اليوم ، يجب أن يكون لدى كل متخصص تقريبًا مهارات إدارية. السرعة الحديثة لا تسمح لنا بالاسترخاء لمدة دقيقة - لا في الحياة الشخصية ، ولا سيما في العمل. إذن ما هو سر الإدارة؟ هيكل هذا العلم بسيط للغاية ، ولكن في بعض الأحيان سوف تحير المفاهيم المجردة حتى من الدرجة العالية المهنية.
سنتعامل مع أحد العناصر الأساسية للإدارة - الهيكل التنظيمي. في الواقع ، يعتمد نجاح المشروع بأكمله على كيفية بناء سلسلة نقل المعلومات.
ما هو الهيكل التنظيمي؟
تعتمد القدرة على تحقيق الأهداف وفعالية التفاعل مع البيئة إلى حد كبير على التسلسل الهرمي للتبعية ، والتي تلتزم بها منظمة معينة. بمعنى آخر ، فإن الهيكل الإداري هو أحد أهم مكونات نجاح المؤسسة.
ماذا نعني بهذا؟ أولاً ، ترتيب الأقسام المترابطة للشركة. ثانيا ، التركيز على حل المهام. لسوء الحظ ، يصعب تحقيق هذا في بعض الأحيان نظرًا لحقيقة أن عدم استقرار البيئة الخارجية يتطلب مرونة من المؤسسة. والهيكل الإداري ينطوي على إطار ضيق وجامد إلى حد ما.
لذلك ، يتعين على القائد الحديث إيجاد حل وسط بين الشمولية والديمقراطية في الحكم. نظرًا لأن الأساليب المنطقية مستقرة تمامًا وبسيطة ومفهومة ، فإنها لا تتطلب عبقرية من الموظفين في مختلف المناصب. من ناحية أخرى ، تتيح المرونة في الإدارة المبتكرة الاستجابة بشكل أفضل لديناميات البيئة الكلية.
الوحدات التنظيمية الاتصالات
تتطلب العلاقات الاقتصادية المتزايدة التعقيد وضع مبادئ جديدة لبناء نظم الإدارة التي من شأنها أن تكشف عن إمكانات كل موظف وتوجيه قدراته على تحقيق أهداف مشتركة. هذا هو السبب في أن قضايا إعادة تنظيم الشركات أصبحت أكثر شعبية.
هيكل الإدارة كفئة من الإدارة هو إطار عمل معين للنظام. إنه يعكس العلاقة بين الموضوعات والأهداف القيادية. الاتصالات في مؤسسة مبنية ليس فقط على أساس عمودي. في بعض الأحيان ، يكون من الأهمية بمكان توفر فرص أفقية لتلقي المعلومات من قِبل مختلف الإدارات ، لأنه في هذه الحالة ، يتم تقليل وقت إرسال رسالة وتلقي رد.
الاتصالات الرأسية هي درجة ومستوى التبعية ، وتلك الاتصالات الأفقية هي تنسيق لأعمال موظفي الإدارات المختلفة ، وتواصلهم المباشر.
تقسيم العمل
قد يكون تفاعل الوحدات خطيًا أو وظيفيًا. يفترض الهيكل الخطي لنظام الإدارة أن تدفقات المعلومات تتلاقى مع المديرين المسؤولين وحدهم ، إن لم يكن عن أنشطة الشركة بأكملها ، ثم عن قسمهم. الروابط الوظيفية توحد الموظفين في النظم الفرعية على أساس العمليات المشتركة.
يقوم تنوع العمل بإجراء تعديلات على تنظيم كل مؤسسة معينة. ومع ذلك ، فإن المتخصصين في مجال الإدارة يسلطون الضوء على بعض الميزات المشتركة بين جميع الشركات. بادئ ذي بدء ، يتعلق هذا بتقسيم العمل إلى عمليات بسيطة وتحديد درجة مسؤولية كل موظف.
من تفرد المؤسسة إلى المنظمة النموذجية
يظهر الهيكل الأفقي لنظام التحكم كنتيجة لتخصيص جميع المهام المحددة.لتحقيق أهداف محددة ، يحتاج شخص ما إلى ضبط هذا العمل ، مما يعني أن التحكم الرأسي يظهر. في الواقع ، عندما يتم فصل الإدارة عن النشاط نفسه ، ينشأ تسلسل هرمي (تقسيم العمل).
إن الوفاء بواجبات الفرد ممكن ، من حيث المبدأ ، بأي شكل تنظيمي. من المهم أن يكون هذا النموذج أكثر ملاءمة لمحتوى الشركة وطرقها.
