يجب أن يكون لدى كل موظف تقريبًا مذكرة نموذجية في متناول اليد. هذه وثيقة مهمة جدًا للتواصل الداخلي ، والتي بدونها لن يكون العمل العادي لمعظم المؤسسات الكبيرة مستحيلًا.
تقرير ملاحظة تعريف
المذكرة عبارة عن مستند مصمم لنقل المعلومات على طول الخدمة الرأسية من أسفل إلى أعلى. الغرض منه هو إعلام المدير المباشر بالحقائق والحوادث التي تحدث أثناء أداء العمل.
بالإضافة إلى إبلاغ الموظف الذي يقوم بالإبلاغ ، يقوم برنامج التحويل البرمجي الخاص به بتقديم التدابير التي يجب تطبيقها بعد تحليل الموقف.
تقريبا كل رئيس قسم يعرف كيفية تهجئة المذكرة. عينة دائما على سطح المكتب. يحتوي التقرير على نفس البنية تقريبًا ، لكن تركيزه مختلف قليلاً.
مذكرة يتم إرسالها أفقيا ، من الزعيم إلى زعيم من مستوى واحد. تتم كتابة التقارير من المرؤوس إلى المشرف المباشر رأسياً.
موضوع الملاحظات
يمكن أن يكون سبب كتابة مذكرة أي حادث في المؤسسة. في الوقت الحاضر ، على سبيل المثال ، عينة من مذكرة حول وقاحة الموظف ليست شائعة للغاية ، ولكن حتى قبل 30-35 سنة كانت ظاهرة واسعة الانتشار.
اليوم ، هناك المزيد من التقارير المتكررة حول الفشل في أداء الواجبات الرسمية ، عن التأخر. يمكن أيضًا تجميعها للتعبير عن طلب موظف معين أو كامل موظفي الوحدة.
يكتب الموظفون أيضًا تقارير تخبرهم بتنفيذ التعليمات الواردة من السلطات العليا ، خاصةً إذا تم تقديمها كتابيًا.
كما أن حوادث الإنتاج أو المواقف غير المتوقعة أو الإجراءات المخطط لها تصبح أيضًا مناسبة إعلامية لكتابة تقرير. لذلك ، موضوع هذا المستند واسع للغاية ويمكن أن يشمل جميع جوانب عملية الإنتاج تمامًا ، والتي يجب إبلاغ السلطات العليا بها.
تركيز التقرير
تعرف كل شركة أن هناك نوعين من المذكرات: داخلي وخارجي. أكثر شيوعا الداخلية. لا تتجاوز حدود وحدة هيكلية واحدة ويتم إرسالها من الموظف إلى المشرف المباشر. يمكن لأي شخص لديه مثل هذه الحاجة كتابتها. مثال على ذلك هو مذكرة حول عدم أداء الواجبات الرسمية ، عينة منها في كل قسم شؤون الموظفين.
تتجاوز التقارير الخارجية حدود الوحدة الهيكلية وترسل نيابة عن رئيسها إلى مديرها الأعلى. إذا كان بالإمكان تكوين الجزء الداخلي على ورقة عادية بحجم A4 ، فسيتم إرسال الجزء الخارجي على الورق ذي الرأسية فقط ويتم اعتماده بختم ، إن وجد ، في الوحدة. ولكن يجب تجميع كلا النوعين بدقة وفقًا لـ GOST ، وإلا فلا يمكن إرفاقهما بالوثائق العامة للمؤسسة.
الشروط
وفقًا لـ GOST ، يجب أن تحتوي كل عينة من المذكرة على تفاصيل معينة ، والتي بدونها لن تكون الوثيقة كذلك.
يبدأ التقرير بالتفاصيل التي تشير إلى اسم المؤسسة أو وحدتها الهيكلية. علاوة على ذلك ، كما في البيان ، يوجد رأس يشير إلى المرسل إليه وصاحب المذكرة. من المهم جدًا الإشارة إلى الاسم الكامل لمشاركاتهم.تتم كتابة اسم المستند في سطر جديد وتحت عنوانه مباشرةً ، والذي يبدأ بالكلمات "بخصوص ..." أو "أوه ...". هذا على الفور إعداد القارئ لنوع المعلومات التي يتم تقديمها في نص الوثيقة. الجزء الرئيسي يتكون من قسمين الشرطية. يوضح الأول جوهر الحادثة برمته ، ويقدم الثاني توصيات أو يضع عريضة لاتخاذ الإجراءات اللازمة للسبب المذكور أعلاه. يتم إغلاق التقرير بحلول تاريخ وتوقيع مسؤول الصياغة مع تفسيره.
الأشخاص الذين يحق لهم إعداد التقارير
يجب على كل شخص في المؤسسة معرفة كيفية كتابة تقرير عن الموظف أو عند وقوع الحادث. يعتمد ذلك على ما إذا كان القانون قانونيًا وما إذا كانت جميع الإجراءات اللاحقة ستتجاوز نطاق القانون.
