Les voyages d’affaires sont représentés par des voyages d’affaires au cours desquels les employés de l’entreprise résolvent des problèmes importants pour l’organisation. Les voyages peuvent être en Russie ou dans d'autres pays. Ils sont payés par l’employeur pour lequel l’employé prépare un rapport de dépenses lors d’un voyage d’affaires. Ce document contient des informations sur le montant des dépenses consacrées au voyage. Sur la base de ce rapport, le comptable doit transférer à l'employé le montant de fonds requis pour couvrir les coûts encourus.
Concept de document
Pour les voyages d'affaires, le rapport préalable de 2017 a été compilé sous la forme AO-1. En 2018, la forme de ce document est restée inchangée. Ce document est approuvé par les autorités statistiques, mais chaque entreprise a la possibilité d’apporter des ajouts à ce rapport.
Vous pouvez non seulement ajouter de nouvelles colonnes, mais également exclure certaines lignes considérées redondantes. Le rapport de dépenses d'un voyage d'affaires est présenté par le document comptable principal. Cela sert à confirmer que les fonds remis à l'employé pour le voyage ont été envoyés dans un but ou dans un autre.
Compilation Nuances
Compiler un rapport de dépenses lors d'un voyage d'affaires est assez simple. Ce processus est effectué par une personne responsable ou un employé représentant qui a reçu une certaine somme d’argent pour le voyage du chef de la société. Pour s'assurer que ces fonds ont bien été utilisés pendant le voyage d'affaires, un rapport est établi et transmis au comptable de l'entreprise.
Le rapport est vérifié par le chef comptable, puis transféré au directeur pour signature. Si l'employé a dépensé plus que ce qu'il avait reçu avant le voyage sous forme d'avance, il peut alors recevoir une compensation. Il est émis en espèces à la caisse de l’organisation. Pour cela, un citoyen reçoit d’abord un ordre de dépense en espèces indiquant dans quel but les fonds ont été dépensés.
Quelles formes puis-je utiliser?
Lors de la préparation d'un rapport de dépenses, les employés des entreprises peuvent utiliser les documents suivants:
- Formulaire AO-1 approuvé par les statisticiens;
- un formulaire spécialement développé par une entreprise particulière sur la base du formulaire AO-1;
- document électronique, si la société utilise la gestion électronique de documents.
Si l'entreprise décide de développer son propre formulaire, il est important d'y entrer certains détails requis. S'ils sont absents, cela peut causer certains problèmes aux inspecteurs des impôts.
Comment se fait-il?
Tous les employés de l'entreprise qui partent en voyage d'affaires doivent comprendre comment remplir un rapport de dépenses lors d'un voyage d'affaires. C’est avec l’aide de ce document qu’ils pourront confirmer la validité et la légalité des coûts encourus. Les règles de conception incluent:
- un formulaire de rapport est remis à l'employé par un expert du service de la comptabilité;
- Vous pouvez remplir la documentation vous-même ou avec l'aide d'un comptable.
- les données sont entrées immédiatement après le voyage;
- certaines informations s’intègrent dans les comptables de la société.
L’employé doit joindre à un tel rapport d’autres documents qui servent de confirmation de certaines dépenses. Ils sont présentés sous forme de différents chèques, reçus ou autres documents de paiement.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport de frais de déplacement.
Quelle information est incluse?
Ce document est rempli sur la base des documents officiels à la disposition de l’employé de la société qui est arrivé d’un voyage d’affaires.Si les calculs ont été effectués en espèces, différents documents de paiement sont joints au rapport. Si des dépenses non monétaires ont été utilisées, un extrait de la banque sera requis.
Les informations suivantes sont incluses dans la documentation:
- informations sur le citoyen voyagé;
- données sur le comptable qui remplit plusieurs paragraphes de ce rapport;
- le nom de l'organisation dans laquelle travaille le citoyen;
- numéro de personnel;
- but du paiement anticipé, représenté par les dépenses de ménage ou de divertissement;
- des informations sur les dépassements de coûts ou les soldes de trésorerie;
- liste les documents confirmant les frais du citoyen lors d'un voyage d'affaires;
- Le montant total dépensé par un employé de l'entreprise lors d'un voyage d'affaires
- signature du citoyen.
Après avoir étudié ce rapport, le comptable y appose sa signature. De plus, ils indiquent le numéro et la date du rapport. Les dépenses à comptabiliser sont indiquées, ainsi que les numéros des comptes comptables. Un document correctement rédigé et vérifié est transmis au directeur de la société pour étude et signature.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport de dépenses pour un voyage d’affaires.
Quels documents sont joints?
Un employé de l'entreprise au cours d'un voyage d'affaires doit sauvegarder tous les documents de paiement qui confirment certaines dépenses. Ils sont enregistrés dans le rapport lors de son achèvement. Cette documentation peut être présentée sous différentes formes. Par conséquent, les documents suivants sont joints au rapport:
- les chèques de banque considérés comme la documentation la plus courante;
- formulaires de rapport stricts;
- mandats en espèces;
- les reçus;
- feuilles de route;
- autres documents de paiement.
Tous ces papiers doivent être soigneusement vérifiés et stockés dans des conditions optimales. S'ils sont perdus, l'employé ne sera pas en mesure de prouver qu'il a réellement dépensé les fonds reçus de l'employeur aux fins nécessaires. Dans ce cas, la comptabilité peut refuser de rembourser les dépenses.
