تعليمات لملء كتب العمل: ملخص بالأمثلة

كتاب العمل هو وثيقة احتفظت لعدة عقود بأهمية رئيسية من حيث إجراءات تسجيل شخص للعمل. نظرًا لأهميته الكبيرة ، أصدر المشرع العديد من القوانين القانونية في آن واحد والتي تنظم كيفية حفظ الكتب وتعبئتها.

كيفية تنفيذ كل من هذه بشكل صحيح؟ هل هناك تطور التشريعات في هذا الاتجاه؟ ما هي ميزات استخدام المستند الرسمي هذا العام ، والتي هي تعليمات لملء كتب العمل (2014)؟ روسيا ، كما تعلمون ، بلد يتغير باستمرار في الأفعال القانونية في مختلف المجالات.

الخلفية التاريخية

يتم إصدار الإحاطة الخاصة بملء الكتب في روسيا على المستوى الفيدرالي. تتم إحالة شكل وإجراءات الحفاظ على وثيقة من وثائق العمل وتخزينها ، وفقًا لقواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي ، إلى اختصاص حكومة روسيا. بعد ذلك ، سننظر في جوهر الأفعال القانونية التي تصدرها هذه الهيئة التنفيذية بمزيد من التفاصيل (في الواقع ، ستكون المصدر الرئيسي للمعلومات بالنسبة لنا) ، ولكن في الوقت الحالي - استنباط تاريخي قصير.

أدخلت كتب العمل الروسية ، النموذجية الجديدة (التي تحل محل السوفياتية) فقط في أوائل العقد الأول من القرن العشرين. قبل ذلك ، تم تكريس القواعد التي تم الحفاظ عليها وتخزينها (فكر فقط!) في مرسوم مجلس الوزراء الصادر في 6 سبتمبر 1973. أيضا ، تم استكمال هذه الوثيقة بتعليمات خاصة ، إلزامية للاستخدام في الشركات السوفيتية. تم نشره من قبل لجنة العمل الحكومية في 20 يونيو 1974. وفقا لعدد من الباحثين ، يتم تتبع الإرث السوفيتي ليس فقط في روسيا. البلدان التي يوجد بها تعليمات مماثلة لملء كتب العمل المشابهة لنا هي أوكرانيا ، روسيا البيضاء.

في عام 2003 ، ومع ذلك ، خضع التشريع الروسي تغييرات كبيرة. بدلاً من مصادر القانون التي تم تبنيها في العهد السوفيتي ، أصدرت الحكومة الروسية أفعالًا جديدة تعكس واقع الهيكل الحديث للاقتصاد. بحلول ذلك الوقت ، كان قانون العمل نفسه قد تم تحديثه أيضًا.

المصدر الرئيسي للقانون

إن تعليمات ملء كتب العمل التي يستخدمها أرباب العمل الروس ، كما ذكرنا ، تتمتع بوضع رسمي كامل. يتم تضمينه في الوثيقة المقابلة التي نشرتها حكومة الاتحاد الروسي - "على كتب العمل" ، وكذلك في قرار خاص من وزارة العمل في الاتحاد الروسي. تمت الموافقة على الوثيقة الأولى في 16 أبريل 2003 ، ولكن بعد دخولها حيز التنفيذ ، خضعت لعدد من التغييرات في إصدارات منفصلة. القانون القانوني الثاني ، الذي ، في الواقع ، ينص على تعليمات لملء كتب العمل ، بتاريخ 10.10.2003 ، 69 FZ ، وفقا للسجل الرسمي. النظر في مقتطفات رئيسية من هذه القوانين.

القوانين لم تتغير؟

يسأل العديد من المتخصصين في شؤون الموظفين أنفسهم: "ألم يتغير شيء في مجال تنظيم العمل مع كتب العمل لأكثر من 10 سنوات منذ اعتماد القوانين القانونية المذكورة أعلاه؟" نعم ، تشير جميع الحقائق إلى أن تعليمات ملء كتب العمل لعام 2014 ، والتي تظهر في أحدث إصدارات وسائط الموظفين ، المصادر عبر الإنترنت ، لا تحتوي على ابتكارات مهمة مقارنة بالتعليمات التي تم تشغيلها في عام 2003. بعض الخبراء يعتقدون أن هذا يرجع إلى البساطة النسبية والاتساق من اللوائح التي وضعتها الحكومة في أوائل 2000s.

