في أنشطة المؤسسة أو في أي مجال من مجالات الحياة البشرية ، توجد بعض الأهداف باستمرار ، لتحقيق أي سلسلة واضحة من الإجراءات يجب تحديدها. يتمثل جوهر التخطيط في تطوير خوارزمية عالية الجودة تحقق نتائج محددة في الوقت المحدد.
ما هو التخطيط؟
جوهر التخطيط هو تخصيص الوقت والموارد المادية ، وكذلك تطوير خوارزمية الإجراءات لتحقيق الأهداف. إذا أخذنا في الاعتبار هذا المفهوم فيما يتعلق بالمؤسسة ، فهذا يعد أحد الوظائف الرئيسية للإدارة. في هذه الحالة ، ستبدو عملية التخطيط بالشكل التالي:
- بيان مهمة المؤسسة ؛
- وفقًا للفقرة السابقة ، يتم تطوير الأهداف المخطط لها تحقيقها ؛
- وضع برنامج عمل عام ؛
- البحث عن الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة ؛
- تحديد دائرة فناني الأداء وتقديم معلومات شاملة لهم ؛
- تسجيل النتائج في شكل وثيقة مصدقة من النموذج المعمول به.
وبالتالي ، يمكن تفسير جوهر التخطيط على أنه تطوير نظام للأهداف ، وكذلك طرق لتحقيقه. الكائن هو منظمة معينة أو وحدتها الهيكلية التي يتم تجميع برنامج واعد لها. بالنسبة لموضوعات التخطيط ، فهؤلاء هم أشخاص أو إدارات محددة تقوم بهذا النشاط.
المبادئ الأساسية
تتميز المبادئ الأساسية للتخطيط التالية:
- مبدأ الوحدة هو أن جميع المهام الصغيرة المدرجة في الخطة يجب أن تهدف إلى تحقيق الهدف العالمي النهائي ؛
- يشير مبدأ المشاركة إلى أنه ينبغي ، بطريقة أو بأخرى ، إشراك جميع الأشخاص الذين سيعملون على تنفيذ المشروع في عملية التخطيط ؛
- ينص مبدأ الاستمرارية على أنه لا ينبغي إيقاف تنفيذ الخطط بسبب ظروف غير متوقعة (يجب أن تقتصر على إجراء التعديلات) ؛
- يتضمن مبدأ المرونة إمكانية تغيير الخطة ، من أجل تكييفها مع الظروف المتغيرة باستمرار ؛
- مبدأ علمي - يجب تبرير جميع الأحكام بوضوح وفقًا للنظريات المعروفة ؛
- مبدأ الدقة هو وصف النتائج النهائية والمتوسطة بشكل موضوعي قدر الإمكان.
كل هذه المتطلبات ملزمة. مراعاة لمبادئ التخطيط هذه ، ستتمكن من وضع برنامج عمل فعال وعالي الجودة.
أساليب تخطيط الموارد الأساسية
يمكن تنفيذ تخطيط الموارد في المؤسسة وفقًا للطرق الأساسية التالية:
- تتضمن طريقة التوازن إيجاد توازن بين احتياجات الموارد ، وكذلك مصادرها ؛
- تتيح لك طريقة الحساب والتحليل مراعاة جميع العوامل التي تؤثر على تحقيق النتيجة النهائية ، وكذلك ديناميكياتها ؛
- تتضمن الطرق الاقتصادية والرياضية استخدام نماذج مصممة خصيصًا تتيح لك الحصول على أكثر النتائج دقة ؛
- تتكون طريقة الرسم البياني التحليلي من استخدام وسائل خاصة لتقديم النتائج المتوسطة والنهائية ؛
- تتضمن الطريقة المستهدفة للبرنامج تطوير مجموعة من التدابير والمهام ، والتي يضمن تنفيذها تحقيق النتيجة النهائية.
