peut déterminer la période pendant laquelle cette limite est valable ou non. Dans ce dernier cas, le montant de la limite sera valable jusqu'à ce qu'une nouvelle commande soit émise. Nous vous rappelons qu'à compter du 01/06/2014, les entrepreneurs individuels et les petites entreprises n'ont plus besoin de fixer de limite de trésorerie. Pour l'annuler, il suffit d'imprimer la commande correspondante. La commande est basée sur les instructions de la Banque de la Fédération de Russie du 11.03. 2014 n ° 3210-U et doit nécessairement contenir la définition suivante: «Conservez l'argent à la caisse sans fixer de limite au solde à la caisse».
Dois-je conserver le SP de la caisse?
Retrait d'argent pour le rapport
La déclaration de revenus désigne les montants alloués aux employés responsables pour leurs frais de voyage ou d'accueil et leur huzhuda. Émettre de l'argent pour le rapport uniquement sur la base de la demande de l'employé. La demande doit refléter les données suivantes: la taille du montant, le but de l’émission et la période après laquelle l’employé doit déclarer.La demande est écrite sous n'importe quelle forme et doit être signée par le responsable. Si un employé a dépensé des fonds personnels, il en sera dédommagé, également sur demande. En règle générale, l'argent pour un rapport n'est pas donné aux employés qui n'ont pas signalé d'avances précédentes. Un employé doit soumettre un rapport d’avance accompagné de l’argent comptant ou du reçu de vente au plus tard trois jours plus tard. Si ce n'est pas fait, les fonds remis à l'employé ne seront pas crédités aux dépenses.
Comment garder de l'argent en 1C peu de gens le savent.
Limites de trésorerie
Une autre règle importante en matière de discipline monétaire est le respect de la limite du volume des transactions en espèces entre participants à une activité d’entreprise (IP et LLC) dans le cadre d’un contrat d’un montant inférieur à 100 000 roubles. Pour les règlements avec des individus, cette restriction ne s'applique pas. De plus, il n’est pas nécessaire de respecter cette disposition lors du paiement aux employés de salaires, d’avantages sociaux et de montants comptables (à l’exception de l’employé responsable qui effectue une transaction pour le compte de la procuration). Lorsque vous effectuez des règlements en espèces, vous devez faire attention au point suivant: le produit en espèces ne peut pas être utilisé pour rembourser des emprunts, verser des dividendes et payer un loyer.
Besoins personnels
Tout ce qui est gagné par l'organisation lui appartient. Dans le cadre de cette disposition, même s’il n’ya qu’un seul fondateur dans une LLC, celle-ci ne peut toujours pas disposer des fonds de la LLC à volonté. Il est interdit aux fondateurs de retirer de l'argent à la caisse en fonction de leurs besoins personnels. Mais les entrepreneurs individuels, à la différence des sociétés à responsabilité limitée, ne sont pas limités de cette manière. Ils peuvent gérer leur argent à tout moment. Les montants qu'un entrepreneur individuel a le droit de dépenser en fonction de ses besoins personnels ne sont pas limités par la loi (la seule obligation est que l'entrepreneur soit tenu de payer ses impôts et ses cotisations d'assurance à temps). À cet égard, il convient de noter que si un entrepreneur individuel n’a pas émis d’ordre visant à annuler la conservation de la documentation de la caisse, il doit, lorsqu’il reçoit de l’argent à la caisse, émettre un ordre de dépenses avec une note indiquant que les fonds ont été dégagés pour ses propres besoins.
Inspections Fiscales
Jusqu'en 2012, les banques étaient contrôlées pour vérifier leur conformité aux règles de la caisse (comment tenir des registres, facile à comprendre) Maintenant, cette fonction est attribuée aux employés du Service fédéral des impôts. Ils effectuent des contrôles sur le terrain et peuvent vérifier, par exemple, comment l'argent est enregistré. Ou pour contrôler le processus d'impression des rapports contenant la mémoire fiscale CCP et les lecteurs de mémoire fiscale. En outre, ils peuvent demander tous les documents utilisés pour traiter les transactions en espèces (PKO et RKO, livre de caisse, comptabilité de la caisse enregistreuse, etc.).
En outre, les agents des impôts surveillent attentivement l’émission de reçus de caisse (formulaires de déclaration stricts). L’article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie prévoit une amende pour les entrepreneurs et les salariés responsables de l’organisation: pour les entrepreneurs individuels et les employés responsables de l’organisation, une amende de 4 000 à 5 000 roubles; pour les personnes morales - de 40 000 à 50 000 roubles.
Nous avons déterminé si l'IP devrait conserver la caisse enregistreuse.