Pour que la société travaille efficacement, une atmosphère saine et amicale doit prévaloir dans l’équipe. Ce n’est pas toujours le propriétaire d’une entreprise qui a le pouvoir d’évaluer correctement chaque employé et de déterminer l’origine des problèmes de relations de travail. Pour résoudre les situations déplaisantes et éliminer les conflits éventuels, éliminer les employés inefficaces et maîtriser les coûts financiers du personnel, il est nécessaire d’organiser un audit complet du personnel de l’organisation.
De quoi parles-tu?
Que comprend-on couramment par le terme "audit"? Le personnel de l'organisation est la principale ressource, plus importante que l'argent. Et l'audit est une méthode permettant de déterminer l'efficacité du personnel. Au cours de l'audit, il est possible de déterminer la qualité du système de contrôle du personnel, ainsi que des méthodes d'optimisation et d'amélioration de l'efficacité. L'objectif principal d'un tel événement est d'évaluer la productivité dans le contexte de chaque employé, ce qui nous permet de calculer de manière générale l'utilité de l'employé en termes de rentabilité.
Lors d'une analyse spécialisée, il est possible de réaliser un audit des calculs avec le personnel moyennant rémunération, afin d'évaluer l'efficacité du système et la manière de contrôler les relations au sein de l'organisation:
- économique;
- social;
- travail
Le système d’audit du personnel est indispensable en cas de forte rotation du personnel de l’entreprise, car il permet d’identifier la cause du phénomène.
Tâches d'analyse
Les principales tâches assignées aux spécialistes chargés de l’audit du personnel sont généralement les suivantes:
- déterminer si les ressources humaines correspondent à la stratégie de croissance de l'entreprise;
- identification de la conformité de la structure de gestion et du processus de travail avec la loi de l'État;
- évaluation de l'efficacité des employés à résoudre leurs tâches;
- identifier les causes des problèmes d'interaction du personnel, trouver des moyens de résoudre les situations et réduire les impacts négatifs.
Comment ça se passe?
Dans le cas général, l’audit du personnel est divisé en:
- la formation;
- collecte de données;
- analyse de l'information;
- résumant.
La préparation
L’audit et le contrôle du personnel commencent par la détermination des objectifs poursuivis par l’événement. Sur cette base, ils préparent un support documentaire et fixent des délais. Au stade préparatoire, les exécuteurs de projets sont nommés, les participants sont sélectionnés et un plan est créé en fonction duquel les données seront collectées et analysées. Il est également nécessaire de décider en faveur de ce type de rapport.
Travailler avec l'information
La collecte de données implique des activités permettant de surveiller le flux de travail des employés sélectionnés. Parallèlement, les spécialistes chargés de l'audit du personnel étudient la documentation, établissent des rapports, mènent des enquêtes et collectent des questionnaires, organisent des entretiens avec les employés de l'entreprise. Les statistiques obtenues au cours d'une telle étude sont pré-traitées, puis soumises à une analyse approfondie.
La troisième étape du travail d’audit est le traitement de toutes les données collectées précédemment. Sur la base des informations reçues sont formés:
- Des tableaux
- les horaires;
- Les graphiques
- régimes.
Ces méthodes de présentation des données sont claires et compréhensibles, vous permettant d’analyser rapidement la situation. L'audit du système de gestion du personnel est effectué en tenant compte de l'algorithme présélectionné pour l'analyse des informations, ainsi que pour l'évaluation de l'efficacité des employés.Les indicateurs calculés sont clairement comparés à des entreprises similaires et à des normes scientifiquement valables.
Étape finale
Au stade final, l’audit des règlements avec le personnel (travail, son paiement) du processus de travail lui-même nous permet de tirer des conclusions. Les spécialistes qui ont dirigé les événements formulent des recommandations pour améliorer l'efficacité du processus de travail. En fonction des situations identifiées, il apparaît clairement comment optimiser les ressources humaines et réduire leurs coûts.
Qu'est-ce que ça donne?