السنة التي أتاحت للخبراء فرصة للحديث عن بعض التعديلات في وثيقة مثل التعليمات لملء كتب العمل هي 2013.الحقيقة هي أنه في 1 سبتمبر من هذا العام ، دخل القانون الاتحادي الجديد "في التعليم" حيز التنفيذ. ووفقا له ، تغيرت أشكال التدريب في الجامعات وبعض المدارس الثانوية بشكل كبير. على وجه الخصوص ، تم تكريس مفاهيم مثل "البكالوريوس" و "الماجستير" في القانون.

فقط في السنة التي انقضت فيها 10 سنوات منذ ظهور التعليمات الخاصة بملء كتب العمل (2013) ، تم تغيير قالب ملء مستند الموظفين الرئيسي. وبالتالي ، أصبح من الضروري ، في قسم "حول التعليم" إدخال الأسماء الصحيحة للأشكال المقابلة من التعليم.

ولكن بشكل عام ، سواء في الماضي أو في السنة الحالية (للتفكير فقط في عدد السنوات التي كانت فيها تعليمات ملء كتب العمل سارية!) ، في عام 2014 ، يتوافق عمل مديري الموارد البشرية ومسؤولي الموظفين تمامًا مع المتطلبات المحددة في عام 2003.

ما ينص عليه المرسوم "في كتب العمل"

وفقًا لأول قانونين المذكورين أعلاه ، فإن العمل مع دفاتر العمل يقتصر على امتثال أصحاب العمل لعدد من الأحكام العامة. يعكس المرسوم أيضًا خوارزمية الصيانة الصحيحة للوثيقة المستخدمة في التوظيف الرسمي.

من بين المقتطفات المفيدة لهذا القانون:

• سجل التوظيف - المستند الرسمي الرئيسي للموظفين ؛

• تلتزم الشركة المشغلة بالاحتفاظ بسجل لكل موظف يعمل فيه لأكثر من خمسة أيام (بشرط أن يكون هذا هو المكان الرئيسي الذي يمارس فيه الشخص أنشطة العمل) ؛

• يتم تسجيل المعلومات المتعلقة بالموظف وطبيعة الوظائف التي يؤديها في الشركة والمعلومات المتعلقة بالتنقل بين المنظمات والفصل والجوائز في المستند المعني ؛

• يمكن حفظ دفتر العمل باللغة الروسية أو ، إذا تم استخدامه من قبل صاحب العمل المسجل في إحدى الجمهوريات الوطنية ، بلغة الولاية الثانية لموضوع الاتحاد ؛

• يجب على صاحب العمل ، بناءً على طلب مكتوب من الموظف ، أن يرسل نسخة من كتاب العمل أو مقتطفًا منه ، في غضون ثلاثة أيام ، مصدق عليه بشكل صحيح.

في قانون "على المصنفات" الذي نشرته الحكومة ، كما سبق أن قلنا ، تم وصف خوارزميات الحفاظ على هذه الوثيقة بالتفصيل. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، نحن مهتمون بالتعليمات الخاصة بملء كتب العمل ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل الروسية بتاريخ 10.10.2003. 69 هو الرقم التسلسلي. وفقًا لهذا القانون المعياري ، يتلقى صاحب العمل كتيبًا ، يُلزم بموجبه بملء الكتب وإدراجها ، وكذلك التكرارات من هذا النوع من المستندات.

كيف وماذا يكتب

تتطلب التعليمات الرسمية لملء كتب العمل من الشركة التي تعمل بها تسجيل التواريخ باستخدام قلم (نوع هلام أو قلم ، بكرة ، كرة). يجب أن تكون الكلمات الموجودة في المستند كاملة ، دون اختصارات. لا يمكنك ، على سبيل المثال ، كتابة "التوزيع". باختصار عن "التخلص".