لا يعتمد اختيار أساليب التخطيط على تفاصيل المؤسسة فحسب ، بل يعتمد أيضًا على الموقف الذي نشأ في البيئة الداخلية والخارجية لفترة زمنية محددة.
الأهداف الرئيسية للتخطيط
حتى يكون تحقيق الأهداف حقيقيًا ، من الضروري وضع برامج عالية الجودة وخوارزميات الإجراءات. وبالتالي ، يمكن صياغة مهام التخطيط على النحو التالي:
- تشكيل قائمة بالمشكلات التي يتعين حلها في فترة التخطيط ؛
- البحث عن السيناريوهات التي قد يتطور الموقف وفقًا لها ؛
- إثبات الأهداف وتحديد درجة أهميتها ؛
- البحث عن مصادر الموارد ، وكذلك وضع خطة لاستخدامها ؛
- تحديد النتائج النهائية والوسيطة ، والتي بموجبها سيتم تنفيذ رصد تحقيق الأهداف.
بعد وضع خطة عالمية ، من المهم تقسيمها إلى مهام محلية. إنهم بمثابة نوع من المراحل ، التي يؤدي تنفيذها إلى تقريب المنظمة من تحقيق الهدف النهائي.
لماذا تحتاج لوضع خطط؟
ترجع الحاجة إلى التخطيط في جميع مجالات النشاط إلى عدة أسباب:
- تتميز التنمية الاقتصادية بمستوى عال من عدم اليقين ، وتحسين استخدام الموارد من خلال وضع خطة واضحة يساعد على تخفيف لحظات الأزمات ؛
- يساعد التخطيط على خلق مزايا تنافسية بسبب حقيقة أنه من الممكن في المستندات المستقبلية توفير التقلبات في البيئة الخارجية ، وانقطاع توفير الموارد وقضايا أخرى ؛
- نظام التخطيط يسمح لك بتنفيذ برامج لتطبيق الابتكارات والإنجازات العلمية والتقدم التكنولوجي ؛
- شركة مستقرة تعمل على أساس برنامج مخطط بوضوح أكثر جاذبية للاستثمار ؛
- التحولات الهيكلية التدريجية التي تضمن تحقيق الأهداف التكتيكية والاستراتيجية بشكل منهجي ؛
- وضع برامج حقيقية عن طريق ربط الفرص الحالية والخطط طويلة الأجل ؛
- التطوير الهادف للتنظيم والحركة في الاتجاه المختار ؛
- القدرة على توقع المشاكل المحتملة ؛
- تأثير محفز للموظفين من جميع المستويات ؛
- تبسيط إجراءات الإدارة وغيرها من الأنشطة.
تسمح الخطة الموضوعة بشكل صحيح للقائد ومرؤوسيه بالتحرك بشكل منتظم نحو تحقيق الهدف. باتباع خوارزمية واضحة ، لن تضطر إلى تشتيت انتباهك عن طريق الإجراءات الخارجية. بالإضافة إلى ذلك ، توفر الخطة في كثير من الأحيان خيارات للاستجابة للحالات غير المتوقعة ، وبالتالي سيكون من الممكن تسوية الوضع دون خسائر مادية ووقت كبيرة.
ما ينبغي أن يكون خطة فعالة
من أجل أن تكون عملية التخطيط فعالة ، يتم تقديم عدد من المتطلبات ، وهي:
- يجب أن يكون البرنامج مناسبًا وملائمًا في موقف معين ؛
- تضع الخطط أهدافًا ومؤشرات قابلة للتحقيق واقعية ؛
- تعكس الوثائق معلومات شاملة حول الوضع الحالي ، وكذلك الوضع المستقبلي ؛
- وضعت الخطة وفقا لمعايير وقواعد واضحة ؛
- يجب أن يكون تجميع البرامج الواعدة منهجياً ؛
- في إطار الخطة ، من الضروري العمل بأرقام واضحة وتعابير محددة.