في الحياة ، يأخذ هيكل الإدارة شكل العديد من أنظمة العلاقات المحددة جيدًا. مع كل مجموعة متنوعة من العمليات ، يمكنك الاعتماد على الأنماط المميزة الهامة حقًا على الأصابع.
التحكم الخطي
تم بناء هيكل الإدارة الخطية بحيث يضبط كل مدير جميع أنواع أنشطة مرؤوسيه. المزايا الرئيسية لهذه المنظمة هي البساطة ووحدة القيادة. لكن عيبها هو أن يكون القائد مثالاً للقول "والشفيطين ، والريبر ، والمتأنق ...". إن التخصص الضيق للأعمال الحديثة لم يترك مكانًا لمثل هذا المدير ، وبالتالي لمثل هذا الهيكل التنظيمي.
الوحدات الوظيفية هي مفتاح العمل الفعال
الهيكل الوظيفي تتميز الإدارة بإنشاء أقسام متخصصة في مهام ومسؤوليات محددة بوضوح. في معظم الأحيان ، يحدث الفصل في اتجاهات الشركة (الإنتاج ، التسويق ، التسويق ، إلخ).
تتمثل مزايا هذه الإدارة في التخصص الدقيق ، وتقليل ازدواجية العمليات واستهلاك الموارد ، والاستجابة السريعة للإدارة لأي تغييرات. ولكن هناك أيضًا عيوب: الاهتمام بالنجاح يمكن أن يؤدي إلى خلل في أنشطة المؤسسة بأكملها.
إذا لزم الأمر ، يتم استخدام التبعية الخطية داخل كل وحدة. مثل هذا النموذج ليس من غير المألوف في النظام الحديث. يستخدم هيكل الإدارة الوظيفية الخطية من أجل تجنب مضاعفات عمليات الاتصال في ظروف خارجية مستقرة نسبيًا مع تسمية صغيرة للإنتاج وانتشار مشكلات الإدارة القياسية.
الشركات الدولية
عولمة العلاقات الاقتصادية تتطلب إعادة هيكلة ليس فقط من الشركات الغربية. يجري تحديث هيكل الإدارة الوظيفية ، ويتم تسليط الضوء على وحدات الإنتاج الكبيرة ، والتي قد تكون موجودة بشكل مستقل. هذه الكيانات التجارية تسمى الانقسامات.
يسمح لك هيكل الإدارة التنظيمية بالتركيز على المنتج أو المستهلك المستهدف أو منطقة معينة. نتيجة لهذا ، تستجيب المؤسسة بسهولة أكبر لديناميات البيئة الخارجية. ميزة أخرى لهذا النظام هو تبسيط وتسهيل الاتصالات. لكن الأمر لم يكن بدون ذبابة في المرهم: ازدواجية بعض الوظائف وحتى العمليات البسيطة تؤدي إلى زيادة في تكلفة المنتج النهائي في السوق.
التكيف مع بيئة الماكرو
للتنظيم والدخول في إطار عام ، تصبح جميع عمليات الإنتاج أكثر صعوبة. عدم اليقين من العوامل الخارجية وسرعة تنميتها تتطلب استخدام الهياكل التكيفية. من خلال مساعدتهم ، يمكنك إنشاء وحدات مؤقتة تهدف إلى حل المشكلة في بيئة الماكرو الموجودة.
طورت الشركات الأجنبية في أواخر الثمانينيات من القرن العشرين نماذج حصلت على أسماء "المصفوفة" و "هيكل مشروع إدارة المشاريع". وتتميز بتكوين القيادة المحلية المؤقتة في تنفيذ أهم قضايا الإدارة العامة في مقر الشركة.
مجموعات العمل المؤقتة
يكمن جوهر المشروع في حقيقة أنه في مجموعة واحدة يتم تعيين أكثر الموظفين المؤهلين للقيام بمهام مختلفة لإنجاز المهمة.بعد الانتهاء من العمل ، يتم حل مثل هذه المؤسسة ، ولكل مقاول حرية البحث عن مشاريع جديدة. مثال على مثل هذه الشركة يمكن أن تكون فرقة مسرحية تم إنشاؤها لتأسيس شركة.