إذا كنا نتحدث عن هذا القسم حيث تتم الإشارة إلى معلومات حول أماكن عمل الشخص ، فمن المستحيل شطب أو تصحيح أي بيانات (على سبيل المثال ، إذا تم إدخالها بشكل غير صحيح). إذا كان هناك حاجة إلى تغيير شيء في ما هو مكتوب ، فكل ما يجب فعله هو إدخال سطر جديد في أسفل الصفحة مع الرقم التسلسلي والتاريخ الذي سيتم إدخالهما (في العمود 3): "إدخال الرقم (الإشارة إليه) غير صالح."

ثم قم على الفور بإضافة الصياغة الصحيحة التي تعكس قبول الشخص لهذا المنصب ، وفي العمود 4 ، أسباب التعديلات (قد يكون هذا ، على سبيل المثال ، تاريخ ورقم طلب صاحب العمل). بطريقة مماثلة ، وتصحيح المعلومات غير الصحيحة حول تسريح العمال ، يتم تنفيذ الحركات بين الشركات العاملة.

كما تتطلب التعليمات الخاصة بملء دفاتر العمل من أرباب العمل إصدار الموظفين ، بناءً على طلب كتابي ، نسخة مكررة من المستند ذي الصلة ، والذي ستكون فيه معلومات خاطئة مفقودة. صحيح ، في هذه الحالة ، سيحتوي كتاب العمل على نقش للنموذج "مكرر" في الصفحة الأولى.

"نسخة قانونية" من مستند ، بالمثل ، مثل الأصل ، لها رقم تسلسلي خاص بها.

إدخال المعلومات الشخصية في كتاب

دعونا نفكر في الكيفية التي تتطلب بها تعليمات ملء كتب العمل من أرباب العمل إدخال بيانات عن الموظفين العاملين في المستند المقابل.

بالنسبة للاسم الكامل ، فهي إلزامية ثابتة تمامًا ، دون أي اختصارات واستخدام الأحرف الأولى.

يمكنك إدخال معلومات حول التعليم الذي تلقاه الموظف (في أي نوع من أنواع المؤسسات التعليمية - المدارس ، المدارس الثانوية ، الجامعة) فقط إذا كانت هناك نسخة أصلية أو مصدقة من دبلوم أو شهادة (أو وثيقة أخرى مماثلة) بطريقة مناسبة.

إذا كان الموظف الجديد قد درس في مكان ما ولم يتخرج ، فيمكن إجراء الإدخال المقابل إذا تم عرض بعض المستندات التي توضح مراحل التدريب (بطاقة هوية الطالب ، أو "سجل" ، أو نسخ منه مثلاً).

قواعد مماثلة - فيما يتعلق بالمهنة ، التخصص ، التأهيل. يجب تأكيد كل شيء بالوثائق - في الأصل أو في شكل نسخ مصدقة حسب الأصول.

لا ننسى بالطبع ، السنة التي تم فيها إدخال تعديلات على القانون الاتحادي "حول التعليم" ، والذي تم من خلاله في الواقع تغيير التعليمات الخاصة بملء كتب العمل قليلاً (2013). يجب أن تكون التصحيحات أو البيانات الجديدة التي يقدمها ضباط الأركان ، إذا كانت دبلوم الموظف الجديد تقول "البكالوريوس" أو "درجة الماجستير" ، صحيحة فيما يتعلق بصياغة الفعل القانوني للملف الشخصي.

يتم تغيير الاسم (على سبيل المثال ، بعد دخول الموظف في الزواج) في الصفحة الأولى من كتاب العمل. يمكن شطب المعلومات السابقة بسطر واحد وإدخال البيانات الصحيحة على الفور. في نفس الوقت ، على غلاف الكتاب (جانبه الداخلي) ، تحتاج إلى الإشارة على أساس المستندات التي يتم إجراء التغييرات عليها.