Si les fonds sont dépensés dans des organisations et des magasins dans lesquels aucun chèque de banque n'est émis, vous devrez demander des chèques de marchandises.
Quelles sont les difficultés?
Lors du processus d'établissement d'un rapport de dépenses lors d'un voyage d'affaires, diverses difficultés peuvent survenir. Ceux-ci comprennent:
- si une personne est envoyée dans un autre pays, elle doit alors confirmer les dépenses avec des documents de paiement reçus d'étrangers, mais si elle ne connaît pas une langue étrangère, il ne peut pas avoir de reçus ni de chèques différents;
- souvent, immédiatement après un tel voyage, un citoyen part en vacances, il n'a donc pas le temps de rédiger un rapport immédiatement après son arrivée, mais vous pouvez également être obligé de préparer des documents immédiatement après une période de repos;
- tous les documents reçus d'étrangers devront être traduits en russe.
Cela dépend de l'exactitude de remplir le rapport et de préparer d'autres documents pour savoir si les dépenses seront correctement remboursées au citoyen.
Caractéristiques lorsque vous voyagez à l'étranger
Les voyages d’affaires peuvent être effectués non seulement en Russie, car il est souvent nécessaire de rendre visite à des partenaires étrangers; par conséquent, un voyage d’affaires à l’étranger est nécessaire. Comment émettre un rapport de dépenses dans ce cas? Pour cela, les fonctionnalités sont prises en compte:
- de retour d’un voyage, l’employé doit établir un rapport dans les trois jours ouvrables;
- si l'argent a été émis en devise étrangère, cela est certainement indiqué dans la documentation;
- les informations relatives aux dépenses en devises doivent être saisies sans transfert au taux de change du rouble;
- si des documents confirmant certaines dépenses sont établis dans une langue étrangère, vous devrez vous occuper de leur traduction ligne par ligne vers le russe;
- le processus de traduction peut être effectué par un employé direct de l'entreprise ou par des employés d'entreprises spécialisées;
- si des billets pour différents véhicules sont créés dans une langue étrangère, le transfert des détails, auxquels le nom complet fait référence, est certainement requis.passager, lieu d'arrivée, vol, date de départ et d'arrivée, ainsi que prix du billet;
- il n'est pas nécessaire de traduire des informations sans importance, par exemple, cela inclut les règles de vol ou les caractéristiques du transport des bagages;
- le transfert n'est pas nécessaire si un citoyen dispose d'un billet électronique, toutes les informations étant renseignées sur la base des exigences du codificateur international unifié;
- un virement est requis pour tous les autres documents à l'appui, notamment une note d'hôtel ou un chèque de location de voiture.
Ce n'est que lorsque toutes les exigences ci-dessus seront prises en compte qu'un employé de l'entreprise sera en mesure de confirmer l'objectif d'utilisation de l'argent reçu de l'employeur. Si des employés de sociétés spécialisées participent au transfert, les coûts de ces services sont inclus dans les autres dépenses de la société.
Un employé peut-il partir en vacances après un voyage?
Souvent, les voyages d’affaires durent assez longtemps. L’employé a donc besoin de repos immédiatement après un tel voyage. Il est permis de prendre immédiatement des vacances après un tel voyage. Pour cela, il n'est pas nécessaire de venir au travail et de transférer rapidement un rapport préalable sur un voyage d'affaires.
Il est permis d'établir la documentation immédiatement après le départ des vacances et non dans les trois jours suivant le retour du voyage.
Délais de livraison
Le document est à louer dans les trois jours. Le compte à rebours commence par les points suivants:
- retour d'un voyage d'affaires;
- sortir des vacances;
- retour de congé de maladie.
Par conséquent, le compte à rebours dans trois jours commence à partir du moment où le citoyen retourne au travail pour poursuivre sa carrière. En cas de non-respect des délais pour le transfert du rapport d’avance lors d’un voyage d’affaires, le salarié ne reçoit pas d’argent de la société pour couvrir ses dépenses. De plus, cette situation peut devenir la base pour tenir l'entreprise responsable si des infractions sont identifiées par les inspecteurs des impôts.
Quel câblage est utilisé?
Pour approuver un formulaire de rapport préalable dûment rempli sur un déplacement professionnel, il est nécessaire de saisir les données pertinentes dans les écritures comptables. Pour ce faire, le comptable utilise des écritures pour refléter les transactions de produits ou de charges. Les dépenses sont enregistrées sur le compte 71.
Si un citoyen a dépensé plus pour un voyage qu'il n'en a reçu de l'employeur, il peut compter sur une indemnisation pour ces dépenses. Pour ce faire, il doit les confirmer avec des documents officiels. Dans ce cas uniquement, les informations nécessaires sont saisies par le comptable dans la comptabilité de la société.
Conclusion
Les voyages d’affaires peuvent être requis par toute entreprise pour diverses raisons. Ils peuvent être réalisés en Russie ou dans d'autres pays. Les travailleurs en voyage d'affaires peuvent s'attendre à recevoir une compensation pour leurs dépenses. Pour ce faire, ils doivent sauvegarder les documents de paiement confirmant les dépenses engagées.
Après un voyage d’affaires, un rapport préliminaire est préparé par l’employé de la société. Il contient des informations sur toutes les dépenses pendant le voyage. Les autres documents qui y sont attachés sont étudiés par le comptable et le directeur de la société. Sur la base de ce rapport, les données nécessaires sont entrées dans la comptabilité de la société.