Document nécessaire et important, un cahier de travail peut non seulement confirmer l’expérience de travail d’une personne, mais aussi aider à calculer correctement sa future pension. Malheureusement, il existe des situations dans lesquelles le formulaire d'emploi peut être endommagé ou perdu. Ensuite, vous devez créer de toute urgence un carnet de travail en double. Pourquoi avons-nous besoin de cela, nous réfléchirons plus loin.
Le concept
Sous le cahier de travail, on entend un document individuel capable de confirmer des informations sur l'emploi (à condition qu'il s'agisse d'un document officiel) et sur l'expérience de travail. Toutes les données sont présentées sous réserve de l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Le cahier de travail contient les données suivantes:
- Données personnelles
- Informations sur le travail effectué.
- Données sur les transferts, les licenciements et les indemnités.
- Informations sur les documents qui constituent la base des entrées dans le travail.
Un échantillon d'un cahier de travail en double doit entièrement coïncider avec l'original et inclure toutes les informations indiquées dans le premier exemplaire. L'exception concerne les faits lorsque les documents ont été contestés devant le tribunal ou les informations ont été perdues et ne peuvent pas être restaurées.
Dans quels cas ils délivrent
Un cahier d'exercices en double n'est émis que lorsque l'utilisation de l'original devient impossible. Ces cas incluent:
- perte d'un document par un employé;
- perte d'un document par un employeur;
- dommages à la forme;
- saisir des informations incorrectes concernant le licenciement ou le transfert.
Chacun de ces cas a ses propres caractéristiques.
Dans le cas où il n'y a pas de main-d'œuvre originale, un duplicata est remis à l'employé. Pour ce faire, il doit rédiger une demande d'établissement d'un deuxième document, payer pour un nouveau formulaire (si le travail est perdu ou endommagé du fait de la faute de l'employé). Parfois, une perte peut être constatée non pas immédiatement, mais après un certain temps: après avoir été licencié d'un emploi précédent et placé dans un nouvel endroit.
Et si l’ancien employeur ne voulait pas faire de duplicata en raison de la limitation du licenciement? Comme il n’existe aucune disposition législative sur la durée pendant laquelle il est possible de demander des duplicata de documents sur le lieu de l’ancien travail, l’ancien employé doit insister pour que le document soit de nouveau délivré si la main-d’œuvre originale est devenue inutilisable. Ou aller au tribunal.
L'émission d'un carnet de travail en double n'est possible que sur demande. Il devrait y avoir une note sur la page de titre qu'il s'agit d'un doublon. Pour restaurer des informations, un citoyen doit présenter des documents confirmant des données personnelles et assurant leur ancienneté.
Si l'employeur perd le travail, une commission spéciale peut confirmer la durée du service. Les membres de la commission doivent soumettre des documents ou des copies confirmant des informations sur la spécialisation et les lieux où l’employé a travaillé. En l'absence de tels documents, la commission rédige un acte sur la base des témoignages de témoins disposant d'informations fiables sur l'activité de travail de cet employé.
Liquidation
L'enregistrement d'un carnet de travail en double (un exemple est présenté ci-dessous) a lieu lorsqu'un citoyen avait un emploi officiel et ne joue pas de rôle ici, le formulaire est perdu ou endommagé.
Le duplicata a le même yursila que le document original. Les duplicata peuvent être délivrés directement par le responsable lui-même ou par une personne autorisée à le faire. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un agent des ressources humaines, d'un comptable ou d'un secrétaire. Tous les documents présentés pour le formulaire de réinscription doivent être soumis par l'employé.Malgré cela, l'entreprise est obligée d'aider le salarié de toutes les manières possibles à les obtenir (si les circonstances l'exigent).
Prix d'émission
Compte tenu des normes de maintien et de conservation de la main-d'œuvre, un citoyen doit informer le responsable de son dernier emploi de la perte du formulaire. Dans ce cas, le responsable est tenu de délivrer un duplicata du livre de travail au plus tard 15 jours après la date de rédaction de la demande correspondante.
Selon les règles établies par la loi, une organisation peut facturer à un membre du personnel des honoraires pour un formulaire de travail. Le paiement n'est pas pris si:
- perte de documents survenue par l'employeur en raison de circonstances imprévues;
- la page de titre a été mal remplie;
- le document a été endommagé sans que l'employé en soit responsable.
Ainsi, la société peut recevoir une récompense pécuniaire pour un duplicata si la perte du livre ou ses dommages résultent de la faute de la personne contactée.
Un livre de travail en double (un exemple de la conception du formulaire) est présenté dans l'article.
Instructions étape par étape
Examinons de plus près les instructions pas à pas pour obtenir un classeur en double. Comment rédiger un document répété et une procédure claire sont prescrits dans la législation du travail. Ce que vous devez faire:
- Un citoyen qui a perdu le document doit écrire une déclaration à l'organisation, qui est considérée comme le dernier lieu d'emploi officiel.
- Sur la demande soumise, l’entreprise est obligée de recueillir les informations nécessaires sur l’ancienneté du citoyen.
- Une commande est signée (un carnet de travail dupliqué ne peut être émis que sur la base d'une commande).
- Le travail doit être exécuté en tenant compte de certaines règles: les informations doivent être saisies conformément à l'original.
