Une mesure nécessaire lors de la planification des vacances est l’avis de congé à l’employé. Chaque entreprise peut avoir un échantillon, car il n’existe pas de modèle unique. Dans ce cas, une alerte doit être envoyée à l'employé 2 semaines avant le début des vacances. Pour terminer le processus, l'employé doit apposer sa signature.
Pourquoi notifier
Selon la loi (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie), chaque employeur est tenu d'informer par écrit l'employé du début du congé. Dans le même temps, le document doit indiquer la date du début du congé. Il est également important de prendre en compte le calendrier des vacances annuelles, qui est approuvé par l'entreprise.
Cette approche est particulièrement importante pour les entreprises dont le processus n’est pas interrompu. Dans de telles conditions, il est nécessaire de laisser les employés suivre un calendrier clair, sans quoi le processus de production pourrait être endommagé.
Le congé légal a plusieurs types:
- la formation;
- supplémentaire;
- annuelle.
Si le congé est accordé à la demande de l'employé, le besoin de notification disparaît.
Comment le document est-il compilé?
Il faut comprendre qu’il n’existe pas de formulaire unique pour la notification des vacances à l’employé. Chaque entreprise peut créer un échantillon en tenant compte des particularités de l'entreprise.
Mais il reste des points obligatoires et, sous une forme ou une autre, ils doivent être affichés. Il s'agit des informations suivantes:
- date du document sortant et son numéro d'enregistrement;
- coordonnées de l'employeur (officiel);
- données de vacanciers individuels;
- poste occupé par l'employé;
- référence à l'article du Code du travail, qui constitue le fondement de la notification;
- signature de la personne qui gère l'organisation.
Le texte du document lui-même ne devrait pas être volumineux. Il n'indique généralement que les informations nécessaires concernant les vacances à venir: le fait de les prévoir, le nombre de jours de repos et la période de temps travaillée, qui est prise en compte.
En conséquence, chaque entreprise compile son propre échantillon d'avis de vacances des employés, dans lequel seules les initiales, la durée et les dates sont modifiées.
L'utilisation d'un tel modèle peut réduire considérablement le temps passé à la compilation d'une alerte.
Introduction des employés
Pour que l'employé ait le temps de se préparer pour les vacances à venir, il doit être au courant à son sujet. C'est pour cela que l'avis de congé accordé à l'employé est utilisé. L'échantillon doit contenir tous les blocs d'informations nécessaires. Et pour que ce processus soit légal, il est nécessaire de familiariser personnellement le spécialiste avec la décision de la direction.
Cela signifie que l'avis est remis personnellement à chaque employé.
L'employé peut s'informer sur le fait des vacances de plusieurs manières: - après avoir lu l'ordre sur la fourniture d'un certain nombre de jours de repos;
- rencontrer un employé des ressources humaines de l’organisation;
- signer la feuille de relevé en cours d’approbation du plan de vacances.
Une situation n'est pas exclue dans laquelle le travailleur ne respecte pas les délais fixés par les autorités. Dans ce cas, vous devez rédiger un acte dans lequel la réaction de l'employé sera affichée.
Il convient de rappeler que la procédure d'application de la notification de congé des employés implique la compilation de deux copies du document. Et un spécialiste devrait signer chacun d'eux.
Si l’avis n’est ni rédigé ni transmis au salarié, une amende administrative peut être infligée (art.5.27 du code des infractions administratives) et les vacances ont été transférées (l’employé a le droit de le faire, conformément à la loi).
Dois-je enregistrer un document?
Pour optimiser le processus de stockage et d’enregistrement des notifications, vous devez tenir un journal spécial. Dans ce cas également, aucun formulaire unique ne peut être utilisé. Pour cette raison, l’administration de la société devrait développer son propre modèle de magazine. En conséquence, cela correspondra exactement au modèle de notification concernant l'octroi d'un congé à un employé d'une entreprise donnée, ce qui aura une incidence positive sur la rapidité des démarches administratives.
Sur la page de couverture du magazine, vous devez afficher:
- les dates de début et de fin du processus de saisie de données;
- nom du document et de la société qui a publié le magazine.
Dans la partie tabulaire, des informations telles que:
- nom du document préparé et soumis à la procédure de comptabilité;
- date de publication;
- numéro de série;
- le sens de l'avis envoyé à l'employé;
- données personnelles et poste du salarié au nom duquel l'avis est émis;
- informations sur le fait que le document a été remis;
- informations concernant la réponse à la notification.
Conservez les documents enregistrés pendant 5 ans. L'entreprise y est obligée par ordre du ministère de la Culture de la Fédération de Russie.
Avis simultané
En plus de l’avis type type de début de vacances, toute entreprise utilise périodiquement des instructions spéciales. Ou pas utilisé du tout. Par exemple, lorsqu'un avis de temps partiel est émis.
Si un employé travaille dans le cadre d'une autre forme d'emploi, la première chose qu'un agent du personnel doit savoir avant de rédiger un document est la date de repos du spécialiste sur son lieu de travail principal.
Ces données doivent ensuite être entrées dans le plan de vacances au cours de son développement. En conséquence, les jours de repos sur les deux lieux de travail devraient coïncider.
Dans de telles circonstances, la fourniture d'instructions de congé au comptable devrait inclure le calcul correct de l'émission des fonds. Par exemple, lorsque le temps de repos prévu pour le temps partiel est arrivé, mais qu'il n'a pas accumulé l'expérience de travail nécessaire, les jours manquants doivent être établis sans maintenance. C'est-à-dire que seule la partie salaire des vacances devrait être payée.
En ce qui concerne le processus de notification, vous pouvez notifier un tel employé sans utiliser de documentation. Les travailleurs à temps partiel sont commodes quand ils fournissent des vacances annuelles, s’organisent en une période dans deux entreprises.
Lorsque les employés à temps partiel ne fournissent pas d’informations au service du personnel sur le calendrier d’une autre entreprise, ils doivent en être informés officiellement deux semaines avant les vacances.
Si vous devez résoudre le problème du reste des autorités, vous devez agir sur une base commune. L'essentiel, c'est qu'en matière de congé, la loi ne divise pas les employés en postes. Le meilleur moment pour vous familiariser avec l’avis sera le moment de la signature de la commande.
Situations non standard
Dans toute entreprise, les circonstances sont parfois telles que les vacances de l’employé doivent être interrompues pour diverses raisons de production.
Au début, il convient de noter que la loi ne permet pas à l’employeur de le faire de manière unilatérale. Tout ce que l'entreprise peut se permettre est d'appeler un employé une fois son consentement obtenu.
Dans le même temps, il existe des catégories d’employés dont les vacances ne peuvent en aucun cas être interrompues:
- Spécialistes impliqués dans la production avec des conditions de travail néfastes.
- Femmes en congé de maternité.
- Travailleurs de moins de 18 ans.
Sur réception du consentement de l'employé à interrompre ses vacances, le chef du département doit préparer une notification au directeur indiquant le motif de l'appel du spécialiste.
Résumé
La notification est utilisée pour avertir des vacances lorsque l'employé part en vacances selon l'horaire. Si le salarié a lui-même l'intention de faire une pause dans son travail, il n'est pas nécessaire de le prévenir.L'avertissement officiel n'est pas non plus requis pour ceux qui travaillent dans des entreprises à temps partiel.