املأ معلومات العمل

ما نوع التعليمات المتعلقة بإنشاء إدخالات في قسم "معلومات حول العمل" الذي يحتوي على إرشادات لملء كتب العمل بتاريخ 10.10.2003 (69 لائحة وزارة العمل)؟

من المهم أن يشار دائمًا في العمود الثالث إلى الاسم الكامل للشركة المشغلة (وإذا وجد ، يتم اختصار الاسم). على يمين هذا الإدخال هو التاريخ الذي ذهب فيه الشخص للعمل في مكان جديد ، إلى اليسار - الرقم التسلسلي للخط.

إذا نقل موظف في عملية تنفيذ أنشطة في المنظمة من وظيفة إلى أخرى ، فيجب تسجيل ذلك أيضًا في هذا القسم. في هذه الحالة ، يشير العمود الثالث إلى اسم القسم أو أي هيكل آخر داخل الشركة التي توظف الشركة ، وكذلك كيف يبدو المركز أو المهنة الجديدة.

في كلتا الحالتين ، كما هو مذكور أعلاه ، من الضروري الإشارة إلى أساس عمل الإدخالات ذات الصلة ، في كل مرة في العمود 4. كقاعدة عامة ، يتم كتابة تاريخ ورقم الطلب أو الترتيب ، وفقًا لتعيين شخص (أو الانتقال من وظيفة إلى أخرى).

نحن إصلاح وظيفة بدوام جزئي

وفقًا للمتطلبات ، التي تحتوي على تعليمات لملء كتب العمل (وإدراجها ، بالمناسبة) ، يتم إدخال معلومات حول أماكن عمل الشخص الأخرى في المستند المقابل بناءً على طلبه. من الضروري فقط أن تُظهر لصاحب العمل الرئيسي للشركة ورقة تؤكد أداء وظائف العمل بدوام جزئي.

يتم تسجيل المعلومات في "معلومات حول العمل." يتم وضع رقم تسلسلي جديد للخط ، في العمود الثاني يتم تسجيل التاريخ عندما بدأ الشخص العمل بدوام جزئي ، في العمود الثالث يوجد سجل للشركة التي بدأ العمل فيها. يعكس العمود الرابع روابط إلى مستندات تعطي سببًا لإدخال معلومات حول مكان إضافي لشخص يؤدي وظائف العمل.

تجدر الإشارة إلى أن الجمع والجمع ليسا نفس الشيء. الأول يعني أن الشخص يعمل لدى صاحب عمل في الشركة ، وهو ، أولاً ، كيان قانوني آخر ، وثانيًا ،يؤدي وظائف العمل في مكتب آخر (وهذا هو التفسير الأكثر شيوعا لمصطلح "بدوام جزئي" بين المحامين الروس). في المقابل ، تعمل المجموعة في وظيفتين أو أكثر في شركة واحدة. لذلك ، يجب على أخصائي الموارد البشرية ، الذين يملأون دفتر توظيف الموظف ، أن يضعوا في الاعتبار أن هناك فارقًا بسيطًا.

جائزة - رسميا

حقيقة مثيرة للاهتمام هي أن المعلومات حول مكافأة الموظف (على سبيل المثال ، الشهادات) يجب أن تنعكس أيضًا في كتاب العمل. هناك قسم خاص لهذا الغرض. يطلق عليه - "معلومات حول الجائزة". ويمثل هيكلها أيضا 4 الرسوم البيانية. يشبه مبدأ ملء كل منها خوارزميات "معلومات عن الوظيفة" - أولاً ، الرقم التسلسلي ، ثم - تاريخ الجائزة ، وبعد - وصف الجائزة واسم المستند الذي يعطي سببًا لإجراء الإدخال المقابل في الكتاب.

