Dans les conditions des relations commerciales modernes entre le fabricant et l’acheteur, il peut arriver que le paiement des biens ou des services reçus soit reçu en retard sur le compte de la société. Le retard peut être causé par divers facteurs. Les dettes des clients, les clients peuvent accumuler. Cela conduit à un ralentissement du cycle de chiffre d'affaires, l'incapacité de l'entreprise à financer ses activités.
Pour éviter des conséquences négatives, la direction de la société est obligée de contrôle des comptes clients. Cela vous permet de prendre les mesures nécessaires pour le réduire rapidement. Le déroulement de ce processus doit être connu de chaque responsable financier.
Le concept de créance
Contrôle des créances et des dettes réalisée par toute entreprise, quel que soit son domaine d'activité. Cela est nécessaire pour garantir les conditions de fonctionnement normal de tous les composants de l'entreprise.
La dette des débiteurs fait partie du fonds de roulement de l'organisation. Ce sont des fonds temporairement absents du compte de l'entreprise. Ils sont utilisés pendant un certain temps par les débiteurs (débiteurs) dans leurs activités. Ce sont les droits de propriété de l'entreprise, qui sont l'un des objets des citoyens.
L’exemple le plus typique de comptes clients est la dette de contreparties d’une société qui n’a pas payé immédiatement après la livraison des biens, l’exécution de travaux ou de services, leur valeur convenue. Moins souvent, une entreprise reçoit de tels droits de propriété en cas d’obligations non contractuelles, par exemple lorsqu’elle cause des dommages matériels par des personnes physiques ou morales.
Le besoin de contrôle
Lorsque l’on travaillait avec des clients, la question du contrôle de leur dette apparaissait naturellement. Cela nécessite une étude attentive et attentive. Comptabilité et contrôle des créances et des dettes concernent des questions de stabilité financière de l’organisation, de sa sécurité. En outre, une telle procédure affecte le bénéfice net, le chiffre d'affaires en capital et la rentabilité de l'entreprise. Par conséquent, une telle analyse ne peut être négligée.
Le contrôle des comptes clients permet à la direction de la société de réagir à temps aux problèmes qui se posent dans ce domaine. Si les contreparties ne paient pas leurs dettes à temps, la société ne peut pas acheter en temps voulu les matériaux nécessaires à la production, mais aussi payer ses propres dettes pour les services fournis par d'autres organisations.
Le cycle inverse dans ce cas ralentit. Le bénéfice net de la société est en baisse. Tous les indicateurs de stabilité financière et de stabilité sont en baisse. En conséquence, l'organisation échouera. Pour éviter cela, les analystes et la direction doivent mettre en œuvre contrôle des créances et des dettes.
Les conséquences d'un manque de contrôle
Analyse et contrôle des créances doit être effectué dans chaque établissement. Si la direction n’accorde pas l’attention voulue à cette question, un certain nombre de problèmes graves se posent.
La société perd de l'argent. Si l'acheteur reçoit un ajournement sans motif valable et avec la perspective du remboursement de la dette, même devant un tribunal, il ne sera pas en mesure de rembourser sa dette. C'est un dommage grave pour toute organisation.
Les indicateurs de stabilité financière sont également en baisse. La société ne sera finalement pas en mesure de s'acquitter de ses obligations fiscales, de payer des salaires au personnel, etc. Les indicateurs d'efficacité de l'utilisation des ressources sont réduits.En fait, les fonds en circulation ne participent temporairement pas aux activités de production. Ils pourraient être orientés vers le développement de l'entreprise, mais pour le moment ce capital est absent.
Avec la croissance des créances, la société perd progressivement sa réputation et sa compétitivité.
Objectifs de contrôle
Comptabilité et contrôle des créances poursuivre certains objectifs. La gestion de la dette par contrepartie est nécessaire pour limiter leur montant à un niveau acceptable. En outre, le contrôle vous permet de choisir les conditions de vente garantissant la réception du paiement en temps voulu après la vente de biens ou de services.
L'analyse des créances vous permet de développer une approche spécifique pour chaque client. Un système d'acheteurs est requis pour un groupe d'acheteurs et au contraire pour des réductions.
En outre, le contrôle vous permet d'exiger rapidement un remboursement de votre dette et de réduire votre dette budgétaire. Le gestionnaire sera en mesure d’évaluer les coûts associés à la gestion des dettes, des opportunités manquées à la suite du gel des fonds en circulation.
Classification de la dette
Comptabilité et contrôle des créances impliquer la division des dettes en non-expiré et en retard. La première catégorie comprend les obligations des clients dont la période de remboursement spécifiée dans le contrat n'est pas encore arrivée. En outre, ce groupe comprend les dettes dont la durée de vie n'excède pas un mois. Ils sont associés au processus normal de règlement (cela est indiqué dans l'accord).
La dette en retard comprend le montant des fonds que l’acheteur aurait déjà dû déposer sur le compte du vendeur, mais cela n’a pas été le cas. Dans ce cas, la société peut poursuivre sa contrepartie.
Il existe également une dette douteuse. Dans ce cas, le fournisseur de biens ou de services n’est pas certain que l’acheteur paiera sa dette. Cependant, les créances douteuses et les créances irrécouvrables ne doivent pas être confondues. Les créances clients de ce dernier type peuvent être débitées du bilan de l'entreprise, le délai de prescription étant déjà écoulé. Les dettes douteuses sont comptabilisées par l'entreprise jusqu'à ce qu'elles deviennent sans espoir.