تجدر الإشارة إلى أن خوارزمية الإجراءات الخاصة بالمؤسسة تختلف بشكل كبير عن الخوارزمية التي يعوضها الشخص عن نفسه. في حالة المنظمة ، تكون الخطة أكثر صرامة وتسمح فقط بإجراء التعديلات في حالات الطوارئ.
دور التخطيط الاستراتيجي
يتمتع التخطيط الاستراتيجي بالمزايا التالية للمؤسسة:
- يحدد الاتجاه العام للتنمية ، وفقًا لوضع برنامج لمزيد من الدراسات التسويقية وغيرها ؛
- تحديد الهدف العالمي الذي سيتم ربط البرامج المحلية لجميع إدارات المؤسسة به ؛
- هذا هو الأساس للبحث عن الموارد وتوزيعها ؛
- ينطوي على تطوير عدد من البدائل التي يمكن أن تتخذها الشركة في حالة الظروف غير المتوقعة ؛
- إن التوقعات طويلة الأجل تجبر الإدارة على تحليل نقاط الضعف والبحث عن طرق لمعالجتها.
تجدر الإشارة إلى أن التخطيط الاستراتيجي هو شرط أساسي لتشغيل المؤسسة. وهي تحدد المبادئ التوجيهية العامة للأنشطة ، وكذلك موقف المنظمة في المستقبل.
أنواع التخطيط
يتم تصنيف أنواع التخطيط وفقًا للميزات التالية:
- حسب فترة التخطيط:
- طويل الأجل (أكثر من 5 سنوات) ؛
- المدى المتوسط (حتى 5 سنوات) ؛
- قصير الأجل (أقل من سنة واحدة).
- وفقا لمستوى التخطيط:
- للمنظمة ككل (يحدد الاتجاه العام للنشاط) ؛
- لوحدة محددة ؛
- على المشروع
- لواجبات موظف معين.
- وفقًا للموضوع:
- تخطيط البحوث ؛
- تخطيط عملية الإنتاج ؛
- تحديد وحدات التخزين وقنوات التوزيع ؛
- تخطيط الموارد البشرية ؛
- توريد الموارد المادية والمالية.
- وفقًا للغرض من:
- المنطوق.
- استراتيجية.
عملية التخطيط الاستراتيجي
للأداء الطبيعي ، يجب أن يكون لكل مؤسسة إرشادات طويلة الأجل. لذلك ، تتضمن عملية التخطيط الاستراتيجي تسلسل الخطوات التالية:
- تعريف المهمة ، والتي هي بمثابة الاتجاه العام لتطوير المنظمة ؛
- تحليل نقاط القوة والضعف داخل المنظمة ، وكذلك التهديدات والفرص الموجودة في البيئة الخارجية ؛
- صياغة أهداف طويلة الأجل ؛
- تطوير البدائل في حالة الظروف غير المتوقعة ؛
- اختيار الاستراتيجية الأساسية على أساسها ستعمل المؤسسة.
تخطيط الموظفين
يعد تخطيط الموظفين نشاطًا هادفًا ومعقولًا للمنظمة ، والذي يتألف من تشكيل موظفين كاملين من الموظفين في وقت معين. هذه واحدة من أهم المهام ، لأن الموظفين هم الذين يضمنون التشغيل المستقر للمؤسسة. لذلك ، يمكن صياغة أهداف تخطيط الموظفين على النحو التالي:
- تطوير سياسة الموارد البشرية ؛
- تحديد الحاجة إلى الموظفين الكميين والنوعيين ؛
- ترقية الموظفين الواعدين على السلم الوظيفي ؛
- تطوير سيناريو الاستجابة للطوارئ ؛
- التوفيق بين أهداف المنظمة وكل موظف محدد ؛
- تحديد تكاليف صيانة وتطوير الموظفين.