اترك خطاب القانون

إذا استقال شخص ما ، فيجب أيضًا تسجيل هذه الحقيقة بشكل صحيح في كتاب العمل. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إدخال إدخال مناسب في المستند ، يعكس ، كقاعدة عامة ، إنهاء العقد بين الموظف والشركة العاملة. من المحتمل أن تبدو خوارزمية إدخالها مألوفة بالنسبة لنا - وتتكون أيضًا من عمل متسلسل مع 4 رسوم بيانية. في السطر الأول ، يتم كتابة رقم السطر ، في الثانية - تاريخ الفصل ، في الثالث يشار إلى سبب إنهاء عقد العمل ، وفي الرابع يشار إلى المعلومات الواردة في الوثائق التي تعطي الأساس لجعل الإدخال المقابل في المصنف (كقاعدة عامة ، هذا هو ترتيب الرأس).

على أي أساس يمكن فصل الموظفين؟ في كثير من الأحيان ، يتم إعفاء موظفي الشركات الروسية من مناصبهم على أساس رسمي مثل "تسريح العمال". في هذه الأثناء ، كان هذا المصطلح شائعًا على نطاق واسع بالفعل في عام 2003 ، عندما تم إصدار الأعمال القانونية ذاتها التي تنظم العمل مع الكتب.

في الوقت نفسه ، بقيت القواعد ذات صلة بالعام الذي شهد عقدًا من الإصلاحات في تشريعات العمل ، عندما ظهرت أفعال تحتوي على تعليمات لملء كتب العمل (2013). مع الأمثلة تسريح العمال للحد الدول ، لا يزال ضباط الأركان الروس يتعاملون ، على الرغم من "تقدمية" التشريعات في العديد من المجالات.

الفصل "باتفاق الطرفين" لا يفقد أهميته. في عام 2003 ، تم الآن استخدام هذه الصيغة من قبل ضباط الأركان بانتظام. ومع ذلك ، فإن اليوم ، وعلى سبيل المثال ، في العام الذي يصادف الذكرى السنوية العاشرة لاعتماد المرسوم ، الذي ينص على تعليمات لملء كتب العمل (2013) ، يعد ملخصًا موجزًا ​​للإحاطة بشأن التنفيذ الصحيح للفصل مصدرًا ضروريًا للغاية. لذلك ، سنقوم بتحديد الخطوط العريضة لكيفية إدخال البيانات ذات الصلة في الكتاب على أساسين مشهورين لإنهاء النشاط.

إذا كنا نتحدث عن "تخفيض عدد الموظفين" ، فإننا في العمود رقم 2 نكتب في آخر يوم عمل فيه الموظف المفصول في الشركة. في العمود الثالث ، سيتم تغيير الصيغة: "تم رفضها لتقليص عدد الموظفين". ينبغي أن تستكمل بعبارة: "الفقرة ٢ المادة 81 من قانون العمل الاتحاد الروسي. "

"الفصل من خلال تسريح العمال" مناسب لكلا العامين 2003 والسنة التي شهدت 10 سنوات من اللحظة التي تم فيها اعتماد التعليمات الخاصة بملء كتب العمل (2013) ، وهي عبارة عن صيغة. ليس هناك حاجة للخوف ، كما يقول الخبراء ، باتباع التعليمات الصادرة منذ عقد مضى. ثم تم فهم مصطلح "تسريح العمال" ، ويتم فهمه الآن بنفس الطريقة تمامًا.

إذا تم إقالة شخص باتفاق الطرفين ، فسنكتب ما يلي: "تم رفضه باتفاق الطرفين" ، في إشارة إلى نفس الفقرة 1 مواد من قانون العمل 77 من الاتحاد الروسي. بالمناسبة ، هناك خيار آخر ، هو الصحيح تماما وغالبا ما يمارس. وهي: "طرد من إرادته الحرة". هذا الأساس ، بدوره ، هو مكتوب مع الإشارة إلى الفقرة 3 من الفن. 77.