يمكن لأي شخص لديه حاجة مماثلة وضع وثيقة من هذا النوع. في كثير من الأحيان يقدم الموظفون ذوو المستوى المنخفض مذكرات إعلامية عن التقدم المحرز في تنفيذ المهام ورحلات العمل وعمليات التفتيش. في كثير من الأحيان ، يكتبون تقارير عن زملائهم حول فشلهم في أداء العمل.
لكن رؤساء الإدارات غالباً ما يراقبون نظام العمل انتهاكها يصبح سبب العقوبات المالية. ولكن لتعيينهم فمن الضروري تقديم حجج قوية.
كقاعدة عامة ، إلى جانب مذكرة ، يتم تقديم خطاب توضيحي إلى المدير ، والذي يشير إلى أسباب جيدة أو غير جيدة للحادث. بناءً على هاتين الوثيقتين ، يتم وضع ترتيب مناسب للمشروع.
دليل على الجدوى
في كل قسم من الموظفين ، في أي قسم محاسبة هناك عينة من المذكرة. هذا المستند بمثابة تأكيد مهم على أن بعض الإجراءات قد تم تنفيذها بشكل معقول.
في المؤسسات المملوكة للدولة ، غالبا ما تحدث عمليات التفتيش من قبل خدمات من مختلف الحالات. تم تصميمها جميعًا لتأكيد شرعية التدفق النقدي لأموال الميزانية. يمثل الاستحقاق غير المعقول للقسط أو الخصم من الأجور انتهاكًا خطيرًا ، ويستلزم توقيع عقوبات.
لكن وجود مذكرة ، والتي اتخذت بشأنها إجراءات قانونية ، يعد بمثابة مبرر خطير لهذه الحقيقة أو تلك. يمكن أن تكون المذكرة حجة حتى في المحاكمة إذا تمت صياغتها في شكل وصادقت عليها من قبل المرسل إليه الذي تلقى ومعرفة محتوياتها.
انتشار المذكرات
لقد حدث تاريخيا أن شكل المذكرة ، الذي تم تقديم عينة منه في هذه المقالة ، لم يتجذر على الإطلاق في الأعمال التجارية الخاصة. في الشركات والمؤسسات المملوكة لأفراد ، من الشائع حل مشكلات الإنتاج شفهياً أو من خلال صياغة الأوامر. هذا يرجع إلى حقيقة أن الشركة لديها عدد أقل بكثير من الهيئات الخارجية التي تتحكم فيه ، والتي ليست هناك حاجة للإبلاغ عن مشروعية بعض الإجراءات. ولكن هنا يوجد مكان للتقارير التي تتعلق بالتحول المالي ، حيث لا تزال الرقابة من قبل السلطات الضريبية موجودة.
في المؤسسات الحكومية ، تعد المذكرات أمرًا شائعًا. يسمحون بإعادة تأمين كل مرؤوس ، مع نقل المسؤولية عن حل المشكلة إلى رئيسهم المباشر مع الوثيقة.
مثال مذكرة الموظف
يتم إعداد تقرير أبسط عن حقيقة عدم الوفاء بالواجبات الرسمية أو انتهاك الانضباط العمالي من قبل الموظف.
نبدأ المستند باسم الوحدة: "قسم المعلومات في معهد البحوث الزراعية". بعد ذلك ، نكتب قبعة: "إلى رئيس قسم المعلومات ، إيفانوف الأول. من مبرمج المستوى الثالث بيتروف ب."
في صلب التقرير ، نذكر جوهر الملاحظة: "أوجه انتباهكم إلى أن المبرمج الصغير سيدوروف إيفان إيفانوفيتش جاء إلى العمل في تمام الساعة 02.06.2011 في الساعة الثانية ظهراً وفي حالة شديدة التسمم.لم يقدم المخالف أسبابًا صحيحة وأدلة ، لكنه استجاب للطلب بوقاحة صريحة موجهة إلي. بالنظر إلى انتظام انتهاكات الانضباط العمالي هذه ، أقترح اتخاذ العقوبات المناسبة مع التوبيخ وخصم الغرامة المساوية لدفع أجره لمدة ساعتين من الراتب ، الذي لم يكن فيه سيدوروف يعمل. "
يتم إغلاق التقرير حسب التاريخ والتوقيع مع فك التشفير.
توصيات التجميع
إذا درست بعناية كل نموذج تقرير ، يصبح من الملاحظ أنه تم تصميمها جميعًا بأسلوب عمل رسمي صارم. ليس من المنطقي الخروج منه والدخول في التفاصيل مع وصفها بأسلوب محادثة. كلما كان النص أوضح وأكثر إيجازاً ، كلما اقتربنا من هذا التقرير.
تأكد من تحليل الحادث الموصوف وتقديم توصياتك في هذا الشأن. هذا لا يعني أنه سيكون كذلك. للرئيس الحق في أن يقرر ما هي العقوبات التي سيتخذها ، لكنه في كثير من الأحيان يوافق على مقترحات المترجم للتقرير ، لأنه ليس لديه الوقت للتفاصيل بكل التفاصيل.
تذكر أن المذكرة عبارة عن مستند قانوني متكامل لضمان الدقة في توقيعك.
