A quoi sert la description de travail? Ce document important limite les tâches fonctionnelles de l’employé, sécurise son autorité officielle, établit les conditions impératives pour le candidat à un poste vacant, présente au citoyen ses droits inaliénables (sur le lieu de travail), l’entière responsabilité des actes / inactions, les décisions. Aujourd'hui, nous allons vous présenter la description de poste du directeur administratif. À savoir, avec les principales dispositions de ce document, sa structure et son contenu standard. Nous commençons notre histoire par une connaissance générale du poste.
A propos de la position
Le directeur administratif est une unité à temps plein caractéristique des grandes entreprises avec un système de gestion étendu. Que fait un spécialiste? Le plus souvent, il s'agit du directeur adjoint des travaux administratifs. Cependant, les éléments suivants relèvent souvent de sa compétence:
- bureau;
- Département informatique;
- secrétariat;
- archives et ainsi de suite.
La portée de l'officiel
La direction administrative traite principalement des problèmes d'organisation. Dans certains cas, son autorité et ses fonctions comprennent les éléments suivants:
- Sécurité dans l'organisation.
- Éthique d'entreprise.
- Questions de discipline du travail dans une entreprise ou une entreprise.
Directeur administratif - un gestionnaire de niveau suffisamment élevé. Les fonctions officielles de cet employé signifient qu'il est autorisé à participer à la gestion générale du travail de ses unités subordonnées. Et cela signifie que leurs employés sont directement subordonnés à ce fonctionnaire. Il en découle directement que des exigences de qualification assez strictes sont imposées aux directeurs administratifs.
Règlement législatif
En règle générale, lors de la rédaction des descriptions de poste, les spécialistes du service du personnel de l’organisation sont guidés par le CEN (Guide de référence de la qualification unifiée pour les responsables, spécialistes et autres employés). La loi a été approuvée par arrêté du ministère du Travail n ° 37 en 1998.
Mais il n'y a pas de directeur administratif (description de poste d'employé) dans la TSA. Il en résulte que lors de la préparation d'un document pour cet employé, le spécialiste des ressources humaines peut s'appuyer sur des actes pour des postes similaires:
- Chef de la business unit;
- le chef du bureau;
- administrateur en chef;
- Chef du service des archives, etc.
Plan de description de travail
Il n'y a pas de modèle strictement défini ici. Toutefois, la description de poste du directeur adjoint des travaux administratifs doit nécessairement contenir les sections suivantes:
- Dispositions générales
- Les principaux objectifs de l'activité.
- Responsabilités fonctionnelles d'un spécialiste.
- Les droits d'un fonctionnaire.
- Responsabilité de l'employé.
Sur la base de ce document, nous invitons le lecteur à se familiariser avec les aspects des activités du responsable des travaux administratifs.
Dispositions générales de la description de poste
Nous commençons à analyser la structure de cette section du document:
- Nom complet du poste. Dans notre cas, tout est simple: "directeur administratif".
- Description du poste, conditions de subordination. Dans notre cas, le spécialiste est subordonné au PDG. Il peut, à son tour, avoir des unités plus petites et leurs chefs.
- Les conditions d’admission du requérant dans un lieu vacant, ainsi que les conditions de son licenciement, ne sont pas contraires à la législation russe du travail en vigueur. Dans notre cas, la réception et le licenciement ont lieu sur ordre du directeur général de l'organisation.
- Une indication de l'employé qui agira temporairement en tant que directeur de la partie administrative en l'absence de cette dernière sur le lieu de travail.
Qualifications requises pour le candidat au poste
Le travail du directeur administratif n'étant pas indiqué directement dans le CST, il est assez difficile de définir seul les exigences de qualification pour l'agent du personnel. Le plus souvent, ils indiquent qu'un employé ayant fait des études supérieures est nécessaire (dans une spécialisation liée aux activités de l'entreprise employant dans le domaine de la gestion du personnel), ainsi qu'une expérience dans des postes de direction.
Connaissances et conseils nécessaires
Cette section de la description de travail indique les éléments suivants:
- La liste des connaissances qu'un responsable devrait posséder. C’est le Code du travail russe, la procédure de déclaration (y compris les dossiers du personnel), etc.
- La liste des actes normatifs par lesquels le directeur administratif devrait être guidé dans ses activités officielles. Il s’agit de la législation russe, des lois et ordonnances locales de l’organisation employeuse, de la réglementation interne du travail, etc.
Les principales fonctions du fonctionnaire
Dans cette section, pour le directeur du département administratif, il est important d'indiquer les tâches principales du spécialiste sur le lieu de travail. La valeur par défaut est la suivante:
- Contrôle des activités des sous-divisions structurelles de l'organisation.
- Travaillez avec une variété de documentation économique et administrative.
- Rechercher des bureaux et des installations de production pour la société.
- Fournir aux employés de la société les fournitures de bureau, le matériel de bureau, le mobilier, etc.
- Sélection du personnel pour les postes vacants dans les unités structurelles subordonnées.
- Prendre des décisions responsables pour encourager les employés subalternes distingués, en pénalisant ceux qui violent la discipline du travail.
Fonctions du fonctionnaire: version n ° 1
Lors de la compilation des instructions à l'intention du directeur administratif (administrateur général), l'agent du personnel doit, dans cette section, être concis, mais en détail et clairement décrire les tâches d'un spécialiste. Comme il n’ya pas de recommandations spécifiques dans le CEN, nous vous proposons plusieurs versions du contenu de cette section.
Le premier ressemblera à ceci:
- Garder l'horaire de vacances.
- Records de temps.
- Contrôle de la discipline de travail dans l'entreprise.