العمل مع مكررة ، إدراج

كما ذكرنا أعلاه ، في بعض الحالات ، قد يطلب الموظف نسخة مكررة من كتاب العمل من موظفي شؤون الموظفين. تأسست هذه القاعدة في عام 2003 ، لكنها لم تختف في العام ، الذي يمثل السنوات العشر التي انقضت منذ ظهور التعليمات "الفيدرالية" لملء كتب العمل (2013). إدراج مصنف بالمناسبة ، هذا هو آخر مهم ومطلوب ، جنبا إلى جنب مع وثيقة مكررة إضافية. سوف نتعلم أيضًا كيفية العمل معه اليوم.

أولاً ، كيفية ملء التكرار بشكل صحيح.

إذا كان الموظف المعين لديه بالفعل خبرة في العمل ، فمن الضروري إصلاح مدة خبرته العملية بطريقة أو بأخرى. يتم ذلك في عمود القسم الثالث ، حيث تتم الإشارة إلى معلومات حول العمل. يتم تسجيل طول الخدمة بشكل إجمالي بالسنوات والأشهر وأيضًا أيام العمل ، ولكن دون تحديد الشركات والوظائف التي تستخدمها. ومع ذلك ، لا تزال بحاجة إلى "فك تشفير" البيانات ، مع وجود مستندات تؤكد العمل هناك. في كل سطر جديد ، يتم توضيح اسم شركات التوظيف السابقة ، والوظائف ، وشروط أداء وظائف العمل.

الآن عن الخطوط الملاحية المنتظمة. تتم إضافة هذا العنصر إلى المصنف إذا كانت جميع الصفحات في أي قسم ممتلئة. بنية الإدراج متطابقة تمامًا مع المستند الرئيسي. قواعد لملء هي بالضبط نفس الشيء. من المهم أن تعرف أنه بدون كتاب العمل ، فإنه غير صالح. وفي الوقت نفسه ، فإن الإضافة هي نفس الوثيقة الرسمية. وهي مصنوعة في شكل خاص مع عناصر مكافحة التزييف. يطلب من أصحاب العمل بموجب القانون أن يكون لديهم عدد كاف من النماذج الفارغة (وكذلك نماذج عمل فارغة).

ثنائية اللغة الرسمية

قلنا أعلاه أنه عند تسجيل الموظفين لدى أرباب العمل المسجلين في الجمهوريات الوطنية ، فإن البيانات الموجودة في الكتب لا تتم الإشارة إليها فقط باللغة الروسية ، ولكن أيضًا بلغة موضوع الاتحاد. الشرط الرئيسي هنا هو المظهر الموحد (نمط التعبئة ، لون الحبر ، إلخ) للسجلات. يجب أن يتزامن المحتوى الدلالي للمعلومات باللغة الروسية وباللغة الوطنية للجمهوريات تمامًا. يقول بعض المحامين إنه من الضروري ملء المعلومات باللغتين مع أخصائي كادر واحد ، بحيث تكون خط اليد واحدة.

هيكل والقواعد الأساسية للعمل مع مثل هذا المستند كتعليمات لملء كتاب العمل هي نفسها تقريبا. 2013 هو العام الذي استكملت فيه خوارزمية إعداد الإدخالات الموضحة فيه بتركيبات من مصادر القانون الاتحادي ذات الصلة. ومع ذلك ، بشكل عام ، تظل القواعد التي وضعتها حكومة الاتحاد الروسي في عام 2003 ذات صلة بهذا اليوم.

بالطبع ، لم تكن لدينا مهمة لتعكس تطور القوانين المتعلقة بالعمل مع كتب العمل ، والتي ستحدث نتائجها في العام الذي يصادف 10 سنوات من لحظة ظهور مثل هذا المصدر للقانون كتعليمات لملء كتب العمل (2013). في الصور والرسوم البيانية ، من المحتمل أن تكون أحكامها الأساسية ، كما هو مطلوب في دراسة العديد من القوانين التشريعية الأخرى ، غير قابلة للعرض. لكننا كنا مقتنعين ببساطة واتساق المتطلبات المنصوص عليها في قرارات حكومة الاتحاد الروسي وإداراته. وبالتالي ، لا ينبغي أن يواجه الموظفون المعاصرون صعوبات في العمل مع كتب العمل.