Méthodes de contrôle
Contrôle des créances dans l'entreprise sur la base d’un inventaire des règlements avec les acheteurs et les clients. Ce travail est nécessairement effectué par les analystes avant la préparation du rapport annuel.
Cependant, un inventaire des dettes une fois par an ne suffit pas. Des problèmes peuvent survenir et s’accumuler sur plusieurs mois. Par conséquent, des mesures de contrôle devraient être effectuées régulièrement. Il est préférable de faire attention à cette question une fois par mois. Pour certaines entreprises, il est recommandé de dresser l'inventaire des dettes des contreparties deux fois par mois, en raison du facteur humain.
Les directeurs des ventes devraient être motivés par le principe de la collecte d’argent auprès des clients. Un contrôle financier des créances est également requis. Cela vous permet de remettre en circulation un montant important de fonds.
Événements
Système de contrôle des comptes clients basé sur certaines activités. Ils sont conditionnellement divisés en deux groupes. La première catégorie comprend les mesures organisationnelles et la seconde - l’évaluation de divers indicateurs de la dette.
Afin de mener à bien les activités organisationnelles, un employé est nommé et est chargé de la surveillance. Le plus souvent, il peut s'agir d'un auditeur interne ou d'un auditeur.
Ensuite, le responsable fixe les dates clés auxquelles les indicateurs pertinents seront évalués. Les conditions d'octroi d'un report, ainsi que sa documentation, sont en cours de développement. La réglementation est contrôlée par le responsable de l'audit.
Le montant des créances doit être pris en compte dans la motivation des responsables commerciaux. Pour toutes les contreparties, des limites de crédit sont définies. Pour l'état des créances doit être responsable commercial directeur.
Support technique
Pour effectuer contrôle interne des créances, de nombreuses entreprises utilisent des programmes informatiques spéciaux. Ils simplifient grandement le processus de traitement des données. Le plus populaire dans les entreprises de notre pays est le programme 1C. Avec son aide, vous pouvez créer un registre des débiteurs, ainsi que surveiller le vieillissement de leurs dettes.
Si les gestionnaires tiennent des registres des dettes dans un tel programme, ils seront en mesure de savoir quels acheteurs ont accumulé des dettes relativement récemment et qu'ils sont déjà considérablement obsolètes.
Pour cela, il est nécessaire de générer un rapport approprié dans le programme. Dans ce document, les créances seront triées par date d’événement. Les contreparties dont la dette a été constituée il y a une semaine, deux semaines, un mois et un an peuvent figurer dans le rapport. Compte tenu du type d’activité de l’entreprise, les données obtenues sont classées en dettes anciennes ou nouvelles.
Indicateurs de score
Contrôle des comptes clients est basé sur certains indicateurs. Lors de sa mise en œuvre, il est nécessaire de préparer un budget de la dette pour chaque contrepartie (en utilisant le programme). À la fin de chaque mois, le taux de recouvrement est calculé. Cela nous permettra d’estimer la part des marchandises payées dans le volume total des marchandises expédiées.
Sur la base des conditions des contrats avec les contreparties, un plan de remboursement de la dette est établi. La dynamique du taux de rotation de la dette de la contrepartie est surveillée.
Sur la base des données obtenues, la durée de la rotation de la dette des débiteurs est également calculée. Cette analyse vous permet d’évaluer l’efficacité du contrôle du crédit et de déterminer le degré de fiabilité des contreparties.
Problèmes internes
Contrôle des comptes clients doit être dirigé par un analyste expérimenté. Dans le même temps, il est possible de trouver des problèmes internes qui auraient pu causer des dettes. Peut-être les employés responsables des ventes ne respectent-ils pas les normes établies en matière de paiement différé. Les faits de la fraude évidente des employés de l'entreprise se produisent également.
Ainsi, par exemple, afin de recevoir un bonus à la fin du mois, le responsable des ventes cherche à inclure davantage de moyens de vente dans le rapport. Par conséquent, il peut demander au client d’acheter le produit de manière fictive. En d'autres termes, le client ne transfère pas les fonds, mais comme s'il avait expédié un lot de marchandises. Ces fonds sont crédités à l'acheteur. Le gestionnaire reçoit son bonus et le client a la possibilité de collecter des fonds supplémentaires en circulation. De plus, le client peut également payer une certaine prime au responsable des ventes. Dans ce cas, l'entreprise perd.
Limite de crédit
Contrôle des comptes clients peut remettre une quantité importante d’argent en circulation. Pour éviter tout dommage aux activités de l’entreprise, on utilise une approche qui consiste à fixer une limite de crédit. C'est le niveau de créances qui sera sans danger pour l'entreprise.
En outre, la limite de crédit est définie à la fois pour l’organisation dans son ensemble et pour chaque contrepartie individuellement. Une limite similaire peut également être définie pour chaque service commercial. Ils se distinguent par le principe de l'industrie. La limite de crédit est définie en fonction du montant des revenus du dernier mois apporté par l'unité. Cet indicateur est approuvé par le directeur général de l'organisation.
Contrôle des comptes clients nécessaire pour chaque entreprise. Cela vous permet d'augmenter la rentabilité et la stabilité financière de l'organisation.