Pourquoi avons-nous besoin d'un audit? Le personnel est catégoriquement méfiant face à de tels événements, se persuadant par avance que les responsables veulent simplement congédier quelqu'un. En fait, les avantages de l'audit sont bien supérieurs à ce qu'un profane peut imaginer. Une fois la vérification terminée, vous pouvez:
- évaluer si d'autres employés sont nécessaires;
- vérifier si l'entreprise dispose de personnel;
- identifier la structure de gestion;
- déterminer s'il faut former les employés;
- comprendre quel style de gestion est appliqué;
- évaluer le climat psychologique et social dans l'organisation;
- identifier où commence la résistance à l'innovation;
- comprendre si le potentiel d'innovation est grand;
- déterminer quelle est la répartition du personnel dans l'entreprise.
Si un audit de qualité a été réalisé, le personnel et le responsable forment un tout cohérent. L'étude identifie les travailleurs dangereux, non productifs, et cherche également à éliminer les situations de conflit. Audit vous permet de créer un tel système de motivation. Ce qui sera applicable aux conditions d'une organisation particulière.
Niveaux d'audit
L’audit du système de gestion du personnel est divisé en trois niveaux:
- socio-psychologique;
- financière;
- organisationnel et technologique.
En ce qui concerne les questions monétaires, l’attention est portée sur:
- la compétitivité de l'entreprise, pour évaluer lesquels comparent les indicateurs avec la moyenne et le meilleur pour ce domaine;
- l'efficacité du département du personnel, son rôle dans l'amélioration de la qualité du processus de travail;
- comment les coûts des activités d'audit et leurs résultats sont liés.
Organisationnel et technologique - un niveau qui implique l’étude de documents, l’analyse d’indicateurs permettant de parler de la légalité du fonctionnement, de l’efficacité. Dans cet aspect, l'audit et le contrôle du personnel impliquent une analyse détaillée de:
- la fluidité;
- les cas où les employés ne se sont pas rendus au lieu de travail;
- plaintes
- blessures au travail;
- attitudes des employés à l'égard de leurs tâches;
- niveau de plaisir des employés;
- programmes de développement.
Enfin, socio-psychologique - un tel audit, qui implique une analyse des relations au sein de l'entreprise, permettant d'identifier les facteurs de motivation. Parallèlement, il s’agit de déterminer comment il est possible d’améliorer les activités de l’entreprise dans son ensemble et de chaque employé en particulier.
Caractéristiques importantes
Le responsable doit immédiatement communiquer clairement à tous les employés dans quel but l'audit est planifié. Le personnel ne sera prêt à se réunir que si chaque employé comprend que l'événement lui est bénéfique. Une formation ou un séminaire spécial expliquant les objectifs principaux, les moments de l’audit peut être la meilleure solution au problème et un bon point de départ pour la communication entre les spécialistes invités et le personnel permanent.
Lors de la vérification des indicateurs obtenus lors des étapes décrites ci-dessus, ils sont analysés dans leur ensemble, c'est-à-dire de manière exhaustive. Cette approche garantit que le résultat reflétera la dynamique de l'entreprise.
De plus, un audit n'est pas simplement une vérification de l'efficacité d'un employé ou d'une unité. Au cours des événements, le système de gestion du personnel mis en place dans l'organisation est analysé. Les inspecteurs accorderont une attention considérable aux chefs d’entreprise, ainsi qu’aux responsables des différents niveaux.
Nous gérons la société avec compétence
La gestion d'entreprise est avant tout une gestion habile des ressources humaines. Dans le même temps, le travail est divisé en trois niveaux:
- linéaire
- stratégique;
- fonctionnel
Il s'ensuit que la vérification devrait également suivre ces niveaux. Mais les résultats de l'audit doivent être utiles à la planification à long terme du futur cabinet. Certaines conclusions aideront à comprendre quels sont les besoins à court terme de certains travailleurs. Enfin, un audit vous permet de déterminer s’il est nécessaire de recruter davantage de gestionnaires dans l’organisation.
Un audit stratégique est une analyse du point de vue de hauts responsables de l'entreprise. Dans le même temps, des experts examinent les pratiques de gestion dans l'entreprise et analysent le fonctionnement du service du personnel. Pour obtenir des données, il est nécessaire d'interroger toute l'équipe de direction, d'étudier le plan d'entreprise, d'évaluer le travail du service du personnel. Cette approche nous permet de comprendre comment rendre l'entreprise plus compétitive en identifiant les caractéristiques, les risques et le potentiel forts et faibles de l'entreprise.