- Les informations sur le duplicata doivent être inscrites dans le livre de comptabilité.
- Après avoir reçu le document final, le citoyen doit le signer dans un journal spécial.
Documentation requise
Pour obtenir un duplicata de travail, vous devez collecter un certain nombre de documents confirmant l’ancienneté d’un citoyen. Sinon, la société peut adresser une demande à la CRF.
En cas de perte en masse de documents, la direction de la société devrait créer une commission chargée de déterminer si le travail avait été effectué, la durée de la signification au moyen de demandes de renseignements et le traitement des données.
La première chose à faire pour un citoyen est d’écrire une déclaration qui devrait indiquer:
- la raison de l'absence de formulaire;
- demande de duplicata;
- date d'écriture et signature.
L'application peut être écrite à la main et imprimée. La plupart des entreprises peuvent avoir des formulaires de demande prêts à l'emploi.
Comment établir un cahier de travail en double? Un exemple de formulaire vous indiquera les principales nuances.
Une fois la demande examinée, le responsable prépare un ordre pour établir un duplicata. La commande doit indiquer:
- numéro du document;
- thèses principales qui établissent les motifs pour la délivrance d'un document;
- le document lui-même n'est publié que par écrit;
- Avant de demander la signature de la personne, la commande doit lui être soumise pour examen.
Si les conditions ci-dessus ne sont pas respectées, le document délivré est considéré comme invalide.
Pour confirmer l'expérience de travail, des documents tels que:
- dossier personnel de l'employé;
- ordres d'admission, licenciement, transfert;
- les certificats;
- contrats de travail;
- livre de règlement.
Informations d'entrée
Comment un carnet de travail en double est-il émis? Tout d’abord, vous devez commencer par remplir la première feuille, qui ne doit contenir que des informations pertinentes. Ces informations comprennent:
- les détails complets de l'employé;
- date de naissance;
- type d'éducation et sa disponibilité;
- profession ou spécialité.
La fiabilité des données répertoriées doit être confirmée par des documents. Par conséquent, un citoyen doit présenter un passeport et un document d'éducation. La première feuille contient également la signature de l'employé qui reçoit le duplicata, le responsable, ainsi que le cachet de l'entreprise.
Ensuite, dans le formulaire d’emploi, vous devez spécifier le nombre d’expériences de travail. Pour ce faire, dans la troisième colonne des informations sur le travail, une entrée est faite sur l'expérience générale. Ces informations ne sont pas certifiées par un cachet et une signature.
Les colonnes suivantes sont complétées dans l’ordre: lors de l’entrée en emploi du salarié, informations sur son poste et son organisation, motifs de licenciement ou de mutation.
Le duplicata ne doit refléter que les informations pouvant être documentées. Aucune autre information n'est entrée.
Toutes les entrées sont faites en pâte bleue ou noire. Erreurs non autorisées, taches, abréviations.
Dans le document réédité situé dans le coin supérieur droit de la page de couverture, il convient d'inscrire "Dupliquer".
Le timing
Comme mentionné précédemment, le processus de traitement d'un document répété commence par la soumission d'une demande. Il faut 15 jours à la législation pour remplir un carnet de travail en double. C'est pendant cette période qu'un duplicata doit être fourni à l'employé. La même règle s'applique aux anciens employés. De plus, le droit du travail ne prévoit pas de délai de prescription pour qu'un citoyen puisse demander un travail en double.
Points importants
Il y a des situations où le chef a émis un duplicata de travail et que l'employé a retrouvé l'original. Dans ce cas, un seul document peut avoir un statut formel, qui a été enregistré pour la dernière fois dans le journal comptable. Par conséquent, ceci est un doublon.
L'original peut être laissé au cas où vous auriez besoin d'une confirmation officielle de l'ancienneté auprès d'une autorité.
Extradition après renvoi
Comment dupliquer le livre de travail si l'employé a déjà quitté? La législation prévoit que l'employeur ne peut pas refuser un citoyen uniquement au motif qu'il ne travaille plus dans cette organisation ou qu'il est incapable de fournir des informations sur les lieux de travail après le licenciement.
La société doit délivrer un duplicata du document sur la base de la demande. De plus, le fait qu'un citoyen soit tenu de fournir des informations sur les activités qu'il a menées après le licenciement n'a pas été indiqué nulle part. Le duplicata doit être délivré sur une base générale.
Comptabilité des documents
Une fois que le document répété est rempli, les informations le concernant sont saisies dans un journal comptable spécial. Du fait que le document en double a la même structure juridique que l’original, les règles relatives à sa maintenance, son stockage et sa comptabilité doivent être appropriées. La seule différence est la note qu'il s'agit d'un doublon.
Un cahier de travail est considéré comme un document important confirmant non seulement l’activité professionnelle de la personne tout au long de sa vie, mais également une garantie de la constitution de sa pension.
Et bien que la loi prévoie la délivrance de copies pour les originaux perdus ou endommagés, il est préférable d’être plus prudent dans le traitement de votre propre classeur. En effet, la collecte des informations et des informations nécessaires prend beaucoup de temps et certaines informations peuvent être totalement perdues. Par conséquent, vous devez traiter ce type de documents avec soin, en surveiller la maintenance et le stockage.