- Communication directe aux employés ordinaires des instructions de la direction de l'entreprise.
- Surveiller l'exécution en temps voulu par les fonctionnaires du département des ordres du responsable.
- Établir des contacts avec des partenaires, des entrepreneurs et des agences gouvernementales. Leur demander de la documentation, participer aux discussions, résoudre des problèmes qui n'exigent pas la présence obligatoire de cadres supérieurs.
- Organisation d'événements d'entreprise de masse pour les travailleurs de l'entreprise.
- Contrôle visant à assurer la sécurité des biens de l'organisation qui l'emploie.
- La mise en œuvre de mesures contribuant à la prévention et à l'élimination des conflits officiels au sein de l'entreprise.
- Organisation de nettoyage de bureaux, locaux industriels, territoire adjacent.
- Fournir aux employés de la société le nécessaire bureau, accessoires de production, machines, équipements, etc.
- Tenue d'un briefing initial avec les nouveaux employés - sur les mesures de sécurité, les règles de sécurité incendie, la protection du travail.
- Évaluer la contribution des travailleurs au développement de l'entreprise et prendre des décisions responsables en matière de promotion des employés.
- Participation à la résolution des problèmes de violation de la discipline du travail, soumission à la direction générale de propositions de mesures disciplinaires.
Fonctions du fonctionnaire: version n ° 2
Maintenant, imaginez une autre version de la description de travail. À savoir - la section représentant les fonctions du directeur administratif de la société:
- Direction générale des activités administratives de l'organisation.
- Organisation et mise en place de la documentation pour l'entreprise employeur. En d'autres termes, la mise en scène du flux de travail.
- Préparation du budget administratif. Surveiller les déchets, optimiser les coûts.
- Administration du personnel administratif - le bureau, le secrétariat, le AHO (bureau administratif).
- Participation à la sélection du personnel directement pour les unités administratives.
- Contrôle du respect des réglementations de protection du travail, des réglementations anti-incendie et des consignes de sécurité.
- Organisation de l'activité des structures de communication internes - règles d'interaction des services, des systèmes d'information, des employés et des unités structurelles.
- Mise en place des processus métiers et leur amélioration ultérieure.
- Soutien méthodologique de la société: élaboration de normes de service, de réglementations et de suivi de leur mise en œuvre.
- Gestion des achats (équipement, fournitures, papeterie, mobilier de bureau, etc.).
- Interaction avec les organisations, partenaires soutenant les activités de la société employeuse, appel d'offres.
Fonctions du fonctionnaire: version n ° 3
Et la dernière version des fonctions du directeur administratif:
- Contrôle de l'exécution complète et en temps voulu par la société de gestion, le bailleur des locaux (le cas échéant) des dispositions des conventions passées avec elles. En particulier, pour assurer la vie de l'entreprise.
- Planification, orientation et surveillance des activités des travailleurs de l’AHO, ainsi que des entreprises sous-traitantes travaillant pour le compte de la société qui les emploie (eau, nourriture, nettoyage, etc.).
- Assurer le bon fonctionnement de l'organisation.
- Organisation de la réparation, de la restauration, de la restructuration de bureaux, de locaux industriels (y compris avec la participation de contractants). Coordination de ces actions avec le propriétaire, la société de gestion, etc.
- Organisation des emplois pour les nouveaux travailleurs.
- Fournir à la société de nouveaux meubles, appareils ménagers, équipements et fournitures.
- Recherche et organisation des offres.
- Maintien des contrats avec les entrepreneurs, fournisseurs des services nécessaires.
- Paiement des factures, financement de projets administratifs.
- Flux de travail avec les entrepreneurs, les partenaires et le propriétaire.
- Organisation du transport des employés, livraison de la documentation.
- Organisation des travaux.
Droits de spécialiste
Une description de poste est nécessaire pour garantir au spécialiste l’accomplissement de ses tâches officielles. Les droits standard d'un directeur administratif sont les suivants:
- La capacité de prendre les mesures nécessaires pour éliminer les situations conflictuelles.
- Émettre (dans les limites de la compétence officielle) des ordonnances obligatoires pour les employés subordonnés.
- Soumettre des propositions à la direction pour l'imposition d'une sanction disciplinaire, l'embauche de nouveaux employés, la libération des travailleurs de leurs tâches.
- Conclure des accords avec des partenaires et des entrepreneurs pour l'achat de l'équipement et du matériel nécessaires. Effectuer des opérations bancaires pertinentes.
- Mener des négociations dans le cadre de leur autorité au nom de l’ensemble de la société employeur.
À la demande de l'employeur, la liste ci-dessus des droits d'un fonctionnaire peut être élargie.
Responsabilité d'un fonctionnaire
Cette section de la description de poste fournit des informations sur les responsabilités disciplinaires, pénales et administratives du directeur de l’AXO. Ce qui suit est standard ici:
- Responsabilité disciplinaire en cas de violation des réglementations internes du travail, de non-respect des ordres d'une direction supérieure, ainsi que des obligations stipulées dans la description de poste.
- Pour la commission d'actions (inaction), dont la responsabilité découle du Code des infractions administratives, Code pénal de la Fédération de Russie.
- Pour avoir causé des dommages matériels à l'entreprise et à ses employés. La responsabilité relève du code civil de la Fédération de Russie.
Le directeur administratif, comme tout autre employé, doit suivre scrupuleusement les exigences de sa description de travail. Avant le début de l'exécution des tâches, le salarié doit se familiariser avec le contenu de ce document, l'assurer de sa signature. La description de travail présentée ci-dessus reflète de manière générale tous les aspects des activités du directeur adjoint pour ACh dans une grande entreprise, dans une entreprise.