La compétitivité comme moyen de réussir
Au cours de l'audit, il est possible d'accroître la compétitivité de l'entreprise sur le marché grâce aux mesures suivantes:
- élimination des déficiences structurelles tout en maintenant le potentiel de personnel de telle sorte que l'entreprise renforce sa position en éliminant les éléments inutiles et indésirables de sa structure. En règle générale, le processus implique la réorganisation de l'entreprise dans laquelle certaines unités sont exclues, les employés quittent leur emploi et les stratégies de l'entreprise changent.
- identifier les caractéristiques uniques de l'organisation, la rendant attrayante pour les employés et les clients potentiels.
En général, la compétitivité est déterminée par l'efficacité avec laquelle l'entreprise exploite le potentiel de chaque employé. La gestion du personnel s'effectue non seulement par le biais de mécanismes de gestion de documents bien connus, mais aussi indirectement par:
- l'innovation;
- le marketing
- service.
N'oubliez pas que plus la productivité de l'entreprise est élevée, plus chaque employé respecte son entreprise.
Nuances significatives
Pour évaluer l'entreprise sur le marché du personnel, les indicateurs suivants sont utilisés:
- personnel de l'entreprise;
- niveau de satisfaction des employés.
Un audit vous permet d'évaluer la stratégie de l'entreprise au niveau opérationnel, lorsque les résultats du travail sont directement analysés. Le vérificateur étudie:
- corrélation de l'objectif et du résultat;
- la possibilité d'améliorer, simplifier le flux de travail;
- la possibilité d'obtenir le même résultat avec moins d'investissement.
En appliquant des méthodes efficaces, il est possible de développer les ressources humaines, d’augmenter les effectifs et d’améliorer le système de gestion de l’information. Tous les processus liés au service du personnel sont directement et indirectement soumis à une étude minutieuse.
Caractéristiques
En recherche dans l'entreprise:
- personne responsable se démarque;
- les objectifs sont formulés;
- étudier la politique, les méthodes pratiques pour atteindre les objectifs;
- Les rapports RH sont analysés;
- des rapports sont préparés avec des recommandations sur la situation;
- un plan de développement de l'entreprise est en cours d'élaboration;
- analyse les conséquences de la correction des lacunes détectées avec un plan.
Pas si simple
Chaque direction de l'audit nécessite beaucoup de temps et d'efforts. Un audit externe est assez coûteux et n’est disponible que pour les entreprises qui «se tiennent debout». Dans le même temps, un audit est nécessaire si l'on souhaite accroître l'efficacité et obtenir de meilleurs résultats que ceux existants.
De nombreuses grandes entreprises de notre époque introduisent dans leur personnel des spécialistes impliqués dans l'audit au sein de l'organisation. Cette pratique a démontré son efficacité avec un service du personnel décentralisé et la présence de branches régionales.
Avec la bonne exécution du processus, un audit interne permet de détecter en temps utile les déficiences dans le travail de l'entreprise et de prendre des mesures pour y remédier.Les principes d'un tel audit:
- indépendance des spécialistes;
- la responsabilité;
- compétence.
Qu'en est-il de l'argent?
Avec des mesures complètes, un audit des règlements avec du personnel contre rémunération est obligatoire. L'attention est portée sur la mesure dans laquelle l'entreprise se conforme aux exigences des lois, réglementations et lois régissant les relations de travail. Les spécialistes de la vérification analysent avec quelle précision et précision ils calculent:
- rétention;
- paiement
- déductions fiscales;
- les paiements de paie;
- composante sociale.
L’audit des règlements du personnel repose sur des codes régissant les relations de travail, le droit civil et le droit fiscal.
Pour obtenir des données, il est nécessaire de disposer de documents sur les registres de transfert, de recrutement, de mises à pied, primaires, de rapports et de comptabilité.
De quoi avez-vous besoin?
Si vous planifiez un audit des règlements avec du personnel contre rémunération, n'oubliez pas que l'analyse est possible en présence d'une comptabilité primaire, pour laquelle des formulaires uniformes sont utilisés.
Le responsable de l'entreprise doit fournir les documents suivants:
- commandes d'emploi;
- Cartes T2;
- commandes envoyant le personnel en vacances à d'autres postes;
- documents relatifs au licenciement.
