الشركات الكبيرة مع العديد من الأقسام تواجه حتما مسألة سير العمل الداخلي. في الشركات المتقدمة ، مثل هذا الإجراء محوسب ، في إصدار أكثر تواضعا ، وهذا هو المراسلات على حاملات الورق. ومع ذلك ، فإن قواعد الكتابة التجارية لا تزال هي نفسها بالنسبة لأي شكل. عادة ، مثل هذا المستند يسمى مذكرة.
لماذا الحالات التي تجعل مذكرة
العلاقة بين الوحدات هي مسألة حساسة وتتطلب في بعض الأحيان الكتابة. لنفترض أن العاملين في العديد من الوحدات النائية جغرافيا يعملون معًا في المشروع. لتبادل المعلومات الموثوقة ، لا يكفي الهاتف ، فهناك حاجة إلى مصادر مكتوبة.
أو خيار آخر أقل متعة: أنت بحاجة إلى جلب الموظف إلى المسؤولية التأديبية عن انتهاك الواجبات الرسمية. كيف تثبت وجود مثل هذا الانتهاك على الإطلاق ، وما الذي يتكون منه؟ بالطبع ، بمساعدة مصادر مكتوبة: القرارات والمراسلات الداخلية والتعليمات المكتوبة وغيرها من الملاحظات المماثلة.
قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى تقديم طلب أو لفت انتباه جميع الموظفين إلى معلومات مهمة. ويمكن القيام بذلك باستخدام مذكرة.
أي أن مذكرة المذكرة يمكن أن تكون مفيدة في مجموعة متنوعة من قضايا المؤسسة:
- العمل؛
- بالاتفاق
- إداري وإداري
- التخصصات.
- الإدارية والاقتصادية.
- نقابة عمال
- المعلومات.
وهذه القائمة ليست شاملة.
تفاصيل إلزامية
المذكرة هي ، أولاً وقبل كل شيء ، وثيقة ، وبالتالي يجب تجميعها وفقًا لقواعد سير العمل ، مع التركيز على العينة. المذكرة المكتوبة بكفاءة كافية تمامًا لحل مشكلة الإنتاج. يجب أن يحتوي المستند على المعلومات التالية:
- لمن وجهت المذكرة ؛
- ما هو جوهرها ومبرراتها والإشارة إلى القوانين والمعايير والتعليمات ؛
- التطبيقات - إن وجدت ؛
- من وقع - رئيس الوحدة ، الذي لديه الحق في توقيع المستندات الداخلية ؛
- من قام بالتجميع - فنان الأداء الذي قام بتجميع ملاحظة نموذج الخدمة مباشرةً ؛
- رقم تسجيل المستند وتاريخ إرساله إلى المرسل إليه.
وكقاعدة عامة ، يتم تجميع سجلات الخدمة من خلال عدد المستلمين في النسخ الأصلية بالإضافة إلى نسخة واحدة للمرسل. إذا كان هناك العديد من المستلمين ، فسيتم إدراجهم في التسلسل الهرمي في النصف الأيمن من الورقة.
كيف تكتب مذكرة
يمكن العثور على نموذج مستند في أي منشور مرجعي باستخدام خطاب عمل أو في مجموعات من مستندات العمل. شكل مذكرة غير معتمد على وجه التحديد. في الأساس ، عند تجميعها ، يسترشدون بقواعد دوران الأعمال والممارسة المعمول بها.
ومع ذلك ، هناك ما يسمى معايير الدولة التي تحكم شكل الوثائق. يفرضون بعض المتطلبات على الوثائق الداخلية للمؤسسة ، حيث يتم تحديد مكان وجود هذه النقوش أو تلك ، وكيفية الإشارة بالأحرف الأولى بشكل صحيح أو توقيع المستندات بشكل صحيح على النائب في غياب الرأس.
النظر في كل شيء مكتوب ، يمكنك استخدام ملاحظة خدمة عينة أدناه. بطبيعة الحال ، يجب أن يكون منطق العرض التقديمي والمبرر الذي يشير إليه المترجم مدروسًا جيدًا ، لأن التنسيق سيحدد إدراك المستند ، وبالتالي فعاليته. وثيقة سليمة ومدروسة دائما أكثر مصداقية.
مذكرة عينة
مدير الموارد البشرية
شريكة المساهمة المغلقة "Energosbyt"
تيتينكو فيا
مذكرة
حول مسألة تسليم المستند للموظف
رقم 214 / موافق بتاريخ 06/03/14
05/31/14 ، تلقت الشركة خطابًا من المحضّر مفادًا أن الموظفة Degtyareva Irina Pavlovna يجب أن تأتي إليه في مكتب الاستقبال ، لأنها مدين بقرار من المحكمة لاسترداد المبلغ لصالح مركز التوظيف.
وفقًا للبيانات المتاحة ، يعمل الموظف المحدد في قسم الكهرباء كمرسل.
وفقًا لمتطلبات bailiff ، أطلب منك أن تضمن بشكل عاجل تسليم الاستدعاءات المرفقة إلى Degtyareva Irina Pavlovna ضد التوقيع ، وإرسال نسخة مع التوقيع عن طريق البريد إلى bailiff.
الملحق: استدعاء في نسختين.
مع خالص التقدير،
رئيس القسم القانوني
MV بلانش
التطبيق. أوليفا آي آر
5027982
في هذا التنسيق ، يمكنك طرح أي سؤال ، الشيء الرئيسي هو التركيز على نموذج مذكرة وعدم إهمال الأساس المنطقي للمتطلبات.
مذكرة - وثيقة داخلية
مثال لمذكرة يعطي فكرة عن الإجراء لإعداده. يجب أن نتذكر أن هذا المستند ، بغض النظر عن موضوعه ، لا يزال هو شأن الشركة الداخلي.
عادةً ما تصدر المؤسسة أمرًا خاصًا لتحديد المعلومات ذات الوصول المحدود ، مع الإشارة إلى ، من الممكن رفض إصدار نسخ أو ، علاوة على ذلك ، نسخ المستندات الرسمية بناءً على طلب الجهات الخارجية.
ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أنه بناءً على طلب سلطات إنفاذ القانون والسلطات القضائية ، قد تصبح المراسلات الرسمية ملكًا للمحقق أو القاضي. أيضا ، هذه الوثائق يحق لها طلب هيئات التفتيش. بالنظر إلى هذا الاحتمال ، من الأفضل وضع وثيقة بشكل صحيح وحكيم على الفور ، لأن ما يكتب بقلم لا يمكن قطعه بفأس. لهذا ، ملاحظة خدمة العينة هي الأنسب.