هيكل إدارة المصفوفة في المؤسسة ، على عكس المشروع ، يجذب موظفي شركة واحدة لتنفيذ الغرض. كان العيب الرئيسي لهذا النظام هو التبعية المتزامنة لفناني الأداء لرئيسين: من ناحية ، هناك رئيس مشروع مؤقت ، ومن ناحية أخرى ، رئيس الوحدة الوظيفية ، حيث يتم تسجيل موظف معين باستمرار. على الرغم من ذلك ، يسمح هيكل المصفوفة بنهج أكثر مرونة لقضايا حل المشكلات الحالية.
كيفية الترقية
ومرة أخرى حول عولمة الإنتاج العالمي. في الظروف الحديثة ، عندما تهدف إستراتيجيات الشركة إلى تنويع الإنتاج وتوسيع عمليات الإنتاج والأعمال ، واختراق الأسواق الدولية ، من الضروري أن يكون هيكل إدارة المنظمة مرنًا وبسيطًا نسبيًا.
زيادة عدد الفروع ، على سبيل المثال ، لا يؤدي فقط إلى زيادة في التكاليف الإدارية ، ولكن أيضًا إلى إطالة قنوات الاتصال. هذه الشركات محكوم عليها تقريبًا بالمقارنة مع الشركات التي تدار من مركز واحد. ومع ذلك ، فإن التمايز الهيكلي لا يذهب إلى أي مكان. يوصي الخبراء الاستشاريون بتسليط الضوء على خيارات إعادة هيكلة النظام التالية:
- تحديد نطاق مسؤولية كل وحدة مستقلة بوضوح من أجل تفريغ هيئات الإدارة المركزية للشركة ؛
- التبديل إلى استخدام المعلمات الكمية لرصد أنشطة الوحدات ؛
- تحسين حافز موظفي الشركة.
هيكل إدارة المؤسسة يعتمد بشكل كبير على حالة البيئة الخارجية. لذلك ، يوصي الخبراء بعدم استخدام القوالب عند إنشاء أنظمتهم الخاصة ، ولكن بالبحث عن الحلول المثلى في كل حالة.
ما الذي تبحث عنه عند إنشاء نظام تنظيمي
لبناء نظام ، من المهم للغاية دراسة خصائص البيئة الخارجية. من الضروري تحديد عوامل التأثير المباشر بوضوح والوصف الكامل لتلك العوامل التي لها تأثير غير مباشر. بالنسبة للعلاقات الداخلية للشركة ، من الضروري هنا الفصل بشكل صحيح بين كائنات الإدارة وموضوعاتها.
الأهم لتشكيل النظام هي الأهداف والمبادئ وأساليب العمل. يعتمد الهيكل التنظيمي لإدارة المؤسسة بشكل كبير على خصائص ومتطلبات السوق.
تكتسي الحاجة إلى تقسيم الأنشطة ليس أفقيا ، ولكن عموديا أهمية خاصة. هذا هو ما يشكل تعقيد العلاقة ويحدد درجة مسؤولية كل موظف.
تشتمل عوامل التأثيرات غير المباشرة في معظم الأحيان على التكنولوجيا والأفراد والمعدات. تؤثر هذه المعلمات على المستوى التنظيمي فقط - لا يغير هيكل الإدارة الجوهر ، ولكن يمكن تعديله نظرًا لتفرد أحدها.
كم من الناس إلى المرؤوس
العامل الأكثر أهمية الذي يؤثر على نوع المؤسسة هو معدل قابلية التحكم. يعتمد عدد الموظفين في كل قسم وعدد الأقسام وعدد المستويات الإدارية عليه. بدءًا من رياض الأطفال ، حيث يتم تحديد عدد الأطفال لكل معلم في كل عصر ، وينتهي بالمسابقات الرياضية ، حيث يتم تخصيص حصة لكل بلد لكل عدد من المشاركين ، فنحن مشغولون طوال حياتنا بحساب معدل القابلية للتحكم. يؤدي الموظفون المفرطون ، فضلاً عن نقص عدد الموظفين ، إلى حدوث خلل في النظام بأكمله. وفي ظل هذه المعدلات السكانية لكل مفتش ، تم بناء هيكل الإدارة العامة.
يتعين علينا أن نعترف بأن حل المهمة الأساسية التي يبدو أنها توزيع العمل حسب مستوى ودرجة المسؤولية يعتمد على مزيج من العديد من العوامل. هذه هي أهداف ونطاق العمل ، وتوافر تكنولوجيا المعلومات ودرجة التواصل لكل موظف ، وشخصية القائد ، إلخ. نتيجة لذلك ، يتعلق الأمر بفهم أن القدرة على تشكيل هيكل تنظيمي فعال وفعال هو فن.