Un audit correct avec le personnel de paie est possible si le spécialiste de la vérification a à sa disposition:
- la masse salariale;
- feuille de temps;
- feuille de temps;
- déclarations T-49;
- compte personnel.
L'inspecteur reçoit des informations supplémentaires des documents principaux établissant le paiement à la pièce, en tenant également compte de l'évolution.
Ensemble de mesures
Lors de l'audit, une attention particulière est accordée aux registres suivants:
- résumé;
- sur le 76ème compte;
- magazines numéro 8, 10;
- bilan;
- grand livre.
Au cours de la vérification:
- respect de la loi;
- comptabilité, contrôle des paiements en cas de travail à la pièce;
- contrôle du temps;
- calcul de déduction;
- coffre-fort pour le paiement;
- Charges sociales;
- salaire déposé.
C'est important!
La comptabilité analytique de l'entreprise prend en compte tous les individus:
- dans les listes;
- pas entré dans eux.
Considéré:
- paiement
- prime;
- indemnités;
- d'autres;
- diverses déductions, y compris les taxes.
Les informations à ce sujet sont généralement stockées sur un compte personnel, dans un règlement, des documents de paiement. L'étude des données est simplifiée par la documentation en format électronique. Il est recommandé de maintenir des registres distincts pour les différents articles du nombre indiqué ci-dessus.
Lors du contrôle, le spécialiste embauché examine s'il existe une comptabilité en tant que telle, détermine la durée de conservation des données, à partir de laquelle il est possible de déduire la rentabilité annuelle de l'entreprise, le revenu annuel des employés de cette société.
Le revenu total est formé en raison de:
- frais directs;
- profit en nature;
- tirer profit des résultats d'une certaine période;
- les prix pour les employés des agences de voyages dans plusieurs régions;
- nutrition gratuite;
- paiements ponctuels.
Les régions spécialisées comprennent:
- Du nord
- des territoires assimilés à eux;
- Extrême-Orient.
L’auditeur effectue le contrôle des calculs en analysant les documents suivants issus du flux de travail interne de l’organisation:
- relevés, paiements;
- documentation primaire;
- comptes personnels des employés.
Dans le même temps, les résultats de la société et les résultats de chaque département de la société sont vérifiés. Ensuite, le vérificateur détermine si les retenues ont été effectuées correctement et si les salaires ont été payés. Assurez-vous de faire attention à la taxe sociale unique. Pour suivre la situation, le spécialiste demande l’accès à l’assiette fiscale. Les déductions couvrent les domaines suivants:
- prestations de retraite;
- assurance médicale;
- assurance sociale.
Lors de l'analyse de l'exactitude de la rémunération du travail, une attention particulière est accordée au 76ème compte, selon lequel il existe une interaction avec les créanciers, les débiteurs. En même temps, l'auditeur découvre quelles cartes ont été conservées et comment elles ont été remplies, ainsi que l'attention portée aux montants déposés et à la manière dont ils ont été délivrés aux employés.
Il convient de rappeler qu’il existe plusieurs erreurs courantes dans le calcul des salaires inhérentes à un grand nombre d’entreprises. L’auditeur vérifie sans faute chaque entreprise et le propriétaire de l’entreprise, préparant l’audit à l’avance, peut alors contrôler lui-même de tels moments. Ce sont les défauts graves suivants:
- manque de feuilles de temps;
- absence de formulaires standard pour la documentation de paiement principale;
- évaluation fiscale inappropriée;
- calcul incorrect des montants pour différents types de paiements;
- comptabilisation incorrecte du revenu total des employés (souvent, les primes, les cadeaux, etc.) ne sont pas inclus.
Pour résumer
Réaliser un audit du personnel et des règlements avec les employés nous permet de formuler un certain nombre de propositions visant à améliorer l'efficacité du processus de travail. Au sein du personnel, cela s’exprime dans la recommandation de réorganiser l’entreprise, d’introduire de nouveaux systèmes de motivation ou d’appliquer d’autres méthodes.
En ce qui concerne les calculs de la paie, la recommandation la plus courante consiste à mettre en place un système de paie automatisé contenant des formulaires standard. Cela simplifie le processus et le rend plus rapide, en éliminant pratiquement le risque d'erreur provoquée par le facteur humain.