الموظفون هو أساس عمل أي مؤسسة باعتبارها واحدة من أهم الموارد. هذا هو السبب في أنه من الضروري التعامل مع تخطيط الموظفين بكل المسؤولية ، وتوفير العمل الكامل في الوقت الحالي وفي المستقبل على حد سواء.
جوهر التخطيط التكتيكي
يمكن تعريف التخطيط التكتيكي على أنه مواصفات الاستراتيجية العالمية للمنظمة. يمكننا أن نقول أن هذه هي الإجراءات التي تضمن الإنجاز الفعال للأهداف طويلة الأجل. التخطيط التكتيكي يحتوي على الميزات التالية:
- ينطوي على تطوير برامج مفصلة تشير إلى خوارزمية الإجراءات خطوة بخطوة ؛
- له طبيعة قصيرة المدى ؛
- لهذا النوع من التخطيط مسؤولية موظفي الإدارة الوسطى ؛
- ينطوي على حل القضايا المتجانسة التي تتكرر في كثير من الأحيان ؛
- يجب تنفيذ الإجراءات وفقًا لجدول زمني محدد ؛
- عدد محدود من الحلول البديلة.
وبالتالي ، يمكننا القول أن التكتيكات هي وسيلة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية. هذه هي الخطوات المحددة ، والتي يؤدي تنفيذها إلى تقريب المنظمة من تحقيق النتيجة النهائية.
النتائج
إن جوهر التخطيط هو التوزيع الرشيد للوقت والموارد المادية ، بالإضافة إلى إعداد خوارزمية واضحة للإجراءات لتحقيق هدف محدد. تجدر الإشارة إلى أن هذه ليست مجرد عملية إلزامية ، ولكن أيضا واحدة من الوظائف الأساسية للإدارة. من أجل أن تكون الخطة غير معلن عنها ، ولكنها إلزامية ، فإنها ستقدم لها بالتأكيد شكل وثيقة رسمية. يتم الإشراف على تنفيذها من قبل الإدارة العليا. يجب أن يتم رصد تحقيق المؤشرات المخططة ليس فقط في المرحلة النهائية من العمل ، ولكن أيضًا خلال الفترة بأكملها. يتيح لك ذلك الاستجابة في الوقت المناسب للانحرافات وإجراء تعديلات على توقيت وأساليب العمل.
عند وضع الخطط ، من الضروري الاسترشاد بعدد من المبادئ الإلزامية. يجب ألا تتعارض كل الأهداف والغايات مع بعضها البعض ، ولكن يجب أن يكون لها اتجاه واحد. تجدر الإشارة أيضًا إلى أنه من المستحسن إشراك جميع الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذها في عملية وضع الخطة. من المهم أن نفهم أنه بغض النظر عن الظروف ، يجب عدم تعليق البرنامج. يجب إجراء التصحيحات وفقًا للوضع الحالي لضمان استمرار العمل الكامل. يجب أن تكون الخطط مرنة. يجب أن يكون لخوارزميات الإجراءات أساس علمي ، ويجب أن تتميز النتائج المشار إليها بأقصى قدر من الدقة.
التخطيط هو أحد الشروط الضرورية للتشغيل الفعال للمؤسسة. هذا يرجع في المقام الأول إلى حقيقة أن الاقتصاد يتميز بدرجة معينة من عدم اليقين. تسمح لك الخطة المصممة جيدًا بتوقع الجوانب السلبية وتخفيفها مقدمًا. هناك أيضا فرصة للحصول على مزايا كبيرة بين المنافسين. بمساعدة خطة مفصلة ، يمكن إدخال أحدث التطورات والتقنيات بشكل منهجي في الإنتاج. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم توفير التغييرات الهيكلية في المؤسسة. يجب أن توفر إستراتيجية التخطيط إمكانية حدوث بعض المشكلات ، وكذلك طرق الاستجابة لها. يمكننا أن نقول أن هذه ليست مجرد خوارزمية من الإجراءات ، ولكن أيضا أداة لتحفيز الموظفين.
